マニュアル作成にAIを利用するメリットとは？AIを利用できるツールもご紹介

マニュアル作成にはAIの利用もおすすめ

近年では、マニュアル作成の際にAIを利用する場面も増えてきています。AIを利用することで、以下のような活用ができおすすめです。

AIを利用しマニュアルを自動で作成する

作成したい業務内容やテーマをAIに指示すると、マニュアルが自動で作成されます。マニュアル作成にかける時間を大幅に削減できるので大変便利です。
しかし、AIに対して対象の業務やテーマを明確に指示しないと、思い描いていたマニュアル作成につながらない可能性もあるため注意が必要です。

また、ユーザーが入力した情報をもとに新しくデータを生成する「生成AI」を利用すると、一般的な情報をもとにマニュアルが生成されます。独自性や専門性が低く多数の企業に共通する業務については、AIの利用がおすすめです。

部分的にAIを利用しマニュアル作成する

マニュアルの中に独自性や専門性の高い内容を含む場合には、部分的にAIの利用がおすすめです。
例えば、構成後に下書きをしAIにより要約や編集、翻訳などをするといった使用方法もあります。その後、生成されたデータにさらに人が手を加えるといった流れです。

このような方法でAIを利用すると、記載すべき内容を正しく反映できることはもちろん、表記の統一などといった細かいチェックに伴う作業時間を大幅な削減ができるでしょう。
そして、翻訳までできるためマニュアルを多言語に対応させたい時にも速やかに対応が可能です。

マニュアル作成にAIを利用するメリットは3つ

マニュアル作成にAIを利用するメリットは3つあります。ここでは、それぞれについて詳しく解説します。

作業時間が短縮し業務効率化につながる

マニュアル作成には時間と労力がかかります。そのため、マニュアル作成まで作業が追いつかない状況もあるかもしれません。
そこでAIを利用すると一からマニュアル作成する手間も省け、要約や翻訳などといった作業まで対応できることから、作業時間が短縮し業務効率化にもつながるといったメリットがあるのです。

マニュアル作成まで手が回らない、業務効率化を図りたいと考えている場合は、AIの利用もおすすめします。

コスト削減につながる

社内マニュアルを自社で作成すると作業時間に伴うコストが発生し、外注すると外注に伴うコストが発生します。しかし、AIを利用することで作業時間の短縮や業務効率化につながるため、結果としてコスト削減にもつながります。
また、作成したい内容によってはAIの利用により外注せずに社内でマニュアル作成ができるようになり、外注費用を削減することも可能となるのです。

一定品質のマニュアル作成ができる

マニュアル作成には複数の担当者が携わるため、作成作業に必要なスキルにバラつきがみられます。また、表記や表現の統一が難しいこともあり、マニュアルの品質が一定に保たれない恐れがあるのです。
そこで、AIを利用すると一般的な情報をもとに作成され、表記ゆれやあいまいな表現に対しても自動でチェックされるため、一定品質のマニュアル作成に期待できます。

マニュアル作成にAIを利用する際の注意点

マニュアル作成にAIを利用する際は、以下の4つに注意が必要です。

・誤った情報ではないか精査が必要
・編集作業が必要
・コストが発生する可能性がある
・情報漏洩のリスクも伴う

それぞれについて詳しく解説します。

誤った情報ではないか精査が必要

1つ目は、誤った情報ではないか精査が必要なことです。AIを利用すると文章が自動生成されますが、AIの精度は発展途上とも言われていることから誤った情報を含んでしまう危険性もあります。他にも、文法の誤りや不適切な単語の使用により誤った情報として記載されてしまう可能性もゼロではありません。
そのため、AIを利用したマニュアル作成後はその内容が誤った情報ではないか必ず精査するようにしましょう。必ず人の目でチェックすることで、誤った情報の記載を防ぐことが可能です。

