SOPとは？役立つSOPの作成ポイントについて徹底解説！

SOPとは標準作業手順書の略称

製品の使用や作業内容・手順について記載されている指示書のことをSOPと言い、「Standard Operating Procedures」の頭文字をとった言葉です。
製品品質を一定水準に保持する役割を持っており、主に製造や医療業界に関わる現場で使用されています。

誰が業務を行っても安全・確実に遂行させるためにSOPが作成され、業務遅延を防いだり業務効率化につなげることも可能です。特に医療業界の治験においては、治験開始前に必ず用意すべきものともなっています。

SOPとマニュアルの違いとは？

SOPは製品の仕様や作業内容・手順について記載されている指示書のことを指すため、マニュアルと同じなのでは？と思う方もいるかもしれません。
しかしSOPとマニュアルは似た性質があるものの別物であり、それぞれ違った役割を持っています。

標準作業手順書であるSOPは正式名称からもイメージがつくように、作業内容や手順を詳しく記載した指示書です。一方、マニュアルは作業手順以外にも作業全体のノウハウや注意事項など、業務に関わる様々な情報が記載されています。
そのため、SOPは作業内容や手順といった狭い内容、マニュアルは作業全体をまとめた広い内容であり、記載されている情報の広さや細かさに大きな違いがあると言えます。

SOPを活用するメリット

SOPを活用すると、具体的に次のようなメリットが考えられます。

・業務効率化
・業務の属人化対策
・従業員の意識向上
・安全性の向上
・教育時間の削減

それぞれのメリットについて解説します。

業務効率化

SOPを活用すると作業内容が明確になり、業務の効率化を図ることに繋がります。初めて作業する人もSOPがあれば迷うことなく作業を行うことが出来ますし、分からないことやトラブルが起こった場合も効率よく解決することが出来るでしょう。
また、おおよその業務時間を把握することもできるので、業務のスケジュールが立てやすくなり効率よく業務を進めることが可能になります。

業務の属人化対策

業務の属人化が進むと、担当職員が不在の場合に対応することが出来なくなってしまいます。業務の属人化は業務全体の流れを止めてしまう恐れがあり、しっかりと対策をする必要があります。

SOPがあれば誰でも同じように業務を担当する事が可能になるため、担当職員がいないと業務が出来ないといった属人化を防ぐことが可能です。
職員の退職や異動などで人員に変動があった場合にも、SOPに沿って円滑で安定した業務を進めることができ、品質の安定にも繋がります。

従業員の意識向上

SOPの活用は、従業員の意識向上にも期待ができます。例えば業務中にわからないことがあった場合にもSOPを確認すれば自身で解決することができ、従業員のモチベーションを維持することが可能になります。
また、SOPの作成・改善の中で担当業務の重要性や必要性を再確認し、従業員が責任感や当事者意識を持つきっかけにも繋がるでしょう。

安全性の向上

SOPは安全性の向上に役立ちます。誤った業務手順や判断は予期せぬミスや事故を発生させる要因となり得ます。
SOPには作業手順や安全基準が明記されているので、SOPに沿って作業を統一することで業務中の予期せぬミスや事故を減らすことが可能です。従業員が安全に業務を遂行させるためにも、SOPは必要不可欠と言えます。

教育時間の削減

新しい従業員や業務の引き継ぎを行う際にSOPを活用することで、教育時間の削減を図ることができます。
SOPは誰が見てもわかりやすく作成されているので、業務についての知識がない方でも標準的な業務について理解しやすくなります。標準的な業務を先に習得しておくことで、直接教育をする時間を短縮することが可能です。

SOPを活用するデメリット

SOPは業務効率化や安全性向上に大いに役立つツールですが、その運用にはいくつかのデメリットも存在します。

・柔軟性が低下する可能性がある
・過度な依存による創意工夫の喪失
・作成・更新のコストがかかる
・運用が形骸化する
・複雑な業務には適さない場合がある

それぞれのデメリットについて解説します。

柔軟性が低下する可能性がある

SOPは標準化された手順を明確に示すため、従業員はその手順に沿って業務を遂行します。一方で、状況の変化や想定外の事態に対応する柔軟性が低下する可能性があります。
例えば、予期せぬトラブルが発生した場合に、SOP外の判断を求められると従業員が戸惑い、問題解決が遅れることがあります。このため、SOPには緊急時の対応や判断基準についての補足を盛り込むことが求められます。

過度な依存による創意工夫の喪失

SOPに依存しすぎると、従業員が作業を単なるルーチンと捉え、創意工夫や改善提案を行わなくなる可能性があります。
従業員が「言われたことだけをやる」姿勢になってしまうと、業務の効率化や質の向上が停滞する恐れがあります。これを防ぐためには、SOPの運用と並行して、現場での改善提案を奨励する仕組みを設けることが重要です。

