ヒューマンエラー対策に必要なこととは？具体的な対策やおすすめツールもご紹介

ヒューマンエラーとは人為的ミスや事故のこと

ヒューマンエラーとは、人為的ミスや事故のことです。具体的には、誤操作や人間の判断ミスなどにより意図しない結果となることを指します。うっかりミスという小さなものから、深刻なダメージを及ぼすものまであります。
また、日常的に発生しやすいトラブルであり、経験年数や年齢、業種に関係なく誰でも発生する可能性が高いです。発生しやすい状態を放置すると、社会的信用を失うリスクが高いため、ヒューマンエラーについて正しく理解を深め、適切な対策が重要になります。

ヒューマンエラーの種類は大きく分けると2つある

ヒューマンエラーの種類は、大きく分けると以下の2つに分けることができます。

危険を軽視して起こる意図的なタイプ

危険を軽視して起こる意図的なタイプでは、手順やルールを無視して業務を実施する時に生まれます。このように危険を軽視して起こる場合の多くは、業務の忙しさやめんどくさいという考えなどが原因となることが多いです。

・注文内容を復唱するのがめんどくさく省略したところ、オーダーミスが発生した
・時間がないため作業工程を無視して業務をしたところ、事故が起きた
・ダブルチェックの義務を無視したところ、誤送信してしまった

うっかりして起こる意図的ではないタイプ

うっかりして起こる意図的ではないタイプでは、見落としなどのうっかりミスによって生まれます。
うっかりミスは、従業員の焦りや疲労などの精神状態の問題によって起こることが多いです。そのため、本人や周囲も予測できないケースもゼロではありません。

・疲労や焦りにより入力ミスをした
・不注意で足をすべらせ転倒しケガをした
・提出期限を見落とし書類の提出が遅れた
・宛先確認しないままメール送信をし、無関係の相手に送信してしまった

ヒューマンエラーが発生する原因は7つ

ヒューマンエラーが発生する原因は、主に以下の7つです

業務体制や環境の不備

既存の業務体制や環境の不備により、ヒューマンエラーが発生するケースもあります。具体的には、手順がマニュアル化やルール化されていない場合であり、従業員が個人の判断で行動するためです。
また、疲労により頭が回らない、お互いの業務内容を把握できていないといった多忙な職場や従業員間のコミュニケーション不足がある場合も同様です。

安全への取り組み不足

従業員がルールや手順を無視して業務を急いだり、マニュアルを読まずに機械などを使用したりといった安全への取り組み不足が起こることも少なくありません。これにより、ケガや事故が起こる可能性が高くなります。
また、組織全体で安全への取り組み不足があると、安全への意識が薄れてしまいます。そのため、個人だけではなく組織全体にて安全への取り組みを積極的に促していくことが必要です。

思い込みによる判断ミス

無意識に起こるヒューマンエラーに多いのが、思い込みによる判断ミスです。当事者はなぜそのように思い込んだのか、判然としないことも多くみられます。
具体的な例としては、一度もミスがないのに最終確認を怠る、マニュアルを確認せずこうだろうという思い込みで作業をしたなどです。ルールやフローが決まっていたとしても、業務への慣れが定着すると思い込みを起こしやすく、特にベテランの従業員が多いと言われています。

確認不足や気の緩みによる見落とし

手順書を確認せずに業務を実施したり、最終確認を怠りミスにつながったりなど、確認不足や気の緩みによる見落としにより、ヒューマンエラーが発生します。
特に、繰り返し作業や単純作業では業務への慣れが原因となり、確認不足や気の緩みにつながることが多いです。

従業員の知識や経験の不足

従業員の知識や経験の不足があると、判断ミスによりヒューマンエラーが発生し、特に新人や異動してきた従業員など業務に慣れていない人に多く現れる傾向です。慣れていないからこそ心の余裕がなく、業務中に注意を払う余裕がないことが原因と考えられます。
また、職場によってはマニュアルに記載されていない暗黙のルールが存在することもゼロではありません。このような場合では、不慣れな従業員が業務に上手く対応できず、ヒューマンエラーの原因となる可能性が高いです。

