生産性を向上させる取り組み8選！取り組むべき時期や実施のポイントも徹底解説

生産性とはどのようなものか

生産性とは、効率的に資源を活用し、成果を最大化する能力や状態を指します。できるだけ少ない資源で、効果が大きい状態が、生産性の高い状態といえます。
生産性は、下記の要領で計算できます。

生産性 ＝ アウトプット（生産量や付加価値など生み出す仕事） ÷ インプット（仕事に投入する人数や設備、時間）

会社で例えるなら、インプットは勤務時間だったり、労働力や、資本、技術などがあてはまります。少ない時間や人数で、大きなアウトプットをなしえている状態は、生産性が高い状態です。
生産性は資源の効率的な利用と成果の最大化を追求することであり、個人や組織の成功に不可欠な要素です。

特に今の日本は、資源が少なく、少子高齢化で労働人口が減少し、まさに資源の少ない状態になっています。だからこそ、効率化の取り組みや持続的な改善を通じて、生産性を高める取り組みが重視されているのです。
また、生産性は大きく分けると、物的労働生産性と付加価値労働生産性の2種類にわけられます。より深く生産性について理解するために必要なので、それぞれどのような考え方か解説します。

物的労働生産性

物的労働生産性とは、労働者が一定期間内に生産する製品やサービスの物量を指す指標です。具体的には、労働者一人当たりの生産量を測定します。
例えば物的労働生産性は、一人の労働者が1時間で何個の製品を生産できるかという形で表され、以下の計算式で求められます。

「販売金額 ÷ 労働時間」もしくは「販売金額 ÷ 労働者数」

この指標は企業の効率性や経済全体の生産性を評価するために重要です。物的労働生産性が高いほど、同じ労働時間でより多くの製品を生産できることを意味し、結果としてコスト削減や競争力の向上につながります。

付加価値労働生産性

付加価値労働生産性とは、労働者が一定期間内に生み出す付加価値の大きさを測る指標です。具体的には売上高から原材料費や外部購入費などの中間投入分を差し引いたものです。
付加価値労働生産性は、労働者一人当たりの付加価値額を表し、通常は以下の計算式で算出されます。

「付加価値額 ÷ 労働時間」もしくは「付加価値額 ÷ 労働者数」

この指標は、企業の効率性や競争力を評価するために重要であり、単なる生産量の多寡だけでなく、どれだけ高い価値を生み出しているかを示します。
付加価値労働生産性が高い企業は、同じ労働時間でより多くの価値を創出でき、収益性の向上や市場での優位性を築くことが可能です。

生産性を向上させる取り組み8選

では、生産性を向上させるには、どのようにすればよいでしょうか。そこで本章では、生産性を向上させる取り組みを紹介していきます。

業務の最適化

業務の最適化とは、業務プロセスや手法を改善し、より効率的かつ効果的に遂行することを指します。これにより、時間やリソースの無駄を削減し、結果として生産性を向上させることができます。

業務の最適化が生産性の向上につながる理由は、業務の最適化によって、作業の手順や流れが明確化され、作業の中断やミスが減少するためです。
業務の最適化で、タスクの優先順位がわかると、重要な仕事から順に取り組めるようになるので短時間で業務ができるようになります。定期的な業務の見直しや改善提案の収集、データ分析に基づく意思決定なども重要で、現状の問題点を把握し、持続的な改善を促進できるようになります。

業務の最適化は、単なる作業の効率化にとどまらず業務の質の向上にも繋がります。組織全体でこの取り組みを推進すれば、さらに競争力を高めることが可能です。

ITツールの導入

生産性を向上させるにはITツールの導入が効果的です。ITツールの導入が生産性向上に貢献する理由として、業務の効率化と自動化が挙げられます。これにより、情報共有が素早くでき無駄な会議が削減できる効果も期待できます。
また、経費精算や勤怠管理などの日常業務を自動化することで、従業員はより価値の高い業務に集中することができます。これにより、全体の業務効率が向上し、生産性が高まります。

具体的な導入手順としては、まず自社の業務プロセスを見直し、どの部分にITツールが効果的に適用できるかを分析します。その後、市場で提供されている様々なITツールを比較検討し、自社のニーズに最も合致するものを選定します。
総じて、ITツールの導入は業務効率化と自動化を促進し、生産性の向上に大きく貢献します。

