【操作マニュアル】基本の流れから作成のポイントまで徹底解説！

操作マニュアルとは？

操作マニュアルとは、機械やツール、ソフトウェアなどの具体的な使い方を解説したものです。
その機械やツール、ソフトウェアを購入した人が仮に初心者であったとしても、操作マニュアルさえ手元にあれば問題なく操作できるようになるというほど重要なものでもあります。
そのため、操作に関する内容が正確に記述されているのはもちろん、欲しい情報にすぐアクセスできるような構成になっていたり、その製品を使用するのが初めての人でも理解できるようなわかりやすいものである必要があります。

取扱説明書と混同されがちですが、取扱説明書は具体的な操作が必要ない製品などほぼすべての製品に付属してくる一方で、操作マニュアルはさまざまな操作が必要となる機械やツール、ソフトウェアに付属するもので、取扱説明書と操作マニュアルがそれぞれ付属する製品も少なくありません。
ひと昔前までは小さな冊子のようなものを製品に同梱するのが主流となっていましたが、インターネットやパソコン、スマートフォンなどが広く普及したことで、Web上で閲覧できるタイプの操作マニュアルも増えてきていますし、動画形式の操作マニュアルも増えてきています。

操作マニュアルの流れ

操作マニュアルを作成する上でまず押さえておきたいのが、操作マニュアルの流れです。
操作マニュアルは、

・操作の目的
・操作の手順
・操作の結果

の順に構成することで、わかりやすいマニュアルになります。

それぞれ詳しく解説していきます。

操作の目的

操作マニュアルでまず初めに記載するべきなのが、操作の目的です。
これから解説する手順の操作をなぜおこなうのか、どういった目的でおこなうのかについて初めに解説しておくわけです。
そうすることでユーザーは、実際に操作する前にこの操作をおこなうべきかどうか判断できるようになるので、無駄な操作をおこなう必要がなくなりますし、必要のない操作をおこなってトラブルを発生させることもなくなります。

操作マニュアルには、「この操作は、〇〇を目的としておこないます」など、これからおこなう操作の目的がわかる内容を記載しておくようにしましょう。

操作の手順

操作の目的の後に記載するのが、具体的な操作の手順です。
操作の手順は操作マニュアルにおいてメインとなる部分で、ここの内容がわかりやすいかどうかでユーザーの評価が異なってくると言っても過言ではありません。

わかりやすい操作マニュアルを作成するためのポイントは後ほど詳しく解説していきますが、画像やイラストなどを上手く活用しながら、その機械やシステムの扱いに慣れていない人でも理解できる内容になっているかどうかを意識しながら作成するようにしてください。

操作の結果

最後に記載するのが、その操作をおこなうことによって得られる結果です。
正しい結果を記載しておくことで、その結果にならなかった場合、どこかで操作を誤ってしまっているということをユーザーが瞬時に判断できるようになります。

その操作によって得られる結果がマニュアルに書かれていないと、正しい手順で操作して正しい結果が反映されたとしても、ユーザーがその結果を正しいものかどうか判断できず、混乱させてしまいます。
そうならないよう、操作によって得られる正しい結果についてもしっかりと記載しておくようにしましょう。

操作マニュアルの作成手順

操作マニュアルの作成は、

1.ターゲットの設定
2.構成決め
3.各操作の説明を記載
4.Q&Aの作成
5.担当者の連絡先を記載

といった流れで進めていきます。

それぞれの工程について詳しく解説していきます。

ターゲットの設定

操作マニュアルを作成する上でまず最初におこなうのが、マニュアルを読む対象者となるターゲットの設定です。
例えば、スマートフォンのようなさまざまなユーザーが使用する製品の場合、ターゲット設定は広い視点で考える必要があります。
スマートフォンやITの分野に精通しているユーザーに向けて専門用語をふんだんに使ってマニュアルを作成してしまうと、スマートフォンを初めて使う方やITの分野に精通していないユーザーにとって優しくないマニュアルになってしまうので注意が必要です。

一方、専門的な機械やサービス用の操作マニュアルであれば、対象となるユーザーもある程度専門的な知識を有していると考えられるので、そういったユーザーを対象に、過度な説明を省いたマニュアルにするべきだと言えるでしょう。
ターゲットによってマニュアルの作りや内容が大きく異なるので、まずはどういったユーザーをターゲットにマニュアルを作成するかを決めるところから始めるようにしてください。

