業務自動化が必要とされる背景とは？おすすめなRPAツール8選もご紹介します

業務自動化とはIT技術を利用し業務を自動化すること

業務自動化とは、これまで人が行っていた業務をIT技術を利用し自動化することです。特に、単純作業やルーティンワークなどは、IT技術を活用することで自動化できる可能性が高いです。
例えば、表作成やデータ入力などといった簡単な事務作業は、人が行った場合と比べても同じクオリティを作り出すことができます。このように、IT技術の進化に伴い自動化できる業務が増えてきているのです。

業務自動化が必要とされている背景は主に2つ

業務自動化が必要とされている背景として、こちらの2つが考えられます。

コスト削減や働き方改革に伴う労働時間の短縮

1人あたりの業務が増えると労働時間が超過するだけではなく、残業代などのコスト負担が増加する問題も現れてきます。業務効率化や生産性を上げるためにも、コスト削減や働き方改革に伴う労働時間の短縮が求められているという背景もあります。
業務を自動化することで、1人あたりの業務量が減り労働時間の超過を防ぐことが可能です。労働時間の削減は、働き方改革にも繋がります。

少子高齢化に伴う人材不足

業務自動化が必要とされる背景には、人材不足も関係しています。現代では少子高齢化が進んでおり、どの業種においても人材不足が深刻です。今後さらに、労働人口は減っていくと言われており、安定的な労働力を得るためには様々な形で労働力を確保する必要があります。
業務を自動化できれば、365日24時間稼働できる労働力として換算可能です。多くの企業が今後直面する人材不足の問題に役立つため、業務の自動化は必要とされてきています。

業務自動化をする方法は4つ

業務自動化をする方法は、以下の4つです。

RPAツールを利用する

RPAツールは、ロボットによってExcelのデータ入力や経費精算などPCで作業する定型業務を自動化します。ツール自体にルールや作業手順を設定すると、業務が自動化され24時間365日業務を代行し続けるメリットがあります。

しかし、設定を間違えてしまうとそのまま業務を行ってしまうため注意が必要です。誤った設定のまま作業を行うことで、膨大なミスが生まれてしまうリスクもあります。
そのため、導入の際にはツールの使用方法をしっかり覚えるようにしましょう。また、RPAツールは種類も多く費用感も幅広いため、導入目的や費用対効果を意識しながら選ぶことが大切です。

マクロを活用する

マクロはMicrosoft Officeの製品に対応している機能であり、WordやExcelへの入力からファイル統合、データ集計など複数の動作をまとめて自動化することができます。特に業務においてExcelを使用する機会が多い場合は、業務を自動化できる点がメリットです。
しかし、マクロは仕組みを構築し、運用と管理を行う必要があります。手軽に作成できるマクロではありますが、ファイル共有する場合などは似たようなマクロが乱立すると、混乱が起きる可能性もあるため注意が必要です。

プログラミングにてシステムを構築する

プログラミングにてシステムを構築する方法も、業務を自動化するための1つの手段です。既に社内にプログラミングの知識やスキルを持っている従業員がいる場合は、自社でシステム構築が可能となり外注などの必要がありません。コストを抑えて業務の自動化が進められる点がメリットと言えます。
プログラミングの知識やスキルがある従業員がいない場合は、新たにスキルを習得してもらう必要があるため時間とコストがかかってしまいます。そのため、既に専門的な知識を持っている従業員がいる場合のみおすすめの方法です。

AIツールを利用する

AIツールを利用すると、文章の要約や音声を自動でテキストに変換することが可能です。他にも、データ分析に活用できるAIツールもあり、定型業務に留まらず様々な場面で利用ができます。人が行うと時間を要する作業を、短時間で完了できることがAIツールの特徴です。
しかし、AIツールに依存しすぎてしまうと、トラブルが起きた際の対応が遅れてしまう可能性が考えられます。AIツールを利用する場合は、事前に起きる可能性のある問題やその対応方法について明確にしておくようにしましょう。

業務自動化におすすめなRPAツール8選

業務自動化する方法について説明しましたが、次におすすめのRPAツールを紹介していきます。

RoboTANGO

出典：https://robotango.biz/

RoboTANGOは、国産のデスクトップ型RPAツールです。人が今まで行っていたタスク業務やルーティン業務などを簡単に自動化でき、人件費や作業時間を大幅に削減できます。
また、RoboTANGOを使用することで正確かつスピーディーに処理もできるため、人が行うよりもミスの発生を減らすことも可能です。

