マニュアル作成・マニュアル動画・管理ツール【マニュアル博士】

マニュアルウェブマガジン >
動画コラム一覧 >
職場環境を改善するアイディア10選!改善で得られる効果と施策実施のポイントを解説

職場環境を改善するアイディア10選!改善で得られる効果と施策実施のポイントを解説

2024.06.26
あなたは、現在働いている職場の環境に満足していますか。満足していらっしゃる方もいれば、違和感を感じる方もいらっしゃるでしょう。人生の中でも、かなり長い時間を職場で過ごすことを考えれば、できるだけよい環境で過ごしたいと思う方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、職場環境を改善するアイディアを厳選して10個お伝えしていきます。さらに、改善で得られるメリットや改善の手順、実行事例なども紹介します。職場環境が良くないと悩んでいらっしゃる方、また社員が定着しなくて困っている管理者や経営者の方も必見です。

職場環境を改善するアイデア10選

職場環境を改善するには、何をすればよいでしょうか。そこで本章では、職場環境を改善するための具体的なアイディアを10個あげます。

作業環境整備

職場環境の改善には、作業環境の整備が重要なポイントとなります。居心地の良い職場にするには、オフィスのデザインを見直したり、社員がリラックスして働ける空間を作り出すためのリフォームが必要になる場合もあるでしょう。
合わせて、空調設備の整備も欠かせません。夏は涼しく、冬は暖かい環境を保つことで、社員の集中力や作業効率は向上します。また、適切な湿度管理も重要です。空気清浄機や加湿器を利用することで、快適な空気環境を維持し、社員の健康管理にも役立ちます。

さらに、ニオイ対策も必要です。オフィス内の悪臭はストレスの原因となり、作業効率を低下させる可能性があります。定期的な清掃や換気を行うとともに、消臭剤やアロマディフューザーを活用することで、常に新鮮な空気を保つことが重要です。
特に、キッチンやトイレ周りの管理には注意を払いましょう。温度や湿度の調整、ニオイ対策などの作業環境の整備は重要です。

作業道具

職場環境の改善には、作業道具の整備も不可欠です。適切な作業道具を提供することで、社員の業務効率や生産性を大幅に向上させることができます。
例えば、最新のソフトウェアやアプリケーションを活用したデジタルツールの導入が方法のひとつです。そうすることで、業務の自動化やデータ管理が容易になり、作業時間の短縮につながります。

次に、快適な作業環境を支えるためのハードウェアの整備も大切です。高性能なパソコンやモニター、エルゴノミクスに基づいた椅子やデスクなど、社員が快適に作業できる環境を整えることが求められます。
また、整理整頓されたオフィス環境を維持するための収納ツールや、文房具の充実も重要です。書類や資料を効率的に整理できるファイルキャビネットや、必要な文房具をすぐに取り出せる収納ボックスを用意することで、作業効率を高めることができます。これらの取り組みの結果、社員がストレスなく仕事に集中できる環境を整えることができます。

作業方法

職場環境の改善には、作業方法の改善も重要です。その中でも、円滑な作業手順の整備は欠かせません。明確で効率的な手順を確立することで、社員は無駄な時間を削減し、生産性を向上させることができます。
まず、作業手順の標準化が必要です。各業務に対して詳細な手順書を作成し、誰もが同じ方法で作業を行えるようにします。これにより、新しい社員が迅速に業務に慣れることができ、ベテラン社員との間でスムーズな連携が取れるようになります。

次に、業務フローの見直しと最適化を行います。現在の作業手順を分析し、不要なステップや重複作業を排除することで、効率化を図ります。
さらに、定期的な業務改善のためのミーティングを実施することも大切です。社員からのフィードバックを収集し、実際の作業現場での問題点や改善点を共有する場を設けることで、継続的な業務改善が可能になります。作業方法の改善も、職場環境改善に貢献します。

仕事量の調整

適切な仕事量を調節することも、職場環境の改善に重要な要素です。社員一人ひとりに対し適切な仕事を割り振っている状況は、全体の業務効率を向上させ、ストレスを軽減することができます。
実施にはまず、各社員のスキルや能力を正確に把握し、それに基づいて仕事を割り振ることが必要です。社員の強みを活かした業務を担当させることで、パフォーマンスが向上し、仕事に対するモチベーションも高まります。

次に、仕事量のバランスを取ることが重要です。特定の社員に業務が集中しすぎると、過度なストレスやバーンアウトの原因となります。定期的に業務量を見直し、均等に分配するよう心掛けることが求められます。
実現には、社員の声を積極的に聞く機会を設けることも大切です。定期的なフィードバックを通じて、業務量や仕事内容に関する意見を収集し、改善点を見つけていくことで、継続的な環境改善が可能になります。

