ノウハウとは？企業が社内にノウハウを蓄積して共有する5つのメリット

ノウハウとは

ノウハウは、英語の「Know」と「How」を組み合わせた「Know-how」が語源となっている言葉で、知識や手法などを意味します。
例えば、優秀な営業マンが数多くの営業活動で得た顧客との距離の縮め方や成約を勝ち取るためのクロージングの方法などは、その営業マンが保有している立派なノウハウだと言えます。

ビジネスにおけるノウハウ

ノウハウの概要については先ほど紹介したとおりですが、ビジネスで用いられるノウハウという言葉にはいくつか種類があります。
それが、

・技術や知識
・営業秘密
・知的財産

の、3つです。

3つのノウハウの種類について詳しく解説していきます。

技術や知識

ビジネス領域におけるノウハウの一つ目が、「技術や知識」です。
企業では従業員が毎日さまざまな内容の業務をおこなっていますが、その中で蓄積されていく業務に関する技術や知識がこれにあたります。

例えば、営業マンが日々の業務で得た成約を勝ち取るための技術や知識は立派なノウハウです。
また、事務員が日々の事務作業を効率的に進めるために身につけた技術や知識も、企業にとって重要な財産となる重要なノウハウだと言えます。

技術や知識に関するノウハウは、企業で働く従業員が日々の業務に対応する中で試行錯誤を重ねて得たものなので非常に価値がありますし、企業が競合他社との競争に打ち勝ち、成長する上での原動力にもなります。

営業秘密

ビジネス領域におけるノウハウの二つ目が、「営業秘密」です。
営業秘密は、企業と企業など事業者同士が公平公正に競争できる環境や秩序を守るための法律である「不正競争防止法」にて定められている言葉で、営業秘密を侵害された場合、その企業は相手方に対して損害賠償の請求などをおこなえるとされています。

具体的なものとしては、企業が日々の業務の中で得た、

・顧客情報
・会計情報
・マニュアル
・製品の開発に関わる情報

などがあげられますが、これらも企業が保有するノウハウに該当します。

知的財産

ビジネス領域におけるノウハウの三つ目が、「知的財産」です。
企業は日々さまざまな業務をおこなっており、その中で得た技術は知識はノウハウに該当すると紹介してきましたが、それらの技術や知識の中には財産的な価値を持つものもあり、それらを総称して「知的財産」と呼びます。
代表的なものとしてあげられるのが、

・特許権
・意匠権
・商標権
・著作権

などです。

特許や意匠は莫大なコストと時間、手間をかけて生み出されるものですが、一度開発されたものや生み出されたものは比較的簡単に模範されてしまいます。
そういった安易な模範を防ぎ、開発者となる企業の権利を守るために創設されたのが知的財産制度であり、この制度によって守られるさまざまな知的財産も、ビジネス領域におけるノウハウに該当します。

ノウハウと同じような意味・似た意味で使われる3つの類義語

ビジネスシーンで用いられる言葉の中には、ノウハウと同じような意味・似た意味で使われる言葉もあります。
代表的なものとしてあげられるのが、以下の3つです。

・ナレッジ
・スキル
・ハウツー

それぞれの言葉の定義とノウハウとの違いについて解説していきます。

ナレッジ

ナレッジは、英語の「knowledge」が語源となっている言葉です。
ナレッジは、ノウハウの類義語として紹介する3つの言葉の中で最もノウハウに近い意味を持ちますが、定義が若干異なります。

ノウハウが日々の業務など実践することで得た技術や知識であるのに対し、書籍などを通して得た知識や情報をナレッジと言います。
実践することで得た経験や体験に伴う技術や知識ではなく、書籍や動画、セミナーなどで学んだ知識や情報がナレッジに該当するわけです。

日々の業務の中で得た技術や知識、また自分の体験をナレッジとして他の従業員に共有することもありますし、それらを共有するツールをナレッジ共有システムというため、ノウハウと同じような意味で使われることも少なくありませんが。
ただ、本来の意味や定義は若干異なるものであるという点についてはしっかりと認識しておくようにしましょう。

