マニュアル作成に欠かせないルールとは？作成の手順もあわせて詳しく解説します

マニュアル作成の意義

マニュアル作成は組織にとって欠かせない重要なものですが、それはなぜでしょうか。本章では、マニュアル作成の主な意義について説明していきます。

教育コスト削減

マニュアルを作成するのは、教育コストの削減に直結します。マニュアルがない場合、教える側は個別に従業員や利用者に直接指導を行う必要があります。これには人件費や時間がかかり、組織にとって負担になります。
一方、マニュアルがあれば、従業員や利用者は自己学習ができます。自己学習をして、わからないところを質問したり、補足説明しなければわからないところをサポートするなど、部分的なサポートをすればよくなります。利用者は必要な情報を手軽に参照できるため、教える側の教育コストが削減されます。

また、マニュアルは一貫性のある教育を提供でき、混乱やミスを防げます。教える側の教育コストが削減されることで、組織は効率的なトレーニングを実現し、生産性を向上させることができます。結果、マニュアルがあることで組織にとって教育コストの削減と効率化を促進します。

業務の効率化

マニュアルの作成は業務の効率化に大きく貢献します。マニュアルがない場合、実際の業務に入る前段階で、手順を覚えるのに時間がかかってしまいます。もし、手順をよく理解しないまま業務に入ってしまうと、ミスや品質の低下につながる可能性があります。
一方、マニュアルがあれば、業務に必要な情報を手軽に参照することができます。マニュアルによって明確な手順やガイドラインが提供されるため、作業効率が向上しミスや混乱が軽減されます。また、マニュアルは新しい従業員のトレーニングにも役立ちます。

従業員が自己学習できるため、トレーニングの時間やコストが削減され、業務への迅速な適応が可能になります。さらに、マニュアルがあると、経験の浅い方は業務の手順がわからなくなったり迷ったりしたときに振り返ることができます。
マニュアルがあることで、手順を覚えるのも円滑に進み、わからない時にも手軽にふりかえることができるので、組織全体での効率性が向上します。

属人化防止

マニュアルの作成は業務の属人化を防止する重要な手段です。業務では、従業員間の知識やスキルの差異で、業務が個々の人に依存するケースがあります。そうなると、特定の従業員が不在の際に業務が滞る可能性が高まります。特定の従業員が、異動や退職で組織を離れた場合に、その業務を引き継ぐことが困難になります。
また、業務が個人に依存するため、業務の効率性や品質が一定でなくなり、組織全体のパフォーマンスに影響を及ぼします。さらに、業務の属人化は従業員間の不公平感や不満を引き起こし、チームの士気や協力関係に悪影響を与える可能性があります。これは、組織にとっては好ましい状態ではありません。

一方、マニュアルがあれば、特定の人でなくても、マニュアルを見て業務ができます。もし退職や異動で人が変わっても、一貫した業務品質を保つことができます。
これにより、業務の引き継ぎがスムーズになり、組織がより柔軟で効果的に運営されます。マニュアルの作成は、業務の属人化を防止し、組織全体の安定性と効率性を高める重要な役割を果たします。

仕事の質の担保

マニュアルを作成することで、仕事の質を担保できるのも意義があります。マニュアルがない場合、仕事の質は個々の裁量で行われることになります。
すると、一貫性の欠如や誤りが生じ、仕事の品質が低下する可能性があります。また、従業員間でのスキルや知識の差異により、仕事の質がばらつくことも問題です。

一方、マニュアルがあれば、仕事の質を担保することができます。マニュアルには明確な手順やガイドラインが記載されており、従業員はそれを基準に作業を行います。基準ができると、作業には一貫性が確保され、品質の向上につながります。

また、マニュアルはトレーニングや教育の手段としても活用されるため、従業員が適切なスキルと知識を身につけることができます。マニュアルは品質管理や標準化の観点からも重要です。
組織内で共通の手順や基準を定めることで、品質の統一性が確保され、顧客満足度が向上します。これにより、組織全体の信頼性や評価が高まり、競争力を強化することができます。マニュアルの作成は仕事の質を担保する上で不可欠な要素です。