RoboTANGOの主な特徴

・専門技術や知識は不要で、録画機能を活用し簡単にRPAを作成・運用できる
・1つのライセンスを共有して複数のPC・部署・拠点で利用できる
・低価格・最低利用期間が1ヶ月といったスモールスタートが可能
・導入前よりヒアリングやトライアルのサポートが受けられる
・IT導入補助金を活用して導入ができる

WinActor

出典：https://winactor.biz/

WinActorは、NTTグループにより開発された国産のRPAツールであり、デスクトップ・サーバー型のどちらにも対応しています。
原則として、ExcelをはじめとしたWindows上の全ての作業で利用が可能です。データ入力や集計、システム間連携などの業務に利用できます。

WinActorの主な特徴

・PC上の操作をそのまま記録する形で設定できるため、直感的な操作で利用できる
・ほとんどのWindowsアプリケーション操作に対応している
・無料の導入コンサルを用意しており、想定効果を事前に可視化できる
・現場へ導入するにあたって丁寧なサポートを受けられる
・必要に応じて、有料の追加サポートが受けられる

マクロマン

出典：https://www.macroman.jp/

マクロマンは、無料で利用できるRPAツールです。サポートを受けたい時のみ費用がかかる仕組みとなっています。無料のRPAツールとはいえ、データ入力や集計・分析などといった機能が利用でき、求めている機能が揃っているのであれば十分利用可能なRPAツールです。
また、デスクトップ型のため、インターネットに接続されていなくても使用できます。

マクロマンの主な特徴

・搭載機能の利用制限なく、完全無料で利用できる
・導入サポートや導入後の管理などは、追加費用を払うとサポートを受けられる
・必要なコマンドをクリックして順番に組み立てるだけでスクリプトが作成できる
・企業に限らず個人事業主など個人での利用にもおすすめ
・インターネットに接続しなくても使用でき、情報漏洩リスクを防げる

アシロボ

出典：https://assirobo.com/

アシロボは、特にセキュリティ面の高さが評価されているRPAツールです。官公庁や上場機能にも導入されており、情報漏洩対策を考えながら業務の自動化を検討している企業におすすめします。
また、大企業だけではなく中小企業でも導入しやすいと言われています。

アシロボの主な特徴

・万全のセキュリティ対策がとられている
・直感的に操作可能で使用方法の習得が簡単なことから、習得時間が業界最短クラス
・エラー処理やスケジュール設定など細かい機能が充実している
・業界最安値クラスの費用であり、1ヶ月無料体験版もあり
・追加費用なく全てのサポートが無料で受けられる

AUTORO

出典：https://autoro.io/

AUTOROは、クラウド型のRPAプラットフォームでありインストールの必要がありません。デバイスを問わずに手軽にスタートでき、場所も選ばずテレワークの活用にもおすすめです。
他システム・基幹業務との連携を得意としています。

AUTOROの特徴

・操作は視覚的に指示されるため、直感的に操作ができる
・ノーコードのため、プログラミングの知識がなくても誰でも手軽に利用できる
・様々な外部API連携を標準搭載しており、複数のシステムと連携が可能
・費用は低額性であり、活用方法によって料金・サポートプランが選べる
・チャットサポートが標準搭載されている

JobAuto

出典：https://jobauto.jp/

JobAutoはサーバー型のRPAツールであり、管理機能と仮想環境動作が標準搭載されています。多機能かつ高機能ながらリーズナブルな価格で使用可能です。
また、ChromeなどのブラウザやMicrosoft Office、Googleスプレッドシートといった幅広いアプリケーションに関する業務の自動化まで行えます。

JobAutoの特徴

・管理機能と仮想環境動作を標準搭載し、多機能かつ高機能なツール
・短時間で操作を覚えられ、導入・構築コストを抑えられる
・トラブルが発生しても無償サポートが受けられる
・追加費用なく管理機能も使用できる
・30日間の無料トライアルでは全ての機能をお試しできる

batton

出典：https://batton.co.jp/rpa/

battonは、スマホのようなUIのため直感的に操作が可能であり、初心者の方におすすめなRPAツールです。また、AIを搭載したRPAツールであり、営業・人事・経理・EC関連・飲食業などあらゆる業務の自動化に対応しています。

battonの特徴

・キーボード操作だけが必要なため、IT知識がなくても誰でも使える
・利用者の97％が継続して利用しており利用継続率が高い
・担当者が業務を分析し、RPA化すべきか提案してくれる
・1ライセンス購入すると複数のPCに無制限でインストールできる
・企業ごとに専任カスタマーサクセス体制のため、サポートが充実している

BizRobo!

