わかりやすい業務マニュアルの作り方とは？ツールやテンプレートサイト利用がおすすめ！

業務マニュアルは業務手順を統一する役割を担う

業務マニュアルは、主に業務手順を統一する役割を担っているものです。他にも、業務方針や内容、知識や規則、経営方針や理念など業務に関する情報が多岐にわたって記載されています。
業務手順が統一されると、経験年数や個人の能力に関係なく、誰でも・同じように業務を進めることができます。

手順書と似ているが違う書式である

業務マニュアルと似ているものに手順書がありますが、それぞれは違う書式です。以下のような違いがあります。

・業務マニュアル：業務に関する情報が多岐にわたって記載されている
・手順書：1つの業務に対して工程ごとに細かく手順が記載されている

手順書に記載される範囲は業務手順に関するものであり、業務マニュアルの方が記載されている情報が多くなります。

わかりやすい業務マニュアルを作る6つの手順

わかりやすい業務マニュアル作りには、以下6つの手順を参考にするとよいでしょう。

①利用者と利用目的を明確にする

まず、利用者と利用目的を明確にします。業務に関する情報が多岐にわたって記載されるため、利用者と利用目的が明確でないと辻褄の合わない内容となり、読み手にとってわかりにくい業務マニュアルになる可能性が高いです。
そのため、どのような従業員が対象なのか・どのような場面で利用するのかといった利用者と利用目的を明確にすることが必要です。また、作成者にとっても記載すべき情報を選別できるため、読み手にとってわかりやすい内容になります。

②作成スケジュールを立てる

スケジュールを立てずに作成し始めてしまうと、途中で挫折したり運用開始日に間に合わなかったりする事態になりかねません。運用開始日から逆算し、工程ごとに必要な時間を細かくスケジュールに落とし込みましょう。
作成にあたって現場の従業員の協力を仰ぐ場面もあります。ヒアリングなども行う際は、それも踏まえたスケジュール設定が必要です。協力者となる従業員のスケジュールも確認した上で、作成スケジュールを立てます。

③記載する内容を決定する

利用者・利用目的を意識し、実際に行う業務を洗い出し必要な作業工程や注意事項などを考えます。過去のトラブル事例などもあれば内容に盛り込むようにしましょう。
記載内容を決定する際の注意点としては、現場の従業員からのヒアリング内容も反映することです。作成者の主観だけになると記載内容に不足が生じかねません。そのため、現場の従業員からのヒアリング内容も取り入れるのも重要になります。

④構成と目次を決定する

構成や目次を適当に考えてしまうとわかりやすい業務マニュアルにはなりません。構成と目次は土台となり鍵を握っている部分でもあるため、時間をかけて作成するのがおすすめです。

⑤本文を作成する

わかりやすい業務マニュアルに仕上げるためには、読み手となる利用者の視点に立っての作成が重要です。例えば、新人向けであれば、専門用語はなるべく使用しない・使用する場合は解説を入れるなどして内容が伝わるように工夫しましょう。
また、本文作成をする時にはレイアウトやフォーマットなどといったデザインも事前に決めておくと円滑に作成が進むためおすすめです。

⑥社内で共有し運用・改善をしていく

業務マニュアルが完成したら社内で共有し運用していきます。運用後は業務内容などに変更が出た、利用者から意見があったなど、改善が必要となる場面も発生します。
業務マニュアル通りに進行しても問題がないか確認し、定期的な見直しが必要です。

業務マニュアルに記載する内容

記載する内容は、主に以下のようなものが挙げられます。
 

業務全体の流れ	業務全体の流れを可視化した図などを使用し記載する。
業務の手順	工程ごとに手順や注意点を記載する。
業務完了の基準や目安時間	工程ごとに完了とする基準や完了までの目安時間を記載する。
業務への取り組み方	業務の目的や規則なども踏まえ、業務への取り組み方を記載する。
使用する用語	社内用語や業界の専門用語についての意味や解説を記載する。
使用するツール	工程ごとに使用するツールの使用方法を記載する。
資料の保管場所や問い合わせ先	業務に使用する資料の保管場所や業務に関係する問い合わせ先について、一覧にし記載する。
使用するタイミング	業務マニュアルを使用するタイミングについて記載する。

