業務の標準化とは何か？実際に標準化を進める手順や効果と注意点も徹底解説

業務の標準化とは何か

業務標準化は、組織内での業務手順やプロセスを一貫性のある形で統一し、効率性や品質を向上させる取り組みです。
特定の業務を行う際には、定められた方法や手順、基準に従って作業が行われます。この取り組みの目的は、従業員全員が同じ成果を出せるようにすることです。

業務標準化は、海外拠点を含めた全従業員が業務で、同じ水準の成果を達成できるようにすることを目指します。これにより、特定の個人に依存せずに業務を遂行し、品質に偏りが生じる「業務の属人化」を防止することができます。

業務フローの標準化の場合

業務標準化を推し進める上で、最初に着手すべき課題は業務フローの標準化です。これは手順や流れを一貫性のある形に整えることを意味します。

まず、業務の流れを明確に可視化し、誰もが迅速に理解できる状態に整えるのが「業務フローの標準化」の目的です。この取り組みの本質は、企業全体で業務に関する理解や解釈を一致させることにあります。
業務全体の流れを把握し、誰が担当してもスムーズな引き継ぎや業務の遂行が可能なよう、最適な業務フローを設計します。そして、この業務フローに則って業務を進めることで、効率的かつ効果的な業務遂行が実現されます。

タスクの標準化の場合

次に取り組むのはタスクの標準化です。タスクの標準化の目的は、成果が出ている方法を統一し、マニュアルを通じて業務品質を一定に保つことにあります。
これにより、新入社員の配属や異動、退職などの際にも業務の担当者が誰であっても、マニュアルを用いて業務を遂行できます。また、従業員による業務効率や品質に差が出ず、誰もが理解できるマニュアルが確立されます。

業務標準化を進める手順

業務改善をすすめるには、どのような手順で行えばよいのでしょうか。そこで本章では、業務標準化を進めるための準備と、手順を5つのステップに分けて紹介します。

現状把握と業務の精査

業務標準化を進める最初の段階は、現状把握と業務の精査です。まず、対象となる業務の目的や社内での位置づけを把握します。その際、該当の業務が他部署とどのように関係するか、顧客へ与える影響なども把握します。
その後、具体的な業務手順や成果物の基準を詳細に明らかにし、現在の課題や品質の懸念を洗い出します。業務マニュアルや手順書、チェックリストを活用して情報を整理し、業務の所要時間や関わる担当者の数、組織目標の達成率、顧客リスト、取扱商品一覧などを整理します。業務の全体像を明確にすることが重要です。

標準化する業務の洗い出し

続いては、標準化する業務を洗い出して行きます。全ての業務を標準化することが目標ですが、本業と並行して作成していくには時間がかかりすぎるため、進行しながら優先順位をつけて標準化する内容を洗い出す必要があります。
基幹業務や組織目標に直結し、課題が明確になっている業務は、優先的に標準化していきます。具体的には、属人化、工程の無理、無駄な手間、品質のばらつきがある業務が優先されます。

業務の最適化

次の段階は、業務の最適化です。2番目のステップで優先順位が高い業務を選定し、工数、頻度、作業順序、必要な担当者数、難易度、成果物、成果物の水準などを定量化します。
定量化は数値で表現することを指します。たとえば、難易度を「2サイクルで完了可能なレベル」としたり、成果物を「2営業日で作成する○○報告書」と具体的な数値で表現します。既知の属人化や無理・無駄の多い業務、品質のばらつきなどの問題に対し、改善策を検討し、代わりになる作業手順を策定していきます。

標準化マニュアルの作成

次の段階は、標準化マニュアルの作成です。職場のメンバーが共有できるよう、前項に定めた手順や定量化した数値を元に明確なマニュアルにまとめます。
このマニュアルは、職場のメンバーが簡単に参照できるようになり、今後の手順の見直しや更新が容易になります。既存の資料があればそれを基に新たな手順を追加し、なければ新しく構成して作成します。

運用と改善

次の段階は、標準化マニュアルの作成です。業務フローとして明確に整理された手順を職場で共有する仕組みを作り、マニュアルの運用方法を決めていきます。
新入社員や転入者への共有方法や更新の頻度も明確に決めておき、実行後は定期的な見直しを行います。マニュアルの修正はグループ内でヒアリングされ、品質の統一や属人化の防止、業務の効率化を図るため、運用と改善のプロセスを継続的に検討していくことが重要です。

業務標準化による効果とは

業務の標準化とは何かや、業務標準化を進めるための手順はわかりましたが、業務を標準化することでどのような利点があるのでしょうか。本章では、業務を標準化することがもたらす効果を紹介します。