出典：https://rpa-technologies.com/products/first/

BizRobo!は、デスクトップ型からサーバー型まであるRPAツールであり、段階的な製品ラインナップが用意されています。そのため、業務を自動化する規模や導入スピードなどに合わせて製品を選ぶことが可能です。

BizRobo!の特徴

・1ライセンスで無制限にインストールができる
・複雑なコードを書く必要がなく、視覚的にロボットの開発ができる
・独自の機能により業務自動化できる幅が広い
・スモールスタートから全社展開できる3種類の製品ラインナップ
・MicrosoftやGoogleなど様々なアプリケーションと連携可能

業務自動化により得られる効果は5つ

業務自動化をすることで、得られる効果は以下の5つです。

人材不足の解消につながる

業務の自動化をすると、必要となる人員の数を減らすことができます。自動化できない業務にのみ人員を配置することで、限られた人数でも業務を回せるようになるでしょう。
また、業務の自動化は労働時間の削減にもつながります。その結果、削減された時間を他の業務に回せるため、限られた人員の中でも業務量を増やすことも可能です。結果として、人材不足の解消にもつながります。

コストの削減ができる

業務の自動化は、業務に充てる人員の数と時間を減らすことができるため、人件費の削減に期待できます。外注している業務が自動化できれば外注費も削減できるため、結果としてコストの削減が可能です。
業務自動化にあたり、ツールなど導入し環境整備をするために初期費用はかかりますが、長期的にみるとコスト削減になるでしょう。

業務の効率化につながる

定型化されている業務や単純作業などを自動化すると、企画や営業など1番力を注ぐべき業務に集中して取り組むことが可能です。その結果、重要な業務に時間を使えるようになるため業務の質も向上し、業務効率化につながります。

業務の属人化予防につながる

業務が属人化すると、担当者の退職、異動により業務が止まってしまう場合があります。このように、特定の従業員に業務が属人化するとデメリットしか生じません。
しかし、業務の自動化を進めておくことで、誰が担当しても業務を進めることが可能です。さらに、業務担当者をわざわざ配置しなくても、業務を進められるようにもなります。

人為的ミスの防止ができる

人が業務をする時、どんなに注意していても抜けや漏れなど人為的ミスをゼロにすることは難しいことです。ミスを少なくするためにダブルチェック作業なども必要となり、作業工程も増え業務量増加にもつながりかねません。
業務の自動化をすると設定に従って業務が自動化され、ミスなく確実に業務が実施されます。結果として、人為的ミスの防止にもつながります。

業務自動化をする時の注意点は3つ

業務自動化をする時の注意点は以下の3つです。

ツールに不具合が生じると業務がストップする

業務自動化を行ったとしても、ツールに不具合が生じると業務がストップしてしまう可能性があります。ツールが使用できなくなった場合は、人力で作業しなければならないかもしれません。
人力で進められない業務の場合は、業務がストップしてしまうことから生産性が落ち会社の利益に影響が出る可能性も出てきます。

自動化した内容に対応できる従業員が限られる

業務の自動化を開始し、ツールに依存してしまうと自動化した内容に対応できる従業員が限られてしまいます。対応可能な従業員が減ってしまうと、不具合が生じた時の対応ができない可能性もあります。
業務を自動化する際は、その内容を人の手で進める場合についてや自動化した内容についてマニュアルや手順書などで残しておくことがおすすめです。

ツール導入に伴うコスト負担が生じる

業務自動化を行う場合、ツールを導入する企業も多いでしょう。自動化に必要となるツールは無料、有料のものがあります。
ツールは、初期コストなどを含めてもコスト負担が生じる場合があるため、導入時には費用対効果と合わせて検討するようにしましょう。

業務自動化の進め方

ここでは、業務自動化の進め方について8つのステップに分けて紹介していきます。

対象となる業務を選定する

まず、自動化の対象となる業務を選定します。そのためには、現在行っている業務を細かく分けて可視化しましょう。その中で、自動化できる・できない業務を判断し振り分けています。特に自動化に適している業務は、以下を満たすものとも言われています。

・定期的に実施する
・ルールが決まっている
・大量である

業務の流れがルーティンワークであると自動化しやすい一方、人の判断が必要であったりイレギュラーが発生しやすかったりする業務は自動化をおすすめできません。
また、業務の中には一部自動化できるものもあるため、選定する時には細かく分けて考えるようにします。

自動化する目的を明確にする

業務時間を削減したいのか、人件費を削減したいのかなど目的を明確にすると、自動化を始める優先順位を付けることが可能です。
この工程を行うことにより、普段の業務中にも自動化できる業務がないか1人1人が意識して考えるようになるといった効果にも期待できます。

目的に合ったツールを選ぶ

ツールは、それぞれ可能な業務内容・範囲や費用やスキルなどが異なります。そのため、自動化したい業務内容や目的に合ったものを選ぶことが必要です。また、選んだツールが目的から逸れていないか確認するようにしましょう。