マニュアル作成に欠かせないルール

どのようなマニュアルでも、共通して取り入れるべきことがあります。本章ではマニュアルを作成する時に欠かせないルールを紹介します。

誰向けかを明確にし理解できる表現で作成する

マニュアル作成に欠かせないルールの一つは、誰向けかを明確にし理解できる表現で作成することです。なぜなら、マニュアルは特定の対象者や利用者に向けて情報を提供するものであり、その対象者が誰なのかが明確でない場合、効果的な情報伝達が困難になるからです。

例えば、もしマニュアルが初心者向けだった場合は、専門用語は避けて簡潔な説明や具体的なイラストを用いたり、必要に応じた補足説明も必要です。専門用語を用いて簡潔な説明をし過ぎると、そもそも理解ができなかったり、わからないことでつまづいてしまって作業が遂行できない可能性があります。
一方、技術者向けである場合、専門用語や技術的な手順を簡潔かつ明確に記述する必要があります。もし、熟達した技術者ならわかることも長々と説明をしているようなマニュアルなら必要な情報をスムーズに取得できなくて、逆に使いにくくなってしまう可能性があります。

誰向けかを明確にし理解できる表現で作成することは、マニュアルの効果的な利用と、作業効率の向上のために重要です。

わかりやすい目次と見出しをつける

分かりやすい目次と見出しをつけて作成するのも欠かせません。目次や見出しは、読者が必要な情報を素早く見つけ、理解するのに役立ちます。
目次が分かりにくかったり、見出しをつけないで作成すると、読者は情報を見つけるのに時間がかかり、混乱します。項目が不明確であったり、階層が深すぎたりする場合はなおさらです。作業の質や効率を上げる目的のマニュアルを理解するのに時間がかかってしまうのでは本末転倒です。

一方、分かりやすい目次と見出しをつけて作成すると、読者は必要な情報を迅速に見つけやすくなります。目次や見出しが適切に設定されていると、必要な情報をすばやく見つけ易くなります。
分かりやすい目次と見出しをつけて作成することは、マニュアルの利用価値を高め、読者の作業効率を向上させる重要な要素です。

表や図を使って視覚的にもわかりやすくする

表や図を使って視覚的にもわかりやすくするのも重要です。表や図は、複雑な情報を分かりやすく整理し、読者が内容を理解する手助けになります。
そのような工夫がないと、読者はテキストだけに頼ることになり、情報を理解するのに時間がかかります。特に複雑な手順やデータの場合、テキストだけでは正確に理解するのが難しくなってしまいます。

一方、表や図を使って視覚的にもわかりやすくすることで、読者は情報を迅速に理解できます。例えば、作業手順を図解することで、読者は手順を視覚的に理解しやすくなります。また、データを表に整理することで、比較や分析も容易になります。

手順だけでなくコツも記載する

手順だけでなくコツを記載するのも欠かせません。手順のみでコツを記載していないと、読者は手順をただ単に追うだけで、作業を行う際のポイントや注意すべき点を把握することができません。そのため、作業を実行する際に問題が生じたり、効率が低下したりする可能性が高まります。
一方、手順だけでなくコツも記載することで、読者は作業をよりスムーズに行うことができます。例えば、特定の作業を行う際のコツやよくある間違い、トラブルシューティングのポイントなどが記載されていると、読者は作業をより効率的に行うことができます。

例えば、コンピュータのセットアップを説明するマニュアルがあるとします。手順に加えて、「モニターの接続時に、端子とコネクターをしっかり合わせることを確認してください。緩んでいると映像が乱れることがあります。」や「キーボードやマウスを接続する際に、USBポートの向きに注意してください。強い力を加えると端子が曲がることがありますので、優しく挿入してください。」といった記載があると作業効率と品質を向上させます。

仕事の全体を俯瞰できるようにする

マニュアル作成に欠かせないのは、仕事の全体を俯瞰できるようにすることです。これは、作業全体の流れや構造を理解するために重要な要素です。

仕事の全体を俯瞰できるようにしていないと、作業の流れや関連する手順が把握できず、作業が混乱したり、途中で詰まったりする可能性があります。
また、重要なステップやタイミングが見落とされることで、作業の品質が低下したり、予期せぬ問題が発生したりするおそれがあります。さらに、全体像が把握できないと、効率的な計画や資材の割り当てが難しくなり、作業の遅延や無駄が生じる可能性があります。

