マニュアル作成で業務の効率化！わかりやすいマニュアルの作り方を徹底解説

マニュアルとは？手順書との違い

マニュアルとは、概要や作業の流れなど、特定の業務に関する情報を網羅的にまとめたものです。
マニュアルは手順書と混同されがちですが、手順書はマニュアルの一種で、目的や役割に以下のような違いがあります。
 

	マニュアル	手順書
作成する目的	業務の具体的な手順だけでなく、業務の全体像までしっかりと把握させる	業務の具体的な手順を解説し、誰でも同じレベルで作業できるようにする
求められる役割	業務の内容、手順、なぜそれらの作業が必要なのかなど網羅的に解説する	作業の工程や具体的なやり方を説明する

マニュアルは、業務全体を把握することを目的としたもので、手順書は特定の業務の具体的なやり方を把握して滞りなく進めるためのものというイメージになります。

マニュアル作成のメリット

企業がマニュアルを作成して日々の業務に用いるようになると、さまざまなメリットが期待できるようになります。
マニュアルを作成することで期待できるようになる主なメリットは以下のとおりです。

・業務を効率化できる
・品質が安定する
・教育にかける時間を短縮できる
・新人社員を即戦力に育てることができる

それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。

業務を効率化できる

企業がマニュアルを作成し、用意することで期待できるようになるメリットの一つ目が、業務の効率化です。
マニュアルを作成せずに作業を進める場合、業務内容や手順の確認に時間を割くことになります。
その業務に慣れていない方が対応する場合であればなおさらです。

一方、マニュアルが用意されていれば、業務内容や手順の確認に時間をとられてしまうようなことはありません。
マニュアルには業務の内容や具体的な手順が記載されているので、記載されているとおりに作業するだけでしっかり対応できるようになっており、効率的に作業を進めることができます。

品質が安定する

企業がマニュアルを作成し、用意することで期待できるようになるメリットの二つ目としては、品質が安定する点があげられます。
マニュアルを用意できていない場合、どうしても作業者の知識レベルや作業レベルに品質が左右されてしまいがちです。
その業務の担当者が作業すれば品質も高くなりますし、スムーズに進めることができますが、業務をほとんど経験したことがない人が対応すると、品質も悪くなりますし、作業効率も低下してしまいます。

一方、マニュアルがあれば、マニュアルに記載されている内容に沿って作業を進めることができるので、作業者の知識レベルや作業レベルに左右されづらくなり、品質が安定するようになります。
品質が安定しているかどうかは企業の評判や信頼度、顧客の満足度にも大きく影響する重要なポイントで、マニュアルを作成して品質を安定させることで、企業に対する評価の向上も期待できるようになります。

教育にかける時間を短縮できる

企業がマニュアルを作成し、用意することで期待できるようになるメリットの三つ目は、教育にかかる時間の短縮です。
マニュアルは社員の教育にも活用することができます。
マニュアルの内容に沿って教育することで内容が前後することなくスムーズに教育することができますし、情報の伝え漏れもなくなります。

マニュアルを用意せずに教育をおこなおうとすると、どうしても内容が前後してしまい非効率的です。
また、情報の伝え漏れも発生しやすくなるので、教育のクオリティを高めるためにもマニュアルの作成が必要不可欠だと言えます。

新入社員を即戦力に育てる

企業がマニュアルを作成し、用意することで期待できるようになるメリットの四つ目としては、新入社員を即戦力に育てられるようになる点があげられます。
マニュアルを用意できていない場合、教育に時間がかかります。

一通り作業をこなせるようになるレベルになるまでに時間がかかるので、担当者が病気や怪我で休むと業務が滞ってしまいかねません。
担当者が急に退職してしまった場合は手探りで日々の業務を進めていかなくてはなってしまうので、なおさら大変です。

一方、マニュアルがあれば、教育を効率化できるため、新入社員を即戦力に育てるのにさほど時間はかかりません。
また、マニュアルに沿って作業することで業務をおこなえるようになるので、担当者がいなくても滞りなく業務を進められるようになります。
新入社員を最短距離で即戦力にすることができれば、担当者の不在に右往左往することもなくなるので、この点も企業にとって大きなメリットだと言えるでしょう。

