ペーパーレス化の基礎知識・導入方法【業務効率化・生産性アップ】

ペーパーレスの基礎知識

そもそも、ペーパーレス化はなぜ必要なのでしょうか。基礎的な知識について紹介します。まずペーパーレス化が必要な理由として、業務効率化が挙げられます。
電子化をすることで、社内の業務効率を飛躍的に改善するだけでなく、社内で蓄積された文書を電子化することでノウハウとして活用することも可能です。ペーパーレス化をすることで、リモートワークへの移行やDXの促進にもつながるためさまざまな企業で注目をされていることも挙げられます。

さらに、ペーパーレス化は業務効率だけでなく環境にも優しいものとして注目されています。
紙を廃止することで、二酸化炭素の排出を抑制し、地球温暖化への影響を軽減することが可能です。上記のような観点から、ペーパーレス化は必要だと考え、現在では政府も推進するプロジェクトとなっています。

ペーパーレスの対象とするべき書類

ペーパーレス化は、全ての書類を廃止して電子化するわけではありません。紙で残した方が良い書類とそうでない書類があるため、2つを見極めて制作することをおすすめします。

ペーパーレス化すべき書類として対象となるものが、次の書類です。

・ビジネス文書
・会議資料
・パンフレットカタログ
・チラシ等の販促物

見極める際に大切なことは、ペーパーレス化をしても困らないもの、業務の中で「無駄」を産んでいるもの、ユーザーから求められていないものです。
例えば、会議資料の場合議事録をパソコンで制作し、印刷をして共有をすると、印刷の作業が必要になります。電子化をすれば、メールを送るだけで共有が可能になるため印刷する時間を省くことが可能です。

業務以外では、チラシなどがそれに該当します。
チラシを作成しても、ユーザーはスマホで情報収集をすることが多いので、電子化してSNSで発信をした方が多くのユーザーに閲覧される可能性があります。

一方で、免許証や即座に必要な手引書は電子化の対象外になります。免許証は電子化したものではなく、現物が効力を発揮するため、ペーパーレス化ができません。
手引書は、緊急時にネットで閲覧できない可能性があるのでオフラインでも確認できる紙資料が便利です。

ペーパーレス化の現状

職種によっては、コロナ禍以降にテレワークが普及したことでDX化が進み、ペーパーレス化が進んでいるように感じている方もいるのではないでしょうか。
ペーパーレス化の現状について詳しく掘り下げていきましょう。

インク革命.comが5万700社を対象にしたアンケートを見ると、企業のペーパーレス化に対する考え方が見えてきます。
ペーパーレス化の必要性を感じている企業は全体の57.1%を占め、多くの企業がペーパーレス化へ前向きな姿勢を見せていることがわかりました。

しかし、実際にペーパーレス化が進んでいると感じている企業は27.6%と低く、まだまだ浸透には時間がかかることがアンケート結果からわかります。
なぜ、ペーパーレス化が進まないのか、理由はさまざまですがセキュリティ上の観点からペーパーレス化を進めない企業が多くあるようです。進まない理由については、次の項目で詳しく解説をおこないます。

ペーパーレス化のメリット・デメリット

ペーパーレス化をすると、どのようなメリット・デメリットがあるのかについて解説します。

メリット1　業務効率化

ペーパーレス化の最大のメリットが、業務効率化です。これまで紙ベースでやりとりしていた請求書の手続きも、郵送する手間を省き、短時間で決済まで回すことが可能です。
上長の確認が必要な資料でも、デジタル上でのやりとりにすることで、自分のタイミングで書類を確認することが可能になりました。

紙資料に必要な押印作業や、郵送の手続きなど雑務も省くことができるので社員にとっての仕事の手間を大幅に省くことができるでしょう。

メリット2　コストが削減できる

ペーパーレス化すると、紙に印刷する用紙・トナー代を削減することができます。複数台のコピーを使用していた企業では、コピーが必要な資料が少なくなり、コピー機の使用台数も減らすことでリース代・購入費を抑えることが可能です。
大量の紙資料を保管している企業では、紙資料を管理するための専用の倉庫を作る必要があり、場合によっては保管費用が高くなってしまうこともあります。

