マニュアル作成・マニュアル動画・管理ツール【マニュアル博士】

マニュアルウェブマガジン >
動画コラム一覧 >
業務の見える化で問題解決!可視化の目的や効果と導入手順を徹底解説!

業務の見える化で問題解決!可視化の目的や効果と導入手順を徹底解説!

2024.06.25

普段の業務で細かい仕事が多かったり、もっと効率化できないのかとお悩みではありませんか。
そこで本記事では、業務の見える化で仕事上の問題を解決するアイディアを提案します。業務を可視化する効果や、実際の業務にどのように活かすか導入の手順を徹底的に解説します。

業務の見える化とは

業務の見える化とは、ビジネスにおける業務プロセスや各工程の情報を目に見える形にすることで、誰でも理解できるようにする取り組みです。
見える化に似た意味で、業務の可視化と表現する場合がありますが、この場合は、ビジネスにおける業務の流れを、図や表を用いて視覚的に理解できる形にすることと定義できます。

見える化とは、可視化よりさらに進んで、情報を意識せずとも常に見える状態にすることを指します。例えば、スタッフの稼働状況や製品の在庫状況をモニターで表示すること、業務管理システムやプロジェクト管理ツールを用いて、各種業務のデータを一元管理し、視覚的に表示するダッシュボードを作成することなどが挙げられます。
このように、見える化によって、スタッフの配置換えや受発注業務を滞りなく行うことが可能になります。情報が常に見える状態にあることで、問題が発生した際に迅速に対応でき、日常業務の効率性も向上します。また、情報が共有されることで、組織全体のコミュニケーションが円滑になり、チームの協力体制が強化されます。

業務の見える化の目的

業務の見える化をすすめるのには、どのような目的があるでしょうか。本章では、業務の見える化の目的を解説します。

これまでの業務課題を改善するため

業務可視化の目的でまず挙げられるのは、「自社の業務を改善するため」でしょう。

・なぜか業務が滞る
・属人化している業務が多い
・生産性が上がらない

上記のような悩みをもつ企業が業務を改善するためには、業務全体の中でどの部分にどのような改善すべき課題があるのかを知ることが重要です。
そのために、業務やプロセスを可視化します。業務の全体像が見えることによって、業務の無駄や問題点を把握し、改善へとつなげられるようになります。

たとえば、タスク管理表を導入すれば、従業員間の業務量のばらつきなども見えるようになります。業務量を適切に配分し直すことができるので、生産性を上げることも可能です。

新たな業務手順を構築するため

業務の見える化は、業務プロセスや情報を可視化することで、企業内の効率性や問題点を把握し、新たな業務手順を構築することを目的としています。
業務の見える化を行うと、現行の業務プロセスや手順が明確になります。この情報を基に、現行の業務手順に不足や不備がある場合に、改善や修正を行えるようになります。

また、業務の見える化によって、各業務の依存関係や連携ポイントも明確になります。業務の見える化によって、現状の業務プロセスや問題点が明確化され、これを踏まえてより効率的で効果的な業務手順を構築できるようになります。

常に現状把握をしやすくするため

業務の見える化は、常に現状把握をしやすくするために必要です。従業員が常に、現在の業務状況や進捗状況を把握しやすくなると、業務全体の進行状況や課題、優先順位が明確になります。また、個々の業務やタスクがどのように連動しているかも理解しやすくなります。
現状把握が容易になることで、従業員は業務の進行状況や課題に迅速に対応できるようになります。問題が発生した際にも、その原因や影響範囲を把握しやすくなるため、迅速かつ適切な対応が可能となります。常に現状把握をしやすくしておくために、業務の見える化をすすめることが重要です。

業務の見える化による効果

業務の見える化の目的はわかりましたが、実行することで、実際の業務でどのような効果が期待できるのでしょうか。そこで本章では、業務の見える化による効果を紹介します。

スムーズな業務運営ができる

業務の見える化は、スムーズな業務運営を促進します。それは、業務プロセスや情報が視覚的にわかりやすくなるため、企業内での効率性や問題点の把握がしやすくなるからです。業務の見える化によって、業務プロセスや情報が視覚的に表示されるため、従業員は業務全体の流れや関連性を一目で把握できます。
さらに、業務の進行状況や課題がリアルタイムで把握できるため、迅速かつ適切な対応が可能となります。また、業務間や部門間でのコミュニケーションや情報共有が円滑に行われるようになります。総じて、業務の見える化は、スムーズな業務運営を促進する効果があります。

課題の早期発見と改善ができる

業務の見える化は、課題の早期発見と改善も可能にします。業務の見える化によって、業務プロセスや情報が視覚的に表示されるため、従業員は業務全体の流れや関連性を一目で把握することができます。これにより、業務の進行状況や課題をリアルタイムで把握することができます。
また、業務の見える化によって、業務プロセスや情報の透明性が高まります。これにより、従業員が業務に関する情報を迅速に共有し、問題点や改善点を議論することが容易になります。