マニュアルに記載するべき項目

マニュアルには、必ず記載するべき基本となる項目がいくつかあります。
主な項目としてあげられるのが、

・業務の目的・ゴール
・週間・月間・年間スケジュール
・作業の流れ
・参考資料一覧

の、4つです。

それぞれの項目の概要と、どういった内容を記載するべきかについて解説していきます。

業務の目的・ゴール

マニュアルに必ず記載するべき項目の一つ目が、おこなう業務の目的やゴールに関する情報です。
その業務を初めておこなう場合、何のためにその業務をおこなう必要があるのかを把握していないと、ただ手を動かすだけになってしまいます。
もちろん、マニュアルに従ってただ手を動かすだけでも最低限の作業はこなせますが、その業務の背景にある目的やゴールが理解できていないと、業務をより効率化させようという意識や業務の質を高めようという意識が働かず、担当者や組織のレベルが上がっていきません。

そのため、何のためにその業務をおこなうのかという目的の部分と、その業務のゴールはどこにあるのかを明確にし、マニュアルにも記載しておく必要があるわけです。
そうすることで、業務をおこなう担当者の意識が高まり、効率化や品質の向上に意欲的に取り組めるようになります。

週間・月間・年間スケジュール

マニュアルに必ず記載するべき項目の二つ目が、週間・月間・年間のスケジュールです。
ひとくちに業務と言ってもさまざまな内容のものがあり、対応にかかる時間や期間も異なります。
週単位で進めるような日常的におこなうべき業務もあれば、月に一度程度の頻度でおこなうようなものもありますし、一年かけてじっくりと取り組むようなものもあります。

マニュアルは、初めて見た人でも滞りなく作業できるような状態を整えておくことを目的として作成するため、週単位、月単位、年単位でやるべきことをまとめ、スケジュールに落とし込み、そのスケジュールに沿って作業できるような状態にしておかなくてはいけません。
そのため、マニュアルを作成する際は、

・週単位でやるべきこと
・月単位でやるべきこと
・年単位でやるべきこと

をそれぞれ洗い出し、それぞれのスケジュールを記載しておく必要があります。

作業の流れ

マニュアルに必ず記載するべき項目の三つ目が、作業の流れです。
どういった工程で作業を進めていくのかについて解説し、その手順に沿って作業していけば初見の人でも滞りなく作業できる状態にしておきます。
対応しなければならない業務の分だけ作業の流れを記載しなければならず、おこなうべき業務の抜け漏れが発生すると大きなトラブルに発展しかねないので、必ずマニュアルに記載するべき作業をリストアップするところから始めるようにしてください。

記載するべき業務のリストアップが完了したら、実際に手を動かしながらそれぞれの作業をこなし、手順をまとめていくようにしましょう。
そうすることで、やるべき作業の抜け漏れも発生しづらくなります。

参考資料一覧

マニュアルに必ず記載するべき項目の四つ目が、参考資料の一覧です。
解説してきたとおり、マニュアルは業務全体を網羅的に把握するもので、さまざまな情報を掲載する必要があります。
その性質上、一つ一つの項目について深掘りしすぎてしまうととんでもないボリュームになってしまうため、ちょっとした概要だけ掲載して、引用元を記し、「詳しくは〇〇を参考にしてください」と記述することも少なくありません。

そこで必要になるのが、参考資料の一覧です。
マニュアルを作成する際に参考にした社内の手順書やその他のマニュアルの情報を一覧にまとめ、それらの資料が必要になったときに情報をすぐチェックできるような状態にしておきます。
その際、資料の保管場所についてもしっかりと明記しておくようにしましょう。

いくら丁寧に参考資料に関する情報を記載していたとしても、その資料がどこに保管されているかがわからなければ意味がありません。
「この参考資料を閲覧したいけど、どこにあるかわからない…」という事態を避けるためにも、その参考資料がどこに保管されているかについても記述しておくようにしましょう。

マニュアル作成のポイント

企業がマニュアルを作成して日々の業務に活用するようになるとさまざまなメリットが期待できるようになると紹介してきましたが、ただマニュアルを用意するだけではそれらのメリットを享受することはできません。
ポイントを押さえ、クオリティの高いマニュアルを作成することが大切です。

