研修用のマニュアル作成の作り方からクオリティを高めるポイントまで徹底解説

研修にマニュアルを用いるメリット

新人研修や社員研修にマニュアルを用いることで期待できるようになる主なメリットとしては、

・初めての人や経験の少ない人でも安心して業務に取り組める
・社員教育を効率的におこなえる
・理解度を高められる
・どこまで学んだか可視化できる
・指導内容を統一できる
・作業者による質や判断のバラつきを抑えられる
・いつでも好きなときに学び直すことができる

などがあげられます。

これらのメリットに魅力を感じるのであれば、ぜひマニュアルを作成して研修で活用するべきです。
それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。

初めての人や経験の少ない人でも安心して業務に取り組める

研修の対象者は、新入社員や配属されたばかりの人など、業務になれていない人であるケースがほとんどです。
そのため、研修の対象者は緊張していたり不安を感じている傾向がありますが、マニュアルを作成して用意してあげることで、新入社員や配属されたばかりの経験や知識、スキルが足りていない人でも安心して業務に取り組めるようになります。

社員教育を効率的におこなえる

社員教育を効率的におこなえるようになる点も、研修用のマニュアルを作成して用意するメリットの一つです。
基礎から応用へと体系的に学んでいけるようになっているので、寄り道をしてしまったり、指導内容が前後してしまうようなことがありません。
また、マニュアルが用意されていると、学ぶ側は要点や重要だと思われるポイントだけメモすればよくなるので、より集中して研修にのぞめるようになり、効率的に業務内容を覚えたり学んでいけるようになります。

理解度を高められる

マニュアルを用意せずに研修をおこなう場合、研修の内容によっては理解度が低下してしまう恐れがあります。
例えば、機械の操作方法やシステムの操作方法に関する研修をおこなう場合、口頭で説明されてもうまくイメージすることができません。

対象となる機械やシステムを実際に操作しながら研修できるようなケースであれば口頭での指導でも問題ないかもしれませんが、研修に参加する人数が多い場合などそういった対応が難しいケースもあります。
マニュアルはテキストだけでなく、図や画像、イラストなどを交えながら情報を伝えることができるので、聞いている側もイメージしやすく、より理解度を高められるようになります。

どこまで学んだか可視化できる

マニュアルを用意せずに研修をおこなう場合、どこまで学んだかわからなくなってしまいがちです。
指導している側もどこまで数えたかわからなくなり、同じ内容を繰り返し指導してしまうようなケースは多々あります。
一方、マニュアルを作成して研修に用いることができれば、マニュアルの内容にそって指導をおこなえるようになるので、どこまで学んだかわからなくなるようなことはありませんし、教え漏れも発生しづらくなります。

指導内容を統一できる

マニュアルを用意しない研修で発生しがちなのが、指導内容のバラつきです。
マニュアルがない場合、指導者の知識や経験を元に研修をおこなうことになるため、教える人によって業務のやり方や進め方が異なるといった問題が発生しやすくなります。
指導者が間違った方法で覚えてしまっていると、正しくないやり方や進め方を教えてしまう可能性もあります。

一方、マニュアルがあれば、マニュアルの内容に沿って研修を進められるようになるため指導内容を統一できますし、間違ったやり方や進め方を教えてしまうようなこともありません。
また、間違ったやり方や進め方で覚えてしまっていた指導者の認識を正してあげることもできるようになります。

作業者による質や判断のバラつきを抑えられる

マニュアルが用意されていない研修は、指導する側の能力や知識に左右されやすくバラつきが出やすいと紹介してきましたが、それは教わる側も一緒です。
研修の対象者の中には、覚えがいい人もいれば悪い人もいますし、正しく判断できる判断能力の高い人もいればそうでない人もいます。

マニュアルがないと個々の能力や判断力に頼ることになるため、作業者によって質や判断のバラつきが発生しやすくなります。
一方、マニュアルを用意されている場合は、マニュアルの内容に沿って作業を進めればいいので質が安定しますし、「こういったときはこうすればいい」のように判断基準も記載されているので、判断のバラつきも発生しづらくなります。

いつでも好きなときに学び直すことができる

いつでも好きなときに学び直せる点も、研修用にマニュアルを作成することで期待できるようになる大きなメリットの一つです。
マニュアルが用意されていると、研修の内容を忘れてしまったときや作業の進め方を忘れてしまったときなど、いつでも好きなタイミングでマニュアルを見て学び直すことができるようになります。

ただし、このメリットは時間や場所を選ばずにマニュアルを閲覧できるような環境が整っていないと享受できないので、環境の整備にも力を入れる必要があります。

研修にマニュアルを用いるデメリット

研修に用いることでさまざまなメリットをもたらしてくれるマニュアルですが、マニュアルを作成して用意することにデメリットがないわけではありません。
研修にマニュアルを用いるデメリットとしては、