仕事の全体を俯瞰できるようにすると、作業効率が向上します。全体の流れや目標を把握した上で、各手順やタスクを遂行すれば、トラブルが起きても作業の再調整や予防措置が効果的にできます。

マニュアル作成の手順

マニュアル作成の意義や、作成に欠かせないルールはわかりましたが、実際に作成するにはどのような手順で進めればよいのでしょうか。本章ではマニュアル作成の手順を解説します。

作成スケジュールを決める

マニュアル作成の手順において、作成スケジュールを決めることは非常に重要です。作成スケジュールを決めていないと、作業の進捗管理が困難になります。
タスクが明確にスケジュール化されていないと、どの段階でどの作業を行うべきかが不透明になり、計画の立て直しや期限の遅れが生じます。また、リソースの適切な配分が難しくなり、人員や予算の不足、作業の遅延などが起こる可能性もあります。

一方、始めに作成スケジュールを決めれば、作業の効率性や品質が向上します。作成スケジュールを事前に決定することで、プロジェクトの進行状況を把握しやすくなり、必要なリソースの調達やスタッフの配置が円滑に行われます。
さらに、スケジュールに基づいて作業が進められることで、品質管理が容易になり、不備や不足部分を早期に発見して修正することができます。

マニュアル作成・運用の目的を明確にする

続いて、マニュアル作成の手順において重要なのが、マニュアル作成・運用の目的を明確にすることです。目的を明確にしていないと、そもそも作成されたマニュアルが不十分であったり、不適切である可能性が生じます。また、マニュアルの内容がバラバラで統一感がなくなるため、使い辛くなったり、情報を見つけるのに苦労する可能性もあります。
マニュアル作成・運用の目的を明確に決めておけば、ユーザーが作業をスムーズに遂行できるようになります。マニュアル作成・運用の目的を明確にすることは、マニュアルの品質向上や効果的な利用に不可欠です。

マニュアル作成に必要な情報の精査

マニュアル作成に必要な情報は精査しなければなりません。必要な情報を整理し、不要な情報を削除することで、マニュアルのシンプル化や読みやすさが向上します。また、正確な情報を提供することで、ユーザーが作業を円滑に進められるようになります。
情報の精査を怠ると、ユーザーが必要な情報を得られなくなる可能性があります。本来必要でない情報まで過剰に与えてしまったり、説明に重複が生じると、読み辛く、重要な情報を見逃すおそれのあるマニュアルになってしまいます。

マニュアルを作るには、どのような読者に向けて作られるか、何を目的としているかを明確にしたうえで、不要な手順や重複した手順を除外し、必要な手順を適切な順序で整理するべきです。情報は必要なものだけに絞る作業が手順のなかで重要です。

マニュアルの構成を決める

マニュアルを作成する時は、あらかじめ構成を決めておくことも重要です。マニュアルの構成を決めず、情報をただ集約していると、出来上がったマニュアルでは情報の整理が不十分になり、全体の一貫性や論理性が欠如したものになってしまう可能性があります。
マニュアルは、作業をするための手順書なので、その理解がし辛いものでは優れたマニュアルとは言えません。

マニュアルの構成が定まっていれば、マニュアル全体が整然としているため、読者が情報を理解しやすくなります。

マニュアルの書き出し

情報の精査ができて構成が決まったら、マニュアルを書き出していきます。書き出しの際には、マニュアルの作成目的を明記します。読者が何のためのマニュアルか理解することで作業効率が上がります。
使用する読者の背景や知識レベルに合わせた言葉遣いや説明にも留意します。読者にとって理解しやすい表現を用いることが重要です。

さらに、マニュアル全体の構成や章立てを説明することも忘れず行います。各セクションや章の内容概要を簡潔に示すことで、読者が必要な情報を素早く見つけられます。このように、書きだしではこれまでマニュアル作成に費やしてきたポイントを盛り込んで作成します。

作成後の実施と改善

マニュアル作成の手順のまとめで大切なのは、マニュアルを作成して終わりではなく、作成後の実施と改善まで意識することです。
なぜなら、マニュアルが実際の状況に適合していることを確認し、必要に応じて改善を加えるべきだからです。そうすれば、マニュアルを効果的に運用でき、継続的な品質向上が可能となります。

