マニュアルにおける目次の役割とは？作成時に意識したいポイントまで解説します

マニュアルにおける目次の役割

マニュアルを読んだ時に目次が書かれていると、「読みやすい」「情報が探しやすい」と思ったことはありませんか？マニュアル作成において目次は骨格なのです。全体像や流れを把握するために、重要な役割を担っています。

目次が書かれていると、読み手にもマニュアルの内容や作成目的が理解しやすくなります。併せて、探している情報も見つけやすくなるため情報がなかなか見つからないといった事態を防ぐことも可能です。
また、目次があると記載すべき内容が明確になり、結果として品質の高いマニュアル作成につながります。さらに、全体像や流れを意識しながら作成できるため、作成者の負担削減にもつながるのです。

マニュアルに目次を取り入れるメリットは4つ

マニュアルに目次を取り入れることで、作成者・読み手にとってもメリットがあります。主なメリットとしては、以下の4つが挙げられます。

マニュアル作成がしやすくなる

1つ目は、マニュアル作成がしやすくなることです。マニュアルの本文からいきなり作成すると、関係のない内容を書いてしまったり書くべきポイントが抜けてしまったりするおそれがあります。
マニュアルに目次を取り入れることで、テーマに沿った内容でマニュアル作成ができ情報の抜けも防ぐことが可能です。目次作成をしっかり行うことで、テーマからも逸れずにマニュアル作成ができます。

また、思いつくまま情報をただ書いただけでは、品質が下がるだけではなく作成者の負担も大きくなります。不必要な作業に時間を割くことを防ぐために、目次作成をしっかりと行うようにしましょう。

確認したい内容をすぐに探せる

2つ目は、マニュアルの中から確認したい内容をすぐに探せることです。読み手がマニュアルを利用する場面としては、「作業手順がわからない」など基本的に困っている場面が多いでしょう。多くの場合ではマニュアルを最後まで一通り読むのではなく、確認したい内容が書かれている部分のみ読もうとします。
このような場面では、余計な手間や時間をかけたくないと思うことがほとんどです。目次を読んだだけで確認したい内容をすぐに探せることで、読み手にとって時間短縮や問題の早期解決にも繋がります。

反対に、目次がないマニュアルではページをいくつもめくって確認したい内容を探さなければなりません。そのようなマニュアルは、内容が充実していたとしても良いマニュアルとは言えないでしょう。
マニュアルは、読み手が確認したい内容の箇所まで導く必要があるため、読み手目線で目次を作成することも大切です。

マニュアル全体の流れを把握できる

3つ目は、マニュアル全体の流れを把握できることです。マニュアルを読む時には、まず全体の流れを把握したいと思う方もいるかと思います。そのような場合は、目次を最初に読むことで内容を大まかに理解することが可能です。
目次はマニュアルの骨格であり、マニュアルを読み始めて最初に確認する箇所でもあります。そのため、目次がしっかり作成されていると大まかなマニュアルの内容が理解でき、全体の流れまで把握が可能となるのです。

また、目次を読むことでマニュアルのボリュームも予想でき、読んでいる途中でも読み終わりがイメージしやすくなります。さらに、結論についても想像がしやすくマニュアルの内容がより深く理解ができるようになるといったメリットもあります。

内容の重複や漏れを防げる

4つ目は、マニュアルの内容の重複や漏れを防げることです。マニュアル作成時にまず目次を設定することで、書くべき内容の選定ができます。それだけではなく、内容の重複や漏れも防ぐことも可能です。
内容の重複や漏れがあると、作成者の負担が大きくなります。作業時間が増え作業効率が低下し、品質が低下する危険性もゼロではありません。

目次の作成には時間を要することもありますが、読み手にとって読みやすくなるだけではなく、作成者にとっても無駄な作業を減らし品質の高いマニュアルにするために必要です。

目次作成時に意識したいポイントは6つ

目次作成時に意識したいポイントは、以下の6つです。

・マニュアル作成の目的を明確にする
・大見出しと小見出しを用いて作成する
・時系列に沿って作成する
・目的ごとに作成する
・マニュアルの利用場面を意識する
・「困った時」「よくある質問」などの項目も作成する

