マニュアル作成ツール用途別おすすめ15選！ツール選びのポイントや導入メリットをご紹介

マニュアル作成ツールって？注目される理由とは？

マニュアル作成ツールは、マニュアルやガイドブックを効率的に作成するためのソフトウェアです。テキスト、画像、図表などのコンテンツがあり、これらを組み合わせることで品質の高いマニュアルを作成することができます。
マニュアル作成ツールには、テンプレート、フォーマット、スタイルガイドなどの便利な機能も備わっているため、これらを使用して簡単にカスタマイズしたマニュアルを作成することができます。

マニュアル作成ツールが注目される理由の一つは、時間と労力の節約です。従来の方法では、マニュアルを作成するには多くの手作業が必要でした。
しかし、マニュアル作成ツールを使用すれば、テンプレートや自動フォーマット機能があるので、作業時間を大幅に短縮することができます。
さらに、マニュアル作成ツールを使用することで、コンテンツの品質向上と一貫性を持たせることに貢献します。テンプレートやスタイルガイドを使用することで、マニュアル全体のデザインやフォーマットが統一されます。

また、画像や図表の配置も自動化されるため、整った配置のマニュアルを簡単に作成することができます。マニュアル作成ツールを利用すると、チーム間の協力も容易にできます。
複数のライターやエンジニアがマニュアル作成に関与する場合、ツールを使用してコンテンツを共有し、同時に編集することができます。
たとえば、チームのメンバーはオンラインプラットフォームを通じてマニュアルを作成し、修正し、コメントを追加することができます。これにより、リアルタイムの合作が可能となり、マニュアルの作成プロセスが円滑化されます。

さらに、マニュアル作成ツールでは、言葉で標準化することが難しい技術やノウハウを、映像のまま取り込み可視化してマニュアル化するようなものがあります。
これを使用すれば、今までは残すことができなかった技術やノウハウをありのままに残し伝えることができるようになりました。また、多言語機能があるため、日本語から外国語への翻訳も可能になりました。

他にも、マニュアル作成ツールには変更の追跡やバージョン管理などの機能もあります。
マニュアルは時間とともに更新されることがありますが、ツールを使用することで、過去のバージョンとの比較や変更の履歴を確認することができます。これにより、誤った情報の配信や不要なミスを防ぐことができます。

このようにマニュアル作成ツールは、時間と労力を節約しながら、効率的で一貫性のあるマニュアル作成プロセスを可能にし、品質を向上させることができます。
また、これまでは言語化が難しいために無しえなかった技術やノウハウの伝承にも活用できるようになりました。活用方法によって多くの可能性があるために大変注目されています。

マニュアル作成ツールを導入するメリット

マニュアル作成ツールはさまざまな理由から注目されていますが、使用するとどのような利点があるのでしょうか。この章では、マニュアル作成ツールを導入するメリットを解説します。

0から作らなくていいので時短になる

マニュアル作成ツールの導入によるメリットの1つは、0からマニュアルを作成する手間が省けることによる時間短縮です。従来の手法では、マニュアルを作成するには全ての内容をゼロから作り上げる必要がありました。
情報収集、コンテンツの整理、文書のフォーマット作成など、多くの作業工程が必要でした。しかし、マニュアル作成ツールを導入することで、既に用意されたテンプレートやフォーマットを利用することができます。

例えば、新製品のマニュアルを作成する場合を考えましょう。従来の手法では、製品の機能や操作手順に関する情報を収集し、それを基にコンテンツを一から作成していました。
しかし、マニュアル作成ツールを使用すると、製品に関連するテンプレートを選択し、必要な情報を入力するだけでマニュアルが完成します。
たとえば、製品のセットアップ手順や基本的な操作方法は、多くの場合、製品間で共通する部分があります。マニュアル作成ツールを活用すれば、これらの共通の情報を一度作成し、複数の製品マニュアルに再利用することができます。

このように、マニュアル作成ツールの導入により、ゼロから作成する手間が省かれるため、作業時間が劇的に短縮されます。
ライターはテンプレートを使用して必要な情報を入力するだけでマニュアルを作成できるため、時間と労力を節約することができます。時間が短縮されれば、他の重要な業務に時間を使うこともできるため、スケジュールの遵守や生産性の向上が期待できます。

