マニュアル作成にはテンプレートがおすすめ？役立つテンプレートサイトもご紹介！

マニュアル作成時におすすめなテンプレートサイト9選

ここでは、マニュアル作成時におすすめなテンプレートサイトについて紹介していきます。マニュアルを作成するためにテンプレートサイトをお探しの方は、ぜひ参考にしてください。

bizocean

出典：https://www.bizocean.jp/

bizoceanは、ビジネスに関する書式を提供しているWebサイトであり、書式の提供だけではなく、書式の書き方の情報まで発信しています。マニュアル作成するにあたって時間がない・コストをかけたくない・効率的に作成したいと思っている方におすすめです。

2.8万点以上の無料で利用可能なテンプレートがあり、様々な場面において利用可能です。テンプレートはジャンルごとにカテゴリ別にされているため、利用する場面に合わせて探しやすく使いやすくなっています。
また、無料会員登録をすることでテンプレートは回数制限なくダウンロードが可能です。無料のものから有料のものまでありますが、無料のテンプレートでも十分に活用ができます。

マニュアル博士

出典：https://manual-hakase.com/

マニュアル博士は、マニュアルを動画化し専門知識がなくても動画マニュアルの作成が簡単にできるツールです。難しい操作もないため感覚的に作成ができ、マニュアル作成が初めての方にもおすすめです。

テンプレートの種類も豊富であり、選択したテンプレートに沿って素材やテロップを入力するだけで、動画マニュアルが完成します。事前に用意されているものだけではなく、会社ごとにオリジナルのテンプレートも作成が可能です。
また、事前にPowerPointで作成されたデータを取り込み、簡単に動画化するといった機能も備わっています。動画マニュアルを作成するだけではなく、マニュアルの配信や共有まで行えるため、マニュアル作成後の運用や管理まで併せて行っていきたい方におすすめです。

テンプレートBANK

出典：https://www.templatebank.com/

テンプレートBANKは、主にビジネスの場で利用できる様々なテンプレートをまとめているWebサイトであり、その種類は豊富にあります。

利用するには無料会員または有料会員登録が必要であり、会員登録することでテンプレートのダウンロードが可能になります。無料会員でも問題なく利用できますが、有料会員と比べると利用できるテンプレートが異なるため注意するようにしましょう。
また、WordやExcelで作成したテンプレートがダウンロードできるため、ダウンロード後はそのまま利用できます。また、テンプレートBANKではイラストや写真のダウンロードもできるため、マニュアル作成時に使用したいイラストや写真も併せて探したいという方におすすめです。

SILAND.JP

出典：http://siland.jp/

SILAND.JPは、個人が作成したテンプレートを配布しているWebサイトです。ExcelやWordに対応しているテンプレートを、会員登録せずに無料でダウンロードできます。見出しを設定することで、目次作成ができナビゲーションによる移動や編集までできるといった特徴があります。

そのため、文章入力さえできればマニュアル作成が可能であり、マニュアル作成に慣れていない方にもおすすめです。デザインについては、グリーン・ブルー・モノクロの3色のデザインが選択でき、シンプルに作成することができます。
また、マニュアル作成だけに限らず他の場面において利用できる書式なども提供しており、ビジネスの場で利用する書式を幅広く探している方におすすめです。

Excelフリーソフト館

出典：https://templateexcel.com/

Excelフリーソフト館は、Excelを使用したテンプレートが掲載されているWebサイトです。会員登録の必要はなく、誰でも無料でサイト上からテンプレートをダウンロードすることができます。掲載されている様々な種類のテンプレートの中には、マニュアル作成にも利用できるものもあります。

公式サイトによると、ダウンロードしたテンプレートは自由にカスタマイズして利用可能となっており、もしダウンロードしたテンプレートを少し変更したい・自社に合わせたカスタマイズまで行いたい場合に利用がおすすめです。
また、サイト上に掲載されているテンプレートは、特にアプリケーションの使い方や電話対応などの業務マニュアルとしての利用が推奨されています。表示・目次・本文がセットになっており、シンプルなマニュアル作成が可能です。

経費削減実行委員会

出典：https://econavi.owners.ne.jp/

経費削減実行委員会は経費削減に役立つ情報を提供するだけではなく、ビジネスの場において使用する書式のテンプレートも配布しているWebサイトです。テンプレートはPowerPointに対応した形式であり、誰でも無料で利用が可能です。

