作業手順書とは？作成のポイントと活用のメリットをご紹介

作業手順書とは？

作業手順書とは、1つの作業に対する手順をまとめたガイドラインのことです。SOP（​Standard Operation Procedures）と呼ばれることもあるもので、製造業、建設業、医療、食品業界など様々な分野で使用されています。
作業手順書に作業の手順をまとめておくことで、誰がやっても同じように作業を効率よく行うことが可能になります。

作業手順書を作る目的

作業手順書は、特定の作業を安全かつ正確に実行する目的で作られる書類です。
たくさんの人が関わる現場では、1つの作業をするのに各々が自分の手順で作業を進めてしまうと安全が確保できなかったり、作業を円滑に進めることが難しくなってしまいます。

しかし作業手順書があることで誰が作業を行っても同じように作業ができ、安全に効率よく作業を進めることが可能になります。
作業に関わるすべての人が作業手順書をもとにタスクを実行するので、誰が見ても理解が出来るように写真などを混じえながら、わかりやすい作業手順書を作成することが大切です。

作業手順書とマニュアルとの違い

作業手順書と混合されるものにマニュアルがありますが、両者はそれぞれに違う目的があり似て非なるものです。実際に作成する場合にはそれぞれを区別して作成する必要があります。

まずマニュアルは、全体的な業務を把握できることに焦点を当てたものです。業務の概要や全体のルール等を幅広く記載していることが特徴になります。
マニュアルは主に最初に業務に取り組むときや、研修を行う際に使用されるものです。マニュアルを読むことで業務の全体像を理解し、どのような目的で業務に取り組むのかを把握することができます。

一方作業手順書は、1つの作業を全員が同じように行えることに焦点を当てたものです。作業の手順やポイントが細かく記載されていることが特徴です。
作業手順書は日常の業務を行う際に使用するもので、作業に迷った場合に確認したりすることもあります。作業手順書を読むことで1つの作業を細かく具体的に把握する事ができ、誰が作業をしても同じ結果が得られるようになっています。

作業手順書とマニュアルはどちらも業務内容や作業内容に関することを記載されている書類ですが、作成する目的や使用するタイミングに違いがあります。両者の特徴を把握しそれぞれの特徴にあった書類を作成しましょう。

作業手順書作成のメリット

作業手順書を作成するとどのようなメリットがあるのでしょうか？具体的に以下のようなメリットが発生します。

・作業の効率化が図れる
・業務の品質が保たれる
・教育コストが削減できる
・属人化を防げる

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

仕事の効率化が図れる

作業手順書を作成すると作業内容が明確になるので、作業が効率的に行われ生産性が向上します。全体が同じように作業を行うことで仕事の無駄がなくなり、時間の浪費やミスを減らすことが可能です。
初めて作業をする人も、作業手順書を見て作業をすれば全体と同じように作業を行うことができます。これにより作業時間の短縮を図る事が出来たり、おおよその作業時間を把握する事ができるので、業務のスケジュールが立てやすくなるというメリットにも繋がります。

また何かトラブルが生じた際にもトラブルの対処法が記載されていれば、作業手順書を確認しながらトラブル対処が可能です。
よくあるトラブルであれば手順書に記載しておくことで、作業に慣れていない人でも時間をかけずに効率的に解決することが可能です。

業務の品質が保たれる

一定した業務の品質を保つことは、顧客からの信頼を得ることに繋がるので非常に重要です。作業手順書があれば全体が同じやり方で作業をすることができ、作業の一貫性を確保することができます。
全体が同じ行程で作業をする事で業務の品質を保つことができ、安定した商品を供給することが可能になります。

教育コストが削減できる

初めて作業をする人へ教育・指導をするのは、時間的にも労力的にもコストがかかってしまいます。その結果作業が進まなかったり、時間のロスが生じてしまう恐れも考えられます。
しかし作業手順書をもとに教育や指導を行えば、そういったコストを削減することが可能です。

作業手順書は誰が見ても分かりやすく作成されているので、作業手順書の通りに作業をすれば初めての人でもスムーズに作業を進めることができます。
分からないことが出てきた場合にも、作業手順書に記載されているトラブル対処方法を見て自分で解決することが可能です。また、決まった作業手順書を使用することで教育内容を統一することができ、一定の品質を保つことにも繋がります。

