初めて導入する企業におすすめの社内ポータルサイト作成ツールならマニュアル博士（株式会社博士．ｃｏｍ）

社内ポータル作成の課題とマニュアル博士の概要

法人の情報共有において、部署ごとにマニュアルや資料が散らばってしまい「必要な情報が探せない」「更新が追いつかず古い手順が残ってしまう」といった社内ポータル作成・運用の課題を抱える企業が増えています。また、紙やPDFの手順書だけでは実際の作業の動きが伝わりにくく、教え方が人によって違い属人化してしまうことも悩みの種です。

このような課題を解決するのが、株式会社博士．ｃｏｍが提供する「マニュアル博士」です。マニュアル博士は、クラウド型の動画編集ツールと、文書・資料・動画をまとめて載せて社内に共有できるウェブマニュアルのサイト（マニュアルサイト）を組み合わせた法人向けのマニュアル作成・管理ツールです。

動画編集の経験がない社員でもブラウザ上で直感的にマニュアル動画を作成でき、既存のPDFやWordなどのファイルとともに一つのサイトに集約できます。これにより、社内のナレッジを一元管理し、見やすく使いやすい社内ポータルを構築することが可能です。

社内ポータル作成におけるマニュアル博士のメリット

多様な形式のファイルを一元管理できる

従来の共有フォルダやExcelベースの管理では、資料のフォーマットがバラバラで整理が難しく、検索性も低いという問題がありました。マニュアル博士なら、新しく作成したマニュアル動画だけでなく、既存のPDF・Word・Excel・PowerPointのファイルを同じ場所に載せて一元管理できます。カテゴリやタグで整理でき、ページのタイトルや本文をフリーワードで検索できるため、情報が迷子になりません。

閲覧状況を分析し、運用を改善できる

社内ポータルを作っても「誰が見たか分からない」という状態では、効果測定ができません。マニュアル博士は「誰が・いつ・どのマニュアルを・どこまで見たか」という視聴時間などを分析できます。これにより、見られていないマニュアルを改善したり、社員教育の進み具合を把握したりすることができます。

法人の運用に合わせた閲覧制限とセキュリティ

企業が社内ポータルを運用する際、情報漏洩のリスクを減らせる仕組みが重要です。マニュアル博士では、ログインした人だけが見られるようにしたり、社内のネットワーク（IPアドレス）からだけ見られるようにしたりと、法人に必要な制限をかけられます。また、ログインするアカウントによって見せるマニュアルを分けることもできるため、部署や役職に合わせた適切な情報共有が可能です。

社内ポータルとしてのビジネスシーンでの活用例

営業担当者向けの社内ポータルサイトとしての運用

営業ツールや提案資料が社内に散在していると、営業担当者は必要な資料を探すことに時間を奪われてしまいます。マニュアル博士を使って営業ノウハウや資料を集約した社内ポータルを構築すれば、検索機能を使って迅速に情報へアクセスできます。例えば、ウチダエスコ株式会社様では、営業ツールを動画化し社内向けの動画配信プラットフォームで共有することで、営業担当者が「探したい資料がすぐに探せる」ようになりました。
▶ 営業担当者が「探したい資料がすぐに探せる」ようになったウチダエスコ株式会社様の事例を見る

新人教育・研修のオンライン化

新人教育や研修に先輩社員の時間が取られてしまうという課題に対し、研修内容を動画にして社内ポータルに集める使い方が効果的です。学習コースの設定や小テストを用いたLMS機能により、教育のオンライン化を実現できます。例えば、株式会社はなまる様では、調理手順や研修内容を動画にして社内向けのプラットフォームに集め、LMSとあわせて配信することで、年間4000人を超えるスタッフの初期教育にかかっていた時間を短縮し、育成の状況を教育部門や管理職まで見えるようにしました。
▶ 社内向けプラットフォームで年間4000人の教育時間の削減に成功した株式会社はなまる様の事例を見る