情報共有

職場環境の改善には、情報共有の強化も欠かせません。効率的な情報共有は、チーム全体の連携を深め、業務のスムーズな進行を支えます。
これを実現するための方法では、アプリやチャットアプリの導入が有効です。プロジェクト管理でアプリを導入すれば、各メンバーの役割や進捗状況をリアルタイムで把握することができます。タスクの割り振りやデッドラインの設定が容易になり、全員が同じ情報を共有することで、無駄なコミュニケーションが減少し、業務の効率が向上します。

チャットアプリの導入も重要です。SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットアプリを利用することで、迅速な情報交換が可能になります。トレーニングセッションやガイドラインの作成も、スムーズな導入をサポートします。
これらの取り組みのように、情報共有を強化すると、業務効率とチームの連携が向上し、生産的な職場環境を実現することができます。

勤務時間

勤務時間の柔軟性を高めることでも、職場環境を改善できます。特に、テレワークやフレックスタイム制の導入は、社員が個人に合った働き方を選べる環境を整えるために有効な方法です。
まず、テレワークの導入は、社員が場所にとらわれずに仕事ができ、通勤時間を削減できます。そうなると、社員のストレスが軽減し、仕事とプライベートのバランスが取りやすくなります。また、自宅やカフェなど、自分が集中できる環境で作業することで、生産性が向上することも期待できます。テレワークを円滑に行うため、オンライン会議ツールやプロジェクト管理アプリも活用する必要があります。

次に、フレックスタイム制の導入も効果的です。この制度により、社員の満足度が向上し、仕事への意欲も高まります。勤務時間の柔軟性を高めることで、社員は自分に最適な働き方を選びやすくなり、仕事の質が向上します。

休暇制度

適切な休暇制度の整備も、職場環境の改善に欠かせません。特に、多様で柔軟な有給休暇制度の導入は、社員のメンタルヘルスやワークライフバランスの向上に大きく貢献します。
多様な有給休暇制度を導入することで、社員は個々のニーズやライフスタイルに合わせて休暇を取得しやすくなります。これにより、社員は自分の生活や健康を大切にしながら、仕事に集中することができます。

また、休暇取得を促進するためには、上司やチームメンバーの理解と協力が欠かせません。リーダーシップチームは、休暇の重要性を認識し、社員が休暇を取得しやすい環境を整えることが求められます。
休暇を取得することが奨励され、社内でのコミュニケーションや業務の調整が円滑に行われるようにサポートすることが重要です。このような休暇制度の整備により、社員のメンタルヘルスやワークライフバランスが向上し、働きやすい職場環境を実現できます。

福利厚生

職場環境の改善には、福利厚生の見直しと健康増進へのサポートが重要です。福利厚生制度の充実は、社員の働きやすさや満足度を向上させ、企業の人材確保や定着にも貢献します。
まず、福利厚生制度を見直すことで、社員のニーズに合ったサポートを提供します。さらに、柔軟な勤務時間やリモートワーク制度の導入など、働き方の選択肢を増やすことも重要です。

また、健康増進につながるサポートを提供することも大切です。定期健康診断や健康相談の充実化、ストレスマネジメントやメンタルヘルス支援の強化など、健康管理に関する取り組みを強化します。
さらに、フィットネス施設の提供や健康食品の支給、禁煙プログラムの実施など、健康促進に直結する施策を積極的に展開します。これらの取り組みにより、社員の健康状態が向上し、モチベーションや生産性が向上することが期待されます。福利厚生の充実も、職場環境改善のための重要な要素です。

リラックス

積極的にリラックスする場を提供する点も、職場環境の改善に重要です。ストレスの多い業務環境では、リラックスする機会が不足し、社員のメンタルヘルスに悪影響を与える恐れがあります。そのため、人間関係をサポートする場を提供し、リラックスできるスペースを整えることが効果的です。
リラックスできる要素の一つに、良好な人間関係があります。そこで、良好な人間関係を構築するための場として、社員同士がコミュニケーションを取りやすい環境を整えることで、信頼関係やチームワークが向上します。定期的なチームビルディングイベントやランチタイムの交流会など、社員が気軽に交流できる機会を設定してみましょう。

また、リラックスできるスペースを設けることも大切です。静かな休憩室や快適なラウンジスペースを提供し、リラックスやリフレッシュに役立つ書籍や雑誌を用意したり、植物を配置したりすることで、居心地の良い空間を演出します。
これらの取り組みにより、職場環境がよりリラックスできる場所に変わり、社員のメンタルヘルスとモチベーションが向上します。