生産性が上がる

業務の標準化は、業務手順や作業方法を一貫して統一することで、様々な効果をもたらします。その中でも特に効果を発揮するのが生産性の向上です。それは、業務プロセスが明確化されるため、無駄を排除し、効率的に作業を進めることが可能になります。

まず、標準化された手順に従うことで、作業のばらつきを減らすことができます。これにより、どの社員が担当しても同じように高い品質の業務を遂行できるため、無駄な修正や再作業が減少します。そのため作業時間が減り生産性を上げることができます。
また、業務を標準化すると社員教育の効率化も実現できます。新人社員や異動してきた社員に対して、標準化されたマニュアルや手順書を用いて一貫したトレーニングを実施することで、早期に戦力化することができます。これにより、トレーニングにかかる時間やコストを削減し、即戦力として活躍できる人材を増やすことができます。

さらに、業務プロセスが標準化されていると、業務の進捗管理や成果の評価がしやすくなります。統一された基準に基づいて評価することで、業務の効率や成果を正確に把握できるため、改善点を明確にし、継続的な改善活動を行うことができます。これにより、業務プロセス全体の最適化が進み、生産性がさらに向上します。
総じて、業務の標準化は、生産性の向上に直結する重要な手段です。統一された業務手順により、作業効率が高まり、無駄が削減されることで、企業全体の生産性が向上し、競争力の強化にもつながります。

業務品質の統一

業務の標準化による影響のひとつは、業務品質の一貫性です。業務の標準化で、一貫した手順や基準に則って作業が進むため、品質の統一性が確立されます。
もし、標準化された指針がなければ、作業者の経験やスキルによって、品質にばらつきが生じてしまいます。しかし標準化により、誰がその業務に携わっても、経験やスキル、勤続年数に関わらず、一定水準の品質を確保できるようになります。

これにより、不良品の発生が減り品質の安定性が向上します。その結果、再作業や修正の必要性が低減し、コストが削減される効果も期待できます。全体として、業務の標準化は組織の効率性や品質管理に貢献します。
組織全体で業務を遂行する際に、生産性の向上と品質の一貫性を確保し、競争力を高めるためには、業務の標準化が欠かせない要素となります。

属人化が防止される

業務標準化による効果は、属人化の防止です。属人化は特定の人物に業務が依存する状況を指し、その人物が不在になると業務が滞る問題を引き起こします。しかし、誰が担当しても同じ品質と効率で業務を遂行できるようになれば、この問題は解消されます。
たとえば、マニュアルや手順書を活用し、それに基づいて作業を行うことで、経験や知識の差にかかわらず一定の成果が得られます。これにより、担当者が急に欠けても、他の社員が迅速に業務を引き継ぐことが可能となり、業務の停滞を回避できます。

成果目標が明確になる

業務の標準化は、成果目標を明確にすることにも役立ちます。これは、組織全体のパフォーマンス向上にも大きく貢献します。
業務を標準化すると、業務遂行基準が統一されます。そのため、各業務の具体的な成果目標が明確になります。そうなると、社員一人ひとりが何を達成すべきかを明確に理解でき、個々の業務に対する取り組み方が一貫します。

業務の標準化は、業績評価の基準を統一するための土台にもなります。統一された基準に基づいて業務が進行されることで、評価も一貫性を持ち、公平に行われるようになります。具体的な目標が設定されると、進捗状況の把握もしやすくなり、必要な改善策を講じることにも役立ちます。
個々の成果目標が明確になるため、目標達成を目指す姿勢が醸成されるのも業務標準化の効果です。これにより、組織全体の一体感が高まり、成果を最大化することも期待できます。このように、業務の標準化は成果目標を明確にし、個々の社員と組織全体のパフォーマンスを向上させる効果があります。

他部署との連携がしやすくなる

業務の標準化は、企業の効率と効果を高めるためにも重要な手段です。その効果の一つとして、他部署との連携がしやすくなる点が挙げられます。
まず、業務の標準化により、各部署が共通のプロセスや手順に従って業務を進めることができるようになります。共通のフォーマットや手順書を用いることで、どの部署でも同じ基準で業務を遂行することができ、部署ごとに違うやり方をすることによっておこる混乱が減少します。

業務が標準化されていると、新人トレーニングや教育の面でも有利です。新入社員や異動してきた社員が迅速に業務に適応できるようになるため、部署間の連携においてもスムーズな引き継ぎやサポートが実現します。
総じて、業務の標準化は他部署との連携を容易にし、情報共有の効率化や、迅速な問題解決を促進します。