急にテンプレートが必要になった時でも利用できる点がメリットとも言えますが、コンテンツの複製や改変などが不可ともなっているため、テンプレートの利用前には規約の確認をしましょう。
また、注意点としてはマニュアルに適しているテンプレートの数が限られているため、目的に合ったテンプレートを探せない可能性があります。多くの種類のテンプレートから選びたいと思っている方は注意が必要です。

bizroute

出典：https://bizroute.net/

bizrouteは、ビジネスの場において利用できるテンプレートやノウハウなどを紹介しているWebサイトです。テンプレートの中にはマニュアル作成にも利用できるものも掲載されており、特に業務マニュアルを作成したい時におすすめします。

テンプレートは主にWordに対応した形式のため、Wordで作成を考えている方は利用してみるとよいでしょう。全て無料でダウンロードができ、bizrouteに掲載しているテンプレートなどは個人や法人問わずに利用可能です。
テンプレートの配布ページでは、併せてテンプレートの利用例や使い方まで解説しています。そのため、初めてマニュアル作成する人やWordにあまり詳しくない人でも解説を見ながらマニュアル作成ができます。

［文書］テンプレートの無料ダウンロード

出典：https://template.k-solution.info/

［文書］テンプレートの無料ダウンロードは、ビジネスの場や日常にて利用可能なテンプレートを提供しているWebサイトです。会員登録の必要はなく無料でダウンロードができ、テンプレートのカテゴリーは237にも及びます。

提供しているマニュアルの雛形はExcelに対応した形式のものであり、業務マニュアルや作業手順の作成に利用することがおすすめです。2種類のテンプレートがあるため、見やすさや使いやすさなどからどちらか選んで利用するとよいでしょう。
Excelに対応した形式であるため、ページの差し替えや追加が簡単にできるテンプレートです。ボタン1つで目次シートの作成ができ、各ページへのジャンプ機能も使用できます。そのため、マニュアルのページ数が増えても作業がしにくいといったことはありません。

Microsoft Officeテンプレート

出典：https://create.microsoft.com/ja-jp

WordやExcel、PowerPointを開発しているMicrosoft社からも、Office製品を使用したテンプレートが公開されています。その種類も2,000点以上と数が豊富であり、会員登録の必要もなく無料で利用することが可能です。

Office製品を使用しマニュアル作成をしたい方やOffice製品が利用できる環境であれば、テンプレートをダウンロードし必要な項目を埋めるだけでマニュアル作成ができます。そのため、一から作成するよりも作業時間の短縮にもつながるのです。
また、マニュアルだけに限らずビジネスの場において利用できる書式のテンプレートもあります。しかし、業務用に特化しているわけではないため、目的のテンプレートを探しだせない可能性があり、利用する際には注意が必要です。

テンプレートを使用したマニュアル作成の手順

テンプレートを使用しマニュアルを作成する時には、以下の手順に沿って作成するとよいでしょう。

作成する目的や利用者を設定する

まず、作成するにあたって目的や利用者を設定します。目的を設定することは、記載すべき情報などがわかるため、マニュアルの基盤を作成することにもつながります。
目的では「なぜ作成をするのか」「何を理解してもらいたいのか」、「誰が使用するのか」とマニュアルが使用される場面を想定しながら、詳細に設定を行いましょう。特に継続して使用していく場合は、マニュアルの方向性自体も決めることが必要です。

マニュアル作成のスケジュールを立てる

続いて、マニュアル作成のスケジュールを立てます。運用開始日がすでに決定している場合は、開始日から逆算しスケジュールを立てましょう。開始日が決まっていない場合は、余裕をもってスケジュールを立てることが大切です。
スケジュールの詳細としては、従業員へのヒアリングやマニュアルの原稿作成開始日、納品日、チェック、修正などといった工程に分けて細かく予定を立てる必要があります。

テンプレートを選択し必要時にカスタマイズをする

作成のスケジュールが決まったら、それに基づいてテンプレートを探します。様々なテンプレートサイトやマニュアル作成ツールを活用することがおすすめです。テンプレートが選択できたら、テンプレートに初めから記載されている項目などを確認します。
その際に、作成する目的や利用者と沿わない項目があれば削除し、不足している項目があれば追加しましょう。このように、テンプレートは選択して終わりではなく、内容を確認し必要時にカスタマイズすることも必要です。

マニュアルの構成を作成する

テンプレートが決まったら、マニュアルの構成を作成する作業を開始します。マニュアルを使用する読み手に対し、どのような情報を伝えたくて作成するのか考えながら構成を作成するとよいでしょう。ここで構成の作成を怠ってしまうと、読み手に伝わりにくいマニュアルになる可能性があります。
また、1人で全て作業をするとどうしても主観が入ってしまうので、部分もゼロではありません。チームなどの複数人で作業を行うことで、客観的に構成を作成することができます。の作成が可能になります。

マニュアルの本文を作成する

構成の作成ができたら、次に本文を作成します。テンプレートを使用すると項目テンプレートに沿って本文を作成できるため、効率的に作成できます。その上で、以下の点も意識しながら作成するとよいでしょう。