わかりやすい業務マニュアルを作る6つのコツ

わかりやすい業務マニュアルを作るには、以下の6つのコツを参考にするとよいでしょう。

書式を統一する

1つ目は、書式を統一することです。作成に規程の書式はありませんが、その都度書式を変えるのではなく、書式を統一して作成しましょう。書式がバラバラであると利用者にとって使い勝手が悪くなってしまい、継続して使われなくなってしまいます。
また、紙媒体以外にも電子や動画などと使用できる書式は多岐にわたります。利用場面や記載内容も踏まえて書式を決定し統一することがおすすめです。

利用者に合わせた表現を使用する

2つ目は、利用者に合わせた表現を使用することです。利用者は、新人からベテランの従業員までと利用目的によって変化します。誰が利用するかによって、使用する表現や用語にも違いが出てくるでしょう。
誰が利用するのか具体的に想定することは、自然と利用者に合わせた表現を使うことにもつながります。利用者が内容を理解できるような表現の使用を心がけることが大切です。

5W1Hを意識し時系列に沿って作る

3つ目は、5W1Hを意識し時系列に沿って作ることです。5W1Hとは以下のことを指します。

・when：いつ
・where：どこで
・who：誰が
・what：何を
・why：なぜ
・How：どのように

5W1Hを意識すると誰が見てもわかりやすい文章となるだけではなく、作成する時に業務の範囲や対象も明確にすることが可能です。具体的によりわかりやすく作成するためには、5W1Hを意識し時系列に沿って作るようにしましょう。

目次から全体像が理解できるようにする

4つ目は、目次から全体像が理解できるようにすることです。利用者側からすればパッと見ただけで全体像がイメージできると、内容を読むとさらに理解が深まりやすくなります。また、読みたい箇所をすぐに見つけられるといったメリットも生まれます。
作成者側にとっては、全体像が理解できる目次が作成できるとその後の本文作成もスムーズに進めることが可能です。他にも、作成時のミスや漏れを減らすこともできるため、わかりやすい業務マニュアル作りにつながります。

視覚的にも理解できるようにする

5つ目は、視覚的にも理解できるようにすることです。テキストのみとなると単調に感じてしまい、利用者も内容を理解するまで時間がかかってしまいます。作成しても理解しにくいものであると、継続して利用されなくなる可能性もゼロではありません。
利用者の負担を減らすためにも、必要に応じてイラストや画像などを組み合わせて視覚的にも理解できるようにしましょう。また、視覚的にも理解できると内容の解釈違いも生まれにくくなり、正確な内容が伝わりやすくなります。

ツールやテンプレートを使用し作る

6つ目は、ツールやテンプレートを使用し作ることです。一から作るとなると、作成者のノウハウや経験数によって品質が左右されてしまいます。結果として、わかりやすい業務マニュアルができるとは限らなくなってしまいます。
作成にあたって必ずしも全てオリジナルで作成しないといけないわけではありません。ツールやテンプレートを使用し作ると、作成者によって品質の差が生まれることも防げます。

業務マニュアル作りにおすすめなツール7選

ここからは、業務マニュアル作りにおすすめなツール7選を紹介します。

マニュアル博士

出典：https://manual-hakase.com/function/

株式会社博士.comより提供されているメディア博士は、動画式の業務マニュアル作成におすすめなツールです。難しい操作がなく感覚的に操作でき、ITツールが苦手な方や専門知識がない方でも使いやすいといった声も聞かれています。
体制の立ち上げから定着まで徹底的にサポートしてくれるので、動画制作やマニュアル作成が初めてという方にも安心してお使いいただけます。

