業務マニュアルの作成にテンプレートを活用する4つのメリットからテンプレートの選び方まで徹底解説

テンプレートを活用して業務マニュアルを作成するメリット

業務マニュアルを作成する際はテンプレートを活用するべきだと紹介してきましたが、それは、テンプレートを活用することでさまざまなメリットが期待できるようになるからです。
テンプレートを活用して業務マニュアルを作成する主なメリットとしては、以下の4点があげられます。

・マニュアルの品質を保てる
・効率的にマニュアルを作成することができる
・デザインやテイストのバラつきが起こらなくなる
・必要な項目の記載漏れを防げる

それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。

マニュアルの品質を保てる

テンプレートを活用して業務マニュアルを作成するメリットの一つ目が、マニュアルの品質を保てる点です。

マニュアルの品質は、マニュアルを作成する担当者のスキルに大きく左右されます。
スキルの高い担当者が作成したマニュアルは視認性が高く理解しやすいマニュアルに仕上がりますが、スキルが低い担当者やスキルの備わっていない担当者がマニュアルを作成すると、見づらくわかりにくいマニュアルに仕上がったり、必要な情報が配置されないなどクオリティが低くなってしまいがちです。

ただ、テンプレートを使ったマニュアル作成では、あらかじめある程度視認性が確保されているので、一からデザインや要素の配置を考えたり整えたりする必要がありません。
また、情報を配置するフォーマットも整っていて、そのフォーマットに必要な情報を配置するだけでわかりやすいマニュアルに仕上げられるので、誰が作っても品質の高いマニュアルを作成できるようになっています。

効率的にマニュアルを作成することができる

効率的にマニュアルを作成できる点も、テンプレートを使ってマニュアルを作成する上での大きなメリットの一つです。

マニュアルを一から作成する場合、情報をどう配置するか考えたり、体裁を整えるだけでかなりの時間がかかります。
テンプレートを使ったマニュアル作成では、整えられたデザインのフォーマットに情報を配置していくだけでマニュアルを作れるようになっているので、デザインと整えたり情報の配置の仕方、見せ方を考えたり気にしたりする必要がありません。

これにより、業務マニュアルを作成するのにかかる時間を大幅に削減できるようになり、効率的に進められるようになります。

デザインやテイストのバラつきが起こらなくなる

テンプレートを使ったマニュアル作成には、デザインやテイストのバラツキが起こらなくなるというメリットもあります。

業務マニュアルを一から作成する場合、担当者がフォーマットを一から作成し、体裁を整えていくことになります。
マニュアルを作成する担当者が一人だけであればデザインやテイストのバラつきは発生しませんが、チームで作業していたり、担当者が複数いる場合、どうしてもデザインやテイストのバラつきが起こりやすくなります。

テンプレートを使ったマニュアル作成では、デザインやテイストが整えられたテンプレートに必要な情報を配置していくだけなので、チームで対応していたり担当者が複数人いたとしても、デザインやテイストのバラつきが発生することはありません。

必要な項目の記載漏れを防げる

業務マニュアルを作成する上で発生しがちなのが、必要な項目の記載漏れです。

マニュアルを一から作成するとなるとデザインやテイストなどについても考えなくてはならず、対応するべきことが多くなるので、必要な項目の記載漏れなどのミスが発生しやすくなります。
一方、テンプレートを使った業務マニュアルの作成では、デザインやテイストはすでに整えられているので気にする必要はありませんし、用意されたフォーマットに情報を当てはめていくだけなので、必要な項目・必要な情報の記載漏れが発生しづらくなっています。

テンプレートを活用して業務マニュアルを作成するデメリットや注意点

テンプレートを活用して業務マニュアルを作成する方法はメリットが多く非常に魅力的な方法だと言えますが、柔軟性がない点には注意が必要です。
テンプレートを活用したマニュアル作成では、あらかじめ用意されたフォーマットに必要な情報を配置するだけでマニュアルを作ることができます。

ただ、そのフォーマットが作成したい業務マニュアルの形に完全に一致することは稀で、イメージ通りのマニュアルに仕上がらないケースも珍しくありません。
この柔軟性のなさは、テンプレートを使って業務マニュアルを作成する上での大きなデメリットだと言えるでしょう。
マニュアル化する業務の内容が特殊だったりする場合は特に注意が必要です。