マニュアルを作成する際に押さえておくべきポイントとしては、以下の4点があげられます。

・目次を作る
・誰向けかを明確にしてレベルに合わせた書き方をする
・当たり前の内容を省かない
・図や画像を挿入して誰が見てもわかりやすいものにする

それぞれのポイントについて詳しく解説していきます。

目次を作る

クオリティが高く見やすいマニュアルを作成する上で意識するべきポイントの一つ目が、目次です。
ここまで解説してきたとおり、マニュアルは、業務の手順だけでなく、概要や背景などさまざまな内容を網羅的にまとめるものなので、ボリュームのあるものになってしまいがちです。

ボリュームがあると欲しい情報をピンポイントで探すのがどうしても難しくなってしまうので、目次を作成し、欲しい情報を探しやすくしてあげる必要があります。
目次を作成するだけで利便性が向上しますし、欲しい情報を探しやすくなって作業効率も上がるので、必ず目次のページを設けるようにしてください。

また、目次を作成する際は、大きな見出しや大きな項目にだけでなく、中見出しや小見出しも設けながら作成するようにしましょう。
中見出しや小見出しまで丁寧に記載した目次を用意してあげることで、見やすさや使いやすさを担保してあげられるようになります。

誰向けかを明確にしレベルに合わせた書き方をする

誰に向けたマニュアルであるかを明確にし、レベルに合わせた書き方をすることもマニュアルの作成における重要なポイントの一つです。
マニュアルを作成する際は、まず誰に向けたものであるかを明確にするところから始めていきます。

例えば、その業務をまったくやったことがなく、その業務に関する知識がまったくない社員に向けてマニュアルを作成する場合であれば、基礎中の基礎からなるべく丁寧に解説する必要があります。
一方、その業務を経験したことはないものの、前提となる知識や関連する知識を持っている社員に向けたマニュアルを作成する場合であれば、基礎から丁寧に解説する必要はなく、ある程度内容を絞って作成することができます。

ある程度知識のある社員に向けてマニュアルを作成する場合、初心者向けのマニュアルのように一から十まで丁寧に内容を記載して作ってしまうと、ノイズが多く使いづらいマニュアルに仕上がってしまう可能性があるため、事前に誰向けのマニュアルであるかを明確にし、レベルに合わせた書き方を徹底するようにしましょう。

当たり前を省かない

当たり前を省かないことも、見やすく使いやすいマニュアルを作成する上で重要なポイントの一つになります。
マニュアルはその業務の担当者が中心となって作成するのが一般的ですが、業務に慣れている人がマニュアルを作成すると、どうしても内容を省略しようとしてしまいがちです。

ただ、業務に慣れている担当者が当たり前だと思っている内容が、その業務をおこなった経験がない初心者にとっても当たり前だという保証はありません。
その情報を省くことで後の作業を進められなくなってしまったり、トラブルに発展してしまう可能性もあるので、当たり前だと思える内容についても極力省かずに記述するようにしましょう。

図や画像を挿入して誰が見てもわかりやすく

マニュアルには、内容をしっかりと理解できる「わかりやすさ」が求められます。
そのわかりやすさを担保する手段として有効なのが、図や画像、イラストです。
ただテキストでつらつらと解説するよりも、図や画像、イラストを交えながら解説する方が見ている人の理解度が高まります。

例えば、機械の操作手順を解説する場合であれば、テキストだけで解説するよりも、実際に作業をおこなっているときの手元を撮影してその画像を掲載しながら解説する方が理解度は高まります。
図や画像の用意は手間になりますが、取り入れるだけでクオリティを高められるようになるので、ぜひ積極的に取り入れるようにしてください。

マニュアルの運用で大事なこと

マニュアルをフル活用してその効果を最大化するには、運用する上でのポイントについても押さえておかなくてはいけません。
マニュアルを運用する上で大事なこととしては、

・マニュアルの管理場所を決め、把握しておく
・必要なときにすぐ閲覧できる環境を整えておく
・情報をアップデートをする
・改訂履歴も残しておく
・マニュアルの存在を周知する
・使用感をヒアリングする

それぞれのポイントについて詳しく解説していきます。

マニュアルの管理場所を決め把握しておく

マニュアルの運用では、マニュアルの管理場所を決めるのはもちろん、そのマニュアルを見て業務をおこなう社員全員がその管理場所をしっかりと把握しておく必要があります。
いくらクオリティの高いマニュアルを用意することができたとしても、いざ必要になったときにどこにあるかわからないような状態では意味がありません。

