マニュアル作りが上手い人の特徴は？ポイントや上達のアイディアも紹介

マニュアル作成が上手い人の特徴

マニュアル作りが上手い人は、他の人とどのような点が異なるのでしょうか。そこで本章では、マニュアル作りが上手い人の特徴を紹介します。　

指示が丁寧で分かりやすい

マニュアル作成が上手い人の特徴の一つは、指示が丁寧で分かりやすいことです。
指示が丁寧であるとは、具体的でわかりやすい言葉を使って作業の手順や操作方法を説明することを指します。具体的な指示をすると読者が、何をどのようにすれば良いのか分かりやすくなります。また、分かりやすい指示とは、専門用語を適切に説明したり、複雑な手順を段階的に解説することも含まれます。

マニュアル作成者は、読者が不安や疑問を抱かずに作業を進められるよう、可能な限り詳細に情報を提供します。このように、指示が丁寧で分かりやすいマニュアルは、作業の効率を高めるだけでなく、読者のストレスを軽減し、作業ミスを減少させる効果もあります。

図を適切に使用している

図を適切に使用していることも、マニュアル作りが上手い人の特徴です。図の使用は、読者の理解を深め、情報を視覚的に伝える効果的な手段になります。具体的な手順や操作方法を文章だけで説明するよりも、図を併用することで、より直感的に内容を伝えられます。
例えば、ソフトウェアの操作マニュアルでは、画面のスクリーンショットを使って各ステップを示すことがよくあります。これにより、読者は実際の画面と照らし合わせながら進めることができ、迷わずに作業を進めることができます。

また、複雑な手順を図解することで、文章だけでは伝わりにくい細かな部分まで明確に示すことができます。さらに、図を使うことで情報の整理がしやすくなります。フローチャートやダイアグラムを用いることで、作業の流れやプロセスを視覚的に把握でき、全体の理解が深まります。
特に初心者にとっては、視覚的な情報は不可欠で自信を持って作業を進める助けになります。このように、マニュアル作りが上手い人は、図を適切に活用し、読者の理解を深めるための工夫を怠りません。

業務内容が整理されている

業務内容が整理されていることも、マニュアル作りが上手い人の特徴です。業務内容が整理されているマニュアルは利用者にとって大変使いやすく、必要な情報を素早く見つけられるため、作業効率の向上に繋がります。
業務内容が整理されているマニュアルは、体系的に情報が構成されており、章やセクションごとにテーマが明確に分かれ、論理的な順序で配置されています。また、各セクションや項目に見出しを付けることで、情報の索引性も高めています。

業務内容が整理されたマニュアルは、読者が混乱することなく、確実に正しい情報を得ることができます。さらに、情報の更新や追加が必要な場合でも、該当箇所の特定がしやすく効率的に修正できます。
このように、業務内容が整理されているマニュアルは、利用者にとって大変有益です。

作業ごとに適切な範囲で区切っている

作業ごとに適切な範囲で区切っているのも特徴の一つです。各作業を明確に区切り、段階的に説明を加えることで、利用者が混乱せずにスムーズに作業を進められるようにするためです。

作業を説明しようとすると、つい多くの情報を盛り込みたくなってしまいます。しかし、一つの説明に長々と文章が続くようでは、読者が理解しづらいマニュアルになってしまいます。
そこで、作業ごとに適切な範囲で区切り、各作業を小さなステップに分解しそれぞれのステップを順序立てて説明するようにします。そうすると、利用者は一つひとつの手順に集中でき、確実に理解しながら進めることができます。

作業を適切に区切ることは、読者が特定の情報を素早く見つけやすい効果もあります。各作業ごとに独立したセクションを設けるのも、情報の更新や追加が容易になるポイントです。
このように、作業ごとに適切な範囲で区切ることは、マニュアル作りの重要な要素です。これにより、利用者はストレスなくマニュアルを活用でき、効率的に目的を達成することができます。

情報共有して多数の視点で修正を加えている

マニュアル作りが上手い人は、多数の視点で修正を加えることも重視しています。異なる専門知識や経験を持つメンバーがマニュアルの内容を確認し、フィードバックを提供する点はマニュアル作りに欠かせません。
そうすると、一人では見落としがちな部分もカバーすることができ、より包括的で正確なマニュアルが作成できるためです。

多数の視点から修正を加えると、利用者の多様なニーズを反映させることにも繋がります。異なる職務や使用状況に応じたフィードバックを取り入れることで、様々なユーザーに対応できる柔軟なマニュアルが完成します。
このように、情報を共有し、多数の視点で修正を加えることは、マニュアル作りの成功に欠かせない要素です。

読み手のレベルに合っている

読み手のレベルに合ったマニュアルを提供していることも特徴です。通常、マニュアルを使用するのは初心者なので、基本的な用語や操作手順を詳細に説明し、図解や具体例を多用した仕様にします。読者のレベルに応じて情報の深さや詳細さを調整することが重要です。
さらに、初心者には基礎的な知識や操作手順の説明も必要で、継続的な学習もサポートする必要があります。読者の成長に応じた情報を提供していく配慮も必要なので、読み手のレベルに合わせて作る必要があります。

