ありなしどちらを選択する？マニュアル作成の重要性と活用法を徹底解説

マニュアルとは？

マニュアルは、特定の製品やサービス、またはプロセスに関する詳細な情報や指示をまとめた文書です。
マニュアルの主な目的は、ユーザーや作業者が製品やサービスを安全かつ効果的に利用できるようにすることです。マニュアルは、あらゆる分野で使用され、さまざまな形式で提供されています。

まず、製品の使用方法や機能を理解し、最適なパフォーマンスを発揮させる場面でマニュアルが存在します。この種のマニュアルは、家電製品やソフトウェア、自動車などの製品に対して作成されます。
また、オペレーションやプロセスを円滑に進めるために、業務マニュアルが作成されることもあります。これは、作業効率の向上や品質を確保するために活用されます。

さらに、マニュアルは安全手順や緊急時の対応方法も提供します。マニュアルのお陰で、事故やトラブルの予防になります。
製品やプロセスが安全かつ正しく使用されることで、リスクを最小限に抑え、効果を最大限に引き出す効果が期待できます。

マニュアル作成の重要性とは？

マニュアル作成の重要性は多岐にわたりますが、例えば製品の使用ではマニュアルがない場合、機能や操作方法を理解することが難しくなります。
例えば、新しいデジタルカメラを使いたいと思った時、マニュアルがなければ撮影モードや設定の変更方法が分からず、せっかく素晴らしい機能があったとしても製品の機能を十分に引き出せません。結果として、製品の効果的な利用が妨げられ、本来の価値を発揮できなくなります。

サービス提供においても、スタッフが適切な手順やサービスの信条を理解していないと、顧客へのサービス品質が低下してしまいます。
もし、適切なサービスマニュアルがあれば、スタッフは統一されたサービスを提供でき、品質も担保されます。

他に、安全面や緊急時対応においてもマニュアル作成は重要です。特に製造業や危険物取り扱い業務などでは、安全面や緊急時の対応が極めて重要です。
例えば、化学物質を取り扱う工場においては、事故発生時の適切な対応手順が記載された安全マニュアルがない場合を想定します。その場合、従業員や周囲の安全が脅かされ、企業は法的な責任に直面する可能性があります。
適切なマニュアルがあれば、事故の発生を最小限に抑え、安全な労働環境を確保することができます。

マニュアルを作成するメリット

マニュアル作成が重要なのはわかりましたが、実際にはどのような時に役に立つのでしょうか。本章では、マニュアルを作成するメリットを具体的に紹介します。

教育の効率化

マニュアル作成のメリットの一つは、教育活動の効率化にあります。例えば、新入社員の研修プログラムにマニュアルを導入することで、トレーナーや教育者は一貫性のある情報提供が可能です。
マニュアルには具体的な対応方法が詳細に記載されており、実践することで一定の品質が担保されます。新入社員にとっては自己学習がしやすく、効果的なトレーニングを受けることができます。

また指導者にとっても、教育活動だけに時間を費やすことがなくなり、本来の業務にも時間をとれます。
さらにマニュアルを作成することで、教育の質が向上し、組織内での業務効率や一貫性が確保されます。すると、会社としての業務の進め方も標準化されます。
マニュアルは、社員教育時の教本としてだけでなく、全社員の業務効率向上にも役割を果たします。

業務負担の軽減

マニュアル作成は、業務負担の軽減に貢献します。
例えば、従業員が新しいタスクやプロセスに取り組む際、適切なマニュアルがあれば、トレーニングや指導のためのコストが軽減されます。従業員は自己学習によりマニュアルを参照し、新しい業務内容を理解しやすくなります。

また、定期的に業務の変更やアップデートがある場合でも、マニュアルがあれば素早く一貫性を持って情報を伝えられます。これにより、従業員は変更に柔軟かつ迅速に適応でき、業務の継続性が確保されます。
逆に、マニュアルが不足していると、業務の変更に対するトレーニングやコミュニケーションが増加し、業務負担が増す可能性があります。

また、マニュアルが充実していれば一部のベテラン社員しかできない業務が減り、さらに人員の変更があっても個人に依存するリスクがなくなります。
結果的にマニュアルを作成していれば、業務負担を軽減し効率化することに貢献します。

品質向上

マニュアル作成は品質向上にも貢献します。
例えば、製品のユーザーマニュアルが存在すれば、ユーザーは正確な使用方法やメンテナンス手順を理解しやすくなります。これにより、製品の誤った利用や悪用を防ぎ、耐久性や性能の最適化が期待できます。

また、業務マニュアルでいうと、組織内のスタッフは標準化された方法に基づいて作業を行うことができるようになります。そのため、業務品質の一貫性が確保され、サービスの提供でいえば高い品質水準を維持できるようになります。
例えば、製造業で生産プロセスのマニュアルがあれば、製品の品質管理が容易になり、不良品の発生が減少します。サービスマニュアルでいうと、トレーニングマニュアルやカスタマーサポートの手引きがあれば、スタッフは適切なサービスを提供しやすくなります。
もしマニュアルがなければ、サービス品質が一様でなくなったり、品質を担保できなくなる可能性があります。

