マニュアル作成会社に依頼するメリットとは？おすすめ会社5選も併せてご紹介！

マニュアル作成はマニュアル作成会社に外注も可能

マニュアルは業務を行う上で必要なものであり、社内で作成されるケースが多くみられます。しかし、作成において人員や時間の確保が必要となり通常業務と並行して行う場合では、作成担当者の負担が大きくなる可能性もあるのです。

そこで、作成担当者の負担を減らすための選択肢として、マニュアル作成会社への外注が挙げられます。マニュアル作成を専門に行う会社であるため、高品質なものを期待できるのはもちろん、更新やリライトなどといった業務も依頼が可能です。
そのため、社内での作成にこだわらずマニュアル作成会社に外注することも1つの選択肢であると覚えておくとよいでしょう。

マニュアル作成会社に依頼可能な業務内容

では、マニュアル作成会社に依頼可能な業務内容とは具体的にどのようなものでしょうか。主に以下の4つが挙げられます。

マニュアルを新しく作成する

1つ目は、マニュアルを新しく作成することです。マニュアル作成会社に作成を新たに依頼すると、まず作成する目的などといったヒアリングから行われます。ヒアリングした内容をもとに要望に合わせて作成を行ってくれるのです。
マニュアル作成会社は様々なスキルを活用し作成するため、品質が高いものにも期待ができます。また、マニュアルの利用時期がすでに決まっている場合は、依頼者側のスケジュールに合わせて作成依頼も可能です。

さらに、作成実績に基づき依頼目的に応じた事例も提案してくれます。似たような事例があれば、その事例を基にマニュアルの作成を依頼するとよいでしょう。

マニュアルの更新

2つ目は、マニュアルの更新です。マニュアル作成後、年数が経つにつれて内容が現状に合っておらず変更の必要性が出ることも少なくありません。他にも、法改正があると記載されている内容を最新の状態に保つ必要も出てきます。
更新作業をその都度社内で行うとなると、作業に時間を割く必要があり通常業務に影響が出る可能性もゼロではありません。そのため、マニュアル作成会社への依頼は通常業務への影響を防ぐことにもつながると言えます。

更新作業を依頼するにあたって、内容変更だけではなく最新の状態にアップデート、整合性をとるための修正なども依頼ができます。また、他社が作成したマニュアルであっても更新作業を受け付けてくれるところが多いです。

マニュアルの電子化やフォーマットの変更

3つ目は、マニュアルの電子化やフォーマットの変更です。紙媒体のマニュアルを使用している企業も少なくありませんが、近年では紙媒体ではなく電子化されたものを使用する企業も増えてきました。
クラウド上に保存しパソコンやスマートフォンなどからマニュアルを閲覧できるようになると、共有や管理もしやすくなるといったメリットもみられます。そのため、初めから電子化されたもので作成依頼することもおすすめです。

また、紙媒体から電子化への変更やフォーマットの変更についても対応しているマニュアル作成会社も多くあります。紙媒体で利用していても電子化やフォーマット変更が必要な場合は、マニュアル作成会社への依頼をおすすめします。

印刷し製本する

4つ目は、作成したマニュアルを印刷し製本することも依頼ができます。社内で印刷するとなると、作業時間がかかることや外注するよりもコストがかかってしまうことも少なくありません。印刷データを渡すことで、簡単に印刷から製本まで行ってもらうことができます。
そのため、状況によってはマニュアル作成会社への依頼はコストカットにつながることも少なくありません。また、使用する環境に応じて防水加工を施したり汚れに強い紙を使用したりなどといった特殊加工まで対応してもらえます。

マニュアル作成会社に依頼するメリット

マニュアル作成会社に依頼するメリットとしては、以下の4つが挙げられます。

・高品質なマニュアル作成が可能
・業務の属人化防止につながる
・マニュアル作成の時間短縮やコスト削減につながる
・客観的視点でマニュアル作成が可能

それぞれのメリットについて、詳しく解説していきます。

高品質なマニュアル作成が可能

マニュアル作成会社は、様々なスキルを活用しマニュアル作成を行います。伝わりやすいデザインで作成するなどといった、使う人が理解しやすく活用しやすいように作成できる技術があるのがマニュアル作成会社です。
情報をまとめるだけでは高品質なものは期待できません。高品質なマニュアル作成を求めるのであれば、作成技術が備わっているマニュアル作成会社への依頼をおすすめします。