特に、マニュアルを作成する人というのは、業務をよく理解しているプロフェッショナルが監修を担当する事でしょう。そのため、上級者では当たり前になっていて、初心者には分かりにくい点に気付けない可能性が高くなります。
だからこそ、読み手のレベルに合わせた配慮ができるかが、マニュアル作りの上手さに関わってくるのです。

使用場面の目的を明確に示している

使用場面の目的を明確に示す点も、マニュアル作りが上手い人の特徴です。マニュアル作成ではつい、多くの情報を盛り込みたくなってしまいますが、そうなると要点をとらえづらかったり、作業手順を理解しづらくなってしまいます。

マニュアルは、読んで理解する事が目的でなく、マニュアルを使用して問題解決することが目的なので、何のためのマニュアルかがわかりやすくなければ意味がありません。だからこそ、使用場面の目的を明確に示すことは、読者がマニュアルを効果的に活用できるようにするために不可欠です。
マニュアル作成者は、各セクションや手順の目的を具体的に記載し、読者が目的も含めて理解しやすくすることが重要です。

より良いマニュアル作りのポイント

マニュアル作りが上手い人の特徴はわかりましたが、よりよいマニュアルを作る際には、どのような点に留意すればよいでしょうか。そこで本章では、より良いマニュアル作りのポイントを順に紹介していきます。

フォーマットを意識する

マニュアル作成には「フォーマット」というものが必要になります。それぞれに特徴やメリットがあり、マニュアル作成者にとって、使いやすい・作りやすいフォーマットは違ってきます。
一番良いのは、実際にいろいろなフォーマットを触ってみて自分に合っているものを見つけることです。今まで使ってきたものがあればそれを使うと良いでしょう。

問題なのは、会社で指定されたフォーマットしか使えないときです。まずはフォーマットの使い方から学ばなくてはいけませんので、できるだけ柔軟に対応していきましょう。

部署ごとに仕様を工夫する

利用する部署ごとに仕様を工夫する点も、マニュアル作りには重要です。各部署が持つ特有のニーズや使用状況に合わせてマニュアルをカスタマイズすることで、効果的で実用的なマニュアルを提供できます。
まず、各部署の業務を深く理解し、部署ごとの業務内容に合わせてマニュアルの内容を作成します。各部署にはそれぞれの専門用語や特有の表現が存在するので、その表現を使用すると内容がより理解しやすくなります。

さらに、マニュアルの使用シーンも注視し、フォーマットを工夫することも大切です。例えば、現場作業が多い部署では、簡単に持ち運べるハンドブック形式やモバイル端末で閲覧しやすいデジタル形式が適しています。
一方、デスクワークが中心の部署では、詳細な手順を記載した内容が濃いマニュアルやオンラインで検索しやすいウェブ形式が適しているかもしれません。

他部署との連携がある業務は、他部署の業務内容や関連手順に関する情報も適宜提供することが効果的です。このように、部署ごとに仕様を工夫することで、より実用的で効果的なマニュアルを作成することが可能です。

システム導入に合わせてマニュアルをアップデートする

新しいシステム導入に合わせてマニュアルを適宜アップデートすることも重要です。新しいシステムやツールが導入されると、それに伴い業務フローや操作手順も変わります。
これらの変化を反映しないマニュアルは、すぐに役立たなくなり、業務効率の低下の原因になります。そこで、新しいシステムが導入される際には、その操作方法や機能に関する詳細な情報をマニュアルに反映させるようにします。

旧システムとの違いや注意点を明確に記載することで、利用者は新システムの使用方法を素早く理解し、スムーズに業務を進めることができます。マニュアルはシステムが更新されるタイミングに合わせて、迅速にアップデートします。
アップデート内容は社内全体に周知し、新しいマニュアルの存在を確実に知らせることで、全員が最新情報にアクセスできるようにします。

このように、システム導入に合わせてマニュアルをアップデートすることで、利用者が新しいシステムを効果的に活用できる環境を整えることが可能となります。
常に最新の情報を提供し、業務のスムーズな遂行をサポートすることが、よりよいマニュアル作成の鍵となります。

コストを最適化してマニュアルを作成する

マニュアル作成には、どうしても人的コストや時間、費用面のコストがかかってしまいます。そのため、コストをできるだけ抑えてマニュアルを作成することが重要になります。
とはいえ、マニュアルの質を落とすわけにはいかないため、コストを抑えつつ質のよいマニュアル作りにつとめなければなりません。コストを抑えるには、マニュアル作成については、既存のマニュアルをアップデートして活用したりテンプレートを使用することで、作業の効率化が図れます。

また、デジタルツールを活用することで、マニュアル作成のプロセスを効率化できます。例えば、クラウドベースのドキュメント管理システムを使用することで、複数人が同時に編集・更新できるため、作業のスピードが向上します。
必要に応じて、外部の専門家やサービスを活用することで、内部リソースの負担を軽減し、全体的なコストを抑えることができます。