このデメリットを払拭するには、カスタマイズ性に優れているテンプレートを選び、そのテンプレートを使ってカスタマイズしながらマニュアルを作成する必要があります。

業務マニュアルのテンプレートをダウンロードできるおすすめのサイト7選

実際にテンプレートを使って業務マニュアルを作成するにはテンプレートを用意しなくてはいけません。
テンプレートは自社で用意することもできますが、業務マニュアルの作成をより効率的に進めていきたいのであれば、すでに出来上がっているテンプレートをダウンロードして活用するべきです。
業務マニュアルの作成に活用できるテンプレートは、

・Microsoft
・SILAND.JP
・bizocean
・経費削減実行委員会
・テンプレートBANK
・bizroute
・マニュアルテンプレート

など、さまざまなサイトで配布されています。

それぞれの配布サイトの概要と、どういったテンプレートがダウンロードできるのかについて解説していきます。

Microsoft

https://create.microsoft.com/ja-jp/powerpoint-%E3%83%86%E3%83%B3%E3%83%97%E3%83%AC%E3%83%BC%E3%83%88

ExcelやWord、PowerPointなど日々の業務に欠かせないMicrosoft Office系のツール。
Microsoft Officeの製造・販売元であるMicrosoftは、自社のツールで使えるさまざまなテンプレートを無料で配布しています。

テンプレートの種類は非常に豊富で、シンプルなものから凝ったデザインのものまでさまざまなテンプレートをダウンロードし、業務マニュアルの作成に活用することが可能です。
Microsoft Officeを導入していない場合は、それぞれのツールの購入費用の負担やMicrosoft Officeのサブスクリプションサービスへの加入が必要になりますが、テンプレート自体は無料でダウンロードできます。
 

料金	無料
会員登録	不要
ファイルの形式	・Word ・Excel ・PowerPoint など

SILAND.JP

http://siland.jp/

30万件以上のダウンロード実績を誇る有名テンプレート配布サイト、「SILAND.JP」。
操作マニュアルや運用マニュアルなどさまざまな業務マニュアルの作成に用いることができるテンプレートが豊富に用意されていて、いずれも無料でダウンロードできるようになっています。

ファイルの保護を解除すればカスタマイズもおこなえるようになっているので、テンプレートを活用してマニュアルの大枠を作成しつつ、より自社の業務に合ったマニュアルを作っていきたい場合におすすめです。
ただし、ExcelとWordのテンプレートしか用意されておらず、PowerPointのテンプレートをダウンロードすることはできないので、その点には注意が必要です。
 

料金	無料
会員登録	不要
ファイルの形式	・Word ・Excel

bizocean

https://www.bizocean.jp/

毎日7,000個以上のテンプレートがダウンロードされている定番のテンプレート配布サイト、「bizocean」。
用意されているテンプレートは3万点以上と、テンプレートの充実度はトップクラスです。

無料のテンプレートだけでなく、よりクオリティの高い有料テンプレートも販売されているので、クオリティの高い業務マニュアルを作成したいときにもおすすめ。
また、気になったテンプレートの作者に連絡をとり、自社の業務マニュアル用にカスタマイズしたテンプレートをオーダーメイドすることもできるようになっています。
 

料金	無料 ※一部有料のテンプレートもあり
会員登録	必要
ファイルの形式	・Word ・Excel ・PowerPoint ・Google ドキュメント ・Google スプレッドシート ・Google スライド など

経費削減実行委員会

https://econavi.owners.ne.jp/

企業のコスト削減に役立つサービスの比較・検討をおこなえるサイト、「経費削減実行委員会」。
経費削減実行委員会はサービスの一つとして無料で使えるテンプレートの配布もおこなっています。
業務マニュアルの作成に活用できるテンプレートは、数こそそこまで多くありませんが、シンプルかつクオリティの高いものが用意されているので、そのようなテンプレートを探している方におすすめです。
 

料金	無料
会員登録	不要
ファイルの形式	・Excel ・PowerPoint

テンプレートBANK

https://www.templatebank.com/

約6,000点のテンプレートが配布されているテンプレート配布サイト、「テンプレートBANK」。
会員登録が必要にはなりますが、登録さえすれば、6,000点以上のテンプレートを無料でダウンロードして活用できるようになる便利なサイトです。

テンプレートの検索機能が優れていて、フリーワードで検索できるのはもちろん、用途や業種、職種で検索することも可能です。
 

料金	無料
会員登録	必要
ファイルの形式	・Word ・Excel ・PowerPoint など

bizroute

https://bizroute.net/#google_vignette

株式会社エクシアが運営するビジネスに役立つノウハウやツールを紹介するオンラインメディア、「bizroute」。
bizrouteはノウハウやツールが公開されているだけでなくテンプレートのダウンロードも可能で、さまざまな業種で使える業務マニュアル用のテンプレートや業務フローを解説するためのテンプレートが用意されています。

