SOPとは？役立つSOPの作成ポイントについて徹底解説！

SOPとは標準作業手順書の略称

製品の使用や作業内容・手順について記載されている指示書のことをSOPと言い、「Standard Operating Procedures」の頭文字をとった言葉です。
製品品質を一定水準に保持する役割を持っており、主に製造や医療業界に関わる現場で使用されています。

誰が業務を行っても安全・確実に遂行させるためにSOPが作成され、業務遅延を防いだり業務効率化につなげることも可能です。特に医療業界の治験においては、治験開始前に必ず用意すべきものともなっています。

SOPとマニュアルの違いとは？

SOPは製品の仕様や作業内容・手順について記載されている指示書のことを指すため、マニュアルと同じなのでは？と思う方もいるかもしれません。
しかしSOPとマニュアルは似た性質があるものの別物であり、それぞれ違った役割を持っています。

標準作業手順書であるSOPは正式名称からもイメージがつくように、作業内容や手順を詳しく記載した指示書です。一方、マニュアルは作業手順以外にも作業全体のノウハウや注意事項など、業務に関わる様々な情報が記載されています。
そのため、SOPは作業内容や手順といった狭い内容、マニュアルは作業全体をまとめた広い内容であり、記載されている情報の広さや細かさに大きな違いがあると言えます。

SOPを活用するメリット

SOPを活用すると、具体的に次のようなメリットが考えられます。

・業務効率化
・業務の属人化対策
・従業員の意識向上
・安全性の向上
・教育時間の削減

それぞれのメリットについて解説します。

業務効率化

SOPを活用すると作業内容が明確になり、業務の効率化を図ることに繋がります。初めて作業する人もSOPがあれば迷うことなく作業を行うことが出来ますし、分からないことやトラブルが起こった場合も効率よく解決することが出来るでしょう。
また、おおよその業務時間を把握することもできるので、業務のスケジュールが立てやすくなり効率よく業務を進めることが可能になります。

業務の属人化対策

業務の属人化が進むと、担当職員が不在の場合に対応することが出来なくなってしまいます。業務の属人化は業務全体の流れを止めてしまう恐れがあり、しっかりと対策をする必要があります。

SOPがあれば誰でも同じように業務を担当する事が可能になるため、担当職員がいないと業務が出来ないといった属人化を防ぐことが可能です。
職員の退職や異動などで人員に変動があった場合にも、SOPに沿って円滑で安定した業務を進めることができ、品質の安定にも繋がります。

従業員の意識向上

SOPの活用は、従業員の意識向上にも期待ができます。例えば業務中にわからないことがあった場合にもSOPを確認すれば自身で解決することができ、従業員のモチベーションを維持することが可能になります。
また、SOPの作成・改善の中で担当業務の重要性や必要性を再確認し、従業員が責任感や当事者意識を持つきっかけにも繋がるでしょう。

安全性の向上

SOPは安全性の向上に役立ちます。誤った業務手順や判断は予期せぬミスや事故を発生させる要因となり得ます。
SOPには作業手順や安全基準が明記されているので、SOPに沿って作業を統一することで業務中の予期せぬミスや事故を減らすことが可能です。従業員が安全に業務を遂行させるためにも、SOPは必要不可欠と言えます。

教育時間の削減

新しい従業員や業務の引き継ぎを行う際にSOPを活用することで、教育時間の削減を図ることができます。
SOPは誰が見てもわかりやすく作成されているので、業務についての知識がない方でも標準的な業務について理解しやすくなります。標準的な業務を先に習得しておくことで、直接教育をする時間を短縮することが可能です。

SOP作成時のポイント

SOPを作成する際には、以下の5つのポイントを押さえて作成しましょう。

・ツールを利用して作成する
・誰が見てもわかるように簡潔にまとめる
・図や画像も活用し読みやすくする
・運用方法や成果を社内共有する
・最新の状態を常に維持する

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

ツールを利用して作成する

1からSOPを作成しようと思っても、記載する内容や順番がわからず作成に時間がかかってしまったり、記載内容に漏れや不備が出てしまう場合も少なくありません。
SOP作成ツールにはシンプルでわかりやすいSOPが作成できるよう、あらかじめテンプレートが用意されています。テンプレートに沿ってSOPに必要な内容を記載していけば、要点をしっかり抑えたSOPを短時間で効率よく作成することが可能になります。

誰が見てもわかるように簡潔にまとめる

SOPは大前提として、誰が見てもわかるように簡潔にまとめられている必要があります。わかりやすいSOPを作成するためには必要な情報だけを記載し、なるべく1文を短くシンプルにまとめるようにしましょう。
要点を箇条書きや表でまとめることも、わかりやすいSOPを作成するために有効です。