適材適所

適材適所とは、それぞれの特技や苦手な業務、適性を考慮して、各々の能力が最も発揮されると考えられる部署に配置をすることです。
適材適所が生産性向上に貢献する理由は、社員の能力と仕事のマッチングが向上するためです。適切なポジションに配置された社員は、自身の強みを最大限に発揮できるため、仕事の効率が上がり、成果も出やすくなります。

具体的な実践方法としては、まず社員の能力や特性を正確に把握することが重要です。これには、定期的なスキル評価やパフォーマンスレビュー、自己評価アンケートなどが有効です。また、社員との対話を通じて、彼らの興味やキャリア目標を理解することも重要です。
次に、得られた情報を基に、社員一人ひとりに最適な役割やプロジェクトを割り当てます。この際大切なのは、柔軟な配置転換を可能にする組織文化を築くことです。

また、適材適所を上手く運用するためには、マネジメント層の理解とサポートが欠かせません。リーダーシップ研修を通じて、適材適所の重要性を認識し、効果的な配置判断を行えるようにすることが必要です。
総じて、適材適所は社員の能力を最大限に引き出し、業務効率と成果を高めるための重要な戦略です。

社外アウトソーシングの検討

生産性向上の取り組みの一つとして、社外アウトソーシングを検討することがあります。社外アウトソーシングは、特定の業務やプロジェクトを外部の専門企業に委託することで、内部リソースを最適に活用し、コアビジネスに集中する手法です。
社外アウトソーシングが生産性向上につながる理由は、外部パートナーの専門知識とスキルを活用できるためです。また、内部リソースをコア業務に集中させることで、企業全体の生産性が向上します。

具体的な進め方としては、まずアウトソーシングの対象業務を明確にすることが重要です。どの業務を外部に委託することで最も効果的かを分析し、コスト削減や業務効率化の観点から判断します。
アウトソーシングの成功には、綿密なコミュニケーションと明確な契約内容が不可欠です。業務の範囲、目標、期待される成果物、品質基準などを詳細に定義し、定期的な進捗確認を行います。これにより、期待通りの成果を得ることができ、トラブルを未然に防ぐことができます。

総じて、社外アウトソーシングは、専門性の高い外部リソースを活用し、企業内部のリソースを最適化できる有効な手法です。

社員同士がコミュニケーションをとれるようにする

生産性向上の取り組みの一つとして、社員同士のコミュニケーションを積極的に促進することが挙げられます。効果的なコミュニケーションは、情報共有の迅速化や問題解決のスピードアップ、チームの連携強化に繋がり、結果として生産性の向上を実現します。
コミュニケーションが活発な環境では、社員が気軽に意見やアイデアを交換できます。それが、創造的な解決策や新しいビジネスチャンスを生みます。さらに、コミュニケーションの質が高いチームは、メンバー間の信頼関係が強まり、協力体制が整いやすくなります。

具体的に社員同士のコミュニケーションを促進する方法としては、定期的なミーティングや交流会を設けることです。また、オープンなオフィスレイアウトや共用スペースの設置も有効です。社員が自然に交流できる環境を整えることで、日常的なコミュニケーションが促進されます。
最後に、コミュニケーションの促進には、経営陣や管理職の積極的な関与が不可欠です。コミュニケーションをとりやすい文化を醸成することで、全社員が安心して意見を表明できる環境ができあがります

モチベーションアップに取り組む

社員が高いモチベーションを持って業務に取り組めるようになれば、生産性が向上するのは明確です。
モチベーションが高い社員は、業務に対する意欲が高まり、自主的かつ積極的に仕事を進めるため、成果を出しやすくなります。また、問題解決力や創造性も向上し、業務の質が高まります。

具体的にモチベーションアップを図るには、目標設定が重要です。社員一人ひとりに明確な目標を設定し、その達成度を定期的に評価・フィードバックすることで、達成感や成長実感を得られる環境を整えます。
次に、報酬と認識も効果的です。優れた業績を上げた社員に対しては、報酬やボーナスを支給し、その努力を公に認めることで、モチベーションを高めます。キャリアパスの提供も重要です。社員が自分の将来像を描きやすいように、キャリアアップの機会や研修プログラムを提供することで、自己成長への意欲を刺激します。

総じて、社員のモチベーションアップは、業務の質を高め、生産性向上に大きく貢献します。

社員の技術向上

生産性向上の取り組みの一つとして、社員の技術を向上させることも重要です。社員の技術向上は、直接的に生産性の向上に繋がります。高度なスキルを持つ社員は、より効率的に業務を遂行できるため、作業時間を短縮できます。
また、専門知識や技術が高まることで、問題解決能力や創造性も向上し、質の高い成果を生み出すことができます。さらに、技術向上は社員の自己成長感を高め、モチベーションアップにも寄与します。モチベーションが高まると、業務への意欲が増し、生産性がさらに向上します。