作成・更新のコストがかかる

SOPの作成には、現場の状況を正確に把握し、詳細な手順を文書化するための多大な労力と時間が必要です。また、一度作成したSOPをそのまま運用するのではなく、業務フローや設備の変更に応じて定期的な更新を行う必要があります。
これにより、SOPの管理や改訂にかかるコストが増加する場合があります。これを軽減するには、クラウドベースのSOP管理ツールを導入し、効率的に作成・更新作業を行う仕組みを構築することが有効です。

運用が形骸化する

SOPは作成しただけでは効果を発揮しません。従業員がその内容を十分に理解し、日常業務に活用することが重要です。しかし、運用が形骸化し、従業員がSOPを参照せずに自己流の作業を行うようになるケースもあります。
このような場合、SOP本来の目的である業務の標準化が失われる可能性があります。運用を徹底させるためには、SOPの重要性を定期的に教育し、適切な活用を促進する仕組みを構築する必要があります。

複雑な業務には適さない場合がある

SOPは主に標準化が可能な反復的な業務に適しています。一方で、複雑で多様な判断を伴う業務では、すべての状況を網羅したSOPを作成することが難しく、かえって混乱を招く可能性があります。
こうした業務においては、必要に応じて柔軟に対応できるよう、マニュアルやガイドラインと組み合わせてSOPを補完することが望ましいです。

SOP作成時のポイント

SOPを作成する際には、以下の5つのポイントを押さえて作成しましょう。

・ツールを利用して作成する
・誰が見てもわかるように簡潔にまとめる
・図や画像も活用し読みやすくする
・運用方法や成果を社内共有する
・最新の状態を常に維持する

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

ツールを利用して作成する

1からSOPを作成しようと思っても、記載する内容や順番がわからず作成に時間がかかってしまったり、記載内容に漏れや不備が出てしまう場合も少なくありません。
SOP作成ツールにはシンプルでわかりやすいSOPが作成できるよう、あらかじめテンプレートが用意されています。テンプレートに沿ってSOPに必要な内容を記載していけば、要点をしっかり抑えたSOPを短時間で効率よく作成することが可能になります。

誰が見てもわかるように簡潔にまとめる

SOPは大前提として、誰が見てもわかるように簡潔にまとめられている必要があります。わかりやすいSOPを作成するためには必要な情報だけを記載し、なるべく1文を短くシンプルにまとめるようにしましょう。
要点を箇条書きや表でまとめることも、わかりやすいSOPを作成するために有効です。

SOPを作成後にはわかりにくい表現や引っかかる部分はないか、誰が見ても理解しやすい内容になっているか読み手の気持ちになって確認することも大切です。
専門用語や技術用語を用いる場合には注釈をいれるなど、工夫をするようにしましょう。

図や画像も活用し読みやすくする

業務の内容には文章ではわかりにくい作業や、イメージしづらい物品を使用する場合もあるかと思います。そういった場合には図や画像を活用し、視覚的に内容が伝わりやすくなるよう工夫をすることも重要なポイントです。
むやみに図や画像を使うのではなく、要点が一目でわかりやすいかどうかを意識して図や画像を選ぶように心がけましょう。

運用方法や成果を社内共有する

せっかくSOPを作成しても、社内で共有ができないと意味がありません。作成したSOPは運用方法を社内に周知し、業務を行う全員がSOPの内容を理解し運用ができるようしっかりと共有をしましょう。
またSOPを導入しどのような成果が出たかを社内共有することで、SOPの必要性を従業員が理解し積極的に活用することに繋がります。

SOPを作っただけで終わらせるのではなく適切に活用し効果が発揮できるよう、SOPの運用方法や活用の成果についても社内で共有をすることが大切です。

最新の状態を常に維持する

SOPは1度作成したら終わりではありません。業務を行う中で、作業や必要機材の改善や追加が出てくる場合も多くあります。
SOPの内容に変更が必要な場合には内容の見直しを行い、SOPが最新の状態を常に維持ができるよう定期的に更新を行いましょう。

変更がない場合にも定期的に内容を見直しアップデートしていくことで、より質の良いSOPにすることが可能になります。定期的に情報を更新できるよう、SOP作成の管理担当者を決めておくことも大切です。

SOPの作成プロセス

SOP作成には、以下の6つのプロセスを踏んで作成します。

1.作成する業務・担当者の選定をする
2.目標を明確にする
3.利用者と利用場面を決める
4.SOPのフォーマットを決める
5.SOPの作成
6.運用方法を決める

具体的なSOPの作成プロセスをわかりやすく解説します。

1.作成する業務・担当者の選定をする

まず初めに、作成する業務と担当者の選定を行います。どの業務がわかりにくいのか、どの作業にバラツキが生じているのか等、SOPが必要な業務を明確にし選定します。
このとき、実際に現場で業務を行う従業員にSOPが必要と思う業務について意見を聞いてみるのもいいでしょう。