業務の属人化防止につながる

社内でマニュアル作成作業が必要になると、特定の担当者が作成業務をすることが多くみられます。特定の担当者のみが作業することとなると、マニュアル作成の知識や技術に偏りがみられてしまい、特定の担当者しか作業ができない状況になりかねません。
そこで、マニュアル作成会社に依頼をするとマニュアル作成業務の属人化防止にもつながります。また、プロが作成したものを活用することで、内容もスムーズに共有されやすくなり、結果として業務の属人化防止にもつながるといったメリットがあるのです。

マニュアル作成の時間短縮やコスト削減につながる

社内でマニュアルを作成すると、作成担当者は通常業務に加えて作業をする必要が出てきます。完成するまでの時間がかかる可能性もあり、作成担当者の負担を減らし完成までの時間短縮のためにはマニュアル作成会社への依頼も検討しましょう。
また、社内で作成をすると外注費用はかからないものの、作成担当者の残業代などといった人件費が増える可能性はゼロではありません。結果として、社内で作成するよりもコスト削減につながることもあります。

客観的視点でマニュアル作成が可能

マニュアル作成を社内で作成する時に起こりがちなのが、利用者目線での作成が難しいことです。作成者からすると当たり前と思っていることも、利用者には伝わらないといったケースも少なくありません。
「説明が不足している」「専門用語ばかりでわからない」などといったマニュアルの内容が理解できないケースも想定されます。そのため、第三者であるマニュアル作成に依頼する方が社内で作成するよりも客観的視点でマニュアル作成が可能になります。

マニュアル作成会社に依頼するデメリット

メリットがある一方で、マニュアル作成会社に依頼することで以下のようなデメリットが生じる場合もあります。

・コストや時間がかかる
・社内の知識が蓄積されない
・意図が正確に伝わらない場合がある
・機密情報の漏洩リスク

それぞれのデメリットについて、詳しく解説していきます。

コストや時間がかかる

マニュアル作成会社に依頼する場合、費用や時間が発生します。特に複雑な業務マニュアルや多言語対応のマニュアルなどを依頼する場合は、コストが大幅に上がることもあります。また、会社ごとに料金体系が異なるため、複数社に見積もりを依頼して比較する必要があります。
さらに、依頼から納品までのプロセスには時間がかかります。依頼内容のヒアリングや修正対応が繰り返されることで、完成が遅れる可能性もあります。そのため、急ぎの案件には向かない場合もあります。

社内の知識が蓄積されない

外注することで、社内に知識やノウハウが蓄積されにくくなるという課題があります。マニュアル作成のプロセスや技術は、外部で行われるため、次回以降のマニュアル作成や更新時に再度外注を依頼しなければならない可能性があります。
特に、社内で頻繁に変更が発生する業務の場合、都度外注していてはコストと時間が積み重なります。社内の担当者が一定のスキルを持ち、簡単な更新を自社で対応できる仕組みを整えることも重要です。

意図が正確に伝わらない場合がある

外部にマニュアル作成を依頼する際、依頼者の意図が正確に伝わらないことがあります。特に、依頼内容が曖昧であったり、業務の専門性が高い場合、完成したマニュアルが期待していたものと異なる可能性があります。
例えば、業務の背景や細かな手順を理解していないと、マニュアルの内容が不十分になったり、利用者にとって分かりづらいものになったりするリスクがあります。このような問題を防ぐためには、事前に具体的な資料を用意し、依頼時に詳細な指示を出すことが必要です。

機密情報の漏洩リスク

マニュアル作成では、社内の業務プロセスや機密情報を外部に提供する必要がある場合があります。そのため、情報漏洩のリスクを考慮しなければなりません。
特に、セキュリティ対策が十分でない会社に依頼してしまうと、社内の重要情報が外部に漏れる可能性があります。このリスクを軽減するためには、事前に情報管理の体制やセキュリティポリシーを確認し、機密保持契約を締結するなどの対策を講じることが重要です。