具体的に社員の技術を向上させるためには、社内外の研修プログラムを実施したり、オンラインコースや資格取得支援をするなどして自己啓発を促すことが有効です。また、経験豊富な社員が若手社員を指導するメンターシップ制度を導入することで、現場で必要なスキルやノウハウを効率よく伝えることも有効です。
さらに、実際のプロジェクトに参加し実務を通じて技術を磨く機会を提供するのも効果的です。これらの取り組みを通じて、社員の技術向上を継続的に支援することが有効です。

生産性向上に取り組むべき時期は

生産性を高めるには何をすればよいかはわかりましたが、実施すると本来の業務に差し障るようでは本末転倒です。では、生産性向上に取り組むとよいタイミングはいつでしょうか。
本章では、生産性向上に取り組む時期として適切な時期を解説します。

新入社員を迎える時

まず、生産性向上に取り組むと良いタイミングは、新入社員の新人研修です。業務に取り組む初回から生産性の高い手順で取り組めれば、業務経験の浅い人でも生産性を向上させることができます。
新入社員が入社する時期は、組織に新たな視点やエネルギーがもたらされるタイミングです。新入社員には新しい知識やスキルを教えるだけでなく、客観的な視点から改善点を見つけることも期待します。彼らの新鮮な目線を活用することで、これまで気づかなかった効率化の余地や革新的なアイデアが生まれる可能性もあります。

具体的な取り組み方法として、まず新入社員の研修プログラムを充実させることが重要です。また、メンター制度の導入も効果的です。
さらに、フィードバックを受けることで、新入社員の入社を機に、業務プロセス全体の見直しを行うことも推奨されます。業務の標準化やマニュアルの整備を行うことで、全社員が統一された方法で業務を遂行できるようになり、効率化が促進されます。

総じて、新入社員を迎える時期は、組織全体を見直し、生産性向上を図る絶好のタイミングになります。

中間管理職の研修をおこなう時

中間管理職の研修を行う時も、生産性向上に取り組むべきタイミングです。中間管理職は、組織の中心的役割を果たし、彼らのスキルと知識が組織全体のパフォーマンスに大きな影響を与えます。中間管理職は上層部と現場の橋渡し役として、情報の伝達や業務の調整を行う重要なポジションにあります。
彼らのマネジメントスキルやリーダーシップが高まれば、現場の生産性を直接的に向上させることができます。中間管理職が効果的にチームを率い、業務の効率化を推進すれば、全体の生産性が大きく向上するため、中間管理職の研修時に生産性向上の取り組みを行うのが適しています。

具体的な取り組み方法としては、リーダーシップ研修を充実させることが重要です。研修内容には、効果的なコミュニケーション方法や問題解決スキル、タイムマネジメントの技法などを含めます。これにより、中間管理職が自信を持ってチームを導き、生産性を高めるための具体的な手段を習得することができます。
研修後のフォローアップも欠かせません。定期的な評価とフィードバックを行い、中間管理職の成長を継続的に支援します。以上の取り組みにより、中間管理職のスキルと知識を強化することで、組織全体の生産性向上が実現します。

人手が足りない時

生産性向上に取り組むべきタイミングは、人手が足りない時です。人手が足りない時は、少人数で多くの業務をこなさなければならず、各社員の負担が増える傾向にあります。
このような状況で生産性向上の取り組みを行うことで、業務の効率化を図り、少ない人員でも高い成果を上げることが可能になります。

まずは、業務の優先順位を整理し、本当に必要な業務にリソースを集中させることで、無駄な作業を削減します。そして、業務フローを再評価し、非効率な手順や重複する作業を排除します。同時に従業員のスキルアップも必要です。
コミュニケーションを意識し、人手が不足している時こそ、社員のモチベーションを高める施策も重要になります。適宜愛とソージングも活用しながら、生産性の維持向上に努めましょう。

以上のように、人手が足りない時こそ、生産性向上の取り組みを行うべきです。
限られたリソースを最大限に活用し、効率的に業務を進めることで、少人数でも高い成果を上げることができるようになります。これにより、組織全体のパフォーマンスが向上し、持続可能な成長が実現します。