また、事前に紙媒体のマニュアルが作成されている場合でも、手軽に動画式のマニュアルに作り替えが可能です。AIナレーション、多言語への自動翻訳、パワーポイントの取り込み、自動テロップ配置、画面録画など、マニュアル制作に役立つ機能が備わっています。
さらに、合わせてマニュアルサイトを作成することができるため、社内で簡単にマニュアルをWEBページとして公開し一元管理することができます。

マニュアルを作成するだけではなくその後の運用も円滑にできるため、作成後の運用まで一貫してできるツールを探している方におすすめです。

トースターチーム

出典：https://toaster.how/

noco株式会社より提供されているトースターチームは、AIを活用し業務マニュアルが作成できます。タイトルを書くとAIにより自動で作成されるため一から作成する必要がなく、下書きが簡単に作成できる点が特徴です。

AIにより作成された下書きを編集するのみの作業となり、作成時間の短縮が図れるだけではなく、経験が浅くても高品質なマニュアルを作成できます。また、AIを活用しなくともステップガイドに沿って作成できるため、迷わず構成作りも可能です。
他にも動画マニュアルの作成もできるため、様々な媒体のマニュアルを作成したい方にもおすすめと言えます。

COCOMITE

出典：https://cocomite.konicaminolta.jp/

コニカミノルタ株式会社より提供されているCOCOMITEは、オンラインでマニュアル作成ができ配布や管理まで行えるツールです。
レイアウトに合わせて入力するだけのため、難しい操作もなく作成や更新が行えます。また、WordやPDFなど様々な形式に出力できたり、マルチデバイスに対応しているためPCやPCやスマートフォン問わず作成できる点もおすすめです。

作成した業務マニュアルはオンラインで管理でき、フォルダごとにユーザーやグループのアクセス権限も設定できます。そのため、事業や部門ごとに合わせた適切な運用まで可能です。
デバイスを問わずマニュアルを作成したい方や作成後に適切な運用まで行っていきたい方におすすめなツールと言えます。

Dojo

出典：https://tepss.com/

株式会社テンダより提供されているDojoは、マニュアルを自動作成・共有・更新が簡単にできるツールです。説明文なども自動で作成されるため、一から文章を入力する手間も省けます。
また、電子マニュアルだけではなく紙や動画式といった多岐にわたる形式にて作成可能です。テンプレートも豊富なため、わかりやすい業務マニュアルを誰が操作しても手軽に高品質なものを作成できます。

Dojoの使用方法やトラブル時の対処などに対応するヘルプデスクも設置されており、アフターサポートも手厚いのも特徴です。アフターサポートも充実しているツールを選びたいと考えている方におすすめです。

Teachme Biz

出典：https://biz.teachme.jp/

株式会社スタディストより提供されているTeachme Bizは、画像や動画を用いた手順式のマニュアルを簡単に作成・共有ができるツールです。テンプレートに沿って画像や文字などを入力するだけで作成できるため、ITツールに不慣れな方でも直感的に操作ができます。

また、入力した手順を1つずつステップ構造で表わすため、業務工程の漏れが発生しにくく業務マニュアルにも最適です。他にも1つの動画から画像を切り出せたり自動翻訳機能もオプションで追加できたりなどと機能も充実しています。
さらに、作成して終わりではなく業務マニュアルをコース化し教育コンテンツとして配信も可能です。人材育成まで併せて行いたいと考えている方におすすめなツールと言えます。

iTutor

出典：https://itutor.jp/

株式会社BluePortより提供されているiTutorは、PC操作などの業務マニュアル作成におすすめなツールです。iTutorを起動しマニュアルに記載したい操作画面を操作するだけで、必要な情報を自動録画してくれます。