配布されているテンプレートは商用も可能で、使用する際に報告したりする必要もありません。
ただし、ダウンロードしたテンプレートを再配布したり販売することはできないので注意してください。
 

料金	無料
会員登録	不要
ファイルの形式	・Word ・Excel

マニュアルテンプレート

https://templateexcel.com/blog-entry-963.html#google_vignette

Excelで使えるテンプレートを配布しているサイト、「マニュアルテンプレート」。
配布されているテンプレートの数は大手の配布サイトほど充実しているわけではありませんし、凝ったデザインのテンプレートが用意されているわけでもありませんが、シンプルで使いやすいテンプレートが用意されています。

なるべくシンプルなテンプレートで業務マニュアルを作成したい方にうってつけです。
凝ったデザインのテンプレートで業務マニュアルを作成する場合、担当者のスキルが問われる傾向があるので、業務マニュアルを作成するのが初めての場合など、なるべく簡単に業務マニュアルを作成したいときにおすすめのサイトだと言えるでしょう。
 

料金	無料
会員登録	不要
ファイルの形式	Excel

テンプレートを使って業務マニュアルを作りたいならマニュアル作成ツールもおすすめ

業務マニュアルの作成に活用できるテンプレートは、配布サイトだけで配布されているわけではありません。
業務マニュアルなどマニュアルの作成をより効率的におこなえるマニュアル作成ツールの中には、業務マニュアルの作成に使えるテンプレートが用意されていて、そのテンプレートを使って簡単にマニュアルを作れるようなツールもあります。
テンプレートを使って業務マニュアルを作成できるマニュアル作成ツールとして特におすすめなのが、以下の3つのツールです。

・マニュアル博士
・NotePM
・COCOMITE

それぞれのツールについて詳しく解説していきます。

マニュアル博士

https://manual-hakase.com/

近年取り入れる企業が増えてきている動画マニュアル。
動画マニュアルには作成する際のハードルが高いという大きなデメリットがありますが、そのデメリットを払拭できるのが弊社のマニュアル作成ツールである「マニュアル博士」です。

マニュアル博士は、用意されているテンプレートに必要な情報を当てはめていくだけで簡単にクオリティの高い動画マニュアルを作れるツールなので、「動画マニュアルを作るのが初めて」という方や「動画マニュアルなんて作ったことがない」という方でも安心です。
また、単純に業務マニュアルを作成するだけでなく、共有して活用するための機能も充実しています。
 

機能	・簡単に動画マニュアルを作成できる ・マニュアル作成から分析・改善までトータルで対応可能 ・運用をサポートしてくれるコンサルティングサービスも用意
料金	プレミアムプラン：220,000円（月額）
無料トライアル	要問合せ

NotePM

https://notepm.jp/

NotePMは、7,000以上の企業が導入し、活用しているマニュアル作成ツールです。
テンプレートを使って業務マニュアルを作成できる機能が備わっていて、Web上で簡単にクオリティの高い業務マニュアルを作れるようになっています。
安いプランも用意されていて、他のマニュアル作成ツールよりも導入のハードルが低いので、とにかく一度マニュアル作成ツールのテンプレート機能を使って業務マニュアルを作成してみたい企業におすすめです。
 

機能	・7,000社以上が使う人気のマニュアル作成ツール ・Web上で簡単にマニュアルを作成できる ・バラバラのフォーマットで作成されたマニュアルのフォーマットを統一するのも得意
料金	・プラン8：4,800円（月額） ・プラン15：9,000円（月額） ・プラン25：15,000円（月額） ・プラン50：30,000円（月額） ・プラン100：60,000円（月額） ・プラン200：120,000円（月額）
無料トライアル	あり

COCOMITE

https://cocomite.konicaminolta.jp/

コニカミノルタが提供しているマニュアル作成ツール、「COCOMITE」。
COCOMITEはマニュアル作成ツールとしてのクオリティが非常に高く、マルチデバイスでの利用に対応していたり、作成したマニュアルを管理しているフォルダごとのアクセス管理など、かゆいところに手が届くタイプのツールです。
もちろん、テンプレートを使ったマニュアル作成にも対応していて、どの業界・どの業種でも使える汎用性の高いテンプレートが豊富に用意されています。
 

機能	・テンプレート機能 ・マルチデバイス対応 ・フォルダごとのアクセス管理
料金	・スモールパック：408,000円（年） ・ミディアムパック：792,000円（年） ・ラージパック：2,784,000円（年）
無料トライアル	30日間の無料トライアルあり