SOPを作成後にはわかりにくい表現や引っかかる部分はないか、誰が見ても理解しやすい内容になっているか読み手の気持ちになって確認することも大切です。
専門用語や技術用語を用いる場合には注釈をいれるなど、工夫をするようにしましょう。

図や画像も活用し読みやすくする

業務の内容には文章ではわかりにくい作業や、イメージしづらい物品を使用する場合もあるかと思います。そういった場合には図や画像を活用し、視覚的に内容が伝わりやすくなるよう工夫をすることも重要なポイントです。
むやみに図や画像を使うのではなく、要点が一目でわかりやすいかどうかを意識して図や画像を選ぶように心がけましょう。

運用方法や成果を社内共有する

せっかくSOPを作成しても、社内で共有ができないと意味がありません。作成したSOPは運用方法を社内に周知し、業務を行う全員がSOPの内容を理解し運用ができるようしっかりと共有をしましょう。
またSOPを導入しどのような成果が出たかを社内共有することで、SOPの必要性を従業員が理解し積極的に活用することに繋がります。

SOPを作っただけで終わらせるのではなく適切に活用し効果が発揮できるよう、SOPの運用方法や活用の成果についても社内で共有をすることが大切です。

最新の状態を常に維持する

SOPは1度作成したら終わりではありません。業務を行う中で、作業や必要機材の改善や追加が出てくる場合も多くあります。
SOPの内容に変更が必要な場合には内容の見直しを行い、SOPが最新の状態を常に維持ができるよう定期的に更新を行いましょう。

変更がない場合にも定期的に内容を見直しアップデートしていくことで、より質の良いSOPにすることが可能になります。定期的に情報を更新できるよう、SOP作成の管理担当者を決めておくことも大切です。

SOPの作成プロセス

SOP作成には、以下の6つのプロセスを踏んで作成します。

1.作成する業務・担当者の選定をする
2.目標を明確にする
3.利用者と利用場面を決める
4.SOPのフォーマットを決める
5.SOPの作成
6.運用方法を決める

具体的なSOPの作成プロセスをわかりやすく解説します。

1.作成する業務・担当者の選定をする

まず初めに、作成する業務と担当者の選定を行います。どの業務がわかりにくいのか、どの作業にバラツキが生じているのか等、SOPが必要な業務を明確にし選定します。
このとき、実際に現場で業務を行う従業員にSOPが必要と思う業務について意見を聞いてみるのもいいでしょう。

2.目標を明確にする

次にSOPを作成する目標を明確にします。

・現場の属人化を防ぎ業務の効率化を目指す
・ヒヤリハットが多い作業についてまとめ従業員の安全を確保する
・社内全体でコンプライアンス基準を順守する

このように具体的に何のためにSOPを作成するのか、最終目標を明確にすることでブレのないSOPを作成することができます。

3.利用者と利用場面を決める

作成したSOPの利用者と利用場面を設定します。誰に向けて作成するのか、どの場面で使用するSOPなのかによって記載する際の言葉のチョイスや内容のボリュームが変わるためです。

例えば新しく業務に入る従業員のためのSOPであれば難しい専門用語は避け、わかりやすく噛み砕いた説明をする必要があります。逆にベテラン従業員が使用するSOPであれば、専門用語を用いてコンパクトなSOPを作成することも可能です。
対象の利用者や利用場面を予め明確にし、対象者がわかりやすいSOPになるよう意識して作成を行いましょう。

4.SOPのフォーマットを決める

次にSOPのフォーマットを決めます。SOPのフォーマットは内容や利用者に合わせて、わかりやすいものを選択しましょう。
代表的なSOPのフォーマットは以下の3つです。

1.ステップ式
2.フローチャート式
3.段階的ステップ式

5.SOPの作成

フォーマットに合わせてSOPを作成します。わかりやすいSOPを作成するために、記載内容はできるだけ具体的に記載しましょう。
また、実際の業務とSOPの内容が一致するよう現場の担当者に確認をしながら作成することで、より詳細なSOPを作成することが可能です。

さらに、本文の他にも表紙・目次・用語集・参考資料等も作成すると、よりわかりやすく充実したSOPに仕上がります。

6.運用方法を決める

SOPは作成して終わりではありません。作成したSOPをしっかりと運用出来るよう、運用方法についても予め決めておくことが大切です。

まずは仮運用を行い実際の内容とズレがないかを確認し、実際の運用に向けてアセスメントをするのもおすすめです。
また定期的にSOPの内容を再確認し、改善・更新をしながら内容をアップデートしていくことでより完成度の高いSOPにすることが出来ます。

まとめ

いかがでしたか？この記事ではSOPについて、メリットや作成プロセスも交えて解説しました。
SOPがあれば誰が業務を行っても安全・確実に遂行させることができ、作成するメリットが多いことがおわかりいただけたのではないでしょうか。この記事を参考に、ポイントを抑えたわかりやすいSOPを作成してみてください。