属人化を防げる

属人化とは特定の個人のスキルや知識に強く依存することを指します。プロジェクトの中で属人化が進むと特定の職員がいない場合に代わりに対応することができず、作業がストップしてしまう恐れがあります。
しかし作業手順書があれば、誰でも同じように作業にあたることができ属人化を防ぐことが可能です。人員に変動があった場合でも、他の人で迅速かつ一貫した方法で作業を行えるようになり円滑に作業が進みます。

作業手順書作成のデメリット

一貫した作業を行うことが可能になる作業手順書ですが、以下のようなデメリットもあります。

・作業手順書作成に時間がかかる
・新しい発想や課題が生まれにくくなる
・応用力が鍛えられない

それぞれのデメリットについて詳しく解説します。

作業手順書作成に時間がかかる

作業手順書のデメリットとして、作成に時間がかかってしまうという点が挙げられます。作業手順書は誰が見ても一貫性のある作業が行えることが重要です。そのため作業内容をしっかりと把握し、実際の現場の流れも理解した上で作成する必要があります。
また、誰にでもわかりやすい内容にするためには文章の構成や内容、写真やイラストの作成など工夫を凝らすことも必要でしょう。その結果、作業手順書の作成にはある程度時間がかかってしまいます。

とはいえ、作業手順書が十分に詳細で分かりやすければ教育・指導にかかる時間を削減することができます。長い目で見たときに、時間をかけてでも作成した価値のあるものとなるでしょう。
マニュアル作成ツールを使用すれば作成時間を短縮することも可能です。作成に時間をかけることが難しいという場合は、マニュアル作成ツールを使用することも選択肢の1つとしておすすめします。

新しい発想や課題が生まれにくくなる

作業手順書はその手順通りに作業を実施すれば、全員が同じように作業を進めることができるというメリットがありますが、それと同時に新しい発想や課題が生まれにくくなるというデメリットがあります。
手順通りに作業を行えばいいという過度な標準化は、柔軟性を減少させ新しいアイディアや課題の解決を妨げる可能性があります。

こういったデメリットを避けるためにも、作業手順書の目的を全体で把握しておくことが大切です。作業手順書は作業を安全かつ確実に行うために作成するものです。
作業手順書の通りに作業を行うだけでなく、より効率の良い作業方法がないか常に考えて作業に携わり、改善出来る点はアップデートしていくという意識を全体が持てるようにしましょう。

応用力が鍛えられない

作業手順書に過度に依存してしまうと応用力が鍛えられない可能性があります。何か予想外のミスやトラブルが発生した時に、問題解決や瞬時の判断をする力がないと作業がストップしてしまうことが考えられ大きなリスクとなります。

トラブルが生じた場合にも柔軟に対応できる力を鍛えられるよう、作業の目的や最終目標を全員が理解し作業にあたることが大切です。
ただ作業手順書に書かれた通りに作業をするのではなく、作業の目的を理解しておくことがトラブルが生じた際に臨機応変な対応ができることに繋がります。

作業手順書に入れる内容

作業手順書に記載する内容は厳密に決められているわけではなく、業務内容に合わせて作成することができます。作業手順書に入れる内容として挙げられるのは以下の項目です。
 

作業名・作業内容	作業名、どのような作業内容かを簡潔に記載する。
作業の最終目標	作業の最終的なゴールや成果物を記載する。
利用しているツールやフォルダの場所	作業に使うツール（材料や道具）、ソフトウェア、ファイル、フォルダ等の保管場所を詳細に示す。写真やイラストを添えるとなお良い。
作業手順	作業を進めるためのガイドとなる具体的なステップや手順を記載する。手順書を見て誰でも実行できるよう、噛み砕いた言葉で記載する。写真やイラストを添えるとなお良い。
トラブル時の対応	トラブルが生じた場合に備え、考えられるトラブルの対応・行動指針を記載する。
作成者・責任者の記名	必要時に連絡や確認を取れるように作業手順書を作成した人の名前、作業の責任者の名前を記載する。
作成日・改定日	作業手順書のバージョン情報を確認できるように、作業手順書の作成日と改定日を記載する。

作業手順書の作り方と運用の流れ

作業手順書は、以下のような流れで作成していきます。

1. 作業内容をおおまかに洗い出す
2. さらに細分化する
3. 作業内容を順番に並べる
4. 作成した作業手順書を共有する
5. 定期的に見直してフィードバックの内容を反映する