・マニュアルの作成に工数がかかる
・定期的に見直す必要がある
・イレギュラーなケースなどすべての対応を網羅するのが困難

などがあげられます。

それぞれのデメリットについて詳しく解説していきます。

マニュアルの作成に工数がかかる

作成するのに工数がかかる点は大きなデメリットの一つです。
マニュアルにはわかりやすさや情報の正確性などが求められるため、作成するのに時間と手間がかかります。
研修用のマニュアルとなればなおさらです。
ただ、メンテナンスこそ必要になりますが、何度も一から作成するようなものではなく、一度作成すれば繰り返し研修に用いることができるので、デメリットよりも享受できるメリットの方が大きいと言えるでしょう。

定期的に見直す必要がある

先述したとおり、マニュアルは作って終わりではなく、定期的に内容を見直す必要があります。
例えば、新しいツールやシステムの導入によって業務の内容ややり方が変わることは珍しくありませんが、その場合、マニュアルの内容も更新しなくてはいけません。
また、マニュアルは、使用した人の意見を反映することでより良いマニュアルに仕上がっていくものなので、意見や要望を取り入れるためにも定期的な見直しが必要になります。

イレギュラーなケースなどすべての対応を網羅するのが困難

企業における日々の業務ではイレギュラーなケースやトラブルが発生することが多々あります。
ただ、そういったイレギュラーなケースやトラブルは数が多く、すべての事例を掲載してしまうとマニュアルがとんでもないボリュームになってしまうため、すべてを掲載するのは現実的ではありません。
ボリュームが増えれば増えるほど必要な情報を探しにくくなり、使いづらいマニュアルになってしまうので、イレギュラーなケースやトラブル対応などについては別のマニュアルを用意するなどの方法で対応する必要があります。

研修に使用するマニュアルを作成するときの4つのステップ

実際にマニュアルを作成する場合、以下の手順で進めていくことになります。

1. マニュアル作成の目的や対象者を明確にする
2. マニュアルに記載する項目を洗い出して構成を考える
3. 構成に沿ってマニュアルを作成する
4. 内容を見直す

それぞれの工程でおこなう作業やポイントについて解説していきます。

1. マニュアル作成の目的や対象者を明確にする

研修に用いるマニュアルを作成する上でまず初めにおこなうのが、マニュアルを作成する目的や対象者の明確化です。
良質なマニュアルは、

「慣れていない人でも〇〇の作業を一人でおこなえるようにする」
「新入社員に基本的な業務の流れを把握してもらう」

など、目的と対象者が明確になっているため、非常にわかりやすく、使い勝手のいいものになっています。

一方、目的や対象が明確になっていないマニュアルは、必要のない情報が掲載されていたり解説が対象者に向けたものになっていないなどわかりづらいものになってしまいがちです。
目的や対象者が明確になっていないと今後の作業の内容もブレてしまうので、まずは「何のためにマニュアルを作成するのか」「誰のためにマニュアルを作成するのか」を明確にするところから始めるようにしましょう。

2. マニュアルに記載する項目を洗い出して構成を考える

マニュアルを作成する目的と対象者が明確になったら、マニュアルに記載する内容を洗い出していきます。
記載する内容に漏れがあると対象者を正しく教育することができませんし、トラブルにつながりかねないので、漏れのないようピックアップするようにしてください。
内容の洗い出しが完了したら、基本的な内容から応用的な内容に徐々にレベルアップしていくようなマニュアルになるよう構成を考えていきます。

3. 構成に沿ってマニュアルを作成する

マニュアルに記載する内容を洗い出して構成が決まったら、その構成に沿ってマニュアルを作成していきます。
マニュアルを作成する際は、この後紹介する「マニュアル作成のポイント」を意識しながら作成するようにしましょう。

4. 内容を見直す

マニュアルを作成し終わったら、いきなり公開するのではなく、必ず内容を見直すようにしてください。
研修に用いるマニュアル作成では、

・内容が間違っている
・記載するべき情報が記載されていない
・誤字脱字が多く内容がわかりづらい

など、何かしらの不備が見つかるものです。

情報の記載漏れや誤字脱字程度であればそこまで問題にはなりませんが、記載する内容が間違っているとトラブルに発展してしまいかねませんので、見直しは必ずおこなうようにしてください。

成果につながる研修用のマニュアル作成のポイント

研修に用いるマニュアルはただ作ればいいわけではありません。
業務の効率化や業績アップなどの成果につなげたいのであれば、

・わかりやすさを重視する
・体系的に学べるようにする
・理解しづらい箇所やつまづきやすい箇所に関する補足を入れる

などのポイントを意識しながら作成するようにしなくてはいけません。

それぞれのポイントの概要や重要性について詳しく解説していきます。

わかりやすさを重視する

研修に用いるマニュアルは、新入社員などその業務に関わったことがない人を対象としているものがほとんどです。
基本的な知識やスキルを持ち合わせていない人に向けたマニュアルとなるため、「わかりやすさ」が重要になります。
ただテキストを羅列するのではなく、図解や表、画像などを積極的に取り入れ、対象者の理解度を高めることを意識しながら作成するようにしましょう。