スキル

スキルは技能や技術を表す言葉で、こちらもノウハウと同じような意味合いで使われることの多い言葉です。
ただ、スキルもノウハウとは定義が異なります。

ノウハウにはいくつか種類があり、業務をこなすなかで習得した技術や知識だけでなく、営業秘密や知的財産も含まれると紹介してきました。
そのため、ノウハウはより広い意味で捉えられますが、スキルは個人が所有する技能や技術を表す言葉として用いられることがほとんどです。

例えば、ホームページを作れる従業員がいた場合、その従業員が習得しているホームページを制作するための技能や技術は、ノウハウではなくスキルです。
ホームページ制作には、

・HTML
・CSS
・プログラミング言語
・ツールの取り扱い

など、さまざまな知識、技能や技術が求められますが、これらは簡単に取得できるものではありません。

仮にノウハウとしてそれらを共有したとしても、他の従業員がその場で参考にしたり役立てることは難しいと言えます。
こういった側面があるため、スキルは個人が有しているものと認識されることが多く、ノウハウのように他社と共有するものではないと言えるわけです。

ハウツー

ハウツーは、英語の「How」と「to」を組み合わせた言葉で、こちらもノウハウの類義語となっていますが、若干意味合いが異なります。
ノウハウは日々の業務をこなす中で得た専門的な知識や技術を指しますが、ハウツーで共有する技術はより基礎的なもので、どちらかと言えば初心者向けのものになります。

例えば、動画制作を例にした場合、動画を制作する際の流れや制作に必要な道具の選び方、基本的な撮影方法や編集方法はハウツーに該当する情報です。
一方、視聴者を引き込む映像の撮影方法や見せ方、飽きさせないカット編集の方法や効果的なSEの使い方などは、ハウツーではなくノウハウに該当する技術や知識だと言えます。

このようにノウハウとハウツーには、誰を対象にした技術や知識、情報であるかという点に違いがあります。

企業がノウハウを社内に蓄積して共有するメリット

ノウハウは社内に蓄積して共有することで初めて効果を発揮するものです。
そのため、企業は社内にノウハウを蓄積できる体制や環境を整え、スムーズに共有できるようにしなくてはいけませんが、それによって得られる効果は絶大です。

企業がノウハウを社内に蓄積して共有することで期待できるようになる主なメリットとしては、

・業務の効率化によって生産性を高めることができる
・商品やサービスの質を向上させられる
・業務の属人化を防ぎ標準化できる
・知的財産によって自社のブランディングを高められる
・サービスとして提供できる

などがあげられます。

それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。

業務の効率化によって生産性を高めることができる

日々の業務の中で得た技術や知識を社内で共有できるようになると、そのノウハウを見ながら作業したり、ノウハウを自分の中に落とし込んで業務をおこなえるようになるので、従業員一人ひとりの能力が大きく向上します。
従業員の能力が向上すればそれに比例して生産性も向上していくので、業績アップなど企業にとって大きなメリットにつながります。
また、業務の効率的な進め方に関するノウハウを共有し、一人ひとりの作業効率が向上することで業務効率化につなげることも可能です。

商品やサービスの質を向上させられる

社内にノウハウを蓄積して共有したことで業務を効率的におこなえるようになったり生産性を高められるようになると、商品やサービスの改善により多くの時間を割けるようになるので、商品やサービスの質の向上も期待できるようになります。
商品やサービスの質が向上すると、顧客満足度が高まり、新しい顧客の獲得やリピーターの獲得にもつながるようになり、売上アップなどの嬉しい効果も見込めるようになります。

業務の属人化を防ぎ標準化できる

特定の従業員が業務の進め方やノウハウを共有せずに保有し、その従業員しか対応できない業務や作業がある状態を属人化と言いますが、ノウハウを共有することでその厄介な属人化も解消できるようになります。
社内にノウハウを蓄積して他の従業員に共有できるようになると、すべての従業員が担当者と同じレベルで対象の業務をこなせるようになり、業務を標準化できるようになるので、担当者が休業したり退職したときの影響を最小限に留めることも可能です。

