「改訂」と「改定」の違いは？マニュアルを更新したり変更したときにどちらを用いるべきかを解説

マニュアルの「改訂」と「改定」の違いは？

マニュアルの内容を更新する場合、「改訂」と「改定」のどちらを用いるべきかで悩んでしまっている方も少なくないかと思いますが、これらは若干意味合いが異なるため注意が必要です。
それぞれの言葉の意味に触れながら、どういった違いがあり、マニュアルに変更を加えた際はどちらを使用すればいいのかについて解説していきます。

改訂とは

改訂とは、「改めて訂正すること」を指す言葉です。
例えばマニュアルの場合だと古い情報が記載されていたりすることがありますが、その古い情報を新しい情報に訂正したり、わかりづらい表現になってしまっている箇所をわかりやすく修正した場合などに改訂が用いられます。
書籍の修正版などが出版される場合に用いられるのもこの改訂で、改訂版として出版されますが、マニュアルの内容を変更したり修正した場合に用いられるのもこちらの改訂です。

改定とは

改訂と混同されがちな改定ですが、改定とは、「改めて定めること」を指す言葉です。
改定はそれまで決まっていたことを見直し、改める場合に用いられることが多く、商品やサービスの価格を見直すときなどに「価格の改定をおこないました」などといった形で用いられます。
決まっていた内容を改めて定めるという性質上、改定はマニュアルの内容を変更したときには使用されません。
マニュアルの見直しや内容の更新などをおこなった際は、改訂の方が用いられます。

改訂や改定と混同されがちな「改正」とは

改訂や改定と混同されがちな言葉に「改正」がありますが、改正とは、「改めて正すこと」を指す言葉です。
不備のあった内容を修正した場合などには改正が用いられますが、マニュアルの内容を見直したり変更したりしたときなどに用いられるような言葉ではありません。
マニュアルの不備を修正するときには改正が用いられることもありますが、基本的には改訂の方を用いるのが一般的です。

企業がマニュアルの改訂をおこなう4つの目的

業務マニュアルなどのマニュアルは作って終わりではないと紹介してきましたが、企業が定期的にマニュアルを見直し、改訂するのにはいくつか目的があります。
代表的な目的としてあげられるのが、以下の4つです。

・使いやすい状態を保つため
・クレームやトラブルを防ぐため
・業務の属人化を防ぐため
・教育や引き継ぎをスムーズに進めるため

それぞれの目的について、詳しく解説していきます。

使いやすい状態を保つため

企業が業務マニュアルの改訂をおこなう目的の一つ目が、使いやすい状態を保つためです。
マニュアルを作成して社内で共有し、従業員からフィードバックをもらうようにすると、より見やすく使いやすいマニュアルにするためのヒントが色々と見えてきます。
それらを反映して定期的に改訂することで、より見やすく使いやすいマニュアルにブラッシュアップできるようになるため、定期的に見直して改訂する必要があるわけです。

クレームやトラブルを防ぐため

企業が業務マニュアルの改訂をおこなう目的の二つ目が、クレームやトラブルを防ぐためです。
マニュアルに記載されている情報に誤りがあったり、古い情報が記載されている場合、そのマニュアルを見て作業した従業員が間違った方法で対応してしまう可能性があります。
そうなるとクレームやトラブルにつながる可能性があるため、定期的に見直しをおこない、間違った情報を訂正したり、古い情報を更新するなどして改訂するわけです。

業務の属人化を防ぐため

企業が業務マニュアルの改訂をおこなう目的の三つ目が、業務の属人化を防ぐためです。
マニュアルに間違った情報や古い情報が記載されていると、各々がマニュアルに記載されていない独自のやり方で対応する可能性が高くなります。
そうなると、特定の人しか業務のやり方を把握していない状態である業務の属人化が発生しやすくなるので、業務の属人化を防ぐためにも、定期的に改訂して情報の修正や更新をおこなっていきます。

教育や引き継ぎをスムーズに進めるため

企業が業務マニュアルの改訂をおこなう目的の四つ目が、教育や引き継ぎをスムーズに進めるためです。
マニュアルの内容に不備がある場合、その都度正しい情報を確認しなくてはならないため、教育や引き継ぎに手間がかかります。
間違った情報を元に教育したり、引き継ぎしてしまうようなケースも少なくありません。
そういったリスクを防ぐためにも、定期的に改訂する必要があるわけです。

マニュアルの改訂をおこなうタイミングと進め方

マニュアル改訂の重要性を痛感してはいるものの、どのタイミングでおこなえばいいかわからなかったり、具体的にどういった手順で進めればいいかがわからず着手できていないという企業も少なくないかと思います。
そこでここからは、マニュアルの改訂をおこなうタイミングの見極め方とマニュアル改訂の具体的な進め方について解説していきます。

マニュアルの改訂をおこなうタイミング

企業がマニュアルの改訂をおこなうべきタイミングはいくつかあります。
主なマニュアル改訂のタイミングとしてあげられるのが、以下の3つです。

・決められたスケジュールに合わせて定期的に見直す
・改訂するべきポイントが一定量以上になったときに見直す
・作業内容やルールの変更があったときなどに見直す

マニュアルの更新作業はスケジュールを決めておこなうのが一般的です。
スケジュールを決めずにいると更新が滞ってしまい、必要な情報が反映されないまま使われ続ける可能性があるので、スケジュールを決めて定期的に更新するようにしましょう。

また、マニュアルの運用では、マニュアルを使って作業する従業員からフィードバックをもらい、その内容を反映させてマニュアルの質を高めていきますが、フィードバックの量が一定量以上になったときも改訂のタイミングです。
さらに、作業内容やルールに変更があったときも改訂するタイミングの一つで、古い手順や古いルールでの作業を避けるためになるべく早いタイミングでマニュアルの改訂をおこなうことになります。

マニュアルの改訂の進め方

マニュアルの改訂作業は、以下のような手順で進めていきます。

1. フィードバックの内容をまとめて改定する箇所をリストアップする
2. マニュアルの内容を修正する
3. 改訂履歴を残す
4. 改訂したマニュアルを共有する

まずはフィードバックされた内容をまとめたり、改訂しなければならない点をリストアップして、スムーズに作業にあたれるよう準備を進めていきます。
準備が整ったら、リストアップした内容をもとにマニュアルの改訂を進めていき、いつ改訂されたものであるかがわかるよう改訂履歴を残しましょう。
後は、改訂したマニュアルを共有し、運用していくだけです。

まとめ

マニュアルの内容を更新したときに使用する「改訂」と「改定」の違いや、実際に内容を更新したときにはどちらを使用するべきなのかという点にふれながら、マニュアルを改訂する重要性や改訂のタイミングなどについて詳しく紹介してきました。
マニュアルの内容を更新したときに用いるべきなのは、「改めて訂正すること」を意味する改訂の方なので、改訂の履歴を記す際はこちらを用いるようにしてください。

また、マニュアルの改訂作業は定期的に発生するものです。
その際、マニュアル作成ツールなどの専門的なツールがあると、マニュアルの改訂作業をより効率的に進められるようになるので、ぜひそういったツールの活用も前向きに検討してみてください。