作業手順書は一度作成したら終わりというわけではなく、フィードバックや定期的な内容の更新などによる運用までがセットになります。
それぞれの工程を詳しく解説していきます。

作業内容をおおまかに洗い出す

作業手順書を作成するにあたってまずはどんな作業があるのか、実行する作業内容をおおまかに洗い出します。
作業内容の洗い出しは手順書の作成の中でも時間のかかる工程です。作業の全体像を理解し何を最終的なゴールとするのか、そのために重要になる作業ポイント等を細かく情報収集しましょう。

実際の作業と手順書の内容が一致するように現場を見て確認したり、現場で作業を行う担当者から話しを聞くなどして、ひとつひとつの作業の細かいところまで必要な情報を洗い出すことが重要です。
記載内容に過不足が生じないよう丁寧に洗い出しを行い、記載する内容について選別しましょう。

さらに細分化する

情報収集の次は、作業内容をさらに細かく分析します。具体的な手順やステップがどのように実行されるのかを時系列ごとに整理し、作業する手順を順番にリストアップしていきます。

情報の細分化は作業手順書の内容をわかりやすく一貫性のあるものにする上で重要なポイントとなります。作業のコツやミスが起こりやすい点などもひとつひとつ細分化していきます。
内容がブレたり漏れや抜けが生じないよう、最終的なイメージをもとに構成を組み立てましょう。

作業内容を順番に並べる

最後に作業内容を順番に並べ、作業手順書の本体を作成します。細分化された情報をもとにそれぞれのステップを順番に配置し、詳細な説明や情報を追加しながら作成していきます。
作業手順書は誰が見ても理解しやすい内容であることが大切です。必要に応じて写真やイラストを使いながら、簡潔で理解しやすい形式でまとめていきましょう。

作成した作業手順書を共有する

作業手順書を作成し終えたら、作成した作業手順書を社内に共有していきます。
共有の仕方に決まりはありませんが、すべての従業員が時間や場所を選ばず必要なときに閲覧できることが重要になるので、その点を意識しながら共有するようにしましょう。

また、定期的な見直しをおこなう際に必要になるので、従業員からフィードバックをもらえる体制も整えておくようにしてください。

定期的に見直してフィードバックの内容を反映する

従業員からのフィードバックがある程度たまってきたら、それらを反映しながら作業手順書の更新をおこなっていきます。
後は、フィードバックの内容を反映した作業手順書を共有し、フィードバックをもらい、定期的に更新していくといった流れで運用していきます。

以上が、作業手順書を作成して運用する際の大まかな流れになります。

作業手順書作成と運用のポイント

より質の高い作業手順書を作成するには、いくつか押さえておくべきポイントがあります。
主なポイントとしてあげられるのが、以下の7点です。

・誰でも理解できるようかみ砕いて書く
・定期的に内容を見直し改善していく
・「ムリ」「ムダ」「ムラ」の3ムを追求
・表や図を使って視覚的にわかりやすく
・ツールを活用して効率的に作成する
・閲覧しやすい環境を整える
・フィードバックをもらう

それぞれのポイントを詳しく解説していきます。

誰でも理解できるようかみ砕いて書く

作業手順書は大前提として、誰が見てもわかりやすい必要があります。できるだけ簡潔かつ分かりやすい言葉で説明しましょう。
専門用語や技術用語を最小限にし、広く理解できるように工夫します。専門用語を用いる場合には、注釈を入れて誰でも理解できるように工夫をするようにしましょう。

定期的に内容を見直し改善していく

作業手順書は完成したら終わりではありません。実際に作業をする中で改善が必要な場合や、新しく追加する作業が出てくる場合も多くあります。
変更や改善が必要な場合には定期的に手順書を見直し、最新の情報やベストプラクティスに合わせて更新しましょう。

作業手順書の見直し、アップデートをしてくことでより完成度の高い作業手順書にすることが出来ます。変更や改善が必要な場合だけでなく、定期的に作業手順書の確認や更新を検討しましょう。