・誰が読んでも理解できる言葉の表現で書く
・記載すべき情報が抜けがないようにする
・誤解を与えるような表現は避け、正しい情報のみ書く
・視覚的にも分かりやすいように図や画像なども活用する

作成したマニュアルの内容確認や修正をする

本文が完成したら、内容の確認を行い適宜修正を行います。内容に誤りがあると、業務の品質や業務効率の低下につながりかねません。従業員の事故などにもつながる危険性もあるため、マニュアルの内容確認は念入りに行うようにしましょう。
内容確認をする時には、以下の点も意識してみてください。

・手順に抜けや漏れがないか
・データの数値に誤りはないか
・誤字や脱字はないか
・目的に沿った内容であるか
・1番重要なポイントが伝わる内容であるか
・読み手のレベルに合った内容であるか

完成したマニュアルを運用し定期的に見直しや改訂をする

マニュアルが完成したら運用を行い、その後は定期的に見直しや改訂をします。長期的に使用されていくと、記載されている内容が古くなり正確な情報ではなくなることがあります。定期的に見直しや改訂を続けていくことで、マニュアルの内容が磨き上げられより使いやすいマニュアルとなっていくのです。
また、運用する際には担当者も決めるとよいでしょう。担当者を決めることで、運用後も様々な意見を取り入れやすくなり、すぐにマニュアルに反映ができます。

テンプレートを元にマニュアル作成をする時のポイントは5つ

テンプレートを元にマニュアルを作成する時には、以下の5つのポイントを意識しながら作成するとよいでしょう。

作成目的に合ったテンプレートを使用する

1つ目は、作成目的に合ったテンプレートを使用することです。テンプレートは種類ごとにそれぞれ特徴や違いがあります。画像や図を挿入できるものからリスト上のように簡潔に書いていくものなど様々です。
そのため、テンプレートを選択する前にマニュアルの作成目的を明確にし、実際に使用する場面を想定しましょう。どのようなテンプレートであれば読み手にとって使用しやすいのか、考えながら選択することが大切です。

5W1Hに注意しながら作成する

2つ目は、5W1Hに注意しながら作成することです。5W1Hとは、以下の6つの要素のことを指します。

・When：日にちや時間
・Where：場所
・Who：誰が
・What：何を
・Why：理由
・How：方法

これらを意識しながら作成すると記載すべき情報が自ずとわかるため、記載する情報も具体的なものとなります。読み手にとってもマニュアルに対しての疑問がも少なくなり、理解がしやすい内容となるのです。
そのため、作成時には5W1Hが全て含まれているか確認するようにしましょう。

視覚的にも分かりやすいように図や画像なども活用する

3つ目は、視覚的にも分かりやすいように図や画像なども活用することです。よく見かける文字だけのマニュアルになると、パッと見た時に重要なポイントが分かりにくく、読み手が内容を理解するまでの時間も個々の理解度で変わってきてしまいます。結果として、読み手の負担となり継続して使用されなくなる恐れもあるのです。
そのため、図や画像なども活用することで視覚的に内容が理解でき、読み手も中断することなくマニュアルを使用できます。内容をパッと見て理解できるようにすることで、マニュアルを読む時間の削減にもなり、読み手側の負担を減らすためにも効果的なのです。

誰が読んでも理解ができるようにする

4つ目は、誰が読んでも理解できるようにすることです。マニュアルは様々な人が使用するため、ベテランから新入社員までと読み手の層も広くなります。特に新入社員であると、マニュアルを使用する機会も多くなります。
そのため、特に新入社員が一目見ただけで内容を理解できるようにすることが大切です。専門用語や業界用語などは読み手の立場によっては理解ができず負担をかけてしまいます。読み手に負担をかけないことが重要なため、誰が読んでも理解できる言葉を使用したり必要時注釈を入れたりするなどの工夫をするとよいでしょう。

重要箇所は強調する

5つ目は、重要箇所は強調することです。マニュアルにおいて重要なことは、伝えたい内容を明確にする必要があることです。パッと見た時にどこが重要なのかすぐ分かることは、読み手の理解を深めることにもつながります。
そのため、マニュアルの作成目的を明確にし、重要箇所については太字にしたりマーカーをひいたりなど視覚的な面からも強調するとよいでしょう。

マニュアル作成時にテンプレートを使用するメリットは5つ

マニュアルを作成する時にテンプレートを使用すると、様々なメリットが得られます。得られるメリットとしては、以下の5つがあります。

フォーマットやデザインを統一して作成できる

テンプレートを使用すると、フォーマットやデザインを統一して作成が可能です。反対に、一から作成するとなると記載する情報やデザインがバラバラになり、読み手にとってわかりにくいマニュアルになるリスクがあります。
また、フォーマットやデザインのバラつきは統一が図れないだけではなく、正しい情報が伝わらない可能性もゼロではありません。作成する時にテンプレートを使用することで、情報が整理されマニュアルの読み手の理解度を推し進めることが期待できます。