より創造的な業務に専念できるようになる

業務の標準化は、社員がより創造的な業務に専念できるようにする効果もあります。まず、業務を標準化すると、日常的な業務プロセスが効率化されます。
定型的な作業やルーチン業務が明確な手順に基づいて行われるため、作業時間を短縮しミスを削減することができます。これにより、社員は繰り返し作業に追われることなく、業務の進行がスムーズに進みます。

業務が効率化して時間が増えれば、管理職やリーダー層は戦略的な思考や企画立案に時間を費やすことができます。定型業務の監督や調整にかかる時間が減少するため、より高次の業務に集中でき、組織全体のイノベーションを推進することができます。
業務の標準化は、日常業務の効率化とミスの削減を実現し、社員が創造的な業務に専念するための時間と余裕を確保する重要な手段といえます。

業務標準化の注意点

業務の標準化には、様々な効果が期待できますが、業務に取り入れる際には気を付けなければならないことがあります。そこで本章では、業務を標準化する時に注意すべき点を解説していきます。

モチベーションが低下する可能性がある

業務標準化は多くの利点をもたらしますが、その一方でモチベーションが低下する可能性があるという点に注意が必要です。
まず、業務標準化によって業務プロセスが固定化されることで、社員が自身の仕事に対して柔軟性を感じにくくなる場合があります。創造性を発揮する余地が少なくなり、ルーチン化された作業が増えることで、単調さを感じる社員が増える可能性があります。この単調さが仕事に対する興味や情熱を削ぎ、モチベーションの低下につながることがあります。

また、標準化された手順に従うことが求められるため、社員が自分の考えやアイデアを反映させる機会が減ることがあります。これにより、自分の役割や貢献が十分に評価されていないと感じることがあり、やりがいや満足感が減少する可能性があります。
このような状況は、特に創造性や自主性を重んじる社員にとっては大きなストレスとなり、結果としてモチベーションの低下を引き起こす可能性があります。

これらの問題を防ぐためには、業務標準化を進める際に社員の意見を積極的に取り入れることが重要です。現場の声を反映させた標準化プロセスを構築することで、社員は自分たちの意見が反映されていると感じ、モチベーションの維持に繋がります。
また、標準化された業務の中でも、創造的なアイデアを出す機会や、自主的に改善提案を行う場を設けることが重要です。

標準化できない業務もある

業務標準化は効率化や品質向上に貢献しますが、全ての業務が標準化できるわけではありません。
例えば、マーケティング戦略の立案や商品開発などといった、創造的な業務は状況やニーズに応じて柔軟な対応が必要であり、標準化が困難です。顧客とのコミュニケーションや問い合わせ対応も同様です。

また、問題が起きた際の対応やトラブルシューティングなどは、状況や環境によって異なるため、標準化が難しい業務になります。この対応は、柔軟性や経験に基づく判断が求められるため、一律の手順を示すことは難しい業務といえます。
さらに、新しい技術や製品の開発など、未知の領域に対する探究や実験も、試行錯誤や革新的なアプローチが必要なため、一律の手順で行うことができません。これらの業務は、その性質上、標準化が難しいため、一律の手順やプロセスで処理することができません。そのため、業務標準化を行う際には、標準化できない業務についても考慮し、適切な対応を行う必要があります。

イレギュラー対応ができなくなる可能性がある

業務標準化は効率化や品質向上に貢献しますが、イレギュラーな状況や突発的な問題への対応が難しくなる可能性を忘れてはなりません。というのも、業務の標準化では、一定の手順やプロセスに基づいて業務を行うことが前提となりますが、現実の業務環境では、予期せぬトラブルが発生することはよくあります。
例えば、顧客からの急な要望やトラブル、外部の影響などが挙げられますが、これらのイレギュラーな状況に対応するためには、柔軟性や判断力が求められます。しかし、業務標準化によって一律の手順に縛られてしまうと、適切な対応が難しくなる場合があります。

また、業務標準化によって、社員が標準化された手順にのみ頼る傾向が生まれる可能性があります。そうなると、対応方法を自ら考える余地が少なくなるため、イレギュラーな状況に適切に対処する能力が低下する可能性があります。
そこで、業務標準化によってイレギュラー対応が困難になる可能性を考慮して、日ごろから社員に対しイレギュラー対応のトレーニングや教育、柔軟性の確保をする必要があります。

まとめ

本記事では、業務の標準化とは何かや、標準化を進める手順と、業務を標準化することで得られる効果や導入の注意点を紹介しました。
業務の標準化をすることで得られる効果もありますが、導入には注意すべき点もあります。本記事の内容を参考に、効果的な業務標準化を実現してみてください。