ペーパーレス化すると、ハードディスクやクラウドでのデジタル上の管理だけになるため、紙で管理する必要もありません。

メリット3　テレワークでも安心して管理ができる

紙資料をテレワークで管理をすると、重要な書類の保管をするためにオフィスに出社する必要があるなど、面倒な業務が増えてしまう恐れがあります。
ペーパーレスの資料にすることで、デジタルデータの管理になり安心して資料を管理することができます。

ペーパーレス資料はテレワークで便利になるだけでありません。社外からも書類の閲覧が可能になるため、商談中に依頼された内容に沿った提供をする際に、クラウドにアクセスし見せることもできます。

デメリット1　導入までのコストがかかる

ペーパーレス化のシステムを構築するために、専用のソフト・端末の導入はもちろんのこと、セキュリティ対策のシステム、クラウドの構築などが必要になります。
費用面だけではありません。導入するまでにペーパーレス化への移行手続きや、マニュアルの作成、社員のサポートなどさまざまな準備が必要で、導入までに一定の労力が必要不可欠になるでしょう。

デメリット2　直感的な閲覧が難しくなる

デジタル上で制作した紙資料の中にはPDF、Wordと規格が異なるものもあります。書類を見比べて、違いを比較するなどをする場合、直感的に比較することが難しくなります。
さらに、紙資料では紙に直接メモをして残すこともできますが、デジタル上の資料の場合、資料によってはメモ書きをすることができない場合もあります。資料の種類によっては、デジタル上で作業をすることが不便に感じてしまうこともあるので注意が必要です。

デメリット3　社員によって操作性にバラツキがでる

ネットリテラシーの高い社員は、日頃からデジタル端末の操作に慣れているので、導入後すぐに自由に使いこなすことができるでしょう。
しかし、これまでアナログな環境で仕事をしていた社員の場合、ネットリテラシーが低く、デジタル端末の操作にも不慣れなため、慣れるまでの一定の時間が必要です。

社員間での操作性のバラツキが出ないよう、導入する際にはサポート体制を万全に整える必要があります。

ペーパーレス化のポイント・進め方

ペーパーレス化をしても、きちんと検討して導入を進めなくおこなってしまうと失敗してしまう恐れがあります。
失敗をせず、スムーズに導入を進めるのであれば、次のポイントを意識しながらペーパーレス化プロジェクトを進めていくことをおすすめします。

手順1　経営陣にペーパーレス化の必要性を説明する

ペーパーレス化の第一歩で重要なことは、経営陣・上層部の理解を得ることです。そのためには、ペーパーレス化がどうして必要なのか、説得するために必要な知識が必要です。
ペーパーレス化をすると、企業にとってどんなメリットがあるのかをイメージしながら導入目的を検討しましょう。

ペーパーレス化への理解が深まった段階で、経営陣にペーパーレス化する必要性を訴えかけます。必要性を訴える際には、企業としての目的やペーパーレス化の期日など具体的な情報を提示するようにしてください。

手順2　ペーパーレス化が必要な書類を選定する

ペーパーレス化でよく誤解されてしまうことが、全ての紙媒体を廃止しようと考えることです。
全ての紙資料をペーパーレスにする必要はありません。大切なことはペーパーレス化をすることで、社員１人1人にとってメリットのある書類は何かを考えましょう。

ペーパーレス化をした方が良いと言われている書類は「情報蓄積資料」と「依頼型資料」の2つあります。情報蓄積資料は、会議資料や契約書、ヒヤリハット、営業マニュアルなど、蓄積をすることでノウハウに直結する資料が該当します。
依頼型資料は、取引相手に提示する見積依頼書、稟議、決済書、契約書、請求書など、業務をするうえで上の承認が必要な書類です。