テンプレートを使えばだれでも同じクオリティで作成できる

マニュアル作成ツールの導入によるメリットの2つ目は、テンプレートを使用すればだれでも同じクオリティでマニュアルを作成できる点です。
マニュアル作成において、従来の手法では経験やスキルのあるライターが高品質なマニュアルを作成する役割を担っていました。しかし、マニュアル作成ツールを導入すると、テンプレートを利用することで誰でも簡単に同じクオリティのマニュアルを作成できます。

例えば、ある企業が新しい製品のマニュアルを作成しようとしたとします。従来の手法では、ライターが専門知識を持ちながらマニュアルを作成する必要がありました。
しかし、マニュアル作成ツールを使用すると、企業が提供するテンプレートを活用することができます。これにより、専門的な知識を持たない社内の他のメンバーや外部のスタッフでも、指示通りにテンプレートを埋めるだけで統一されたクオリティのマニュアルを作成できます。
テンプレートには適切なセクションやフォーマットが用意されており、必要な情報を入力するだけで一貫性のあるマニュアルが完成します。

このようにマニュアル作成ツールを活用することで、クオリティのバラつきやスキルの差による影響を軽減することができます。
さらに、テンプレートの利用により、企業内外の複数の人々が同じ基準に基づいて作業できるため、一貫性のあるコンテンツを提供することができます。これは顧客や利用者にとっても使いやすく、理解しやすいマニュアルを提供することにつながります。

有益な情報をその場限りではなく社内に蓄積できる

マニュアル作成ツールの導入によるメリットの3つ目は、有益な情報をその場限りではなく社内に蓄積できる点です。
従来の手法では、マニュアル作成はプロジェクトや製品ごとに個別に行われ、作成されたマニュアルはその場限りのものとなっていました。しかし、マニュアル作成ツールを導入することで、有益な情報を社内の知識ベースとして蓄積することが可能です。

例えば、技術サポート部門が顧客からよく寄せられる問い合わせに対するマニュアルを作成するケースを考えましょう。
従来の手法では、技術サポート担当者が問い合わせに対して個別に回答し、その都度の対応を行っていました。しかし、マニュアル作成ツールを導入すると、よくある問い合わせとその回答をテンプレートとして登録できます。

これにより、蓄積された問い合わせと回答の情報が社内の知識ベースとして活用され、他のサポート担当者も同じ問い合わせに対する一貫した回答を提供できるようになります。
さらに、顧客が同じ問題に遭遇した場合には、自己解決の手助けとなる情報を提供できるようになります。

また、マニュアル作成ツールはバージョン管理や更新の管理も容易に行えます。新しい情報や手順の追加、既存の情報の修正や削除などを簡単に行うことができます。
これにより、古い情報が混在したり、誤った情報が流通するリスクを減らすことができます。

さらに、マニュアル作成ツールを活用することで、社内のチームや部署間での知識共有やコラボレーションが促進されます。
異なるプロジェクトや製品のマニュアルを一元的に管理することで、他のチームや部署が必要な情報にアクセスしやすくなり、業務の効率化や意思決定の迅速化につながります。

このようにマニュアル作成ツールを活用することで、社内の有益な情報を一元化し、その場限りの知識ではなく蓄積することができます。
マニュアル作成を通じて得られる知識や情報は共有し、必要に応じて更新し組織全体で活用できるため、効率的な業務遂行や問題解決能力の向上につながります。

マニュアル作成ツールを選ぶ時のポイント

マニュアル作成ツールを導入するとさまざまなメリットがあることがわかりましたが、実際にマニュアル作成ツールを使う時にはどのように選べばよいのでしょうか。
この章では、マニュアル作成ツールを選ぶ時のポイントを解説します。

時短になる機能があるか

まず、マニュアル作成ツールを選ぶ時に重要なポイントは、時短になる機能があるかです。時短のための機能は以下の3つがあるので、順番に解説をします。
 

テンプレート

テンプレート機能があれば、マニュアルをゼロから作り上げる手間を省くことができます。
テンプレートには、タイトル、見出し、番号付け、図表の配置などの基本的な要素が組み込まれているので、これらをカスタマイズして必要な情報を追加するだけでマニュアルが完成します。