構成決め

ターゲットが決まったら、操作マニュアル全体の構成を考え、設定していきます。
操作マニュアルによく用いられる代表的な構成としては、

・操作の難易順の構成
・画面遷移の順に沿った構成
・操作の時系列に沿った構成
・使用頻度順の構成

などがあげられます。

ただ、初めて操作マニュアルを作成するのであれば、定番かつシンプルな「操作の難易度順の構成」で作成するのがおすすめです。
これは、基本的な操作を一通り解説した後に応用的な操作について解説するタイプの構成です。
この構成の場合、初心者向けの内容と上級者向けの内容が分かれているのでわかりやすいですし、初心者でもマニュアルの順番どおりに学んでいくことで徐々に取り扱いに慣れていけるという特徴があります。

各操作の説明を記載

全体の構成が決まったら、各操作の説明を記載していきます。
この工程では、「操作マニュアルの流れ」の見出しで解説した、

・操作の目的
・操作の手順
・操作の結果

の順番で各操作の説明をおこなっていくようにしてください。

そうすることでマニュアルに一貫性をもたせることができますし、スムーズに作成しやすくなります。

Q&Aの作成

操作マニュアルでは基本的な操作から応用的な操作までさまざまな操作を網羅的に記述していきますが、それだけでユーザーの疑問をすべて解消できるわけではありません。
そこで必要になるのがQ&Aです。
マニュアルの後半にQ&Aの項目を設け、初心者の方がつまずきやすいポイントやユーザーが疑問に感じやすいポイントなど細かなニーズを拾ってあげることで、より満足度の高い操作マニュアルになります。

実際にユーザーからもらうことが多い疑問や質問、発生しがちなトラブルなどの事例を参考にしながらQ&Aを作成するようにしましょう。

担当者の連絡先を記載

操作マニュアルの最後には、担当者の連絡先や、カスタマーサポートなど担当部署の連絡先を忘れずに記載するようにしてください。
どれだけ丁寧に操作マニュアルを作ったとしてもイレギュラーな事例は発生するので、そういった事例が発生したときにすぐに問い合わせできるよう、担当者、担当部署の連絡先を記載しておくようにしましょう。

わかりやすい操作マニュアルを作成するポイント

操作マニュアルを作る上で重要になってくるのが、「いかにわかりやすい操作マニュアルを作成するか」です。
せっかく操作マニュアルを作ったとしても、その内容がわかりにくいものであれば顧客の満足度は向上しません。
社員に向けた操作マニュアルの場合であれば、わかりにくいマニュアルによって作業効率が低下するだけでなく、ミスが増える可能性もあります。

そこで押さえておきたいのが、わかりやすい操作マニュアルを作成するポイントについてです。
主なポイントとしては、

・目次をつくり流れを簡潔に示す
・あたりまえだと思うことも記載する
・イラストや画像を挿入して視覚的にわかりやすくする
・注意事項や補足も記載する
・手順の説明だけでなく操作の目的や結果も示す
・意見を募集して定期的にブラッシュアップする

の、6点があげられます。

それぞれのポイントについて詳しく解説していきます。

目次をつくり流れを簡潔に示す

操作マニュアルは、基本的な操作から応用的な操作までさまざまな操作を網羅的に記述するため、ボリュームが膨大になりがちです。
膨大な情報の中から知りたい情報にスムーズにアクセスできるよう、必ず目次を設けるようにしてください。

目次は、ユーザーが知りたい情報を見つけやすくなるよう、大きな見出しだけでなく、小さな見出しまでしっかりと記述して作成するようにしてください。
また、マニュアルに登場する単語や語句で内容を検索できる索引ページも設けておくと、よりユーザーに優しい操作マニュアルになります。

あたりまえだと思うことも記載する

操作マニュアルを作成する際はターゲットを設定する必要があると紹介してきましたが、基本的には、その製品やシステム、サービスを初めて使う人を対象にして作成するのが一般的です。
そのため、
「こんなことわざわざ記載しなくても大丈夫だろう」
「こんなことイチイチ説明する必要ないだろう」
と思えるような当たり前のことでも記載するようにしなくてはいけません。

慣れている人にとっては当たり前の内容でも初心者にとってはそうでないということも多く、その説明や記述が欠けてしまうだけで内容が正しく伝わらないということもあるので、初心者をイメージしつつ、当たり前だと思える内容も記載しながら作成するようにしてください。