編集作業が必要

2つ目は、編集作業が必要なことです。AIにより自動生成された文章は、必ずしも完璧な文章であるとは言えません。文法の誤りや不適切な単語が使用される可能性も考えられるのです。
そのため、編集作業をせずマニュアルを完成させてしまうと、内容が読みにくいことや理解しにくいことが考えられます。AIを利用し文章を生成した場合は、まず目的に沿った内容であるか必ず確認し、読み手を意識した文章になるようにその都度編集作業をしましょう。

また、ユーザーが入力した情報をもとに新しくデータを生成する「生成AI」は、あくまでも一般的な情報をもとにマニュアルが生成されます。
そのため、高い独自性や専門性を含む業務内容での利用は、編集作業が多くなりかえって手間がかかる場合があります。

コストが発生する可能性がある

3つ目は、コストが発生する可能性があることです。AI機能が搭載されているマニュアル作成ツールの多くは月額費用や導入に伴う費用がかかることが多いです。

利用開始時は無料トライアルができるツールもありますが、その後は有料プランへの移行を求められるツールがほとんどです。
そのため、作成や管理するマニュアルが少ないと、結果として費用対効果が悪くなる可能性も考えられます。実際にかかるコストを事前に把握した上で、導入については検討することをおすすめします。

情報漏洩のリスクも伴う

4つ目は、情報漏洩のリスクもとなうことです。特に一般公開されているような生成AIを利用すると、入力した情報をAIが学習するため他の利用者に対しその情報を発信してしまう可能性もあります。
そのため、マニュアルに記載するために社内独自の技術や機密情報を入力してしまうと、その情報が漏洩するリスクがあるのです。

AIを利用する際には、入力した情報がAIの学習に利用されないなどといったセキュリティ対策がされているものを選択するとよいでしょう。また、一般公開されている生成AIを利用しないことや利用時のルールを定めることも大切です。

AIを利用しマニュアル作成ができるツール5選

ここでは、AIを利用しマニュアル作成ができるツールについて紹介していきます。マニュアル作成にAIを利用したい方は、ぜひ参考にしてみてください。

トースターチーム

出典：https://toaster.how/

noco株式会社が提供するトースターチームには、2000社以上の幅広い業種において導入実績があるツールで「AI自動マニュアル作成」といった機能が搭載されています。
この機能を利用する時には、まず作成したいマニュアルの名前を入力します。入力後、AIによりマニュアルの執筆が開始され、マニュアルの下書きが完成するといった仕組みです。

マニュアルの下書きが完成したらその内容を確認し、必要に応じて修正や編集を行うだけなので、マニュアル作成にかかる作業時間を減らすことができます。また、操作も簡単なことから誰でも簡単に使用できるといったメリットもあります。
AI自動マニュアル作成機能は、トースターチームが提供している全てのプランに搭載されているため追加料金もありません。初めての利用であれば14日間の無料トライアルもできるため、まずは無料トライアルで利用してみることをおすすめします。

マニュアル博士

出典：https://manual-hakase.com/

株式会社博士.comが提供するマニュアル博士は、動画式のマニュアル作成ツールです。動画式のマニュアル作成にあたり、このツールの中にはAIナレーションやAI自動テロップができる便利機能が搭載されています。

AIナレーションでは、テキストを入力するとAIが自動でナレーションを作成します。ナレーションの声色は130種類以上と幅広く、ナレーションの速度や抑揚の設定まで可能です。
また、21か国語に対応しています。AI自動テロップ機能では、アップロードした動画の音声をAIが自動で抽出し、抽出した音声データをテロップとして自動配置まで行います。

さらに詳しい機能や導入費用については無料相談会を実施しているため、動画式のマニュアル作成でAIの活用を検討している方は、まずは問い合わせしてみるとよいでしょう。

ManualForce

出典：https://manualforce.ai/

Orange Moon株式会社が提供するManualForceは、WEBブラウザ・デスクトップ上の操作手順を自動で記録し、マニュアル化やシェアができるサービスです。ChatGPT等のGPT関連技術を活用しており、最新のGPT-4 Turboを利用しています。

