社内資料の2つの管理方法とは？管理を成功させるためのポイントとあわせて解説

適切な方法での社内資料の管理が重要な3つの理由

適切な方法での社内資料の管理は、企業にとって非常に重要なタスクです。
ここでは、なぜ社内資料の管理を適切な方法でおこなわなくてはいけないのかについて解説していきます。

業務を効率化させるため

適切な方法で社内資料を管理するべき理由の一つ目が、業務効率化のためです。
社内資料の管理がずさんでどこにどの資料を保存しているかわからない状態の場合、必要な書類を必要なときに取り出すことができません。
取り出せたとしても時間がかかってしまい、効率的ではありません。

例えば、普段業務をおこなっていて業務マニュアルが必要になるタイミングは少なくありませんが、必要なマニュアルがどこにあるかがわからずその都度探さなくてはいけないとなってしまうと、業務の効率は著しく低下してしまいます。

マニュアルを見れば5分で解決する問題のために、数時間かけて資料を探してしまっているようでは本末転倒です。
そういった無駄な業務や作業、無駄な時間を発生させないためにも適切な方法でのマニュアル管理が必要になるわけです。

リスクマネジメントのため

適切な方法で社内資料を管理するべき理由の二つ目が、リスクマネジメントのためです。
たびたび大きな話題になる企業の情報漏洩は、セキュリティ対策の不備などによって引き起こされるケースや資料を社外に持ち出すことで発生してしまうようなケースが少なくありません。

大企業は社内資料の管理体制がしっかりとしているので、管理方法の不備によって情報漏洩が発生するケースはそう多くありません。
しかし、中小企業の中には情報を取り扱うことに対する意識やリテラシーが低い企業も多く、適切な方法で社内資料を管理していないことで大切な情報が外部に漏れてしまうケースが多々あります。

例えば、新入社員が勉強のためにマニュアルを持ち帰るという対応をしている中小企業は少なくないかと思いますが、社内資料の持ち出しは情報漏洩のリスクが高いのでおすすめできません。
営業が持ち出す資料も種類や内容によっては情報漏洩につながりかねないため対応が必要になりますし、万が一紛失してしまった場合、その状況をしっかりと把握するためにも適切な方法での社内資料の管理が必要になります。

長期保存が必要な文書を管理するため

社内で管理する資料の中には、長期での保存が義務付けられているタイプの資料もあります。
定款や官公庁への提出資料は会社が存続している限り保存しておかなくてはいけませんし、取引に関する帳簿などは5年間保存しておく必要があります。

これらの資料はいつどういったタイミングで必要になるかがわかりません。
しっかりと管理できていないと必要になったタイミングで取り出すことができなくなってしまうため、適切な方法での管理が必要になるわけです。

代表的な2つの社内資料の管理方法

社内資料の管理方法は、「紙での管理」と「データでの管理」に分けられます。
それぞれの管理方法の概要と、メリット・デメリットについて解説していきます。

紙での管理

社内資料の代表的な管理方法の一つ目が、紙での管理です。
一般的な管理方法で、実際に社内資料のほとんどを紙で保存しているという企業も多いのではないでしょうか？
紙で保存しているだけだとかさばって場所をとってしまいますし、どこにどの資料があるのか特定することが難しくなってしまうため、紙で社内資料を管理する場合はファイルにそれぞれの資料をファイリングしていく形で整理し、管理していきます。

紙での管理のメリットとしては、気軽に取り組める点があげられます。
ファイルなどの必要な備品を購入したり管理する上でのルールを決めたりする必要はありますが、もう一つの管理方法であるデータでの管理のようにツールを導入したりする必要がないので取り組む上でのハードルが高くありません。

一方、かさばる上にほしい資料をピンポイントで探し当てるのが難しいというデメリットがあるので、紙での管理方法を導入する場合はその点に注意が必要です。

データでの管理

社内資料の代表的な管理方法の二つ目が、データでの管理です。
近年導入する企業が増えてきている管理方法で、これから社内資料の管理に取り組む企業におすすめの管理方法だと言えます。
社内資料をデジタルデータとして保存し、管理していきます。
紙で保管している既存の社内資料をスキャンし、デジタルデータに変換して管理することも可能です。