業務マニュアルに用いるテンプレートの選び方

業務マニュアルに活用できるテンプレートはさまざまなサイトで配布されていますし、テンプレートが用意されているマニュアル作成ツールもあります。
また、それぞれのサイトやツールで配布されているテンプレートは1種類だけではありません。
そこで重要になってくるのがテンプレート選びです。

業務マニュアルに用いるテンプレート選びのポイントとしては、

・業務やマニュアルの内容にあったテンプレートを選ぶ
・デザイン性の高さよりも見やすさやわかりやすさを重視して選ぶ
・カスタマイズ性の高いものを選ぶ

などがあげられます。

それぞれのポイントを詳しく解説していきます。

業務やマニュアルの内容にあったテンプレートを選ぶ

業務マニュアルの作成に使用するテンプレートを選ぶ際は、必ず業務やマニュアルの内容にあったテンプレートを選ぶようにしてください。
「業務マニュアル向けのテンプレート」と言っても種類はさまざまで、それぞれのテンプレートによってフォーマットが異なります。

業務やマニュアルの内容に合わないテンプレートを選んでしまうと、見やすくわかりやすいマニュアルに仕上げるのが難しくなってしまいますし、カスタマイズするにしても時間がかかり、非効率になってしまいます。
手間はかかりますが、良さそうなテンプレートが見つかったら必ずダウンロードしてフォーマットやデザインを確認しながら選ぶようにしましょう。

デザイン性の高さよりも見やすさやわかりやすさを重視して選ぶ

業務マニュアルの作成に用いるテンプレートには、デザイン性の高さよりも見やすさやわかりやすさが求められます。
デザイン性も重要ではありますが、業務マニュアルは業務のやり方や進め方を把握してもらうためのものなので、見やすくて情報が伝わりやすいことが重要になりますし、内容を理解してもらいやすいフォーマットになっているかどうかが重要です。

デザイン性を重視するあまり、視認性の高さなどの見やすさやわかりやすさが損なわれてしまっているテンプレートでマニュアルを作ってしまうと、使いづらいマニュアルになったり必要な情報が伝わりづらいマニュアルになる可能性があるので注意しましょう。

カスタマイズ性の高いものを選ぶ

業務マニュアルの作成に用いるテンプレートにはカスタマイズ性も求められます。
デメリットや注意点としてあげさせてもらったとおり、テンプレートを使ったマニュアル作成はどうしても柔軟性が損なわれてしまいがちです。

そこで重要になるのが、カスタマイズ性の高いテンプレートかどうか。
業務マニュアルを作るときに用いることができるテンプレートの中には、カスタマイズしづらいものとある程度自由にカスタマイズできるものがあります。
カスタマイズしやすいテンプレートだと、業務やマニュアルの内容に合わせてカスタマイズしてより最適化されたマニュアルを作ることができるので、なるべくカスタマイズ性の高いテンプレートを選ぶようにしましょう。

テンプレートを活用して業務マニュアルを作成するときのポイント

ここまで、業務マニュアルを作成する際はテンプレートを活用するのがおすすめだと紹介してきましたが、テンプレートを使って作ったからと言って必ずしも優れた業務マニュアルを作成できるというわけではありません。
優れた業務マニュアルを作成するには、以下のポイントを意識しながら作成する必要があります。

・いきなりマニュアルを作り始めない
・5W1Hを意識しながらマニュアルを作成する
・見やすさ・わかりやすさを意識する

業務マニュアルを作成する場合、なぜこれらのポイントを意識しながら作成するべきなのかについて詳しく解説していきます。

いきなりマニュアルを作り始めない

初めて本格的な業務マニュアルを作る企業や業務マニュアルの作成に失敗しがちな企業はいきなりマニュアルの作成に着手しがちですが、その進め方はあまりおすすめできません。
なぜなら、企画も立てずにいきなりマニュアル作りに着手してしまうと、失敗する可能性が高くなるからです。
通常、業務マニュアルの作成は以下のような順番で進めていきます。

1. 企画を立てる
2. マニュアルに記載する情報をピックアップする
3. ピックアップした情報をもとに構成を組む
4. 構成をもとにマニュアルを作成する
5. 作成したマニュアルの内容を確認する

テンプレートを活用したマニュアル作成であってもこの流れは基本的に変わりません。
この流れの中で特に重要だと言えるのが、マニュアルを作り始める前の工程である1〜3の工程です。

1〜3の工程はいわゆるマニュアルを作り始める前の準備の段階にあたりますが、ここでしっかりと準備できているかどうかでマニュアルのクオリティが決まります。
クオリティの高い業務マニュアルを作成するためにも、いきなりマニュアル作成に着手するのではなく、しっかりと準備を整えた上で作り始めるようにしてください。