生産性向上に取り組む時のポイントは

生産性向上の具体的な取り組みや、行うべき時期は分かりましたが、実際取り組むうえでどのような点に気を付ければよいでしょうか。そこで本章では、生産性向上に取り組むときのポイントを解説します。

業務の見直しと最適化をおこなう

生産性向上に取り組む際の重要なポイントは、一番初めに業務の見直しと最適化をおこなう点です。業務の見直しを通じて、無駄な作業や重複を排除し、作業フローをスムーズにすることが目指されます。例えば、時間のかかる手作業を自動化することで、作業の速度と精度を向上させることができます。
続いて、業務の最適化をすすめます。例えば、タスクの優先順位を再評価し、時間のかかる作業に集中することで、生産性を飛躍的に向上させることが可能です。生産性向上にはまず、業務の見直しと最適化が不可欠です。

現状を変える改善策を検討する

業務の見直しと最適化を行うと、現状の課題やボトルネックが明確になり、改善すべきポイントが浮かび上がります。そこで、具体的な施策を検討していきます。
改善策を考える際に重要なのは、データや実績をもとにした客観的な分析です。業務の効率化や品質向上に直結するデータを収集し、それをもとに問題点を特定します。たとえば、作業時間の分析やエラーの発生頻度などを詳細に調査することで、改善すべき具体的なポイントが見えてきます。

次に、改善策を実施するための具体的な計画を策定します。これには、優先順位付けやリソースの配分が含まれます。
さらに、改善策の実施後は定期的な評価とさらなる改善が欠かせません。設定した目標や成果を定量的に測定し、改善の効果を確認していきます。従業員からのフィードバックも重要な要素となります。

業務を標準化してマニュアルを作成する

改善策を検討したあとは、業務を標準化してマニュアルを作成することが重要です。業務を標準化することで、作業の一貫性を確保し、効率的な運営を実現することができます。

作成するマニュアルの指示は、明確で具体的な内容にします。作業手順やポリシー、規則をできるだけ詳細に記述し、従業員がすぐに理解できるようにします。
マニュアルには柔軟性を持たせる点も重要です。業務環境や技術の進歩に応じて、マニュアルは定期的に見直し、更新しましょう。

また、マニュアル作成においては、従業員からのフィードバックを積極的に取り入れることも大切です。実際の作業経験や問題点を反映させることで、現場での適切な対応が可能となります。
さらに、マニュアルの使用方法や更新手順についてのトレーニングを提供することも忘れてはいけません。全従業員がマニュアルを適切に利用し、その効果を最大限に引き出すためには、正しい使い方を教育することが欠かせません。

以上のように、生産性向上のためには業務を標準化し、明確で使いやすいマニュアルを作成することが不可欠です。

生産性向上に取り組むべき背景

生産性が向上すると組織にとって有益ですが、そのためには社員に対するトレーニングや、人的・物的コストがかかったりするため楽なことではありません。
しかし、いま多くの企業や組織内で、生産性を向上する取り組みがなされているのは、なぜでしょうか。その理由はいくつかあります。本章では、生産性向上に取り組むべき背景を解説します。

少子高齢化による労働力人口の減少

日本の合計特殊出生率（15歳～49歳までの女性の年齢別出生率を合計したもの）は、1.20で過去最低を更新（厚生労働省　2023年人口動態統計月報年計(概数）の概況）しています。

少子高齢化は、特に先進国で顕著な社会現象であり、労働力人口の減少に直接的な影響を与えています。少子高齢化が進むと、労働市場における労働力の供給が減少し、経済全体の成長に悪影響を及ぼす可能性があります。
労働力が減少すると、企業や組織は適切な人材を確保することが難しくなり、効率的な業務運営が困難になる場合があります。特に高度な技術や専門知識を持つ労働力の減少は、特に深刻な問題です。

生産性向上への取り組みは、少子高齢化が引き起こす労働力の減少を補うための重要な対策の一つです。効率化や技術革新による業務の自動化、労働者のスキル向上と教育の促進、柔軟な働き方の導入などが、労働力不足に対処する手段として挙げられます。
現状の少子高齢化が進む日本にとって、生産性の向上は必然的課題になっています。

国力低下

失われた30年という言葉に象徴されるように、日本の国力低下も生産性向上が求められる背景の一つです。日本は、1980年代までの高度成長期を経て、1990年代初頭にバブル経済が崩壊しました。
その後の景気低迷やデフレーションの影響により、日本経済は長期間にわたって成長が鈍化しました。失われた30年とは、経済成長が停滞し、社会全体が長期間にわたって停滞した状態を指します。

