社内資料の2つの管理方法とは？管理を成功させるためのポイントとあわせて解説

適切な方法での社内資料の管理が重要な3つの理由

適切な方法での社内資料の管理は、企業にとって非常に重要なタスクです。
ここでは、なぜ社内資料の管理を適切な方法でおこなわなくてはいけないのかについて解説していきます。

業務を効率化させるため

適切な方法で社内資料を管理するべき理由の一つ目が、業務効率化のためです。
社内資料の管理がずさんでどこにどの資料を保存しているかわからない状態の場合、必要な書類を必要なときに取り出すことができません。
取り出せたとしても時間がかかってしまい、効率的ではありません。

例えば、普段業務をおこなっていて業務マニュアルが必要になるタイミングは少なくありませんが、必要なマニュアルがどこにあるかがわからずその都度探さなくてはいけないとなってしまうと、業務の効率は著しく低下してしまいます。

マニュアルを見れば5分で解決する問題のために、数時間かけて資料を探してしまっているようでは本末転倒です。
そういった無駄な業務や作業、無駄な時間を発生させないためにも適切な方法でのマニュアル管理が必要になるわけです。

リスクマネジメントのため

適切な方法で社内資料を管理するべき理由の二つ目が、リスクマネジメントのためです。
たびたび大きな話題になる企業の情報漏洩は、セキュリティ対策の不備などによって引き起こされるケースや資料を社外に持ち出すことで発生してしまうようなケースが少なくありません。

大企業は社内資料の管理体制がしっかりとしているので、管理方法の不備によって情報漏洩が発生するケースはそう多くありません。
しかし、中小企業の中には情報を取り扱うことに対する意識やリテラシーが低い企業も多く、適切な方法で社内資料を管理していないことで大切な情報が外部に漏れてしまうケースが多々あります。

例えば、新入社員が勉強のためにマニュアルを持ち帰るという対応をしている中小企業は少なくないかと思いますが、社内資料の持ち出しは情報漏洩のリスクが高いのでおすすめできません。
営業が持ち出す資料も種類や内容によっては情報漏洩につながりかねないため対応が必要になりますし、万が一紛失してしまった場合、その状況をしっかりと把握するためにも適切な方法での社内資料の管理が必要になります。

長期保存が必要な文書を管理するため

社内で管理する資料の中には、長期での保存が義務付けられているタイプの資料もあります。
定款や官公庁への提出資料は会社が存続している限り保存しておかなくてはいけませんし、取引に関する帳簿などは5年間保存しておく必要があります。

これらの資料はいつどういったタイミングで必要になるかがわかりません。
しっかりと管理できていないと必要になったタイミングで取り出すことができなくなってしまうため、適切な方法での管理が必要になるわけです。

代表的な2つの社内資料の管理方法

社内資料の管理方法は、「紙での管理」と「データでの管理」に分けられます。
それぞれの管理方法の概要と、メリット・デメリットについて解説していきます。

紙での管理

社内資料の代表的な管理方法の一つ目が、紙での管理です。
一般的な管理方法で、実際に社内資料のほとんどを紙で保存しているという企業も多いのではないでしょうか？
紙で保存しているだけだとかさばって場所をとってしまいますし、どこにどの資料があるのか特定することが難しくなってしまうため、紙で社内資料を管理する場合はファイルにそれぞれの資料をファイリングしていく形で整理し、管理していきます。

紙での管理のメリットとしては、気軽に取り組める点があげられます。
ファイルなどの必要な備品を購入したり管理する上でのルールを決めたりする必要はありますが、もう一つの管理方法であるデータでの管理のようにツールを導入したりする必要がないので取り組む上でのハードルが高くありません。

一方、かさばる上にほしい資料をピンポイントで探し当てるのが難しいというデメリットがあるので、紙での管理方法を導入する場合はその点に注意が必要です。

データでの管理

社内資料の代表的な管理方法の二つ目が、データでの管理です。
近年導入する企業が増えてきている管理方法で、これから社内資料の管理に取り組む企業におすすめの管理方法だと言えます。
社内資料をデジタルデータとして保存し、管理していきます。
紙で保管している既存の社内資料をスキャンし、デジタルデータに変換して管理することも可能です。

データで管理する方法のメリットとしては、紙のようにかさばらない点があげられます。
保管場所を気にせずに済む点は、資料が多ければ多いほど効果を発揮してくれます。
また、管理の仕方にもよりますが、ほしい資料を検索して簡単に探せる点もデータで管理する方法ならではのメリットです。

一方、これまで社内資料を紙でしか管理してこなかった企業の場合、導入に手間がかかりますし、ツールの使い方や活用の仕方についても学ぶ必要が出てきます。

紙での社内資料の管理を成功させるためのポイント

紙での社内資料の管理を成功させるには、ほしい資料の探しやすさをどれだけ担保できるかが重要になります。
ほしい資料をピンポイントで探すのが難しい点は紙での管理方法の最大のデメリットだと言えるので、そのデメリットをどう解消するかが鍵になります。

また、情報漏洩への対策も徹底しなくてはいけません。

・社内資料の持ち帰りは厳禁
・社内資料は鍵付きのキャビネットで保管する
・重要度の高い資料を閲覧する場合は管理票への記入を義務付ける

など、絶対に情報が漏れてしまわないルール作りや体制づくりが重要になります。

データでの社内資料の管理を成功させるためのポイント

データでの社内資料の管理を成功させるためには、ツールの活用が必要不可欠です。
WindowsやMacでフォルダを作成して管理すればツールを導入する必要はなくなりますが、社内資料の共有を目的とした機能ではないため、お世辞にも使い勝手が良いとは言えません。

また、社内で使用しているパソコンのOSと個人が自宅で保有しているパソコンのOSが同じものであるとも限りません。
社内資料の管理に特化したツールは多機能で使いやすく、OSに関係なくアクセスできるようになっています。

さらに、資料の探しやすさについても専用のツールの方が圧倒的です。
ただし、データでの社内資料の管理が上手くいくかどうかは導入するツール次第という側面もあります。
備わっている機能はツールによって異なりますし、使いやすさもツールによって大きく異なります。
セキュリティの強固さもツールによって異なるため、導入するツールはよく比較して選ぶ必要があると言えるでしょう。

まとめ

社内資料の管理に悩んでいる経営者や担当者向けに、社内資料の管理方法について紹介してきました。
企業にとって致命傷になってしまいかねない情報漏洩を防ぐためにも、社内資料の管理はしっかりとおこなわなくてはいけません。
また、適切な方法で管理することで業務効率化などのメリットをもたらしてくれたりもします。

どの方法で社内資料を管理するかはメリットとデメリットを比較して決めるべきですが、管理がずさんになってしまっているのであればすぐにでも社内資料の管理方法を見直すべきだと言えるでしょう。
今回紹介させてもらった情報を参考にしながら、社内資料の管理への取り組みをスタートさせてみてはいかがでしょうか？