連絡・連携ミス

ヒューマンエラーが発生する原因は、当人だけではなく関係者による連絡・連携ミスもあります。これは、従業員同士のコミュニケーションがとりにくい環境や複数人が関与する業務などで起きることが多いです。
また、あいまいな連絡や指示により受けた従業員が間違えて解釈すると、ヒューマンエラーが発生します。組織として、連絡・連携がとれる取り組みや仕組みの構築が重要です。

心身の疲労

心身の疲労は、判断ミスや見落とし、集中力が続かないなど普段と違う状態を引き起こすため、ヒューマンエラーの原因にもなります。特に、勤務体制が厳しかったり残業が多かったりする職場環境では、心身の疲労につながる可能性が高いです。
また、心身の疲労が溜まっていても本人は無自覚なことも少なくありません。休息をしっかり取れるような環境づくりができていないと、心身の疲労によりヒューマンエラーが起きやすくなるため注意が必要です。

ヒューマンエラーを防ぐ6つの対策

ヒューマンエラーを防ぐ対策として、以下の6つが挙げられます。

マニュアルを整備し業務をわかりやすくする

マニュアルを整備し業務をわかりやすくすることは、ヒューマンエラーを防ぐ対策として効果的です。
マニュアルを整備する時は初めてマニュアルを見た人でも業務を実施できるように意識することがポイントです。業務の全体像がわりやすくなり、ヒューマンエラーも発生しにくくなります。

職場環境や体制を見直しする

同じようなヒューマンエラーが続く場合は、当事者が原因ではなく職場環境や体制に問題があることも少なくありません。例えば、従業員同士のコミュニケーション不足、業務のスペースが狭いなどが挙げられます。
職場環境に問題があるなら、その環境を改善するとヒューマンエラーが防ぎやすくなります。また、従業員同士のコミュニケーション不足といった体制に問題があるなら、トラブルやネガティブな情報を報告しやすい体制作りが必要です。

システムやツールを導入する

ヒューマンエラーが繰り返し発生している業務は、システムやツールの導入も効果的です。データ入力や問い合わせ業務など、定型化できるものについてはシステムやツールの導入により、従業員の負担軽減となりヒューマンエラー発生のリスクを削減できます。
また、危険を伴う業務についてもシステムやツールの導入がおすすめです。できる限り自動化することで従業員を危険から守ることができます。

従業員のスキルを向上させる

不慣れな業務や知識不足は、ヒューマンエラーにつながりやすくなります。このような場合は、スキルを向上させるための取り組みが必要です。
従業員のスキルを向上させるために、まずは教育体制の整備を実施しましょう。社内で定期的に研修の実施、外部から講師を招いて学習するなどの取り組みにて、従業員のスキル向上につながります。

危険予知トレーニングなど教育をする

危険予知トレーニングなど危険を予測させる教育することで、従業員にヒューマンエラーを予測させることが可能です。さらに、危険に対する感受性が強くなり、うっかりミスや不注意を防ぎユーマンエラーを予防する効果を得られます。
危険予知トレーニングでは、以下のようなトレーニングを複数人のグループにて実施します。

1. 職場や作業状況が描かれたイラストを使用し、潜んでいる危険を話し合う
2. その中で、特に危険なポイントをピックアップする
3. ピックアップした危険なポイントの対策を出し合う
4. 具体的で実行可能な対策を目標設定とする
5. 定めた目標設定の指さし呼称を決める

発生したヒューマンエラーやヒヤリハットを共有する

ヒューマンエラーが発生したら、まず解決することが優先されます。しかし、それと並行して従業員に共有することで、ヒューマンエラーの予防が可能です。その際には、起こした当人を責めるような雰囲気にならないように注意しましょう。
また、ヒヤリハットについても同様です。「事故にならなくてよかった」で済ませてはいけません。なぜヒヤリハットが起きたのか共有することでヒヤリハットを減らせるため、ヒューマンエラーの発生も防げます。