記載内容の漏れを防げる

作成時によく起こりがちなのが、記載内容の漏れが発生することです。一からマニュアルを作成すると、記載する項目が十分に把握できなかったり記載する内容自体に迷う可能性があります。さらに、記載漏れした内容を後から追加して記載するといった作業は、作成者の負担にもつながります。
そこで、作成時にテンプレートを使用し、あらかじめ設定されている項目に沿って内容を記載することで、結果として記載内容の漏れを防ぎやすくなるのです。一からマニュアルを作成する時と比べても、記載内容の漏れを防ぐことが可能となります。

マニュアル作成の作業時間短縮につながる

マニュアル作成では、発生する作業時間が増え作成者に負担がかかるといったデメリットが発生しやすくなります。特に一から作成する場合は、構成から作成する必要があるためさらに作成時間を要します。結果として、作成担当者の負担増加にもつながるのです。
そのため、テンプレートを使用しマニュアルの作成時間を減らすとよいでしょう。項目に沿って内容を記載していくため、情報の配置やレイアウトなどでその都度悩む必要がありません。効率的にマニュアルを作成できるのです。

マニュアルの品質維持につながる

テンプレートを使用することで、作成者によってマニュアルの品質にバラつきがみられるといった事態を防ぐことが可能です。一から作成するとなると、作成者のスキルに依存する部分が多くなってしまいます。
ですが、テンプレートを使用し作成することで、作成者のスキルにも依存しません。そのため、一定基準のマニュアルの品質を維持できます。また、品質が維持されると、読み手への負担を減らすことにもつながることができるのです。

万人に受け入れられやすいマニュアルが作成できる

テンプレートは汎用性が高いものが多く、様々な種類のマニュアル作成にも対応しています。標準化されたフォーマットであることも多く、万人に受け入れられやすいマニュアルの作成が可能です。
読み手がわかりにくいと感じてしまうと、読み手の負担を増やすことにもなります。継続してマニュアルを利用しなくなることにもつながりかねません。そのため、テンプレートを使用し作成することで、万人に受け入れやすいマニュアルが作成可能となります。

テンプレートを使用する時の注意点は3つ

テンプレートを使用する時の注意点は、以下の3つがあります。この3つに注意して、マニュアルを作成しましょう。

マニュアルの内容とテンプレートが合わないことがある

1つ目に、マニュアルの内容とテンプレートが合わないことです。テンプレートでは項目やフォーマットが初めから指定されているため、それに沿って内容を記載しマニュアルを作成していきます。

しかし、特定の業務や業種に関して作成する場合は、テンプレートに沿って作成しても内容の不足がみられたり、特有のレイアウトを新たに作成することが必要になることもあります。そのため、使用すべきテンプレートは作成する内容によっても異なるのです。
まずは、目的としているマニュアルに適しているテンプレートであるか事前に確認しましょう。カスタマイズが可能なものを選ぶことも1つの選択肢です。

記載内容の項目が不足していることがある

2つ目に、記載内容の項目が不足していることです。一般的に提供されているテンプレートは、幅広い場面において使用できる仕様なことが多く、特定の業界や企業に合わないこともゼロではありません。そのため、テンプレートに依存したまま使用すると、思わぬ抜けや漏れが発生する可能性もあるのです。
テンプレートを使用する時には、必ず記載すべき項目が揃っているか確認してから使用しましょう。必要に応じてカスタマイズのできるものを選択するのもおすすめです。

内容変更時に大きな修正を要することがある

3つ目に、内容変更時に大きな修正を要することです。マニュアルは作成して終わりではありません。その後も継続して使用していくものであり、内容の変更や追加といった修正作業が発生することもゼロではないのです。

修正作業の内容によっては、マニュアルの一部を修正するのみで問題ないかもしれませんが、修正する内容自体がそもそも大きな変更であるとテンプレート自体の修正も必要になる可能性があります。
そのため、テンプレートを使用する時は、テンプレートの修正がどこまでできるのかなど、テンプレートの仕様を事前に確認することをおすすめします。

まとめ

今回は、テンプレートを使用するメリットや役立つテンプレートのサイトなどについてご紹介しました。
マニュアル作成において、テンプレートを使用することはメリットが多くあります。しかし、作成目的によってはテンプレートが適していないこともあるため、利用する際には必ず内容を確認し、必要時にはカスタマイズも行いながら、マニュアル作成作業の効率化につなげてみてください。