2.目標を明確にする

次にSOPを作成する目標を明確にします。

・現場の属人化を防ぎ業務の効率化を目指す
・ヒヤリハットが多い作業についてまとめ従業員の安全を確保する
・社内全体でコンプライアンス基準を順守する

このように具体的に何のためにSOPを作成するのか、最終目標を明確にすることでブレのないSOPを作成することができます。

3.利用者と利用場面を決める

作成したSOPの利用者と利用場面を設定します。誰に向けて作成するのか、どの場面で使用するSOPなのかによって記載する際の言葉のチョイスや内容のボリュームが変わるためです。

例えば新しく業務に入る従業員のためのSOPであれば難しい専門用語は避け、わかりやすく噛み砕いた説明をする必要があります。逆にベテラン従業員が使用するSOPであれば、専門用語を用いてコンパクトなSOPを作成することも可能です。
対象の利用者や利用場面を予め明確にし、対象者がわかりやすいSOPになるよう意識して作成を行いましょう。

4.SOPのフォーマットを決める

次にSOPのフォーマットを決めます。SOPのフォーマットは内容や利用者に合わせて、わかりやすいものを選択しましょう。
代表的なSOPのフォーマットは以下の3つです。

1.ステップ式
2.フローチャート式
3.段階的ステップ式

5.SOPの作成

フォーマットに合わせてSOPを作成します。わかりやすいSOPを作成するために、記載内容はできるだけ具体的に記載しましょう。
また、実際の業務とSOPの内容が一致するよう現場の担当者に確認をしながら作成することで、より詳細なSOPを作成することが可能です。

さらに、本文の他にも表紙・目次・用語集・参考資料等も作成すると、よりわかりやすく充実したSOPに仕上がります。

6.運用方法を決める

SOPは作成して終わりではありません。作成したSOPをしっかりと運用出来るよう、運用方法についても予め決めておくことが大切です。

まずは仮運用を行い実際の内容とズレがないかを確認し、実際の運用に向けてアセスメントをするのもおすすめです。
また定期的にSOPの内容を再確認し、改善・更新をしながら内容をアップデートしていくことでより完成度の高いSOPにすることが出来ます。

SOPを作成する際の注意点

SOPは「作れば終わり」ではなく、「実際に使われて成果につながるか」が重要です。ここでは、SOPを作成する際に押さえておきたい注意点を解説します。

現場を見ずに机上だけで作成しない

SOP作成でよくある失敗の1つが、管理者や作成担当者だけで内容を決めてしまうことです。実際の現場では、作業環境や設備配置、担当者ごとの動き方、起こりやすいミスなど、文書だけでは見えない要素が数多くあります。
こうした実態を反映しないまま作ると、「書いてある通りに進められないSOP」になりやすく、結局は現場で敬遠されてしまいます。

SOPを作る際は、実務担当者へのヒアリングだけでなく、可能であれば実際の作業を観察し、どこで迷いやすいのか、どこに危険が潜んでいるのかを具体的に把握することが大切です。

通常手順だけでなく例外対応も入れる

SOPというと、平常時の流れを整理する文書という印象を持たれがちですが、実務では想定外の事態も少なくありません。
こうしたケースへの対応が記載されていないと、担当者はその都度判断に迷い、対応が遅れたり、自己判断で危険な進め方をしてしまったりする可能性があります。

SOPには通常の作業手順に加えて、「このような場合は誰に連絡するか」「どの条件なら作業を中断するか」といった判断基準も盛り込むことが重要です。

責任者や確認者を曖昧にしない

SOPに手順だけが書かれていても、誰が実施し、誰が確認し、誰が最終判断をするのかが不明確だと、運用上の混乱が起こりやすくなります。
特に複数人が関わる業務では、「自分がやると思っていなかった」「確認したつもりだった」といった認識違いが発生しやすく、それがミスや抜け漏れにつながります。

こうした事態を防ぐには、各工程ごとに作業者、確認者、承認者を明記し、責任の所在をはっきりさせる必要があります。

情報を盛り込みすぎない

丁寧に作ろうとするあまり、関連するルールや背景情報、過去の事例まで1つのSOPに詰め込みすぎるケースもあります。しかし、情報量が多すぎるSOPは、必要な手順が埋もれてしまい、現場で素早く確認しづらくなります。
SOPの目的は、作業を迷わず進めるための基準を示すことです。そのため、本文には実行に必要な手順や判断条件を優先して記載し、詳細な背景説明や制度上の補足は別資料に分けるほうが実用的です。

完成後は必ず試してから調整する

SOPは文書として完成した時点では、まだ本当の完成とは言えません。実際に現場で使ってみると、表現がわかりにくい部分、手順が前後している部分、想定していなかった確認事項などが見つかることは珍しくありません。
特に作成者にとっては当然に見える内容でも、初めて業務に触れる人には伝わりにくいことがあります。そのため、正式運用の前に一部部署や担当者で試験的に使い、改善点を洗い出すことが重要です。

まとめ

いかがでしたか？この記事ではSOPについて、メリットや作成プロセスも交えて解説しました。
SOPがあれば誰が業務を行っても安全・確実に遂行させることができ、作成するメリットが多いことがおわかりいただけたのではないでしょうか。この記事を参考に、ポイントを抑えたわかりやすいSOPを作成してみてください。