さらに、情報が透明化されることで、従業員が自ら問題点を発見し、改善提案を行うことも促進されます。結果として、業務の見える化によって課題の早期発見と改善が可能になり、組織の競争力強化に貢献します。

情報共有とコミュニケーションが向上する

業務の見える化は、情報共有とコミュニケーションの向上にも貢献します。それは、業務プロセスや情報が視覚的に表示されるため、従業員間での情報共有が円滑に行えるようになるためです。業務の進行状況や関連情報が明確になることで、従業員は必要な情報を素早く把握し、適切なタイミングで共有することができます。
また、従業員が持つ知識や経験を共有しやすくなり、業務に関する理解が深まります。情報が透明化されることで、従業員間での議論やフィードバックのやり取りが活発化し、より良い業務プロセスやアイデアの創出が促進される効果もあります。業務の見える化は、情報共有とコミュニケーションの向上にも貢献します。

業務の見える化の導入手順

業務の見える化による効果はわかりましたが、業務に導入するにはどのような手順で行えばよいのでしょうか。そこで本章では、業務の見える化をどのようにすすめるか、その手順を解説していきます。

現状分析と課題の洗い出し

業務の見える化を進めるには、最初に現状分析と課題の洗い出しです。まず、業務プロセスを詳細に把握し、現行の課題や障害を明らかにします。現状分析と課題の洗い出しをするには、従業員へのインタビューや業務フローの観察などを通じて情報を収集します。
在庫管理システムの導入場面を例にすると、不足品や過剰在庫が生じてしまう経緯などを分析します。この段階では、手作業での重複入力や情報の欠落など業務の過程で生じる無駄な作業も特定します。これらの課題や無駄を特定することで、改善の方向性が見えてきます。

指標の定義と目標設定

業務の見える化を進める次のステップは、指標の定義と目標設定です。まず、業務プロセスや目標に関連する重要な指数(品質、効率性、生産性)といった、業務に影響を与える重要な要素を考慮します。例えば、顧客サポート業務では、平均応答時間や解決率などが指標となります。

目標設定では、定義した指標に基づいて達成すべき目標を設定します。目標は、具体的かつ達成可能なものにします。例えば、顧客サポートの平均応答時間を30分から15分に短縮する、といったものが考えられます。
指数の定義や目標設定をする時には、目標は組織全体のビジョンや戦略に沿ったものにすることや、定量的かつ明確な目標設定をすることがポイントです。 

導入計画策定

業務の見える化を進める際の次の重要なステップは、導入計画の策定です。導入計画は、業務の見える化を実現するための具体的なアクションプランやスケジュールを定めるものです。
まず、目標や課題を踏まえて、具体的な導入目標を明確にしたら、導入に必要なリソースや予算、担当者を確定します。また、導入の進捗状況や課題については、定期的に報告する仕組みを整えます。さらに、導入後のフォローアップや評価のためのフィードバックループを設けることも重要です。

具体的な導入計画の策定例としてはまず、導入の段階を明確に区切り、段階ごとに目標とタイムラインを設定します。
次に、従業員のトレーニングプログラムを策定し、システムやツールの正しい使い方を学ぶことができるようサポートします。

実施

計画の実行に際しては、明確な責任者を指定し、各タスクの担当者や納期も明らかにします。これにより、誰が何をいつ行うのかが明確になり、作業が円滑に進みます。また、進捗状況を定期的に報告し、必要に応じて調整を行う仕組みを整えます。
次に、実行時のポイントとして、コミュニケーションの重要性が挙げられます。関係者やチームメンバーとのコミュニケーションを密にし、課題や進捗状況を共有し合うことが重要です。実行時には、計画の柔軟性も重要です。計画が進行するにつれて、新たな課題や変更が生じた時は、柔軟に対応し、必要な修正や調整を行います。

評価と改善

評価を行う際には、設定した指標や目標に基づいて実績を評価します。また、従業員や関係者からのフィードバックも重要な要素として考慮します。
次に、評価の結果をもとに、改善策を検討します。課題や改善の余地がある領域を特定し、その改善方法や施策を具体的に検討します。改善策の優先順位を設定し、実行可能な計画を立てます。

実行時のポイントとして、改善策を実装する際には、関係者の参加とコミュニケーションが重要です。関係者や従業員との協力を得ながら、改善施策を実行に移します。

業務で見える化させるべき情報

業務を見える化させる手順はわかりましたが、業務においてどのような情報が特に見える化させるべきなのでしょうか。
そこで本章では、業務で見える化させるべき情報をまとめ、なぜその情報を見える化させるべきか、見える化させたときにどのような変化が期待できるのかを紹介します。