マニュアル作成会社に依頼する時の注意点

マニュアル作成会社に依頼する時は、以下の4つに注意するようにしましょう。

依頼する内容や範囲を明確にする

マニュアル作成会社へは、依頼する内容や作業範囲を明確にしましょう。どのような目的で作成するのか、全体の構成から記載する文章まで細かく共有する必要があります。そのため、完成イメージをマニュアル作成会社と共有しやすくするためには、要望を事前に議事録などにまとめることがおすすめです
また、具体的な要望が明確ではなく漠然としている場合は、まず現在起きている課題や解決したい内容を具体的に伝えましょう。伝えられた内容に基づきマニュアル作成会社から様々な提案がされるため、完成した形がイメージしやすくもなります。

資料はなるべく多く用意する

マニュアル作成会社に依頼したとしても、提供する資料が少ないと希望するものが作成ができないことがあります。マニュアル作成会社の方で情報収集する必要が出てきたり資料を集める必要が出てきたりするため、結果としてコストが高くなる可能性もあるのです。
そのため、希望するマニュアル作成を行ってもらうためには、必要となる資料をなるべく多く用意するようにしましょう。どのような資料が必要となるのか、事前にマニュアル作成会社に確認をとることも大切です。

予算オーバーしないか確認する

マニュアル作成会社に作成依頼をする前に、必ず見積もりを依頼し予算オーバーしないか確認するようにしましょう。複数のマニュアル作成会社に見積りを依頼すると、作成の相場金額も把握が可能です。
依頼する内容などによっては、想像より費用がかかることも少なくありません。また、作成費用だけではなく作成後に発生する更新や保守費用なども併せて確認するようにしましょう。

納品スケジュールに余裕をもつ

納品スケジュールは事前にマニュアル作成会社に確認をとり、納品スケジュールに余裕をもつようにしましょう。これは、依頼内容によっては納品スケジュールに対し違いがあるためです。また、作成途中でトラブルが起きる可能性もゼロではありません。
事前に作成期間を確認し、納品日に合わせて余裕のあるスケジュールを組み立てることが大切です。

マニュアル作成会社を選ぶ際のポイントは4つ

様々なマニュアル作成会社がある中で、自社に合った会社選びが重要になります。ここでは、マニュアル作成会社を選ぶ際の主なポイント4つについて解説します。

依頼可能な業務内容

マニュアル作成会社によっては、依頼できる内容や作業可能な範囲は異なります。マニュアル作成といっても一から作成をするのか、改訂や保守作業まで行えるのかは会社ごとに違うため、必ず確認するようにしましょう。
事前に求める依頼内容や作業範囲を明確にすることで、要望にあったマニュアル作成会社を探しやすくなります。また、今後マニュアル作成以外の業務も依頼したい場面も出てくる可能性もあるため、幅広い業務に対応できる会社を選ぶのもポイントです。

セキュリティ対策

マニュアルの中には、社内の業務内容や機密情報などが含まれていることが多いです。そのため、マニュアル作成会社には社内の重要な情報を預けることにもなります。
情報が流出すると会社にとって不利益なことが生じる可能性もあるため、情報の管理方法やセキュリティ対策が整っているか事前に確認することも大切です。

実績

マニュアル作成会社の実績も事前に確認するとよいでしょう。実績を確認することで、これまでどのようなマニュアル作成を行ってきたか確認ができ、依頼する際の参考になり安心感にもつながります。
さらに、同じ業界のマニュアル作成実績があれば、依頼時のイメージも伝えやすくなるといったメリットも生じます。そのため、実績がたくさんあるほど依頼したい内容に近いマニュアル実績を探すことも可能です。

対応しているメディア

マニュアルには紙マニュアルから電子や動画マニュアルなどと幅広いメディアに対応したマニュアルがあります。そのため、どのメディアで作成するのか事前に想定する必要があります。
また、マニュアル作成会社ごとに対応しているメディアに違いがあるため、対応しているメディアについても事前に確認するようにしましょう。

おすすめのマニュアル作成会社5選

ここでは、おすすめのマニュアル作成会社5選について紹介していきます。

株式会社ニット

株式会社ニットでは、「HELP YOU」といったオンラインアウトソーシングサービスを提供しています。このサービスではパソコンで行える業務は相談可能となっており、マニュアル作成業務の実績もあるサービスです。
まず、窓口となる担当ディレクターに要望を伝え、要望に基づき業務遂行に必要なスキルを持ったアシスタントを最短3日で集めます。集まったアシスタントがマニュアル作成をするため、社内の従業員はマニュアル作成業務を担当する必要がなくなり、本来の業務に集中することが可能です。