イラストや画像を挿入して視覚的にわかりやすく

操作マニュアルを作成する場合、「わかりやすさ」が最も重要な要素になります。
そのわかりやすさを担保するために意識してほしいのが、イラストや画像、図や表の活用です。
法人向けの製品やツールなど、専門的なものになればなるほどテキストだけで情報を伝えるのが難しくなっていくので、実際に操作している写真や画面のスクリーンショットなどを用いながらマニュアルを作成するようにしましょう。

また、わかりやすさや伝わりやすさを追求した操作マニュアルを作りたい場合は、映像で解説できる動画形式の操作マニュアルがおすすめです。

注意事項や補足も記載

各操作の項目では、その操作をおこなう際の注意事項や、その操作をおこなう上でユーザーが疑問を感じやすい点を補足事項でしっかりと汲み取ってあげることも重要になります。
例えば、特定の操作の手順の中でやってはいけない操作がある場合、ただ操作の手順を解説するだけでは不十分です。
そういったケースでは、操作の手順についての解説に加え、注意事項や補足の項目を設け、やってはいけない操作や避けるべき操作についてもしっかりと解説してあげる必要があります。

注意事項や補足の記載が不十分だと、満足度の低いマニュアルになってしまうのはもちろん、本来であれば避けられるはずのトラブル対応や問い合わせ対応に時間をとられてしまうといったことにつながりかねないので、しっかりと記載するようにしましょう。

手順の説明だけでなく操作の目的・結果も示す

「操作マニュアルの流れ」の見出しでも紹介したとおり、操作マニュアルを作成する際は手順だけでなく操作の目的や結果も示すようにしなければいけません。
何のためにその操作をおこなうのかが記載されていなかったりその操作をおこなった結果どうなるかが記載されていないと、ユーザーは自分でその操作をおこなって確かめるしかありません。

一方、目的や結果がしっかりと記載されていれば、ユーザーは操作をおこなう前にその操作が自分にとって必要な操作かどうか判断できるようになりますし、正しい結果が反映されているかどうかも確認できるようになります。
操作マニュアルを作成する際は、

・目的
・手順
・結果

の3項目をセットにして作成するようにしましょう。

意見を募集して定期的にブラッシュアップする

操作マニュアルは事前にターゲットを設定し、丁寧に構成を考えて作成します。
そのため、「完璧なマニュアルができた」と勘違いしてしまいがちですが、いきなり完璧な操作マニュアルを作成するのは不可能です。
操作マニュアルは、ユーザーからの意見を募集し、定期的にブラッシュアップすることで完璧なマニュアルに近づいていきます。

「操作の手順がわかりにくい」「記載されているとおりに操作したのにうまくいかなかった」などの厳しい意見はマニュアルをブラッシュアップさせる上で重要な意見になるので、それらの意見を参考にしながら定期的に見直し、修正しながら精度を高めていくようにしましょう。

操作マニュアルの作成におすすめのツール

操作マニュアルを一から作成するのは手間がかかりますし、時間もかかります。
定期的にブラッシュアップしていく必要があることを考えると、初期段階のマニュアル作りにかける時間はできるだけ減らし、なるべく早く公開して意見を募るべきです。
そこで、操作マニュアルを作成する際にぜひ活用してほしいのが、マニュアル作成ツールです。

BtoB向けのツールの中には企業が操作マニュアルを作成する際に活用できるタイプのツールもあり、それらのツールを活用することで、より効率的に操作マニュアルを用意できるようになります。
また、テンプレートが用意されていたりエディタの機能が豊富なツールを活用することで、よりクオリティの高いマニュアルを作成できるようにもなります。

ここでは、操作マニュアルの作成に活用できるツールやサービスの中でも、特におすすめのものを3つ厳選して紹介していきます。

マニュアル博士（株式会社博士.com）

出典：https://manual-hakase.com/function/

近年操作マニュアルを動画の形式で作成する企業が増えてきていると紹介しましたが、動画形式の操作マニュアルを作成する際におすすめなのが、「マニュアル博士」です。
マニュアル博士は、継続的な動画活用を実現するクラウド動画編集ツールで、動画編集やマニュアル作成のノウハウがない企業でも簡単に動画形式の操作マニュアルを作成できるツールとなっています。

動画で使える2,400万点の無料素材や2,000点以上のBGM素材、AIを活用した自動テロップ機能や自動ナレーション機能など、機能も非常に充実しているので、これから動画形式の操作マニュアルを作成する企業にうってつけのツールです。

NotePM（株式会社プロジェクト・モード）

出典：https://notepm.jp/

NotePMは、社内で使用する操作マニュアル作成の定番ツールです。
調査会社がおこなったマニュアル作成ツールのアンケートで1位になったこともある人気のツールで、7,000以上の企業がNotePMを導入し、活用しています。