ヒューマンエラー対策におすすめなツール9選

ここからは、ヒューマンエラー対策におすすめなツールについて紹介していきます。

マニュアル作成ツール

ヒューマンエラー対策には、マニュアル作成も効果的です。マニュアル作成することで、業務内容を統一でき、正しく理解するために役立ちます。そのため、マニュアルに沿って業務することは、ヒューマンエラー対策になるのです。

しかし、一からマニュアルを作成するとなると、作成担当者の負担が増加します。作成に慣れていない従業員が担当すると、マニュアルが完成しても従業員に定着しないおそれも少なくありません。
そこで、マニュアル作成ツールを使用することで、誰でも簡単にわかりやすいマニュアル作成ができるようになります。

ヒューマンエラー対策にて、マニュアル作成する際におすすめなツールは以下の3つです。
 

マニュアル博士

出典：https://manual-hakase.com/

マニュアル博士は、簡単に動画マニュアルを作成できるツールです。難しい編集は一切なく、今まで動画編集の経験がない初心者でも簡単に作成できます。
使用できるフォントやBGMも非常に多く、機能のアップデート頻度が高いという特徴もあります。PowerPointの資料や既存の紙のマニュアルを動画に作り替えることも可能です。

そして、マニュアル博士は動画マニュアルを作成して終わりではありません。動画配信のプラットフォームも作成でき動画マニュアルを掲載できるため、従業員への教育も効率よく実施できます。
マニュアルに付随するテストを作成できたり、マニュアルを読んだ従業員の習熟度も把握できます。
 

tebiki

出典：https://tebiki.jp/

tebikiは、現場のノウハウの可視化が実現できる動画マニュアル作成ツールです。スマートフォンで業務内容を撮影するだけで、音声認識システムにより字幕が自動生成されます。
動画への図形挿入なども簡単にでき、自動翻訳機能が100ヵ国以上の言語に対応しているのが特徴です。

また、誰が・いつ・どのくらいマニュアルを見たか、業務ができるようになったかがひと目見て把握できるようになっています。理解度テストもできるため教育効果や従業員の習熟度まで可視化可能です。
業種を問わず利用でき、特に外国人従業員の多い企業においては使いやすいツールとも言えます。
 

Teachme Biz

出典：https://biz.teachme.jp/

Teachme Bizは、テンプレートに沿って動画や画像、文字を入力するだけで簡単にマニュアル作成ができるツールです。手順が1つずつ表示されるステップ構造のため見やすいだけではなく、更新も簡単に実施できます。

作成したマニュアルの確認方法が幅広く、タブレットやスマートフォンなどの端末からの確認に留まらず、QRコードやPDF出力、タスクとして配信が可能です。
そのため、必要な時にいつでもマニュアルを使用できる環境が整備できる点がメリットとも言えます。また、マニュアルをさらに良くするために、アクセスログなどから活用状況の分析まで可能です。

グループウェア

企業内のコミュニケーションや情報共有を円滑にするためのツールとして、グループウェアの利用もヒューマンエラー対策におすすめです。主にチャットや社内SNS、スケジュール共有、プロジェクト管理、ワークフローなどの機能を備えています。
グループウェアを使用すると、情報共有ができ各従業員が担当している業務が可視化でき、周囲がフォローできたりするようになります。また、周囲がミスに気づきやすくもなるため、ヒューマンエラーをいち早く予防することも可能です。
 

サイボウズOffice

出典：https://office.cybozu.co.jp/

サイボウズOfficeは、誰でも簡単に使えることにこだわって開発されたツールです。ビジネスの場において使い勝手を追求した機能から社内の情報共有、コミュニケーションを円滑にするための機能を備えています。

特にプロジェクトの項目では、タスクごとに掲示板を立てやり取りできるため、プロジェクトに関する情報など全て一元管理が可能です。進捗もチャートで管理できるため、進行状況が一目瞭然でヒューマンエラーの予防にも効果的です。
また、いつでもどこでも使いやすいように、PCだけではなくタブレットやスマートフォンなど、幅広いデバイスに対応しています。
 