相談窓口の開設

職場環境の改善には、社員が安心して相談できる窓口の設置も重要です。
相談窓口では、仕事上やプライベートでの悩みや問題を気軽に打ち明けられるようにします。仕事上のストレスやパフォーマンスの不安、人間関係のトラブル、家族や健康に関する問題など、さまざまな悩みに対応し、適切なサポートやアドバイスを提供します。

相談窓口は、匿名性を保持し、社員が自分のプライバシーを守りながら、本音で相談できる環境を整えます。これにより、より多くの社員が相談に足を運び、悩みを解決する手助けができます。
ストレス管理やメンタルヘルスのケア方法、コミュニケーションスキルの向上など、社員の健康や幸福を促進するための情報を提供し、職場全体のメンタルヘルスを向上させます。相談窓口の設置は、社員の心の健康を支え、職場環境の改善に大きく貢献します。

職場環境を改善することで得られるメリット

職場環境を改善する方法はわかりましたが、なぜあえて職場環境改善をするべきなのでしょうか。そこで本章では、職場環境を改善することで得られるメリットを紹介します。

社員のストレスが軽減する

職場環境の改善は、従業員のストレス軽減につながります。快適な職場環境は、ストレスや不安の原因を減少させ、従業員の心身の健康を支えます。適切な設備や作業環境の整備、チーム間のコミュニケーション強化などは、業務のスムーズな進行を促進し、仕事に対するストレスを軽減します。
また、福利厚生の充実やメンタルヘルス支援の提供も、従業員のストレス管理に役立ちます。これらの取り組みにより、職場全体のストレスレベルが低下し、生産性や従業員の満足度が向上します。

人間関係が良くなる

職場環境の改善は、良好な人間関係の構築に大きく貢献します。コミュニケーションを促進し、協力関係を築くことで、従業員間の信頼と連帯感が高まります。良好な人間関係は、コミュニケーションの円滑化やチームの協力につながり、業務の効率化や問題解決能力の向上に貢献します。
また、互いに理解し合い、サポートし合う雰囲気がある職場では、ストレスや緊張が軽減され、従業員のメンタルヘルスが向上します。これらの要因が組み合わさり、業務の円滑な遂行や従業員の満足度向上につながります。結果として、企業全体のパフォーマンスにポジティブな影響を与えます。

離職率が下がる

職場環境の改善は、離職率の低下に直結します。職場環境が良好だと、従業員の満足度が上がり、会社に対する忠誠心が高まるため、長期間の雇用が促進されます。
ストレスや不満の軽減、働きやすい環境の整備、適切なキャリア支援などで、従業員が職場に留まりやすくなります。結果として、離職率が低下し、企業の安定性や成長が促進されます。

企業のイメージがよくなる

職場環境の改善は企業のイメージ向上につながります。従業員の満足度向上やストレス軽減は、企業が社会的責任を果たし、従業員を大切にする姿勢を示すことにつながります。
また、良好な職場環境は従業員の口コミや評判として広まり、優秀な人材の獲得や顧客の信頼を得るのに役立ちます。さらに、企業が従業員の健康や幸福を重視し、社会に対する貢献意識を示すことで、CSR(企業の社会的責任)の一環としてポジティブなイメージを構築します。

これらの要因が合わさり、企業のイメージが向上し、競争力が強化されます。結果として、さらに優れた人材を確保できるようになったり、ビジネスパートナーとの信頼関係構築につながり、企業の成長につながります。

生産性が向上する

職場環境の改善は、生産性向上に直結します。快適で働きやすい環境では、従業員のモチベーションが高まり、集中力や創造性が増します。適切な設備やコミュニケーションツールの導入は、業務の円滑な進行を促進させます。
また、健康促進やストレス軽減の取り組みは、従業員の体調管理を支援し、欠勤や遅刻の減少に繋がります。これらの要因が組み合わさるので、職場環境の改善は生産性を向上させ、企業にメリットを与えます。

職場環境を改善するときの手順

職場環境を改善するメリットはわかりましたが、まずは何から始めればよいのでしょうか。そこで本章では、職場環境を改善する時に、どのような手順で進めればよいかを解説していきます。

問題点の特定

職場環境を改善するには、まず問題点を特定することが重要です。例えば、職場環境を悪くしている要因を洗い出します。
例えば、従業員のモチベーション低下、コミュニケーションの不足、ストレスや不満の増加など、様々な要因があります。これらの問題を特定するためには、従業員からのフィードバックを積極的に収集し、定期的な面談やアンケートを実施することが不可欠です。

なお、2015年12月から、従業員が50人以上の職場で「ストレスチェック」の実施が義務化されています。検査結果は、検査を担当した医師から社員本人に直接通知されるようになっています。
また、職場内の観察や社内のデータ分析も有益です。例えば、業績の低下や離職率の増加などのデータを分析することで、問題の深刻さや影響を定量化することができます。問題点を特定することで、具体的な改善策を立てる上での指針となります。