ここでは、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

マニュアル作成の目的を明確にする

1つ目に、マニュアル作成の目的を明確にすることです。「どのような目的で利用するのか」「誰に対して作成するのか」と細かくイメージします。
マニュアル全体のテーマ自体もあらかじめ決めておくと、書くべき内容や全体の流れを組み立てていくことも難しくないでしょう。併せて、マニュアルに求められる品質についても明確にする必要があります。

また、読みやすいマニュアルに共通しているのは、読み手を想像して作成されていることです。読み手を想像することで、マニュアル作成の目的も明確にしやすくなります。
どうすれば読んでもらえるかや理解してもらえるかといった視点を持つようにしましょう。

大見出しと小見出しを用いて作成する

2つ目に、大見出しと小見出しを用いて目次を作成することです。目次はその項目に書かれている内容を、読み手が読んだ時にイメージできるものにする必要があります。
そのため、わかりやすい目次を作成するには、大見出しと小見出しを用いて作成するとよいでしょう。

例を挙げると、飲食店での接客マニュアルでは大見出しを「お客様対応」とし、小見出しを「お客様のご案内」「メニューの渡し方」「オーダーの取り方」「料理や飲み物の配膳方法」「会計」などとシチュエーションごとに細かくわけ階層化します。
このように見出しを用いることで、読み手が必要な情報を簡単に探せるようになります。目次を読んだだけで内容をある程度把握できるようにするためには、大見出しや小見出しを適切に用いて目次を作成するようにしましょう。

時系列に沿って作成する

3つ目に、時系列に沿って目次を作成することです。特に業務マニュアルなどの場合は、業務に必要な手順を全て書き出します。
書き出した後に時系列に沿って並べ替えるといった方法をとることで、記載すべき内容の漏れを防ぐことにもつながります。また、内容の修正が発生した場合もスムーズに対応は可能です。

そして、読み手側にとっても確認したい情報がどこに書いてあるのか想像しやすくなります。あちこちとページを探す必要もなく、効率的にマニュアルから必要な情報を探し出せます。
さらに、人間の脳は時系列に情報を理解することが得意とも言われているため、時系列に沿って作成することは、読み手・作成者の両者にとってメリットが多いのです。

目的ごとに作成する

4つ目に、目的ごとに作成することです。マニュアルの目次を作成する時には、読み手の目的ごとに作成します。目的ごとにカテゴリーをわけ目次を作成すると、読み手が求めている情報が探しやすくなります。

マニュアル作成では、作成者の視点で作成してしまうケースも少なくありません。目的ごとに作成することで、読み手にとってわかりやすいマニュアルとなります。
特に「作業手順を知りたい」「対応方法がわからない」などと困っている時に情報を知りたい場合は、目次が目的ごとに作成されたマニュアルがおすすめです。

マニュアルの利用場面を意識する

5つ目に、マニュアルの利用場面を意識することです。読み手がどのような情報を求めているかによって、目次の構成も変わります。
例えば、接客業であれば業務のシチュエーションごとに目次が作成されていると、求めている情報にたどり着きやすくなります。反対に、定型業務であれば時系列に沿って目次構成することがおすすめです。

また、読み手のレベルについても考えます。初心者や新入社員向けであれば専門用語や社内用語の使用を避けたり、活字が苦手な人向けであればイラストや図などの視覚的な要素を入れたりすることも必要です。
目次の表現方法やレイアウトなども読み手に合わせることで、品質の高いマニュアル作成づくりにつながります。

「困った時」「よくある質問」などの項目も作成する

6つ目に、「困った時」「よくある質問」などの項目も作成することです。
マニュアルの読み手の中には、そもそも困っている原因がわからないといったケースもゼロではありません。そのため、求めている情報にたどり着けない可能性があります。

このようなケースを想定し、目次作成時にはトラブルの際に確認できる項目の作成がおすすめです。トラブル時に確認できるページを作成することで、必要な情報がすぐに見つけられるように誘導もできます。
また、よくある問い合わせ内容についてもこの項目でまとめておくとよいでしょう。

マニュアルの目次作成5つの手順

ここでは、マニュアルの目次作成5つの手順について紹介していきます。この手順を意識しながら目次作成を行ってみてください。

取り入れる情報をリストアップする

まず、マニュアルに取り入れる情報をリストアップします。
そもそも作成するマニュアルの内容に関する知識や理解がないと、品質の高いマニュアル作成につながりません。取り入れる情報は、漏れのないようにリストアップすることが重要です。