高機能かつ直感的に操作できるエディタが備わっていて、誰でも簡単にマニュアルを作成して社内で共有することができます。
テンプレートも充実しているので、形式を考えるのに時間がかかってしまったり、マニュアルを作成したユーザーによってマニュアルの形式や構成、デザインがバラバラになってしまうようなこともありません。

レポート機能も備わっているので、マニュアルのブラッシュアップもおこないやすくなっています。

Dojo（株式会社テンダ）

出典：https://tepss.com/

さまざまなマニュアル作成ツールを提供している株式会社テンダ。
テンダのツールの中でも特に人気が高いのが、3,000以上の企業が導入している操作マニュアル作成ツールのDojoです。

Dojoは操作マニュアルの作成にかかる時間を短縮し、効率化することに強みを持っているツールで、自動キャプチャー機能などの自動化ツールによってマニュアル作成にかかる時間を大幅に削減できます。
「操作マニュアルの作成やブラッシュアップに時間をかけたいけど、人員が足りなくてなかなか手をつけられずにいる」という企業におすすめのツールです。

操作マニュアル作成後の運用のコツ

操作マニュアルは作成して終わりではありません。作成後に、しっかり運用していくためのポイントを4つ解説します。

運用担当者を決める

操作マニュアルを継続して運用していくためには、運用担当者を決めましょう。操作マニュアルは最新の情報が維持されることが重要です。
運用担当者がいない場合、操作マニュアルがなされずにいつまでも古い情報のままとなってしまいます。操作マニュアルをアップデートせずに放置しておくことで、業務に支障が出るかもしれません。

業務に支障が出るのを防ぐためにも運用担当者を決定し、常に最新の情報を維持することが大切です。また、運用担当者が責任持って操作マニュアルの管理まで行うようになり、操作マニュアルの紛失を防ぐことにもつながります。

保存場所を明確にする

操作マニュアルが完成したとしても、必ずしも全従業員に確認してもらえるとは限りません。
その理由の1つに、操作マニュアルの保存場所が共有されておらず、マニュアルがどこにあるのかわからないといったケースもあります。そのため、操作マニュアル完成後はマニュアルの保存場所を明確にすることが必要です。

また、保存場所を明確にするにあたってITツールを活用するようにしましょう。
特にクラウド上にマニュアルが保存できると、場所を問わずマニュアルを確認できます。マニュアルをあちこちに置く必要もなく、保存場所も明確にすることが可能です。

効果や活用状況を可視化する

操作マニュアルは作成して終わりではありません。操作マニュアルを継続して運用するには、マニュアルにより得られた効果や活用状況の確認が重要です。
確認の際には具体的に可視化する必要がありますが、人の手で継続して実施するには限界もあるためITツールなどを使用するとよいでしょう。

マニュアルの効果や活用状況を可視化することで、マニュアルを見ていない従業員や部門へ再度周知できたり、マニュアルにより得られた効果を確認できます。

定期的に見直しする

操作マニュアルは、使用している機械やツールに変更があれば、その都度修正を行います。また、運用していく中で問題を発見した場合やマニュアルの効果が得られていない場合も内容の見直しが必要です。
時間の経過と共に業務をとりまく環境も変化すれば、変化に合わせたマニュアルの見直しもしなければなりません。

そのため、見直しが必要となるルールを事前に定め、さらに期間を決めてマニュアルの内容を見直すようにしましょう。このように定期的に見直しすることで、継続して運用されるマニュアルとなっていきます。

まとめ

操作マニュアルの作り方について詳しく解説してきました。
操作マニュアルは、機械やツール、ソフトウェアなどの操作手順を詳しく解説する、欠かせないものです。
操作マニュアルの質が製品を利用する人の満足度に直結すると言っても過言ではありません。

今回紹介してきたわかりやすいマニュアル作成のポイントを意識してもらいつつ、紹介した手順に沿って進めていけばユーザーに満足してもらえる操作マニュアルを作成できるはずなので、ぜひ参考にしながら取り組んでみてください。
また、実際に操作マニュアルを作成する際は、「tebiki」や「NotePM」など定番で知名度の高いツールの活用がおすすめです。

動画形式の操作マニュアルを作成する際は、テンプレートが用意されていて初心者の方でも簡単にクオリティの高い操作マニュアルを作れる弊社の「メディア博士」がおすすめですので、ぜひ一度お試しください。