紙でマニュアルを作成するにしてもPDFなどのデジタルデータで用意するにしても、しっかりと管理場所を決め、周知するようにしましょう。

必要なときにすぐ閲覧できる環境を整えておく

マニュアルは紙で用意することもできますし、PDFなどのデジタルデータで用意することもできますが、しっかりと運用し、最大限活用していきたいと考えるのであればデジタルデータとして用意しておくべきです。
マニュアルをデジタルデータとして用意した場合、パソコンやスマートフォン、タブレットなどさまざまな端末で閲覧できるようになるので、必要なときにすぐ閲覧することができます。

また、デジタルデータなので、「他の人が使っていて閲覧することができない」となってしまうこともありません。
ただ、マニュアルは企業にとって非常に大切な情報なので、デジタルデータとしてマニュアルを用意する際は、閲覧する際にパスワードの入力を求めたり閲覧履歴が残るようなシステムにするなど、情報が漏れない運用方法を考える必要があるということも覚えておくようにしましょう。

情報のアップデートをする

マニュアルを作成して運用していると、機械やシステムのアップデートなどによって業務の進め方や手順が変わってしまうことが多々あります。
この際、マニュアルをアップデートせずに古い情報のままで運用してしまうと、思わぬトラブルに発展してしまいかねません。

また、担当者や新入社員が間違ったやり方で覚えてしまいかねないので、マニュアルの内容は定期的に見直してアップデートし、常に最新の状態を保っておくようにしましょう。

改訂履歴も残しておく

マニュアルは常に情報をアップデートして最新の状態を保つようにするべきだと紹介してきましたが、アップデートしたからと言ってすぐに古いデータを削除するのはあまりおすすめできません。
なぜなら、アップデートした情報が間違っているなど、古いデータが必要になることもあるからです。
そのため、マニュアルの内容を最新のものにアップデートする場合は、いかに小さなアップデートでも改訂履歴を残すようルールを決め、何かあったときはすぐに古い情報にもアクセスできる状態を保っておくようにしましょう。

マニュアルの存在を周知する

マニュアルを作成しつつも上手く活用できていない企業にありがちなのが、マニュアルの存在の周知不足です。
「マニュアルの管理場所を決め把握しておく」の箇所でも触れましたが、いくらクオリティの高いマニュアルを用意することができたとしても、その存在があまり知られておらず、必要なときに活用できないようでは意味がありません。

マニュアルの存在を周知する範囲はしっかりと考えて決める必要がありますが、最低でもその業務に関わる可能性のある社員にはマニュアルの存在を周知し、必要なときに閲覧できる状態を整えておくようにしましょう。

使用感をヒアリングする

優れたマニュアルはそう簡単に用意できるものではありません。
一回で完璧なマニュアルを作成して用意するのは不可能です。
マニュアルは除々にブラッシュアップしていきながらクオリティを高めていくものなので、いきなり完璧なものを目指すのではなく、除々にクオリティを高めていくようにしましょう。

マニュアルのクオリティを高める上で重要になるのが、使用感のヒアリングです。
作成したマニュアルを見ながら手を動かしてもらい、わかりにくかった点や使いづらいと感じた点、付け加えてほしい情報などについてヒアリングするようにしましょう。
現場の意見をもとにブラッシュアップすることでマニュアルのクオリティを高められるようになるので、なるべく多くの社員にヒアリングして、どんどんブラッシュアップしていくようにしてください。

まとめ

企業が業務の効率化や作業レベルの均一化を図る上で欠かせない、マニュアルの作り方について解説してきました。
マニュアルは、コツを意識しながらクオリティの高いものを作成することが大切ですし、用意するだけでなく運用してクオリティを高めていく意識が重要になります。

きちんとしたマニュアルを用意できていない企業はもちろん、マニュアルを用意してはいるもののクオリティが充分ではないと考えている企業やイマイチ有効活用できていないと感じている企業にとっても、今回紹介した内容は参考になるはずです。
マニュアルの作成やブラッシュアップは非常に時間と手間のかかる作業ではありますが、その分得られるメリットも大きいので、今回紹介した内容を参考にしながらマニュアルの作成やブラッシュアップに取り組んでみてください。