テンプレートがあることで、デザインやフォーマットの作業工程を省くことができます。デザインやフォーマットに時間を費やす必要がなくなるため、ライターは本質的な内容に集中できます。
また、マニュアル作成に関するベストプラクティスがテンプレートに組み込まれているため、効果的な表現や構造がすでに確立されています。これにより、ライターは効率的に情報を整理し、使いやすく分かりやすいマニュアルを作成することができます。

また、テンプレートを利用することで、迅速かつ一貫性のある成果物を提供することができます。複数のライターが同時に作業しても同じテンプレートを使用すれば、一貫性を保つことができます。
テンプレートが充実しているかどうかはマニュアル作成ツールを選ぶ時の重要なポイントです。

さらに、テンプレートには柔軟性も必要です。マニュアル作成ツールは、さまざまな業務や部門に適用できるようカスタマイズが可能なものである必要があります。
特定の業界や業務プロセスに特化したテンプレートがあれば、より効果的なマニュアルを作成することができます。
 

動作説明文の自動取得

動作説明文の自動取得機能は、マニュアル作成ツールが特定の操作や手順を自動的に認識し、それに基づいて適切な説明文を生成する機能です。
例えば、ソフトウェアの操作手順をマニュアル化する場合、ツールがソフトウェアの画面やボタンのクリック、メニューの選択などを検知し、それに関連する説明文を自動的に抽出します。

具体的な操作手順を考えてみましょう。例えば、特定のソフトウェアの操作手順をマニュアル化する場合、ツールはソフトウェアの画面やボタンのクリック、メニューの選択などを自動的に検知し、それに関連する説明文を自動生成します。
これにより、マニュアル作成者は手動で一つひとつの操作手順を説明する手間を省くことができます。

自動取得された説明文は、マニュアル作成の出発点となります。ライターはこれを基に必要な修正や補足を行い、より適切な説明を加えながらマニュアルを作成していきます。
手動で動作説明文を作成するよりも遥かに効率的であり、大幅な時短効果をもたらします。

自動取得された説明文を基にすれば、ライターは必要な修正や補足を行いつつ、マニュアルの作成を素早く進めることができます。操作手順の記述は、マニュアル作成の中でも非常に時間と手間を要する作業です。
特に複雑なソフトウェアや製品の操作手順は、詳細な説明が求められます。手動でこれらの説明文を作成するには多くの時間とリソースが必要です。この機能により、操作手順の見落としや誤りを最小限に抑えることも可能です。
 

AIナレーション、自動字幕生成

AIナレーションは、テキストを自動的に音声に変換する技術です。マニュアルの作成においては、文章を読み上げる作業が必要ですが、AIナレーションを利用すれば、人間が音声を録音する手間を省くことができます。
テキストを入力すれば、自然な音声として再生されるため、マニュアル作成者は自身で音声を録音する必要がありません。これにより、作業時間が大幅に短縮されます。

自動字幕生成は、音声や動画の内容を自動的にテキストに変換する機能です。マニュアル作成においては、会議の録音や動画チュートリアルなど、音声や動画のコンテンツから重要な情報を抽出する必要があります。
自動字幕生成を活用すれば、手作業で聞き取りや字幕作成をする手間を省くことができ、正確で一貫性のある字幕を簡単に作成することができます。

これらの機能がマニュアル作成ツールに組み込まれていると、マニュアル作成者は時間を節約しながら、高品質な音声や字幕を生成できます。
特に、専門的な知識やスキルがなくても簡単に利用することができるため、誰でもプロのような成果物を作成できます。これにより、マニュアルの品質向上やユーザーエクスペリエンスの向上にも貢献します。

さらに、AIナレーションと自動字幕生成は多言語対応が可能です。異なる言語への翻訳や音声合成、字幕生成が自動的に行われるため、国際的なマニュアル作成やコンテンツの配信にも活用できます。
これにより、異なる言語圏のユーザーにもわかりやすく効果的なマニュアルを提供することができます。

そもそも字幕をつけるのには大変な労力が必要です。専門的な知識やスキルが必要になりますが、さらに外国語に対応するのは負担が大きすぎます。
しかし、AIナレーションや自動字幕生成機能があれば時短になるのはもちろん、作業効率が上がり品質向上も期待できます。