さらに、マニュアルの共有もクラウドを利用すると、紙で印刷するコストもカットできます。以上のポイントを考慮することで、コストを最適化しつつ、質の高いマニュアルを作成することができるでしょう。

起こりがちなトラブルを想定する

よりよいマニュアルを作成するためには、利用者が直面するトラブルをあらかじめ想定し、それに対する対処法を明確に記載することが重要です。マニュアルの中にトラブルシューティングの項目を設け、よくある問題とその解決方法を一覧にします。
具体的な事例と対処手順を記載することで、利用者は問題解決の手がかりを即座に見つけることができます。実際に起きたトラブルの内容を反映させることで、より実践的で役立つマニュアルを作成できます。

よくある質問（FAQ）を充実させるのも、問題解決がしやすくなるので有用です。また、今後新たなトラブルが発生した場合には、迅速にマニュアルをアップデートするのも忘れてはなりません。
オンライン版のマニュアルを使用すれば、最新情報をリアルタイムで更新できるので便利です。以上のポイントを踏まえることで、利用者がトラブルに直面した際に迅速かつ的確に対応できるマニュアルを作成できます。

社員間・外部とのコミュニケーションを意識する

よりよいマニュアルを作成するには、社員間および外部の利害関係者とのコミュニケーションを意識することが重要です。まずは、マニュアルの主な利用者である社員や外部の利害関係者がどのような情報を求めているのかを理解しなければなりません。

ユーザーの業務や技術的なレベル、使用するコンテキストを考慮し、具体的なニーズを把握します。外部ユーザーにとっても理解しやすいように、マニュアルの背景や基本的な情報を明確に説明します。
業界固有の知識やプロセスについても適宜説明し、外部からの理解を深めます。そうすることで、必要な情報を的確に提供し、マニュアルの使いやすさと有用性を高めることができます。

また、マニュアルを使った後のフィードバックを積極的に収集するのも大切です。変化する環境やニーズに応じて、マニュアルを改善し続けることで、長期的な効果と満足度の向上を図ります。
これらのポイントを考慮することで、社員間および外部とのコミュニケーションを積極的に取り入れたマニュアルになり、結果としてより使いやすく価値のあるマニュアルになります。

マニュアル作りが上手くなるためのアイディア

マニュアル作りのポイントはわかりましたが、作成時にわからないことがあったり運用でつまづいたりと、思ったようにならない場合もあるかもしれません。
そんな時、マニュアル作りを上達させるにはどのようにすればよいでしょうか。そこで本章では、マニュアル作りを上達させるためのアイディアを提供します。

業務が長けている人に聞く

マニュアル作りが上手くなるには、その業務に長けている社内の先輩などに聞くのが簡単で確実な方法です。直接業務のコツやポイントを聞けば指導してもらえるでしょう。
業務に長けている人は、日常的にその業務をこなしてきた経験から、効率的で実践的な方法を知っています。彼らの視点を取り入れることで、マニュアルには実際の業務に役立つ具体的なヒントやベストプラクティスが反映され、利用者の理解が深まります。

経験豊富な人から聞くことで、業務上の課題やトラブルにどう対処するか、またはその予防策について学ぶことができます。
これらの実践的な知識は、マニュアルにおいても重要な役割を果たします。結論として、経験豊富な人から学ぶことは、マニュアル作成において欠かせない要素です。

優れた他社のマニュアルを参考にする

マニュアル作成が上手くなるためには、他社の優れたマニュアルを参考にすることが効果的です。ベストプラクティスや効果的な記述方法が既に完成された状態であるため、そのまま取り入れれば完成されたマニュアルに仕上げることが可能です。
ただし、他社のマニュアルを参考にする際には、あくまで参考とし、完全に引用することは避けなければなりません。自社の独自性や特色を保ちつつ、利用者のニーズに合わせて適切にカスタマイズすることが重要です。

専門家に聞く

マニュアル作成を上手くするためには、専門家に意見やアドバイスを求めるのも有用です。専門家はその分野で豊富な知識と経験を持っているため、正確で詳細な情報を得て信頼性の高いマニュアルを作成できます。
また専門家は、日々の業務で直面する問題やベストプラクティスを知っているため、彼らの実務経験から得られるアドバイスも大変役に立ちます。一度作成したマニュアルの完成度を確認してもらうのも有効です。

専門家には、分野特有の深い洞察力と経験があります。彼らの助言を積極的に取り入れると、マニュアル作成の品質と効果を飛躍的に向上させられます。　

まとめ

本記事では、マニュアル作りが上手い人の特徴をあげ、より良いマニュアルを作るためのアイディアや、マニュアル作りが上手くなるためにどのようなことをすればよいかを提案しました。
これからマニュアルを作ろうと思っている人や、上手なマニュアル作りにつまづいている人は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。