料金プランは「チームプラン」「1名専属プラン」の2つがあり、マニュアル作成業務の代行は「チームプラン」がおすすめと言われています。
しかし、どちらのプランが適しているかは要望によっても異なるため、サービス導入前にコンサルタントによる無料相談を受けるようにしましょう。コンサルタントが要望をヒアリングの上で、適したプランの提案を行ってくれます。
また、各サービスは要望に応じて組み合わせての依頼も可能なため、マニュアル作成業務以外にも依頼したい内容がある時には特におすすめとも言えます。

株式会社フィンテックス

株式会社フィンテックスは、業務マニュアルや操作マニュアルの作成からマニュアルのコンサルティングまでサービスを提供しています。マニュアル利用者の目線でマニュアル作成を行っており、国内大手企業も利用している実績と信頼性の高さに評判があるマニュアル作成会社です。
マニュアル作成のみにならず、作成後のメンテナンスやフォローアップまで対応しています。利用者に伝えたい内容を適切な表現でわかりやすく、「つい読んでしまうマニュアル」という考えのもとマニュアルを作成しています。

マニュアル作成を依頼すると、基本的には1つのマニュアル作成プロジェクトに対しディレクターが1名つき、ディレクターの指示のもとチームメンバーが作業を行う体制です。しかし、依頼する業務の規模によっては専任のプロジェクトチームの準備も対応可能であり、オンサイト対応も検討可能となっています。
また、電子や紙媒体、動画マニュアルといった幅広い媒体にも対応しており、一部の言語への翻訳も行っています。納品の形式もWordやPowerPoint、PDFや冊子といった幅広い形跡での納品ができ、納品時に元のファイルの提供も可能です。まずは、問い合わせフォームもしくは電話で相談してみるとよいでしょう。

株式会社ヒューマンサイエンス

株式会社ヒューマンサイエンスは1985年に創業して以来、製造業やIT業界を中心とした大手・グローバル企業のマニュアル作成実績がある企業です。マニュアル作成だけにとどまらずマニュアルに関する内製支援までといった様々なサービスも提供しています。
マニュアル作成を依頼すると、作成に精通した専任のコンサルタントより綿密なヒアリングが行われます。その後は、WordやPowerPointなどを使用したマニュアル作成から、GitHub、CMS、wikiworks、Confluenceなどの海外最新テクノロジーを駆使したマニュアル作成まで対応可能です。

このような最新テクノロジーを使用しマニュアル作成をすることで、コミュニケーションコストの削減や完成までの期間短縮を実現しています。他にも、動画マニュアル作成も可能であり、動画マニュアルの企画から撮影・コンテンツ化までの一連の流れの代行まで依頼ができます。
また、翻訳にも強く40言語への翻訳が可能です。そのため、グローバル企業のマニュアル作成にも強いため、様々な言語のマニュアル作成を必要とする企業にもおすすめと言えます。見積りや打合せ・提案は無料で行っているため、まずは電話やメールで問い合わせしてみましょう。

株式会社マイクロメイツ

株式会社マイクロメイツは、業務や操作マニュアルの作成サービスも行っており30年以上の経験と自治体や医療・IT系といった業種を問わず多くのマニュアル作成実績がある会社です。マイクロメイツが作成するマニュアルは、シンプルで読みやすいレイアウトといった特徴があります。
作成依頼するにあたり、まずは課題・要望を伝えます。それをもとにマニュアルの企画・設計から作成、保守までといった一連の流れに対するサービスまで提供を受けることが可能です。
利用者に合わせ活用してもらえるマニュアル作成をするのはもちろん、作成後の研修やヘルプデスクなどといった一貫したサービスを提供しているといった特徴もあります。

また、SAP操作マニュアルやMicrosoft365操作マニュアルが得意分野であり、Microsoft365製品に関しては導入研修の実施や操作マニュアルの作成まで対応可能です。
さらに、マニュアル作成を社内で作成したいケースに対し、マニュアル作成に必要なテンプレートやガイドライン・用語用例ルールがセットになった「マニュアル・スタートアップセット」も用意されています。
このように幅広いケースのマニュアル作成に対応しているのがマイクロメイツであり、一から作成依頼するだけではなくテンプレートのみ購入したいと思っている企業にもおすすめです。

