5Sが必要とされる背景とは？得られる効果や取り組み時のポイントまで解説

5Sとは職場の環境改善・維持を目的とした活動

5Sとは、職場の環境改善・維持を目的とした活動のことです。5Sへの取り組みは、病院や製造業などから始まりましたが、近年では、業界問わず幅広い業種で5Sが推進されています。
5Sとは、「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「しつけ」の頭文字を取った言葉です。それぞれの意味をみていきましょう。

1.整理

整理は、5Sの最初のステップであり、必要なものと不要なものを区別して、不要なものを処分することを指します。ここで言う不要なものには、書類や備品などの物理的なものだけでなく、データのような目に見えないものも含まれます。
必要なものと不要なものを判別する基準は人によって異なるため、判別基準を事前に決めることで、迷うことなく整理することが可能です。このように、整理は5Sの他のステップの基盤を築くための重要な役割を担っています。

2.整頓

整理にて判別された必要なものを決められた場所に配置し、いつでも使用できるようにすることを整頓と言います。整頓は、必要なものの使用目的や頻度に応じて整理し、業務効率化する環境をつくり出すために取り組まれます。
整頓とは、ただきれいに並べるだけでなく、使う目的や頻度に応じて最適な保管場所を決めることです。そのため、物の置き方やラベルの表示を統一し、誰でもすぐに使える状態にしましょう。

3.清掃

職場環境や身の回りを掃除し、きれいでいつでも使用できる状態を保つことを清掃を行います。きれいにするだけが目的ではなく、機械や設備などの不具合や問題点の発見という目的も担っています。
また、使用する道具や機械のメンテナンスなども清掃の役割の1つです。清掃する際には、日々の清掃活動の計画・担当者を決定し、どの程度清掃するのか具体的な基準を示した上で行いましょう。

4.清潔

清潔とは、「整理」「整頓」「清掃」を正しく継続的に行い、常に清潔な状態を保つことです。清潔な職場環境を保ち続けることで、従業員にとってもより快適で安全な職場環境になります。
清潔も清掃と同様に、具体的な基準を示すことが必要です。基準を示した上で、「整理」「整頓」「清掃」を意識的に実施・定期的に見直すことで、清潔な職場環境を保ち続けられます。

5.しつけ

しつけとは、清潔な職場環境を保ち続けるために決められたルールや基準を守り、自発的に行動できるように習慣づけることです。5Sの中でも1番難易度が高い取り組みとも言われています。作業基準や挨拶、言葉遣いの徹底もしつけに含まれます。
しつけに取り組むためには、従業員への教育と働きかけが欠かせません。また、従業員の協力を得ることも大切です。

5Sが必要とされる3つの理由

5Sは業界を問わずに推進されています。次に、なぜ5Sが必要とされているのか、その理由を解説していきます。

安全に働ける環境をつくるため

1つ目は、安全に働ける環境をつくるためです。職場において整理整頓や清掃が適切に行われていないと、移動や作業の障壁となります。特に機械を扱う環境であれば、清掃や点検などのメンテナンスがされていないと、不具合や事故に繋がるかもしれません。
5Sに取り組むことで安全に働ける環境がつくられ、事故を未然に防ぐことにつながります。安全に働く環境をつくるためには、5Sの取り組みは欠かせないのです。

従業員が働きやすい環境をつくるため

2つ目は、従業員が働きやすい環境をつくるためです。5Sに取り組むことで安全に働ける環境をつくれると述べましたが、安全に働ける環境というのは従業員の心理的負担を減らすことにもつながります。
他にも、整理・整頓がされていない環境にて作業すると、無理な姿勢を強いられる可能性もあります。結果として、5Sに取り組むことで精神的・肉体的な負担が少ない職場環境づくりができ、従業員が働きやすい環境となります。

ムダをなくし業務効率を上げるため

3つ目は、ムダをなくし業務効率を上げるためです。5Sの中でも「整理」「整頓」「清掃」をしっかり行うと、どこに何があるのかわかる状態になります。そのため、備品や道具などを探し回るといったムダをなくし、業務効率を上げることが可能です。
このように、必要なものをすぐに探せる環境が保たれることで、本来の業務に集中して取り組めます。その結果、業務効率を上げることにつながるのです。