業務フロー

業務フローは、業務がどのように進行するかを示したものです。具体的なステップや手順を可視化し、全体像を把握することで、業務プロセスの理解や改善点の発見に役立ちます。
従来、業務フローが見える化されていないのは、従業員が業務の全体像を把握できていなかったり、個々の作業が孤立してしまうことが原因です。業務フローを見える化すれば、個々の従業員が業務の全体像を把握することができ、業務の効率化や品質の低下を防ぐ作用が期待できます。

タスク

タスクの見える化により、従業員は自身の担当タスクを把握しやすくなり、作業の効率化や優先順位の適切な設定が可能となります。
従来、タスクが見える化されていないのは、従業員が自身のタスクや担当者、期限などを把握できていないことが原因でした。タスクを見える化すれば、作業の進捗状況や優先度を把握しやすくなります。

また、優先順位を明確に設定することで、重要なタスクに集中し、業務の成果を最大化することが可能になります。タスクの見える化で、チームの協力体制やコミュニケーションが円滑になることで、作業の重複や漏れの減少が期待できます。
さらに、優先順位の明確化や期限の把握により、タスクの遅延やミスが減少し、業務の効率性や品質が向上します。

スケジュール

スケジュールを見える化することで、業務の進捗管理や予定調整がスムーズに行えます。従来、スケジュールが見えない状態では、各メンバーの予定や重なりが把握しきれず、調整が難しいことがありました。
しかし、スケジュールを見える化すれば、各メンバーの予定や作業の進捗を一元管理し、調整やリソース配分を効果的に行うことができるようになります。これにより、会議や作業のスムーズな進行や、プロジェクトの期限遵守が実現され、業務の効率性や成果が向上します。

業務知識や過去の事例

業務知識や過去の事例を見える化することは、組織やチームがより効率的に業務を遂行し、問題に対処するために重要です。
従来、これらの情報が見えていない状態では、新たな課題やプロジェクトに取り組む際に過去の経験や知見が活用されず、同じ失敗が繰り返されることがありました。そこで、業務知識や過去の事例を見える化すると、組織全体が共有しやすくなり、新たなプロジェクトや課題に対する取り組み方や解決策がより的確に行われるようになります。

実行すれば、新規プロジェクトの立ち上げや課題解決において、従来よりも効果的かつ迅速な意思決定や行動が可能となり、組織全体の業務効率や品質が向上します。

業務の見える化を導入する時のポイント

業務の見える化は、業務の品質向上や生産性の向上に貢献することはわかりましたが、実際に導入する場合には、どのような点に着目すべきでしょうか。そこで本章では、業務の見える化を導入する時のポイントを解説します。

目的を明確にする

業務の見える化を導入する際に重要なポイントの一つは、目的を明確にすることです。まずは、なぜ業務の見える化が必要なのか、その目的を明確に定義することが重要です。
見える化の目的は企業や部門によって異なります。それぞれの目的に応じて、どのような情報をどの程度可視化するか、どのようなツールや手法を使用するかを検討する必要があります。目的が明確になれば、達成するための具体的な目標を設定します。目標は具体的かつ測定可能にします。

誰が見てもわかりやすいようにする

業務の見える化を導入する際の重要なポイントの一つは、誰が見てもわかりやすいようにすることです。業務を説明する資料などは、複雑な図表や文書ではなく、シンプルで分かりやすいデザインと構成を用います。
また、専門用語の使用は控え、できるだけ一般的に理解されやすい言葉を用いるようにします。情報は、適切にカテゴリー分けし、階層構造や体系的な配置を取り入れます。これらのことを意識すると、業務の見える化において誰でもわかりやすい資料を作成できます。

最新の情報を定期的に共有する

業務の見える化を導入する際には、最新の情報を定期的に共有することもポイントです。業務では長い期間変わらないものもありますが、頻繁に更新される情報もあります。
業務の見える化をする際は、業務プロセスや情報を視覚的に明確にし、関係者が適切な情報を持ち、常に最新の状況を反映できるようにすべきです。定期的な情報共有の場を利用して、関係者からのフィードバックを収集し、関係者の意見や要望を反映して改善や調整を行うことも大切です。

まとめ

本記事では、業務の見える化で仕事上の問題を解決するアイディアを提案しました。業務を可視化する効果や、実際の業務にどのように活かすか導入の手順を徹底的に解説していますので、業務改善に役立ててください。

クラウド動画制作ツールでマニュアル動画をカンタン作成

クラウド動画作成ツールのマニュアル博士ならブランディング動画・プロモーション動画・社内広報動画・広告動画などを簡単制作!

誰でも作れる・すぐに作れる・いくらでも作れる

マニュアル博士での動画作成には、難しい操作や知識は必要ありません。初心者でも手間なく短時間で完成させることができAI機能や専属コンサルタントが動画作成をサポートします。
また、定額プランで月に何本作ってもOK!いつでも更新・アップロードができます。

新着コラム記事はこちら

New article
マニュアル博士ウェブマガジンのトップへ

マニュアル作成・管理について
お気軽にお問合せください