マニュアル作成のデメリット

マニュアル作成には多くのメリットがありましたが、反対にデメリットになることもあるのでしょうか。本章では、マニュアル作成でデメリットになる事項をまとめます。

作成コストがかかる

マニュアルの作成には、時間と人的リソースが必要になります。特に０からマニュアルを作成する場合には、多くのコストがかかります。

まずは、経験豊富な専門家や執筆者を雇用することになりますが、彼らの時間やスキルに対する適正な報酬がコストとして発生します。
特に複雑なプロセスや技術的な情報を伝える場合、専門的な知識が必要であり、それに対する報酬は高くつきがちです。もし社内で作成することになったら、本業にも支障がでてさらにコストが大きくなります。

さらに、誰が見てもわかりやすく作る必要があるので、素材収集や校正、デザイン作業なども必要となります。視覚的な要素を強調したマニュアルではグラフィックデザイナーの協力が必要であり、その結果、制作費用が増加します。
また、技術の進化やプロセスの変更がある場合には、マニュアルの更新が必要になり、その都度コストがかかってきます。企業はこれらのコストを適切に予算化し、再投資を検討する必要があります。

使われなくなり形骸化する可能性がある

マニュアルを作ったものの、実際には社内であまり活用できていないというケースも多くあります。
せっかく時間と労力をかけてマニュアルを作成しても、運用まで計画的に行わなければ、マニュアル作成者の苦労が無駄になってしまいます。加えて、正しい業務のやり方が社内に伝わらないため、品質向上、業務改善も実行されません。

応用力や柔軟性がなくなる

マニュアルの必要性はわかっていても応用力や柔軟性がなくなることを懸念して、あえてマニュアルを作成しない運営をしているという会社もあります。
確かに、マニュアルを重視しすぎると、マニュアルでは対応しきれない応用的な場面に遭遇した時に行動ができなくなってしまう可能性があります。

マニュアル作成時の注意点

では、業務負担の軽減や効率化、品質向上のためマニュアルを作成しようとなった時、どのようなことに注意すべきでしょうか。本章では、マニュアルを作成する時の注意点を説明します。

誰がいつどこで行う作業かを明確にする

説明に欠かせない要素として、誰が・いつ・どこで・何を・なぜ・どのように、といった5W1Hがあります。マニュアルはこれらの要素を明確にして作成するのが重要です。
もし、これらが明確になっておらず、業務の順番を機械的に読み取っていると、作業者は手順を理解しにくく、生産性が低下します。具体的な指針がなければ、ミスや作業者の混乱を招く可能性があります。
明確で簡潔な表現を心がけ、作業者が迷わずに作業を進められるよう、5W1Hが明確になる構成にしましょう。

全体像がとらえられることを意識して作成する

マニュアル作成時には、フローチャートで示すなど全体像がわかるように意識して作成することが重要です。もし全体像が欠けると、作業者は目的と手順の関連性を理解できず、作業のプロセスを理解しづらくなります。
マニュアルは、全体像が可視化され、振り返ることができるような一貫された構造にし、作業を進めやすくするような進行を心がけましょう。

専門用語はかみ砕いて説明する

マニュアルは、誰が読んでもわかりやすくあるべきです。そのため、できる限り専門用語をそのまま使用せず、かみ砕いて説明をするようにしましょう。
もし、専門用語が多用されると、知見の浅い人にとっては理解しにくくなります。専門用語を避けることで、マニュアルを理解しやすくなり、円滑に作業に取り組むことができます。
必要な場合は、専門用語に簡単な説明や注釈を付けるようにしましょう。

目的や意義がわかるようにする

マニュアルの作成において、目的や意義を明確に示すことは非常に重要です。これにはいくつかの理由があります。

まず、目的や意義を明確にすることで、マニュアルを理解しやすくなります。作業者がなぜその手順や情報が必要なのかを知ることで、操作やタスクの背後にある論理を理解しやすくなります。そうすると、作業者は自信を持って作業に取り組むことができるようになります。
次に、目的や意義が分かるマニュアルは、問題発生時に解決方法を考えやすくなります。なぜトラブルになる手順を実施しているのかが把握できるので、問題が発生した際に原因を特定しやすくなります。

目的や意義がわからないまま使用されると、作業者はマニュアルを単なる手順の羅列として理解することになります。
目的や意義がわかるマニュアルであれば、理解がしやすく作業効率が上がるので、円滑に業務やプロジェクトを遂行できます。

マニュアル作成の担当は固定する

マニュアルの作成で、作成者を固定することは重要です。
マニュアルの作成において、作成者を固定することは重要な注意点の一つです。なぜなら、作成者が毎回異なると、用語の違いや表現の揺れが生じ、作業者が戸惑う原因となってしまいます。