「ムリ」「ムダ」「ムラ」の3ムを追求

作業手順書の作成では「ムリ」「ムダ」「ムラ」の3ムを追求し業務の効率化を図りましょう。

・ムリな作業をしていないか
・ムダな作業をしていないか
・ムラのある作業をしていないか

これらの3ムは生産性や作業効率を低下させ、業務に支障をきたす恐れがあります。3ムをなくすためには、まず考えられる3ムを見える化しひとつひとつの問題点、改善点について現状を把握し、対策をとることが必要です。
3ムは思わぬところに潜んでいることもあります。一貫して効率的な作業を行うためにも常に3ムについて意識して追求する姿勢が求められます。

表や図を使って視覚的にわかりやすく

内容を理解しやすくなるように文字だけでなく、表や図を活用して視覚的に作業手順を補完しましょう。表や図を使うことで作業手順がわかりやすくなり、作業のミスやトラブルを防ぐことに繋がります。
一目で理解しやすいかという点を意識して、わかりやすい表や図を選ぶように意識しましょう。

ツールを活用して効率的に作成する

作業手順書などのマニュアル的な資料を作成する際はツールを活用するのがおすすめです。
代表的なツールとしてはマニュアル作成ツールがあげられますが、マニュアル作成ツールにはテンプレートを使って誰でも簡単に作業手順書などのマニュアルを作成できる機能が備わっています。

また、その他の機能も充実しており、一から自力で作業手順書を作成するよりも効率的に作成できるので、ぜひ積極的に活用するようにしてください。

閲覧しやすい環境を整える

作成した作業手順書は社内で共有して活用していきますが、その際に重要になるのが、従業員が閲覧しやすい環境を整えることです。
どれだけ優れた作業手順書を作成したとしても、共有の仕方に問題があり、閲覧しづらい状態になってしまっているとそのポテンシャルを発揮することはできません。

共有する際は、時間や場所を選ばず、いつでもどこでも好きなタイミングで閲覧できることが大切です。
定番の共有方法としては、時間や場所、端末を選ばずアクセスできるクラウド環境にアップする方法があげられます。
ただ、業務で使用する資料であるという特性上、セキュリティ対策が必須となるので、アクセスするためのパスワードを発行したりアクセスできる従業員を制限するなど、必要な対策を必ず実施するようにしてください。

フィードバックをもらう

どれだけ優れた企業でも、いきなり完璧な作業手順書を作成するのは不可能です。
質の高い作業手順書を作成するには、実際にその作業手順書を使って作業する従業員からフィードバックをもらい、その内容を反映しながらブラッシュアップしていき、少しずつ質を高めていく意識が必要になります。
そのため、作業手順書を従業員に共有する際は、フィードバックをもらえる体制の整備が欠かせません。

ただ作成して共有するだけだと誰もフィードバックしてくれない可能性があるので、

・資料にフィードバックを記入する箇所を盛り込む
・フィードバックを評価の対象に加える
・フィードバックしてほしい旨を伝える

などの対応を実施し、従業員がフィードバックしやすい環境を整えた上で共有するようにしましょう。

内容によってはテキストより動画のほうが伝わりやすい

作業手順書は、作業の説明やポイントを細かく記載することが必要です。しかし作業内容を細かくテキストにするのは難しく、分かりにくくなってしまうことがあります。
テキストや画像では説明しにくい複雑な作業ほど、視覚的にも聴覚的にもわかりやすく説明ができる動画を使用することがおすすめです。

動画を使うことで作業の細かいポイントやコツを実際の作業の様子と同時に説明する事ができ、作業内容がよりわかりやすくなります。
テキストで説明するよりも情報量が増えるため理解度が高まり、作業のミスやトラブルを避けることにも繋がるでしょう。

「自社で動画を使った作業手順書を作りたい」という方にメディア博士がおすすめです。
メディア博士はサイト運営で得たノウハウをもとに作られた社内向けマニュアルプラットフォーム。動画を使った作業手順書を難しい操作なく簡単に作成する事が出来ます。

専属コンサルタントが動画活用をサポートしてくれるので、動画作成が初めてという方でもストレスなく動画作成ができます。

まとめ

いかがでしたか？この記事では、作業手順書の作り方やポイントについて詳しくご紹介しました。作業手順書があれば、誰でも安全かつ効率的に一貫した作業が行えるようになります。
この記事を参考に作業手順書作成のポイントを抑え、より効果的な作業手順書を作成してみてください。