操作は簡単か

多様な機能があることと同時に、操作が簡単であることが重要なポイントになります。複雑な手順や高度な機能を持つツールは、使い方を理解するために時間がかかってしまう恐れがあります。
もし、ツールを使いこなすこと自体に時間がかかってしまうようでは、優秀なツールとは言えません。

一方、直感的かつシンプルな操作ができるツールであれば、操作に慣れるまでに時間がかかりません。例えば、ドラッグ＆ドロップの機能やワンクリックでの編集機能があるツールは、素早く情報を整理し、視覚的にわかりやすいマニュアルを作成するのに役立ちます。
説明書などがなくても操作ができるようなツールであれば、マニュアルの作成作業が円滑に進みます。

また、操作が簡単なツールは、技術的なスキルや専門知識がない人でも利用できるため、チーム内の様々なメンバーがマニュアル作成に参加できるようになります。
もし、使い方が難しいツールでは、メンバー間のコミュニケーションや作業の調整が困難になる可能性があります。操作が簡単なツールを選ぶことで、円滑で効率的なチーム作業が促進されます。

マーケティング担当者や営業メンバーなど、専門的なライティングスキルを持たない人々も、簡単な操作でマニュアルを作成できます。
そうなれば、作業の負担を分散し、より多様な視点でマニュアル作成をおこなうことができるようになります。

さらに、操作が簡単なツールならストレスなく作業ができます。マニュアル作成は、複数のステップや機能を組み合わせて行うことが一般的です。
しかし、操作が煩雑だとユーザーは混乱し、モチベーションを失う可能性があります。

一方、使いやすいツールでは、ユーザーが自信を持って作業に取り組むことができます。これにより、高品質で正確なマニュアルが作成される可能性が高まります。操作が簡単なツールなら、エラーのリスクも低減します。
以上のように、マニュアル作成ツールを選ぶことにおいて、操作が簡単かどうかを判断するのは重要です。    

作成したマニュアルの出力方法は何か

作成したマニュアルの出力方法を確認することも重要なポイントです。その理由は、最終的な利用形態や目的によって適した出力形式が異なるためです。
例えば、印刷物として配布する必要がある場合にはPDF形式が便利ですし、オンラインでアクセス可能なマニュアルを提供したい場合にはHTML形式やウェブページ形式が適しています。それぞれの目的にあった出力方法ができるかということは、必ずチェックすべき項目です。

また、マニュアル作成ツールにはオンライン公開用のウェブページとして出力できるものもあります。このようなマニュアル作成ツールは、共有が簡単で相互に新しい情報を上書きする機能も搭載しています。
ウェブ上での公開は、アップデートや修正が容易であり、常に最新の情報を提供できるため、特に迅速な情報伝達が求められる場合に有用です。

さらに、特定の出力方法に依存せず複数の形式でマニュアルを出力できる機能があることも重要です。そうすれば、ユーザーのニーズに合わせた配布方法を選ぶことができます。
例えば、一部のユーザーは紙のマニュアルを好むかもしれませんが、他のユーザーはオンラインでアクセスできる電子的な形式を希望するかもしれません。さまざまな出力方法に対応していなければ、ユーザーの希望に応えることができなくなってしまいます。
そこで、一つの形式でマニュアルを作成していても、別の形式でマニュアルを出力できれば、より多くのユーザーに応えることができます。

このように、マニュアル作成ツールを選ぶ際は、マニュアルを使用する目的にあった出力方法ができるかを確認することが重要です。

サポートはしっかりしているか

サポートがしっかりしていることも、マニュアル作成ツール選びのポイントになります。その理由は、問題が起こった時に対応できなければ、作業効率が悪くなってしまうからです。
例えば、操作方法や機能の使い方に関する疑問点やエラーに関する問題が発生する場合もあります。そんなときは、サポートチームに対応してもらい問題解決をサポートしてもらう必要があります。

また、ツールの機能や機能の最適な使い方がわからなければ、トレーニングや学習リソースが必要な場合もあります。このようなツールがあれば、初心者から上級者まで幅広いレベルのユーザーがスムーズにツールを活用することができます。
問題解決とトラブルシューティングの支援、トレーニングと学習リソースの提供、定期的なアップデートと新機能の提供など、システムを利用していればさまざまな問題が起きます。利用者にとっては継続的にサポートしてもらうことが必要になります。