製品やサービスの変更やアップデートがあった場合も、マニュアルを更新して改善する必要があります。新機能の追加や既存機能の変更に対応するため、マニュアルを最新の状態に保つことは重要です。サービスに対する信頼感が高まり、顧客ロイヤルティの向上にもつながるでしょう。
したがって、マニュアルを作成する手順の最後には、作成後の実施と改善を行うことが重要です。

マニュアル作成後のルール

マニュアル作成後には、効果的に使用したり、マニュアルを最大限に活用するためにすべきことがいくつかあります。本章ではそんな、マニュアル作成後のルールをまとめます。

共有して実施する

マニュアル作成後のルールの一つは、共有して実施することです。せっかくマニュアルを作成しても、適切に共有されなければ意味がありません。マニュアルを作成して必ず実行するまで管理しましょう。
共有する際には、オンラインドキュメントや社内ポータルを活用し、容易にアクセスできる形式で提供することが効果的です。さらに、共有時には重要なポイントや変更点を強調し、理解を促すための質問やディスカッションをすることも有効です。

共有したマニュアルを実施する際には、適切なトレーニングやフォローアップのサポートをするのも忘れてはなりません。具体的な手順に関する明確な説明や、実際の操作に関する実践的な練習を提供することで、ミスや混乱を最小限に抑えることができます。
総じて、マニュアル作成後のルールとして、共有して実施することが重要です。

フィードバックする

マニュアル作成後は、フィードバックする工程が欠かせません。なぜなら、マニュアルが作成された段階で完璧であることは稀であり、実際の使用や適用において新たな課題や改善すべき点がわかるからです。
フィードバックしない場合、マニュアルの不明瞭な点や不十分な情報によって作業の効率性や正確性が低下する可能性があります。また、不適切なマニュアルを使用した結果、業務の品質や信頼性に影響を与える恐れもあります。

実行するにはまず、マニュアル使用者から定期的なフィードバックの収集をします。マニュアルに関する専門家や経験豊富なユーザーにレビューを依頼し、専門知識や実践的な視点からのフィードバックを得ることも有効です。
続いて、収集したフィードバックを分析し、マニュアルに反映させます。不明瞭な箇所の補足や追加情報の提供、手順の改善などを行い、より使いやすいマニュアルを作成しましょう。

更新・改善する

マニュアル作成後は、定期的な更新・改善が必要です。なぜなら、環境や技術の変化、ユーザーのフィードバックから得られる情報などによって、マニュアルの内容が古くなったり、改善の余地が見つかる場合があるからです。更新・改善を怠ると、古い情報や不正確な情報によって混乱が生じ、ミスの原因になります。

適切な更新・改善を行うためには、最新かつ正確な情報を積極的に収集しましょう。変更管理システムを導入するのも効果的です。マニュアルはバージョン管理を行い、古いバージョンと最新バージョンを区別しましょう。
以上の手順を経て、マニュアルの内容を最新かつ正確に保ち、ユーザーが適切な情報を得られるようにすることが重要です。

更新の変遷がわかるようにしておく

更新前の情報は完全に削除するのではなく、変遷がわかるように保存しておきましょう。バックアップをとっておくという意味でも有効ですし、どこが新しく変更になったのかが一目でわかります。

ただし、古いものと新しいものを混同してはいけません。混同を防ぐには、バージョン管理システムの利用が効果的です。また、マニュアルには、更新日時、更新内容、更新を行った担当者などの情報を記載し、更新の履歴を記録するセクションを設けましょう。
マニュアルには明確なバージョン番号を付与し、各バージョンがどの程度更新されたかを示しましょう。マニュアルが更新された際には、利用者に対して更新の通知を行うのも忘れてはいけません。

これらの方法を用いて、マニュアルの更新の変遷を明確にしておけば、利用者は常に最新の情報を利用できます。

まとめ

本記事では、マニュアル作成の意義や、マニュアル作成に欠かせないルールを解説しました。まず、マニュアルの作成には、明確な目的と対象読者を定義し、内容をそれに合わせて適切に構築することが重要です。言葉は分かりやすく表現し、図表を適切に使用することも大切です。
さらに、マニュアルは定期的にレビューと更新を行い、変更履歴を記録しておくことが大切です。この記事を参考に、マニュアル作成のルールと手順をよく理解して、業務の効率化や品質向上に役立てましょう。