失われた30年は、少子高齢化によって人口構造が変化した点も要因ですが、産業構造の変化がおくれた点も重要な要因です。特に、技術革新やデジタル化への適応が進んでいない部分があります。
これらの背景から、生産性向上への取り組みが喫緊の課題となっています。効率化や技術革新を促進し、労働力の質の向上を図ることで、企業の競争力を強化し、経済の成長を後押しすることが求められています。

働き方改革の影響

生産性向上に取り組む背景には、働き方改革の影響もあります。働き方改革は、労働市場の柔軟性と効率性の向上を図る政策であり、その目的は労働者のワークライフバランスの改善とともに、組織の生産性を高めることにあります。
従来の固定された働き方から、柔軟な働き方へのシフトが進み、テクノロジーの発展によるリモートワークやフレックスタイム制度の導入、場所や時間にとらわれない働き方が普及していることも要因です。

働き方改革を推進すると、従業員が自らの働き方に適した環境で仕事をすることで、モチベーションが向上し、結果として生産性が高まる効果が期待されます。また、労働時間の効率化や作業プロセスの見直しを通じて、無駄な時間やリソースの削減が可能となります。
政府の働き方改革推進策や企業の自主的な取り組みが相互に補完しあい、社会全体での効果を最大化することが重要です。

生産性向上に取り組むメリット

生産性向上は、必要に迫られて取り組まなければならないという側面もありますが、実行することで多くのメリットがあります。本章では、生産性向上に取り組むことで得られるメリットを紹介します。

国際競争力の向上

日本の国際競争力は、近年の経済状況や産業構造の変化により、低下が問題視されています。特に製造業の一部では、新興国の競争力強化により、市場シェアを維持するのが難しくなっています。
さらに、高度な技術分野ではアメリカや中国などの国々との競争が激化し、遅れを取っています。生産性向上に取り組むことで日本の国際競争力を向上させるメリットは多岐にわたります。世界市場での競争力が増せば増収が期待できます。

また、生産性の向上は企業の利益率を向上させ、投資意欲を高める要因にもなります。これにより、国民の生活水準の向上や経済の持続可能な発展が実現する可能性があります。
このように、生産性向上は日本の国際競争力強化に不可欠な要素であり、製造業からサービス業まで幅広い分野での効果が期待されます。

労働力不足の解消

現在の日本では、少子高齢化の影響もあり労働力市場での人手不足が深刻化しています。この労働力不足は、製造業をはじめとする多くの産業で感じられており、技術や専門知識を要する職種での人材確保が特に課題とされています。
生産性向上に取り組み、少ない人手でも生産性を維持または向上させることができれば、問題が解消に向かいます。また、生産性向上は働く環境や労働条件の改善にもつながります。

労働者がより効率的に仕事をこなすことができれば、過重労働やストレスの軽減が期待されます。これにより、労働者の健康状態や生産性が向上し、長期的な労働力の安定性が確保されます。
生産性向上に取り組むことは、労働力不足解消のための重要な手段であり、経済全体の持続可能な成長を支える要素です。技術の導入や効率化の推進を通じて、日本の産業界は競争力を維持し、労働市場の課題に対処できるようになります。

職場環境の改善

現在の日本の職場環境は、長時間労働や過重労働、ストレスによるメンタルヘルス等の課題があります。これらの問題は労働者の健康や生産性に悪影響を与えるだけでなく、企業の人材確保や定着率にも影響を及ぼしています。
また、ワークライフバランスの課題や働き方の多様化に対応できていない場面もあります。生産性向上に取り組み、効率的な作業プロセスや業務の見直しをすることで、長時間労働や過重労働が軽減されます。

労働者がより効率的に仕事をこなすことができれば、残業時間の削減や休息の確保が可能となり、ワークライフバランスの向上が期待されます。労働者の働きやすい環境を整備すれば、職場の雰囲気が良好になり、労働者のモチベーションや満足度が向上します。
以上のように、生産性向上は単なる業務の効率化だけでなく、職場環境の改善にも大きなメリットをもたらす要素です。

まとめ

本記事では、生産性を向上させる具体的な取り組みを紹介し、生産性向上に取り組むべき時期や実施のポイントを解説しました。そして、生産性向上に取り組む背景や導入のメリットもあわせて解説しました。
生産性向上は解決すべき課題であり、達成すればさまざまなメリットを享受できます。ぜひ普段の職場で取り入れて、組織をよりよいものにしましょう。