知的財産によって自社のブランディングを高められる

業務によって得た知的財産もビジネス領域におけるノウハウの一つだと紹介してきましたが、この知的財産権によって自社のブランディングを高められるようになる点も、社内でノウハウを蓄積して共有するメリットの一つです。
知的財産は企業にとって重要な資産の一つですし、ブランディングにもなるので、知的財産を持っていることが投資家からの評価につながります。
また、知的財産となる独自のノウハウを持っていることがその業界での優位性向上などにもつながっていくため、「◯◯（業界や製品名）と言えば〇〇（企業名）」という強力なブランディングにもつながります。

サービスとして提供できる

自社のサービスとして提供できる可能性がある点も、社内でノウハウを蓄積するメリットの一つです。
例えば、自社で動画を活用したマーケティングに取り組み、しっかりと成果につなげることができるマーケティングのノウハウが溜まった場合、自社のサービスの一つとして提供できるようになります。
売上の柱が増えることは企業として非常に重要なことですし、既存の事業との親和性が高い場合、セットで売り出したりすることも可能です。

ノウハウの共有にはツールの活用がおすすめ

企業が社内に蓄積したノウハウを共有する方法にはさまざまな方法があります。
例えば、ベテランの従業員や能力の高い従業員のノウハウを口頭で伝えることもできますし、紙などに書き起こして伝えることも可能です。
ただ、これらの伝え方は非効率的ですし、口頭で伝える方法については伝え漏れが発生したり誤った伝わり方をしてしまう可能性があります。

そういったトラブルを避け、貴重なノウハウをしっかりと伝えるために活用したいのが「ツール」です。
社内でノウハウを蓄積して共有するのにおすすめのツールとしては、「ナレッジ共有システム」と「マニュアル作成ツール」の2つがあげられます。

それぞれのツールについて詳しく解説していきます。

ナレッジ共有システム

ノウハウの共有におすすめなのが、ナレッジ共有システムです。
ナレッジ共有システムは業務によって得たノウハウを社内で共有するためのツールです。
名前のとおりノウハウを共有することを目的とした専用のツールなので、口頭で伝えたり紙に書き起こして伝えるよりも効率的に情報を伝えることができます。

備わっている機能はそれぞれのツールによって異なりますが、専用のシステムにノウハウをアップすることで他の従業員がそのノウハウを閲覧したり参考にしたりできるようになるというのが基本的な機能になります。
ナレッジ共有システムは、ノウハウを共有することで新たな知識や価値を創造する「ナレッジマネジメント」にも用いられます。

マニュアル作成ツール

ノウハウはマニュアル作成ツールで共有することも可能です。
マニュアル作成ツールは業務マニュアルなどのマニュアルを作成するためのツールですが、最近は単純にマニュアルを作成するだけでなく、ナレッジ共有システムのような機能を備えたツールも登場してきています。

そのような多機能なマニュアル作成ツールを導入すれば、業務マニュアルなどのマニュアルを作成しつつ、社内のノウハウを共有できるようにもなるので非常に便利ですし、社員の育成に大きく貢献してくれます。

まとめ

ビジネスをおこなっていく上での貴重な財産である「ノウハウ」について詳しく紹介してきました。
ノウハウにはいくつか種類がありますが、いずれも企業にとって貴重な財産になりますし、社内に蓄積して共有することで働いている従業員や企業の成長を促せるようになります。

ただ、ノウハウをしっかりと社内に蓄積して共有するには、ノウハウを蓄積できる体制の整備と共有できる環境の整備が必要になるので、体制や環境が整っていない場合は必ず整えるようにしてください。
また、ノウハウの共有を簡単かつ効率的におこなえるナレッジ共有システムやマニュアル作成ツールの活用もおすすめなので、それらのツールの導入も前向きに検討するようにしましょう。