業務自動化について社内共有をする

目的に合ったツール選びができたら、業務自動化について社内共有を行いましょう。業務自動化は、労力や時間がかかる場合があります。
円滑に業務を自動化するためには、現場の従業員の協力が不可欠です。自動化する目的や得られる効果なども踏まえて、業務自動化について社内で共有します。社内で共有し進めていくことで、自動化までの過程をスムーズに進められるようになります。

テスト導入し効果の検証をする

いきなり自動化を本格的に始めるのではなく、まずはテスト導入をしていきます。
従業員が変更に適応するまで時間がかかることも考慮しながら、テスト導入を進めていくことがおすすめです。従業員の意見も併せて確認するとよいでしょう。

課題を探し出し改善をする

テスト導入後の効果の検証結果を確認し、その中から課題を洗い出していきます。課題が探し出せたら、改善策について考えましょう。
改善策を実施し再度効果の検証を実施。このサイクルを繰り返していきます。繰り返していく中で課題が解消されてから、本格的に業務自動化を始めるようにしましょう。

トラブル発生時の対応を決める

本格的に業務自動化を始める前に、トラブル発生時の対応を決めることも重要です。特に業務自動化を進めるにあたり、ツールの不具合により業務がストップした時などを想定したトラブル発生時の対応方法を決めましょう。

対応方法としては、以下のような方法が挙げられます。

・ツールの設定や操作を理解できる従業員を複数配置する
・相談先をあらかじめ決定しておく
・ツールに対応できる人材育成をする
・トラブルを想定した研修を行う
・マニュアルを整備しておく

業務自動化を本格的に始める

トラブル発生時の対応が決定し、テスト導入時の課題が解消されたら業務自動化を本格的に始めます。ツール導入にむけた環境整備や従業員への教育などを行っていき、業務自動化をしていく対象範囲を広げていきます。
また、業務自動化を本格的に始めていってもより良い効果を出すために、効果の検証をし課題を探し出し改善するといったサイクルは続けていきましょう。

業務自動化が浸透しない背景とは？

社内で業務自動化を進めていても、なかなか浸透しないかもしれません。その背景として考えられる理由は、こちらの4つです。

業務の実態が可視化されず把握が難しい

業務自動化を進めていく上では、業務の実態を可視化することが重要です。実態が可視化されないまま自動化が進んでしまうと、期待していたほど効果がでなかったり、実は自動化に適していない業務だったとなるかもしれません。

業務自動化が可能であるか判断ができない

業務内容によっては、自動化できるものもあれば自動化できないものもあります。自動化できない業務に対して自動化を進めてしまうと、時間と労力をムダにしてしまいます。実際に動き出す前に、業務自動化が可能かどうか判断することが重要です。

業務自動化による効果を具体的に表わせない

業務自動化した業務の中には、効果を具体的に表わせないものもあります。効果を具体的に表わせず漠然とした結果であると、さらに自動化を進めていく際の障壁にもなりかねません。可能な範囲で導入後の状態を数値化し、効果を算出することが重要です。

ツールやシステムの使い方が浸透しない

業務自動化を進めるためにツールやシステムを導入する場合が多いです。しかし、そのツールやシステムの使い方が浸透しないと、自動化を進めるのが困難になってしまいます。
使い方を浸透させるには、わかりやすいマニュアルの作成をおすすめします。また、わかりやすいマニュアルを作成するにはマニュアル作成ツールを使用するとよいでしょう。
 

わかりやすいマニュアル作りにはマニュアル博士がおすすめ！

マニュアル作成ツールは多くのツールが提供されていますが、その中でもわかりやすいマニュアル作りをするなら「マニュアル博士」をおすすめします。
マニュアル博士は、手順がより伝わりやすい動画式のマニュアル作成ができます。難しい操作がなく直感的に操作できることから、専門知識がない方やマニュアル作成が初めての方でも簡単にマニュアル作成が可能です。

社内でマニュアルを共有できるWEBページも作ることができるのも大きな特徴です。作成するだけで終わりではなくその後の運用まで一貫して行えるため、ツールやシステムの使い方が浸透しやすいといったメリットがあります。

まとめ

今回は、業務自動化が必要とされる背景やおすすめのRPAツールについてご紹介しました。労働時間の短縮や人材不足を補うためにも、業務自動化は必要となっていきます。得られる効果も多いことから可能な範囲で進めていくことがおすすめです。
これから業務自動化を検討している方は、自動化を進めるにあたって進め方や注意点を意識しながら実施してみてください。