NotePM

出典：https://notepm.jp/

NotePMは、社内の情報共有の場としてSNS誰でも利用できる社内版Wikipediaです。高度で安心のセキュリティ対策もとられており、安心して利用もできます。
様々な機能を搭載している中でも、特にナレッジ共有に便利なツールです。検索に強いことから「わからないことがあればNotePMを検索すれば解決できる」という仕組みを作れます。

このような仕組みを作れることから、情報共有に手間がかからず、情報を探す時間の削減も可能となり、ヒューマンエラーの予防におすすめなツールです。
 

GRIDY

出典：https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/free/

GRIDYは、ネット環境があればすぐに利用開始できるグループウェアです。特別なサーバや設備の準備が必要なく、登録から導入まで費用が無料という特徴があります。ユーザー登録数も無制限であり、搭載機能は全て利用可能です。

プロジェクト管理や掲示板機能などにより、お互いの業務が可視化できヒューマンエラーの予防につながります。さらに、アクセス制限やデータ通信暗号化など強固なセキュリティのため、ヒューマンエラーが原因となる情報漏洩を防げる環境です。

RPAツール

ヒューマンエラーが繰り返し起きている業務は、RPAツールを利用し自動化することでヒューマンエラーを防止に非常に効果的です。
RPAツールであれば、人のように「慣れない業務や長時間勤務による疲労で、集中力低下やうっかりミスが起こる」といった心配もありません。

人が担う業務については、必ずしもミスが起きないとは限らないため、RPAツールが業務を代行し自動化することで、ヒューマンエラーが起きる機会を回避できます。
 

コピロボ

出典：https://www.products.nsd.co.jp/service/copirobo/

コピロボは、クラウド上にExcelファイルをアップするだけで自動集計ができます。今使用しているExcelのフォーマットをそのまま利用できるだけではなく、マクロやプログラミングといった難しい操作もありません。
社内にITリテラシーの高い従業員がいない場合でも、利用しやすいツールです。

コピロボにより業務が自動化できることからミス防止にもなり、手作業の場合と比べても転記ミスがなくなることからデータの信頼性も上がります。また、設定が簡単なためすぐに導入でき、他のRPAツールに比べても比較的安価なため費用対効果もすぐに出やすいのが特徴です。
 

RoboTANGO

出典：https://robotango.biz/

RoboTANGOは、ルーティン業務やタスク業務などを簡単に自動化できるツールです。正確かつスピーディーに処理でき、手作業で行っていた頃に比べてヒューマンエラーの発生を減らせます。
そのため、ヒューマンエラーを防ぐために複数人でのチェック体制や従業員の精神的負担に課題を持っている企業におすすめです。

また、録画機能を活用することで簡単にRPAを作成し運用まで行えるため、専門技術や知識はいりません。さらに低価格でスモールスタートもでき、IT導入補助金も活用できるため、コストを抑えて導入できます。
 

BizRobo!

出典：https://rpa-technologies.com/products/first/

BizRobo!は、視覚的にロボット開発ができるため、複雑なコードを書く必要がありません。利用者を選ばず誰でもロボット開発ができ、素早い定着が見込めます。
業務において手入力によるミスや出戻りが多い場合などにおすすめであり、BizRobo!によりヒューマンエラーを大幅に削減可能です。

また、様々な外部アプリケーションとの連携も可能なため、外部アプリケーションの利用が多い企業や連携させ業務を自動化させたいと考えている方に特におすすめです。

まとめ

今回は、ヒューマンエラー対策に必要なことや具体的な対策、対策するにあたっておすすめのツールについて紹介しました。
人が携わる業務において、ヒューマンエラーは避けられないものです。しかし、発生する原因を正しく把握し対策をとることで、ヒューマンエラーを減らすことはできます。

また、ヒューマンエラーが発生しにくい環境作りも重要です。業務を自動化し従業員の負担を減らすなど、ヒューマンエラーを防ぐためにできることはたくさんあります。ぜひ、紹介したツールなども参考にして頂き、ヒューマンエラー対策に取り組んでみてください。