紙資料をデジタル化することで、企業にとってメリットのあるものは何かを見極めながらペーパーレス化を目指しましょう。

手順3　一気に進めるのではなく段階的に導入を検討する

ペーパーレス化を一気に進めていくと、社員への負担が大きくなり、最悪の場合は混乱を招いてしまう恐れがあります。ペーパーレス化を進める際は、まずは必要な部署、ワークフローから段階的に導入することをおすすめします。
ペーパーレス化に成功した事例を社内で作ることで、導入への理解が高まり、円滑にペーパーレス化が進む可能性が高くなります。まずは小規模でプロジェクトを進め、社内への理解度を高めるように心がけましょう。

手順4　社員・関連企業等が扱いやすいツールを導入する

ペーパーレス化を進めても、操作性が難しいものやネットリテラシーがある程度必要なものは、プロジェクトを進めていく中でトラブルに発展してしまう恐れがあります。
社内で扱いやすいシステムやツールでも、取引先が利用していないツールは注意が必要です。ペーパーレス化をする際に、取引先にツールの導入を求めることになり、場合によっては拒否されてしまう恐れがあります。

ペーパーレス化のツールを導入する際は、扱いやすく、他の企業でも多く導入されているものを使用することをおすすめします。

手順5　関連企業等も巻き込んでプロジェクトを進める

ペーパーレス化を進める中で、社内で思うように浸透できない場合は自社だけではなく、他の企業も巻き込んだプロジェクトにしましょう。関連企業の後ろ盾を得ることで、社内でのペーパーレス化の必要性を再認識してもらえる可能性が高くなります。
関連企業を巻き込む際は、プロジェクトの準備段階から巻き込み、社内だけではない問題であることを強調してください。

手順6　プロジェクトを適宜修正しながら導入を進める

ペーパーレス化のプロジェクトの大枠が確定したら、計画に沿って進めてください。
この時注意が必要なことは、必要に応じてプロジェクトを調整することです。プロジェクトの構想段階では分からなかった問題が、導入を進めていくうちに見えてくることもあります。

ペーパーレス化で大切なことは、紙媒体の資料をデジタル化するのではありません。あくまで業務効率化・生産性の向上を実現するための手段です。
業務効率化・生産性の向上に直結しない場合は、一度プロジェクトの問題を洗い直し、どのような改善点が必要なのかを定期的に確認するようにしてください。

ペーパーレス化に役立つITシステム・ツール

ペーパーレス化を進めるうえでは、ITシステムやツールを欠かすことができません。
ペーパーレス化を実現するために役立つITシステム・ツールを紹介します。

電子ブック

電子ブックは、PC、タブレット、スマートフォンなどで閲覧できる資料を、紙媒体のように閲覧できるようにするものです。
電子ブック作成ツールを利用すれば、紙資料のような読みやすいレイアウトで文章が作成ができるだけでなく、スピーディーに資料の情報を更新することができます。

電子サイン

契約を結ぶ際に必要な印鑑を廃止して、電子スタンプに移行をします。電子サインにすることで、紙資料ベースで行われていた契約書の手続きが簡素化し、スピーディな契約が可能になります。
電子文書では、作成した日を変更することも可能なため、「タイムスタンプ」というツールを使い文書作成日時を変更させないようにすることも可能です。

経費精算システム

これまで経費を承認する際、担当者の承認印が必要で決裁までに時間がかかってしまったという経験をしたことがある方もいるかもしれません。
経費精算システムは、経費の承認を画面上でおこなうことができるので、スムーズな精算を実現できます。さらに、スマートフォンで撮影をした画像も領収書の電子化として認められているので、領収書の整理をする手間を省くこともできます。

請求書発行・帳票管理

請求書の発行や管理業務が多く、社員の負担となる場合は請求書発行・帳票管理システムを活用して請求書の作成負担を軽減します。
ツールの画面で操作をするだけで、簡単に登録した企業へ送ることができるので、請求書を制作する手間を省くことが可能です。請求書のやりとりが多く、経理の作業負担を増やしている場合におすすめです。