5W1Hを意識しながらマニュアルを作成する

テンプレートを使って業務マニュアルを作成する際は、5W1Hを意識することも大切です。
5W1Hは、

・When（いつ）
・Where（どこで）
・Who（だれが）
・What（なにを）
・Why（なぜ）
・How（どのように）

の頭文字をとったものですが、マニュアルに記載する内容や構成を考えるときにこの5W1Hを意識しながら考えるようにすることで、よりわかりやすい業務マニュアルに仕上げられるようになります。

見やすさ・わかりやすさを意識する

業務マニュアルなどのマニュアルを作成する際は見やすさやわかりやすさが最も重要になります。
それは、テンプレートを使ってマニュアルを作成する場合であっても変わりません。
見やすさやわかりやすさを担保するためにできることはたくさんあります。

テンプレートを使ってマニュアルを作成する場合、デザインの部分は基本的にクリアできているので、どういった情報があればよりわかりやすくなるかを意識してマニュアルに記載する情報をピックアップしたり、理解しやすいかどうかを意識しながら構成を考えるなどして見やすく、わかりやすいマニュアルに仕上げていきましょう。

テンプレートを活用して業務マニュアルを作成する際に気を付ける点

業務マニュアルの作成において、テンプレートに頼りすぎると、業務に適したマニュアルにならない可能性があります。テンプレートを活用して業務マニュアルを作成する際に気を付ける点として、

・必要な情報がすべて盛り込まれているか確認する
・チームでのレビューを実施する
・定期的に更新する

などがあげられます。

それぞれのポイントを詳しく解説していきます。

必要な情報がすべて盛り込まれているか確認する

テンプレートは基本的な構成を提供してくれますが、それだけでは特定の業務に必要な情報が不足していることがあります。
そのため、作成したマニュアルが本当に業務に適しているかを確認することが重要です。業務ごとに異なる手順やルール、注意点などを追加し、現場で実際に役立つ内容になっているかをチェックしましょう。

また、特定の作業を行う際に必要なツールやシステムの詳細、トラブル時の対応策なども含めることで、より実用性の高いマニュアルになります。
さらに、新入社員や未経験者が読んでも理解できるかどうかを意識し、専門用語や略語の説明を追加することも大切です。

チームでのレビューを実施する

マニュアルの完成後、作成者だけでなく、実際に使用するチームメンバーや関係者によるレビューを行うことで、より実用的なものに仕上げることができます。
一人で作成すると、意図しない抜け漏れや曖昧な表現が発生することがありますが、複数人で確認すればそうした問題を早期に発見しやすくなります。

特に、現場で業務を実行する従業員や、新しく業務を学ぶ立場の人に読んでもらうことで、分かりやすさを向上させることが可能です。
また、実際の業務とマニュアルの内容が食い違っていないかを確認し、必要に応じて修正を加えることで、より精度の高いマニュアルに仕上がります。

定期的に更新する

業務マニュアルは一度作成したら終わりではなく、業務の変化に応じて定期的に更新する必要があります。業務フローの変更、新しいツールやシステムの導入、社内ルールの改定など、企業の環境は常に変化しています。

そのため、古い情報のまま放置すると、従業員が誤った手順で業務を行ってしまうリスクがあります。定期的な見直しをスケジュール化し、必要に応じて最新の情報にアップデートすることで、マニュアルの有効性を維持できます。
また、変更点があれば、すぐに関係者に共有し、最新のマニュアルを活用できるようにすることも重要です。

まとめ

テンプレートを活用した業務マニュアル作成について紹介してきました。
業務マニュアルはテンプレートを用いずに作成することもできますが、テンプレートを用いることで、

・マニュアルの品質を保てる
・効率的にマニュアルを作成することができる
・デザインやテイストのバラつきが起こらなくなる
・必要な項目の記載漏れを防げる

など、さまざまなメリットが期待できるようになるので積極的に活用するべきです。

配布サイトでダウンロードできるテンプレートやマニュアル作成ツールに用意されているテンプレートを活用するようにすれば、わざわざテンプレートを作成する必要もありません。
ただ、テンプレートを使ってマニュアルを作成したからといって必ずしも優れたマニュアルを作れるようになるわけではないので、マニュアルのクオリティを高めたいのであれば、

・いきなりマニュアルを作り始めない
・5W1Hを意識しながらマニュアルを作成する
・見やすさ・わかりやすさを意識する

などのポイントを意識しながら作成するようにしてください。