改善策の立案・実施

問題点の洗い出しができたら次は、改善策の立案と実施です。改善策の立案は、従業員や管理者層が協力して意見を出します。従業員の意見を取り入れる他には、専門家のアドバイスも参考になるでしょう。
次に、具体的な行動計画を策定し、実行に移します。具体的な検証方法としては、従業員からのフィードバックやアンケートの実施、職場内の観察、および関連するデータの分析が挙げられます。従業員からのフィードバックを収集するために、定期的な面談や匿名のアンケートを実施したり、職場内の観察を通じて、コミュニケーションの不足やストレスの原因などを把握する方法があります。

さらに、設備の改善やプログラムの導入、コミュニケーションの改善など、さまざまなアプローチが考えられます。

検証と改善

改善策を実行したら、効果の検証と改善をしていきます。検証を通じて得られた情報をもとに、具体的な改善策を計画し実施します。たとえば、コミュニケーションの不足が問題であれば、チームビルディングイベントの実施やコミュニケーションツールの導入などの対策を取ることができます。
改善策の実施には、効果の測定とフィードバックの収集が重要です。結果を評価し、必要に応じて調整を行いながら、改善を継続していきます。このように、検証と改善を繰り返すことで、より効果的な職場環境の改善が実現できます。

事例から学ぶ職場環境改善例

これまでさまざまな職場環境を改善するためのアイディアを紹介してきましたが、実際の会社ではどのように職場環境の改善に取り組んでいるのでしょうか。そこで本章では、職場環境の改善に取り組んでいる会社の事例をみていきます。

ENEOSホールディングス株式会社のケース

ENEOSホールディングス株式会社は、エネルギー資源の調達から生産、販売まで幅広く事業を展開しています。最近、職場環境の改善を目指し「オフィス改革プロジェクト」として「コモレビズ」を実施しています。「コモレビズ」とは、従来の会議室をコワーキングスペースに変える取り組みです。
具体的には、会議室の一部に大型テーブルを配置し、その中心に植物を設置しています。この空間では鳥のさえずりが聞こえるような工夫もされており、自然の音が心地よい環境を作り出しています。また、集中力を高め、抗ウイルス効果が期待できるアロマが使用されている点も特徴です。

このような工夫により、エネオスの従業員はリラックスした環境で仕事ができるようになりました。結果として、生産性や創造性の向上が期待されています。
オフィス環境を快適にすることは、従業員の精神的な健康にも寄与し、結果として企業全体の業績向上にもつながると考えられます。

参考:ENEOSホールディングス株式会社/コワーキングスペース |コモレビズ

日本航空株式会社のケース

日本航空株式会社(JAL)は、社員の働きやすさと企業の成長を両立させるための取り組みを積極的に行っています。その一環として、2014年から「ワークライフバランス」の実現を目指す多様な制度を導入しました。
内容は、フルタイム勤務の時間帯を選べる制度や、毎週水曜日を定時退社日とする取り組みです。特に注目すべきは在宅勤務制度で、普通勤務部門の社員を中心に、週1回の在宅勤務を実施し、毎月約200名の社員がこの制度を利用しています。

この制度は、初期段階では自宅での勤務に限定されていましたが、試行と改善を重ねることで、現在では実家や喫茶店、図書館など、より自由な場所での勤務が可能になっています。
在宅勤務制度の利用に際して理由申請が不要なのも、社員が気軽に利用できる要因です。このような柔軟な働き方の推進により、社員一人ひとりが自分のライフスタイルに合わせた働き方を選択できるようになり、仕事とプライベートの両立が図られています。

参考:日本航空株式会社公式ホームページ

まとめ

本記事では、職場環境を改善するアイディアや、改善で得られるメリット、改善の手順と実行事例などを紹介しました。職場環境を改善したいと考える方は、ぜひ実践してみてください。

クラウド動画制作ツールでマニュアル動画をカンタン作成

クラウド動画作成ツールのマニュアル博士ならブランディング動画・プロモーション動画・社内広報動画・広告動画などを簡単制作!

誰でも作れる・すぐに作れる・いくらでも作れる

マニュアル博士での動画作成には、難しい操作や知識は必要ありません。初心者でも手間なく短時間で完成させることができAI機能や専属コンサルタントが動画作成をサポートします。
また、定額プランで月に何本作ってもOK!いつでも更新・アップロードができます。

新着コラム記事はこちら

New article
マニュアル博士ウェブマガジンのトップへ

マニュアル作成・管理について
お気軽にお問合せください