マニュアルのタイトルや説明文といったテキストをAIにより自動生成するため、従来に比べるとマニュアル作成の工数が削減可能です。そのため、マニュアルが自動で作成される仕組みが整っているツールとなっています。
利用するにあたって、「個人～中小企業向け」「大企業向け」とプランが分かれており、「個人～中小企業向け」プランであれば14日間無料で利用が可能です。まずは機能や利用プランの詳しい説明を受けてみることをおすすめします。

Teachme Biz

出典：https://biz.teachme.jp/

株式会社スタディストが提供するTeachme Bizは、マニュアル作成や管理が行えるツールです。
20言語に対応している自動翻訳機能やトレーニング機能まで搭載されていますが、さらにChatGPTと連携した「AIアシストプラス（β版）」が新機能として追加リリースとなりました。

この新機能では、マニュアル作成したい業務や作業に関するキーワードを指定すると、タイトル・構成・見出し・説明文の作成が可能です。そのため、マニュアル作成の初期段階である構成作成や説明文の下書きの負担が減り、工数削減にもつながります。
申し込みについては、すでにTeachme Bizを契約している企業が対象となっていますが、利用を検討している場合はまず問い合わせをしてみるとよいでしょう。

Notion

出典：https://www.notion.so/ja-jp/product

Notionは元々アメリカのNotion社が開発したツールであり、2021年より日本語対応版が利用できるようになりました。マニュアル作成だけではなく様々な用途で利用できるNotionですが、「Notion AI」といった機能も搭載されています。

この機能では、文章の自動生成や要約などといった特定のタスクに特化した利用が中心となります。ビジネスシーンでの活用が想定されており、大量のテキストデータに基づきパターンを学習した上での文章作成が得意です。
利用するにあたって無料トライアルもありますが、無料トライアルが終了すると有料プランへ移行が必要となります。まずは無料トライアルで試してみて、目的とするマニュアル作成に適しているか事前に確認することをおすすめします。

生成AIツールはマニュアル作成にも役立つ

生成AIツールの中には、マニュアル作成にも役立つものがあります。ここでは、マニュアル作成に役立つ2つの生成AIツールについて紹介します。

ChatGPT

出典：https://chat.openai.com/auth/login

ChatGPTは、アメリカのOpenAI社が公開している生成AIツールであり文章の自動生成ができます。質問を投げかけることで人間のように自然に回答する技術を搭載しており、学習したデータに基づいて文章が生成されます。

そのため、マニュアル作成においては事前にマニュアルの内容や構成といった概要を作成しておくことが必要です。マニュアルの目的や利用者、必要な情報の種類などを明確にした上でChatGPTに投げかけることで、マニュアルの基盤を作成することができます。

Gemini

出典：https://gemini.google.com/?hl=ja

‎Geminiは、アメリカのGoogle社が開発した対話型の生成AIツールであり、ChatGPTのように文章の自動生成ができます。以前はBardと呼ばれていましたが、名称が変更され、‎Gemini になりました。
使用方法はChatGPTと同様であり、マニュアルの概要を投げかけることでマニュアルの基盤が作成されます。

ChatGPTとの違いとしては、ChatGPTの無料版はリアルタイム検索と連携されていないため最新情報を得ることが難しいです。しかし、‎GeminiであればGoogle検索と連携しているため、最新情報を得ることができます。
注意点としては、GoogleWorkspaceの一部ユーザーにおいてBardの機能が制限されていることがあるため、必要に応じてChatGPTと上手く使い分けるようにしましょう。

まとめ

この記事では、マニュアル作成にAIを利用するメリットやAIを利用できるツールなどについて解説しました。

マニュアル作成にAIを利用することで、作業時間短縮や一定品質のマニュアル作成に期待ができます。マニュアル作成ツールの中にもAI機能が搭載されているものもあるため、マニュアル作成において今後AIは身近なものになっていくでしょう。
しかし、マニュアル作成にAIを利用する際には注意点がいくつかあり情報漏洩などといったリスクも伴います。注意点やリスクを把握した上で、AIを上手く活用しながらぜひマニュアル作成に役立ててください。