現場の作業手順の動画共有と標準化

工場や店舗などの現場では、紙の手順書では動きが伝わりにくく、作業品質にばらつきが出ることがあります。スマートフォンで撮影した作業の様子をマニュアル博士で動画にし、社内ポータルで共有することで、全社での作業の標準化が図れます。作成した動画はQRコードの発行ができるため、QRコードを設備や作業台に貼り、スマートフォンで読み取ってその場で見る使い方ができます。

社内ポータル作成にマニュアル博士がおすすめな理由

文書・資料・動画をまとめて一元管理できるマニュアルサイト

社内ポータルの基盤として、会社の部署構成や運用の流れに合わせてオリジナルデザインのマニュアルサイトを構築できます。動画と既存のPDF・Word・Excel・PowerPointのファイルを同じ場所に載せて一元管理できるのが大きな強みです。また、タイトル・説明・画像や動画を入れるだけで、ステップ式の手順書ページを作ることもできます。スマートフォン・タブレットでも見られるため、外出先の営業担当者や現場のスタッフも手軽にアクセスできます。

動画編集が初めての社員でも作れる編集ツール

社内ポータルのコンテンツを充実させるには、現場の社員自身が情報を発信できる環境が大切です。マニュアル博士の動画編集ツールはクラウド型でブラウザで使え、パワーポイントに近い操作感のため、動画編集の経験がない社員でも使えます。4,500種類以上のテンプレートから選んで文字や素材を差し替えるだけで動画の形を作れます。例えば、株式会社安藤・間様では、テンプレートを使い、360本の動画を1本あたり5分ほどで作成し、パワーポイントで作る場合と比べて約50％の作成時間短縮を実現しました。
▶ 360本の動画を1本あたり5分ほどで作成し約50％の作成時間短縮を実現した株式会社安藤・間様の事例を見る
また、話し声をAIが聞き取り後から直せる「自動テロップ」、入力した文字をさまざまな声のAIが読み上げる「AIナレーション」も搭載。PowerPoint（pptx）のファイルを取り込むと1ページが1シーンの動画になり、ノート欄に原稿を書いておけば、その原稿がAIナレーションとして自動で入ります。日本語で作った動画をコピーし、テロップを英語や中国語などに翻訳して、その言語のAIナレーションも一括で付けられるため、外国人スタッフ向けのマニュアルも作りやすくなります。

「誰が・いつ・どこまで見たか」が分かり、マニュアルや研修を改善できる

社内ポータルを導入しても活用されなければ意味がありません。マニュアル博士では、「誰が・いつ・どのマニュアルを・どこまで見たか」という詳細な視聴データやページのアクセス状況を分析できます。学習コースの設定、小テスト、アンケート、受講の進み具合の管理ができるLMS機能も備わっており、社員教育の基盤としても優れています。新しいマニュアルを公開したことをメールで一斉に知らせる機能もあり、情報の周知漏れを防ぎます。

全社に広げやすい仕組みと、法人が安心して使えるセキュリティ

マニュアル博士の動画編集ツールは、アカウント作成数・利用部門数・動画の制作本数が無制限です。そのため、一部の得意な社員に頼らず、社内全体にマニュアル作りの文化を広げられます。また、株式会社博士．ｃｏｍは情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格「ISO/IEC 27001:2022」、品質マネジメントシステムの国際規格「ISO 9001:2015」の認証を取得しています。システム面でも、ログインやIPアドレスでの閲覧制限、大手企業の基準に合わせたセキュリティチェックシートへの回答などに対応しており、法人が安心して運用できる環境が整っています。

専属コンサルタントの伴走支援

ツールを導入しても社内に定着するか不安な企業でも安心です。マニュアル博士では導入した企業ごとに専属コンサルタントが付きます。操作の説明だけでなく、マニュアルや動画の企画・構成、撮影の進め方、社内への定着、視聴データに基づく改善の提案までを定期的なミーティングで支援します。システムを提供するだけでなく、運用が軌道に乗るまでしっかりと伴走する体制があるため、初めて社内ポータルを作成する企業にもおすすめです。

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社内ポータル作成に関するよくある質問