さらに、システムは定期的にバグを直したり新機能を追加するなどバージョンアップがされるものです。バージョンアップ後の使い方や新機能に関する質問等についても、サポートがあると最適な利用環境を維持することができます。
今現在のスペックを確認するのに加えて、将来的なサポートの体制が整っているかを確認することも重要なポイントです。

用途別おすすめマニュアル作成ツール

マニュアル作成のメリットや、ツールを選ぶポイントがわかったところで、おすすめマニュアル作成ツールを用途別にご紹介します。

社内マニュアルプラットフォーム2選

社内マニュアルプラットフォームには、機能性と操作性が求められます。そのため、社内マニュアルのプラットフォームは使いやすくてアクセスが容易で、社員同士の共有やコミュニケーションの機能があることが求められます。
以下は、そのような機能をもったおすすめ社内マニュアルプラットフォームです。
 

メディア博士

メディア博士は、企業向け動画配信プラットフォームを提供しています。動画作成はスマホで手軽にでき、アップロードも簡単にできます。
オリジナルデザインを作成して動画配信プラットフォームを運営できるのも魅力です。操作が簡単で共有もしやすくなっていることが特徴です。

出典：メディア博士
 

kibela

kibela（キベラ）は株式会社ビットジャーニーが提供しているツールで、ビジネスシーンの情報共有に適しています。情報資産化と効率化でビジネスの強力な相棒になることをコンセプトに、組織を自立化できるようなツールを目指しています。
業務マニュアル作成のみでなく、プロジェクトの管理や会社の重要な情報も簡単に共有できます。コミュニティープランは5名まで無料で利用できるのも特徴です。

出典：kibela

業務の手順マニュアル5選

業務の手順マニュアルには、手順の明確な説明と具体的な指示が求められます。そのため、動画を作成するツールには、指示を正確に説明したり分りやすく表現する機能が求められます。
以下は、そのような機能をもったおすすめマニュアル作成ツールです。
 

Teachme Biz

Teachme Bizは、わかりやすい手順マニュアルをかんたんに作ることができるマニュアル作成ツールです。マニュアルは、テンプレートに沿って画像と文字を入れるだけで完成します。
また、今や日本人だけでなく外国人も一緒に働く機会が増え、実務的に外国語を使用することも増えてきています。マニュアルには自動翻訳機能があるため、外国人スタッフの教育で活用でき大変便利です。
タブレットやスマホ等の端末で確認できる他、PDFやQRコードでの出力もできるためさまざまなシーンでマニュアルを活用できます。

出典：Teachme Biz
 

COCOMITE

COCOMITEは、オンラインでマニュアルを作成、配布、管理できるツールです。人材育成はとても重要なタスクではありますが、業務の中で使える時間が限られています。そのうえ本業でも人手不足なので現場では育成に苦労するものです。
そこでCOCOMITEは、人手不足を解消する方法のひとつとして、人材育成や教育の効率化を実現し、生産性やサービス向上へつなげることを目標にしています。
マニュアルは随時更新でき常に最新のものがオンラインで閲覧できるようになっています。基本レイアウトに沿って入力すれば、画像・動画・Word・Excel・PowerPointといったさまざまなタイプのマニュアルを作成できます。

出典：COCOMITE
 

toaster team

toaster teamは、noco株式会社が提供している社内マニュアルとナレッジ管理をサポートするツールです。大小さまざまな企業の幅広い業種間で導入されており、累計は約1,800社です。
toaster teamを活用すれば、社内マニュアルや社員間の情報共有が容易になり、業務の効率化と生産性の向上を期待することができます。

出典：toaster team
 

VideoStep

VideoStepは、動画マニュアルを簡単に作成し、人材教育を効率化するためのクラウドサービスです。1対1でおこなう教育を動画に換えることができるツールで、文字や画像では伝わりにくい手順書や研修動画などをpowerPointのような感覚で作成できます。
マニュアル作り自体が大変な外国人に対する教育も、言葉で説明するのが難しい技術を指導する際に活用できます。

出典：VideoStep

操作画面の手順マニュアル3選

業務の手順マニュアルには、操作手順を1つずつ分解して、順番に実行する方法を明確に説明することが求められます。例えば、1.「ファイルを開く」、2.「新規作成をクリックする」、3.「保存する」のように示すことです。
以下は、そのような機能をもったおすすめマニュアル作成ツールです。
 