業務マニュアルであれば、業務を始めるための準備や使用する製品の事前情報などもリストアップする必要があります。
しかし、過不足なく情報を取り入れようとしすぎると情報の範囲を広げすぎて、結果として品質の低いマニュアルとなるおそれもあります。あくまでも読み手目線で必要な情報をリストアップしましょう。

情報を整理し分類ごとにわける

情報のリストアップが終わったら、次に読み手目線で情報を整理し分類ごとにわけます。
この作業を行うことで、どこに情報が書かれているのかわかるようになります。結果として、検索性が高められるため読み手の負担を軽減でき、活用しやすいマニュアルにもなるのです。

たとえば、製品マニュアルの場合などでは仕様に沿ってわけることもあります。しかし、それが読み手にとって良いこととは限りません。読み手の求めている情報は何かと考えながら、情報の整理や分類ごとにわけるようにしましょう。

情報を組み立て構成を決める

情報の整理と分類ごとにわけたら、情報を組み立て構成を決めます。目次は基本的に「章・節・項」と組み立てられますが、その際にも読み手にとって伝わりやすい順番で構成を組み立てるようにしましょう。
情報を組み立てる際には、以下の2つのポイントを意識します。

・スムーズに全体像が把握可能か
・探している情報がすぐに見つかるか

また、「全体情報から部分的な情報へ」「概要情報から詳細情報へ」といった原則に従うだけでもわかりやすい順番となり、目次の構成も決めやすくなります。

目次を作成する

情報を組み立て目次の構成が決まったら、目次を作成します。目次の作成時には、以下の3つに注意しましょう。

・目次は読み手の立場に沿って表現されているか
・大見出しと小見出しの関係性が正しいか
・目次を見ただけでその項目の内容が理解できるか

例えば、読み手が実際にマニュアルを元に作業することをイメージし、「冷却」ではなく「冷却する」のような「～する」という動詞の形にすることがおすすめです。
書かれている本文の内容が目次を読んだだけで理解でき、必要な情報が探しやすくなります。

全体を確認し調整する

最後に全体を確認し調整を行いましょう。その際には、以下のような観点で見直すことがおすすめです。

・目次の項目に漏れはないか
・目次は読み手の立場に沿って作成されているか
・目次には統一感があるか
・目次の順番は読み手にとってわかりやすくなっているか
・重要な情報を見逃すような構成になっていないか

見直しを行い必要であれば目次の調整を行います。これらの手順に沿って目次作成を行うことで、品質が高く読み手にとって情報が探しやすいマニュアルが作成できます。

目次を上手く作れない時は外注するのも1つの方法

マニュアル作成時の目次作成のポイントや手順について解説しましたが、目次作成は簡単ではなく負担のかかる作業です。作成している途中で悩むことも増えるかもしれません。作成に携わるメンバー同士で相談しながら作業をしたとしても、意見がわかれてしまい目次がまとまらないといったことが起こる可能性もあります。
このように目次を上手く作れない時は、外注するのも1つの方法であると覚えておきましょう。プロのマニュアル作成会社では、豊富なマニュアル作成の実績や技術によりわかりやすい目次作成を行うことが可能です。

外注した場合は、マニュアルの目的や取り入れたい情報について丁寧にヒアリングや打合せが行われます。目次作成に膨大な時間がかかる可能性も踏まえると、プロに外注することも選択肢となるのです。
多少のコストは発生しますが、作成者の負担を減らし業務効率を上げられるといったメリットがあるため、検討する価値があると言えます。

また、外注以外にもマニュアル作成ができるアプリやテンプレート・AIなどの活用もおすすめです。目次作成を行うためには、社内で一から行わなくても様々な選択肢が選べることも覚えておきましょう。

まとめ

この記事では、目次の役割についてや実際に目次を作成する時に意識したいポイントなどについて解説しました。
目次作成は、マニュアル作成において重要な部分です。目次作成をしっかり行うことで品質の高いマニュアル作成が可能になるでしょう。
しかし、目次作成は負担が大きく、場合によっては作業効率が低下しかねません。目次作成を一から行うことが難しい場合は、外注やマニュアル作成アプリなどを活用することも検討してみてください。