体系的に学べるようにする

マニュアルは、本のように体系的に順序立てて学べるものでなくてはいけません。
内容が前後するようなマニュアルは使いづらいですし、対象者を混乱させてしまいかねません。
また、ここまで紹介してきたとおり、研修用のマニュアルは初心者が対象となっていることがほとんどなので、基本的な内容から徐々にレベルアップしていくような作りにしておかないと、内容についていけなくなる可能性があります。

順序立てて学べるマニュアルにするためには、マニュアルに記載する内容の洗い出しと構成の工程が重要になるので、どうすれば体系的に学べるようなマニュアルになるかを意識しながら作成するようにしてください。

理解しづらい箇所やつまづきやすい箇所に関する補足を入れる

研修用のマニュアルを作成していると、初心者だと理解しづらい部分やつまづきやすい部分が出てくることが多々あります。
そのような箇所を正しく理解しないまま進んでしまうと、間違って覚える可能性があり、ミスやトラブルにつながりかねないので、補足で説明する欄を設けて丁寧に解説してあげるようにしましょう。

補足するべき情報としては、用語の解説や特定の作業の必要性の解説、事例の紹介などがあげられます。
補足情報が掲載されているマニュアルとそうでないマニュアルとでは対象者の理解度が大きく異なるので、なるべく取り入れるようにしましょう。

効果を最大化する研修用のマニュアル運用のポイント

研修に用いるマニュアルは作って終わりではありません。
作成した後にどう運用するかも重要になります。
具体的な運用のポイントとしては、

・閲覧しやすい環境を整える
・意見を集める
・定期的に見直して更新する

などがあげられます。

それぞれ詳しく解説していきます。

閲覧しやすい環境を整える

研修用にマニュアルを作成して用いるメリットの一つとしていつでも好きなときに学び直すことができる点をあげましたが、そのためには従業員が簡単かつ快適にマニュアルを閲覧できる環境を整えてあげなくてはいけません。
マニュアルには紙やPDFなどのデジタルデータ、動画などさまざまな形式がありますが、閲覧のしやすさを考慮するのであれば、クラウド上にアップして場所や時間に制限されず閲覧できるデジタルデータや動画などの形式がおすすめです。

ただし、いつでもどこでも閲覧できるということはそれだけ情報が漏れやすくなるということにもなるので、マニュアルの閲覧に関するルールやセキュリティシステムの導入など、情報漏洩に対する対策も必ずおこなうようにしましょう。

意見を集める

クオリティの高いマニュアルを作るには企画や構成などの準備が重要になってきますが、どれだけ丁寧に準備を進めたとしても、いきなり完璧なマニュアルを作ることはできません。
マニュアルの使い勝手は実際に使ってみるまでわかりませんし、必要な情報を網羅できていないようなケースも多々あります。

そのため、マニュアル作成ではいきなり完璧なものを目指すのではなく、なるべく早いタイミングで公開していろいろな人に使ってもらい、修正点や改善点についての意見を募るようにしましょう。
意見を募ることで既存のマニュアルに足りていない部分やより良いマニュアルにする上で必要な部分が見えてくるので、それらの意見を取り入れながら徐々にクオリティを高めていきましょう。

定期的に見直して更新する

新しいシステムの導入や手順の見直しなど、業務の内容がアップデートされることは珍しくありません。
業務の内容がアップデートされたにも関わらずマニュアルの内容が古いままになっていると大きなトラブルに発展してしまいかねません。

そういったトラブルを避け、集めた意見をマニュアルに反映させてクオリティを高めていくためにも、マニュアルは定期的に見直して内容を更新するようにしましょう。
更新するのを先送りにしたり忘れてしまわないためにも、見直すスケジュールや更新のスケジュールをあらかじめ設定しておくことをおすすめします。

まとめ

研修は、マニュアルを作成して取り入れることでその効果を何倍にも高めることができます。
また、研修の効果を高めるだけでなく、研修を効率的におこなえたり研修の内容をいつでも好きなタイミングで学べ直せるようになるなどさまざまなメリットをもたらしてくれます。
クオリティの高いマニュアルを作成するには時間も手間もかかりますが、それ以上に得られる効果やメリットが大きいので、作成して積極的に活用するべきです。

実際に作成する際は、紹介した3つのポイントを意識しながら作成するようにしてください。
また、マニュアルは作って終わりではなく運用していく必要があるので、運用のポイントも参考にしながら活用に取り組んでみてください。