株式会社シーブレイン

株式会社シーブレインは、取扱説明書や操作マニュアル以外にも大規模な基幹システムの運用マニュアルや幅広い業種のマニュアル作成の実績がある会社です。豊富な実績と共に、以下5つの力をもとにマニュアル作成を行っている強みもあります。

・情報収集力
・分析、理解力
・企画、設計力
・実現力
・プロジェクト、マネジメント力

シーブレインの提供しているマニュアル作成は、大きく分けると「業務マニュアル」「システム運用マニュアル」「操作マニュアル」の3つです。
それぞれのマニュアル作成に伴い提供する資料が少なくても、シーブレインの強みを活かして現場の従業員の協力にてヒアリングを行い作成することも可能となっています。

また、マニュアルの納品形式はPDFやWordなどといったデータ納品から部数た印刷条件を指定した上で印刷の手配も行っています。電子マニュアルであればデータ納品後、すぐにマニュアルの運用も可能なため、納品後マニュアルをすぐに活用したい場合におすすめです。
さらに、ホームページにはマニュアル作成に伴う価格表も提供されているため、マニュアル作成に伴うコストもイメージがしやすくなっています。まずは、問い合わせにて確認するようにしましょう。

マニュアル作成会社を選ぶ際に気を付ける点

マニュアル作成会社を選ぶ際に自社に合わない会社へ依頼してしまうと、完成したマニュアルの使い勝手が悪かったり、修正に時間がかかったりして、結果的に余計なコストが発生することもあります。
ここでは、依頼前に特に注意しておきたい点を解説します。

ヒアリングが丁寧で業務理解に前向きか

マニュアル作成では、依頼先が自社の業務内容をどれだけ正確に理解できるかが仕上がりを大きく左右します。そのため、最初の相談段階で、目的や利用者、運用方法まで丁寧に確認してくれる会社かどうかを見極めることが重要です。
質問が浅く、すぐに見積もりや提案に入る会社だと、表面的な理解のまま制作が進み、現場で使いにくいマニュアルになる恐れがあります。単なる制作会社ではなく、業務の背景まで理解しようとする姿勢があるかを確認しましょう。

修正対応の範囲と回数が明確か

マニュアル作成は、一度で完全に仕上がるとは限りません。実際には初稿を確認したうえで、「表現を変えたい」「図を追加したい」「現場に合わせて順番を調整したい」といった修正が発生するケースが多くあります。そこで重要になるのが、修正対応の条件です。
何回まで無料で修正できるのか、どの範囲から追加料金が発生するのかが曖昧だと、後から想定外の費用がかかることがあります。契約前に、修正回数、納期への影響、追加費用の基準まで確認しておくべきです。

見積もりの内訳がわかりやすいか

費用を見る際は、金額の安さだけで判断するのではなく、見積もりの中身を細かく確認することが大切です。たとえば、構成設計、原稿作成、図版制作、取材、修正、印刷データ化など、どこまでが料金に含まれているのかが明確であれば、比較もしやすくなります。
反対に、見積もりが「一式」とだけ書かれている場合は、どこまで対応してもらえるのかわかりにくく、後から追加費用が発生しやすくなります。安心して依頼するためにも、内訳が具体的で、説明にも納得できる会社を選ぶようにしましょう。

納品後の運用まで見据えて提案してくれるか

良いマニュアルは、作って終わりではなく、現場で使われてこそ価値があります。そのため、納品物そのものだけでなく、更新のしやすさや社内共有のしやすさまで考えて提案してくれる会社は信頼しやすいと言えます。
例えば、今後の更新頻度を踏まえて編集しやすい形式を提案してくれたり、紙とデータのどちらが適しているかを一緒に整理してくれたりする会社であれば、納品後の運用もスムーズです。目先の制作だけでなく、実際の活用シーンを想定してくれるかどうかも大切な判断材料になります。

まとめ

この記事では、マニュアル作成会社に依頼するメリットやおすすめの会社についてなどを詳しく解説しました。
マニュアル作成会社に依頼するメリットはたくさんあります。
おすすめの会社も紹介しましたが、求めているマニュアル作成を行ってもらえるのかは対応可能な業務内容によっても違いがあるのです。そのため、実績なども確認しつつまずは問い合わせて相談することをおすすめします。