定期的に異なる作成者がマニュアル作りに関与すると、情報の信頼性に疑念を持ちやすくなります。さらに、同じ作成者が繰り返し作成に関わることで、他の関連部門やチームとの連携が容易になります。
共通のスタイルや表現の取り決めが効率的な情報交換を可能にし、プロジェクト全体に一体感がでます。

最後に、作成者を固定した方がアップデートと改訂もスムーズに進めることができます。もし、異なる作成者が関与する場合、新しい作成者が前回の文脈を理解するのに時間がかかり、更新プロセスが遅れる可能性があります。
作成者の固定は、作業者のマニュアルに対する理解を助け、信頼性を築き、一体感を持った作成とアップデートの効率向上につながります。

分かりやすいデザインにする

マニュアル作成では、わかりやすいデザインにすることは必要不可欠です。分かりにくいデザインだと、読者が情報を見落としたり理解しきれない可能性が高まります。
逆に、わかりやすく直観的なデザインなら、手順や重要な情報が一目で把握できます。わかりやすい見出し、適切な箇条書き、図やグラフの活用などが効果的です。

マニュアルの理解が難解では本末転倒です。作業者が迷わずに必要な情報を読み取れるように心がけ、視覚的な要素を工夫しましょう。
また、文章は短く切る、必要に応じてカラーにするなどの読みやすさへの工夫も必須です。読み手の立場に立ち、分かりやすさを重視したマニュアルを作成しましょう。

マニュアル作成の失敗例と対処法

工夫されたマニュアルは生産性をアップさせますが、活用を誤るとかえって失敗を招く要因になることもあります。本章では、マニュアル活用の失敗例とその対処法を解説します。

マニュアル作成が業務の支障になる

マニュアル作成が業務の支障になる主な要因は、十分なリソース（時間や人材）が割けないことです。
しかし、リソースがさけないからといって、通常業務の片手間に取り組むようなマニュアルでは、機能的で理解しやすいマニュアルを作成するのは困難です。

そこで重要になるのは、初めに責任者から積極的な体制づくりを宣言することです。マニュアル作成に十分なリソースをかけることを明確に伝えます。
チーム全体でマニュアル作成に取り組めるよう、各メンバーに作業への積極的な参加を促し、貢献度を高めるための仕組みを整えます。そうすれば、マニュアル作成者の業務負担を減らすなどの対策がとれ、機能的で理解しやすいマニュアルを効果的に作成する基盤が整います。

または、マニュアル作成が容易になるツールを利用することも効果的です。
こちらの記事でも紹介していますので、ぜひご覧ください。
マニュアル作成ツール用途別おすすめ15選！ツール選びのポイントや導入メリットをご紹介

マニュアルが実用されない

マニュアルが実用されない主な理由の一つは、運用方法が確立していないことです。マニュアルの内容が、実際の業務でどのように適用できるのかが不明確だったり、マニュアルを実際の業務に結びつけるトレーニングが不足していることが考えられます。
そこで、マニュアルの内容を具体的な業務シナリオに結びつけ、実践的な利用法を示すことが重要です。具体的な例を挙げて、マニュアルを実際の業務に適用しやすくする工夫が必要です。

さらに、マニュアルの内容を実際の業務に結びつけるトレーニングプログラムの確立も必要です。新規メンバーへのトレーニングだけでなく、継続的なスキル向上のためのトレーニングも必要です。
これらの対処法を組み合わせて、運用方法を確立すれば、マニュアルを実用できる環境が整います。

古いマニュアルが更新されない

マニュアルの更新が適切に行われないと、業務に支障をきたす恐れがあります。例えば、古いマニュアルが使用され続けることで、作業に誤りが生じたり、サービスの質を落とす可能性があります。
また、古いマニュアルと新しい実際のプロセスとの違いが混乱を招き、作業者は正確な手順を理解しにくくなる可能性があります。古いマニュアルが更新されない理由としては、マニュアルの運用方法が確立しておらず、更新プロセスが定まっていないことが考えられます。

さらに、マニュアルの更新が作成者に一任され、その負担が大きいと、時間的制約や他の業務との兼ね合いで更新作業が滞りがちになることも要因になります。
改善には、マニュアルの更新プロセスを明確にし、担当者やスケジュールを明示する必要があります。担当者は複数用意することが理想的です。場合によっては自動化ツールを導入して、更新が継続的に行われるようにする工夫も必要です。
更新が作成者に依存せず、効率的に進行する仕組みづくりが最も大切です。

まとめ

本記事では、マニュアル作成の重要性やマニュアルを作成するメリットデメリットを解説しました。そして、作成時の注意点やよくある活用の失敗例と対処法を解説し、有効に活用する方法を解説しました。
マニュアルにはメリットもデメリットもあります。使う方がよいのか使わないかは、メリットとデメリットをよく理解して、状況に応じて判断しましょう。