動画を活用したペーパーレス

ペーパーレス化を進めるために、動画をうまく活用し業務効率化・サービス向上につなげた事例もあります。
これからペーパーレス化を進める際には、以下の3つの事例を参考にするとペーパーレス化が進むでしょう。どれもさまざまな業種で活用ができるのでおすすめです。

マニュアル資料を動画化

ペーパーレス化に関する動画で、最も導入しやすいコンテンツがマニュアル資料を動画化したものです。
上記の動画のように、専門スタッフが接客のポイントを解説する動画を制作し、新人スタッフの研修資料として活用が可能です。研修時間を短縮できるだけでなく、イメージを共有することができます。
マニュアル資料は、接客の方法だけではありません。機械の操作方法を説明する動画として制作することもできます。

専門的な機械の操作は紙媒体の説明資料の場合、実際にどのような操作をおこなうか分からないことがあります。映像を制作することで、視覚的にわかりやすく紹介することが可能です。
商品の場合、QRコードなどで動画のリンクを掲載することで、ユーザーにわかりやすく操作方法を説明できます。

マニュアル資料を動画化する際は、ターゲットを明確に決めて、どのような内容を共有すべきか動画制作段階から検討するようにしてください。

営業資料を動画化

営業担当がクライアントに説明をする際、従来は紙資料をベースに説明をしていました。1日あたりの営業件数が多い場合、紙資料を大量に持ち歩く必要がありました。
しかし、ペーパーレスにして営業資料を動画にすることで、紙を大量に持ち運ぶ必要もありません。

タブレットに映像を流し、動画でわかりやすくサービスや商品の特徴を紹介することができます。動画を再生しながら、重要なポイントを営業担当が紹介するなど、営業ツールとしても高い訴求が期待できます。
営業資料を展示会用、ホームページへ掲載、SNSへ発信など、編集をくわえることで1つの資料をさまざまな用途で活用することができます。

ペーパーレス化と相性の良い動画は、新商品の紹介・WEBサービスの紹介です。紙資料に比べて視覚的にメリットを紹介することができるため、高い訴求が期待できるでしょう。

ペーパーレスサービス解説動画

今後、ペーパーレス化はさらに加速し、ペーパーレス化を後押しするさまざまなサービスが登場することが予想されます。
実際に、ペーパーレス化を推奨するツールやサービスが開発され、ユーザーに導入メリットを紹介する動画が多く制作されています。

ペーパーレス化をするにあたって、どのようなメリットがあるのか、ユーザーの懸念点を解消するのかについて詳しく解説した動画が制作されています。
サービスの内容について、特徴・メリットを中心に解説した動画コンテンツは必須と言えるでしょう。
https://biz-play.com/seminar/710

さらに、ユーザーの満足度を高めるため、利用者に向けてさらに詳しい使い方や特徴を解説したセミナー動画を発信しているケースもあります。ペーパーレス化のサービス関連の動画は、今後も制作されることが予想されるでしょう。

動画制作時に注意すべきこと

ペーパーレス化に関する動画に全て共通しているポイントがあります。

・ターゲットを明確にきめる
・1動画1テーマに絞り情報を発信
・あくまで手段であり動画化することが目的ではない

大切なことは、ターゲットの問題を解消する動画は何かを制作時に検討し、コンテンツを制作することです。ターゲットの問題を解消していない動画は、ペーパレス化をしても業務効率化・サービス満足度の向上につながりません。
動画制作をする際には、ターゲットを明確にし、どのような内容を発信するのかを決めたうえで制作をおこなうように心がけましょう

まとめ

ペーパーレス化を導入するためにどのようなことが必要なのか、簡単に解説をしました。
ペーパーレス化で大切なことは、「なぜ導入をするのか」を明確にすることです。本記事で紹介したポイントやツールを活用して、職場の業務効率化を目指しましょう。