Dojo

Dojoは、誰でも簡単に自動でマニュアルの作成、共有、更新ができるツールです。操作説明書や引継ぎの手順書だけでなく、e-ラーニングで使用する教材や製品デモ動画も作成でき、操作も簡単で大幅な工数削減が可能です。
また、ヘルプデスクとユーザーサポートも充実しています。利用には無料トライアルも用意されています。

出典：Dojo
 

iTutor

iTutorは、PC画面上でマニュアル化したい作業をおこなうだけで、自動でスライド化してくれるツールです。取り込んだ動画には、さまざまな編集が可能です。
編集後には、画像・動画・HTML5などの形式にして出力し使用することができます。e-ラーニングではテスト作成機能もあり、一つのツールでさまざまなマニュアルとコンテンツを作成することができます。

出典：iTutor
 

EZLecture

EZLectureは、マニュアルを短時間で作成でき、動画やチュートリアル、e-ラーニング教材も作成することができます。誰でも簡単に使用でき、高品質で統一感のあるマニュアルが作成できます。
チュートリアルや対話型のデジタルコンテンツも内製することができ、外注費の圧縮やノウハウの外部流出を防ぐ効果が期待できます。

出典：EZLecture

動画マニュアル5選

動画マニュアルには、抽象的な手法や言語で伝わりにくい内容を、視覚的な示唆と解説により分かりやすく伝える効果が期待されます。そのため、言語化し辛いスキルなどを説明する機能が必要です。
以下は、そのような機能をもったおすすめマニュアル作成ツールです。
 

メディア博士

メディア博士は、動画マニュアルの作成が簡単にできるツールを提供しています。撮影はスマートフォンででき、画像をアップロードすれば自動で動画が生成される機能もあります。
動画をアップロードするプラットフォームも利用でき、配信専用サイトを使って安心して動画を共有できます。専門家のサポート体制が充実していることも魅力です。

出典：メディア博士
 

tebiki

tebikiは、マニュアルの作成からスタッフの習熟度管理もできる動画マニュアル作成ツールです。伝わりにくいカンやコツといった現場のノウハウを動画で可視化することで業務の標準化や技術の伝承に貢献しています。
作成はスマホで撮影をすれば、音声認識システムが自動で字幕を生成します。動画の加工も簡単ですぐに作成することができます。また、100カ国語以上の言語に対応しており瞬時に自動翻訳が可能です。

出典：tebiki
 

Videotouch

Videotouhは、従業員や顧客向けの動画マニュアルを作成できるツールです。OJT教育を評判の高いスタッフの動作に置き換え動画でわかりやすく伝えることができます。
動画制作は誰でも簡単に使用することができるうえ、保存先がまとまっていて動画がすぐに見つかります。社員個人の視聴状況や閲覧履歴も確認できるので、フォロー管理もしやすくなっています。

出典：Videotouh
 

soeasy buddy

soeasy buddyは、簡単に動画マニュアルの作成ができるのはもちろん、蓄積したノウハウが探しやすいツールです。さらに、気付いたことなどをタイムリーにコメントすることで社内コミュニケ―ションの活性化も期待できます。
各々が発言し積極的に関わることで教育の効率化と効果向上を同時に実現し、社員のモチベーションアップにも貢献します。

出典：soeasy buddy
 

TANREN

TANRENは、営業職や販売員のセールスノウハウを可視化し評価も合わせた教育活動が体系的にできるツールです。商談・接客のノウハウをさまざまなメディアで共有し学習できるので、教育活動における効率化と効果の最大化を実現できます。
TANRENは、サポート体制も充実していて動画の撮影をレクチャーしたり、コンサルタントによる支援体制もあるのが特徴です。

出典：TANREN

まとめ

この記事では、マニュアル作成ツールの概要や導入するメリット、マニュアル作成ツールを選ぶ時のポイントをわかりやすく解説しました。また、マニュアル作成ツールを選ぶ時のポイントもわかりやすく解説しました。
現在、大変多くのマニュアル作成ツールが提供されています。自分の目的や予算に応じたツールを適切に選択して、業務の効率化や効果の最大化に活かしましょう。