5S導入により得られる効果は3つ

5S導入により得られる効果は、以下の3つです。

生産性と品質の向上が期待できる

5Sで整理整頓を徹底するとムダを削減でき、業務の時間短縮が可能になります。これにより、より業務に集中できるため、商品やサービスの生産性が向上します。
さらに、品質の向上も期待でき、ルールや基準をきちんと守ることで業務中のミスや品質低下を防ぐことができます。

コスト削減につながる

5Sの取り組みにより業務効率が上がると、残業時間の削減にも繋がります。また、整理整頓されたことで、在庫管理や備品管理がしやすくなり不要なものの購入を防ぐこともできます。
余計な出費を減らすことにも5Sは一役買っているのです。

従業員の満足度向上につながる

5Sを取り入れることで職場環境が改善され、ストレスが溜まりにくい環境を作ることができます。その結果、従業員はモチベーションを高く保ちながら働けるようになります。
また、残業の減少によりワークライフバランスが整い、従業員の満足度が向上します。

5S導入時の注意点は4つ

5S導入時の注意点は、以下の4つです。

状況に応じてコスト負担が生じる

5Sを導入する際、初期段階ではいくつかのコストがかかることがあります。例えば、整理整頓に必要な収納スペースが足りない場合、新たに収納場所を設けるためのコストが発生します。
また、従業員に5Sの方法を教育する際にも、その教育プログラムの実施には費用が必要です。5Sの導入には、これらの初期コストを考慮する必要があります。

5Sの取り組みを定着させる施策を行う

5Sの導入は、1人で行うことはできません。従業員の協力が欠かせないため、5Sの取り組みを定着させるための施策が必要となってきます。具体的には、5Sの勉強会や研修を行う、整理・整頓などをする5Sの日を決めることなどです。
また、従業員が自ら5Sに取り組めるような自主性を育てることも大切なため、指示だけではなく話し合いも取り入れる必要があります。

すぐには効果が表れない

5Sは導入後すぐに効果が表れるわけではありません。5Sは継続し続ける必要のある取り組みです。根気強く行うことで徐々に業務効率化がみられ、5Sの効果が表れてきます。
すぐに効果が表れないと、5Sを導入しても途中でやめてしまう企業もゼロではありません。5S導入にあたっては、すぐに効果が表れないことを前提に根気強く取り組みましょう。

状況に応じて改善を繰り返す

5Sは導入して終わりではありません。取り組み後の結果を元に、改善を行うことが必要な場合も考えられます。また、業務内容や従業員の特性などによって導入のアプローチ方法も変わってきます。
そのため、1つの方法に固執するのではなく、状況に応じて改善を繰り返すことがおすすめです。

5S取り組み時に押さえておきたい3つのポイント

5S取り組み時に押さえておきたいポイントは、以下の3つです。

目的を明確にする

5S取り組み時に、「職場環境を清潔に保つこと」が目的とされがちです。しかしそれだけではなく、5Sの取り組みは従業員の満足度向上や安全な環境をつくる目的もあります。
目的は職場ごとに変わるため、目的を明確にし5Sに取り組むようにしましょう。

実施に向けた体制づくりをする

5Sに取り組む際は、実施に向けた体制づくりも重要です。体制づくりにおいては、5Sの実施担当者やリーダー、実施状況を確認する担当者などの配置が必要になります。
5Sの導入チームとして人員を確保し体制づくりができることで、スムーズに5Sへ取り組めます。

チェックシートを活用する

5Sに取り組む際には、ルールや基準の設定も重要です。ルールや基準は、誰が見ても理解できるようにする必要があります。誰が見ても理解できるための方法として、チェックシートを活用しましょう。
チェックシートには、項目ごとに明確な評価基準を設定します。できるだけ数値化した基準設定が望ましいと言われていますが、数値化できない項目については具体的な判断基準を記載します。

まとめ

今回は、5Sが必要とされる理由、得られる効果や取り組み時のポイントを解説しました。5Sは職場環境を整備するだけではなく、従業員が安全に働きやすい環境を整える、ムダをなくし業務効率を上げるためにも必要です。
5Sを導入することで、生産性や品質の向上、コスト削減や従業員の満足度向上にも期待できます。これから5S導入を検討している方は、取り組み時のポイントも意識しながら実践してみてはいかがでしょうか。