データで管理する方法のメリットとしては、紙のようにかさばらない点があげられます。
保管場所を気にせずに済む点は、資料が多ければ多いほど効果を発揮してくれます。
また、管理の仕方にもよりますが、ほしい資料を検索して簡単に探せる点もデータで管理する方法ならではのメリットです。

一方、これまで社内資料を紙でしか管理してこなかった企業の場合、導入に手間がかかりますし、ツールの使い方や活用の仕方についても学ぶ必要が出てきます。

紙での社内資料の管理を成功させるためのポイント

紙の社内資料を適切に管理するためには、整理方法や管理ルールを明確にし、効率的かつ安全に運用することが重要です。ここでは、紙の社内資料を適切に管理するためのポイントを解説していきます。

分類と整理のルールを明確にする

社内資料を適切に管理するためには、資料の種類ごとに分類し、整理ルールを統一することが必要です。
契約書、業務マニュアル、財務資料など、カテゴリごとにフォルダを分け、ラベルを付けることで、必要な書類を迅速に取り出せる環境を整えます。
保管場所を決め、頻繁に使用する資料はすぐにアクセスできる場所に、あまり使わない資料は別の保管スペースに整理することも有効です。

定期的な見直しと不要な資料の処分

紙の資料は増え続けるため、定期的に見直しを行い、不要なものを処分することが重要です。古い資料をそのまま残しておくと、必要な情報を見つけるのに時間がかかり、業務の非効率化を招きます。
長期間保管が必要な資料以外は、一定期間ごとに確認し、不要なものをシュレッダーなどで適切に廃棄しましょう。デジタル化できるものはスキャンし、紙の資料を減らすことも効果的です。

情報漏洩への対策

紙の資料は紛失や盗難のリスクがあるため、情報漏洩を防ぐ対策が不可欠です。機密性の高い資料は鍵付きのキャビネットに保管し、閲覧履歴を管理することで、誰がどの資料を扱ったかを把握できるようにします。
また、社内資料の持ち出しを制限し、許可制にすることで、外部への流出リスクを低減できます。特に、新入社員や外部関係者が資料を扱う際には、事前に管理ルールを徹底し、セキュリティ対策を強化することが重要です。

データでの社内資料の管理を成功させるためのポイント

社内資料をデータで管理することは、業務の効率化や情報の検索性向上、セキュリティ強化において非常に有効です。ここでは、データでの社内資料管理を成功させるためのポイントを解説していきます。

適切なツールを導入する

データ管理を成功させるためには、適切なツールの選定が欠かせません。クラウドストレージ、文書管理システム、社内サーバーなど、企業の業務形態に合ったツールを導入することで、効率的な資料管理が可能になります。
特に、クラウドストレージを利用すれば、リモートワーク環境でもアクセスが容易になり、社内のどこからでも必要な資料を取得できます。

統一されたルールのもと管理する

データでの資料管理をスムーズに行うためには、フォルダ構成やファイル命名ルールを統一することが重要です。
ルールが曖昧なまま運用すると、同じ内容のファイルが複数存在したり、必要な資料を探すのに時間がかかったりする原因になります。
ルールを明文化し、全社員が統一した方法で管理を行うことで、資料の検索性が向上し、業務の効率を大幅に改善できます。

データのバックアップ

データのバックアップは、社内資料管理において最も重要な要素の一つです。サーバーやクラウドの障害、サイバー攻撃によるデータ破損など、予期せぬトラブルが発生するリスクは常に存在します。
これを防ぐために、定期的なバックアップを実施し、万が一のデータ消失に備える必要があります。
バックアップの方法としては、クラウド上の自動バックアップ機能を活用するほか、外部ストレージや社内サーバーにデータを保存する方法もあります。

まとめ

社内資料の管理に悩んでいる経営者や担当者向けに、社内資料の管理方法について紹介してきました。
企業にとって致命傷になってしまいかねない情報漏洩を防ぐためにも、社内資料の管理はしっかりとおこなわなくてはいけません。
また、適切な方法で管理することで業務効率化などのメリットをもたらしてくれたりもします。

どの方法で社内資料を管理するかはメリットとデメリットを比較して決めるべきですが、管理がずさんになってしまっているのであればすぐにでも社内資料の管理方法を見直すべきだと言えるでしょう。
今回紹介させてもらった情報を参考にしながら、社内資料の管理への取り組みをスタートさせてみてはいかがでしょうか？