自動録画されたデータはPowerPointのスライドのように表示され、注釈の挿入など編集も簡単に行うことが可能です。完成したマニュアルはPowerPointや動画など多岐にわたる形式で出力でき、iTutorが入っていないデバイスを通しでもデータの共有が柔軟にできます。
また、利用者向けのセミナー開催や製品サポートにも対応しており、ツール導入後のサポート体制も充実しているのも特徴です。

tebiki

出典：https://tebiki.jp/

Tebiki株式会社より提供されているtebikiは、現場で働く従業員でも簡単に動画式のマニュアルを作成できるツールです。伝わりにくい現場のノウハウを可視化しやすく、多岐にわたる業種で利用されています。
マニュアル化したい業務内容をスマートフォンで撮影するだけでシステムが音声を認識し、字幕を自動生成するだけではなく100ヵ国以上の言語に自動翻訳が可能です。そのため、外国人従業員向けの業務マニュアルを作成したい方におすすめします。

撮影したデータの不要な部分をカットできる映像編集機能や、強調したい場面に図や文字を挿入する機能も備わっており、撮影から作成までツール1つで一貫して行えるのが特徴です。

業務マニュアル作りにおすすめなテンプレートサイト3選

業務マニュアル作りはツールだけではなくテンプレートの使用もおすすめです。ここでは、おすすめなテンプレートサイト3選を紹介します。

Microsoft Officeテンプレート

出典：https://create.microsoft.com/ja-jp

Microsoft社より提供されているMicrosoft Officeテンプレートは2,000点以上の豊富な種類のテンプレートを公開しています。会員登録は必要なく無料で利用できます。
Office製品が利用できる環境やOffice製品を使用し業務マニュアルを作成する場合は、ダウンロードしたテンプレートをそのまま使用できます。一から全て作成する場合と比べても作業時間の大幅な短縮も可能です。

bizocean

出典：https://www.bizocean.jp/doc/

トライベック株式会社より提供されているbizoceanは、ビジネスの場で使用可能な書類のテンプレートがダウンロードできるWebサイトです。3.2万点以上のテンプレートがあり、業務マニュアルにできるものもあります。
テンプレートは無料のものから有料のものまであり、無料のものでも十分に利用可能です。ジャンルごとにカテゴリーもわけられており、利用場面に応じたテンプレートも探しやすいのが特徴です。

SILAND.JP

出典：http://siland.jp/

個人により作成されテンプレートを配布しているWebサイトのSILAND.JPは、会員登録は必要なく無料でテンプレートをダウンロードできます。
ExcelやWordに対応した形式のものがダウンロード可能であり、見出し設定をすると目次作成まで行えます。

他にも、ナビゲーションによる移動や編集もできるといった特徴があり、文字入力さえ行えるスキルがあれば問題なく使用が可能です。
また、様々な場面で使用できるテンプレートもダウンロードできるため、ビジネスの場で利用する書式を多岐にわたって使用したい方におすすめです。

マニュアル作成会社に依頼するのも1つの手段

業務マニュアルを作成する方法として、ツールやテンプレートの使用について説明してきましたが、マニュアル作成会社に依頼するのも1つの手段です。マニュアル作成を社内でするとなると人員や時間の確保が必要となり、担当者の負担も大きくなります。
マニュアル作成会社に依頼すると、担当者の負担を減らし高品質な業務マニュアルの作成が可能です。さらに、完成して終了ではなく更新やリライト業務も依頼できる会社が多くみられます。状況に応じて社内での作成にこだわらず外注も選択肢に入れるとよいでしょう。

業務マニュアルにより得られる効果は3つ

業務マニュアルにより得られる効果は、主に以下の3つがあります。

特定の従業員に対する業務依存の予防

1つ目は、特定の従業員に対する業務依存の予防です。特定の従業員しか対応できない業務が生まれてしまうと、担当者不在時に対応ができなかったり引継ぎが上手くできない可能性が出てきます。
業務マニュアルは、個々のスキルや能力に関係なく誰でも業務ができることを目的とし作成されています。そのため、特定の従業員に対する業務依存の予防につなげることが可能です。

品質の維持や向上につながる

2つ目は、品質の維持や向上につながることです。業務マニュアルに沿って業務を進めることで、個々のスキルや能力に関係なく誰が業務しても一定の品質の維持ができるようになります。
さらに、業務マニュアルは不要な業務を減らすことにも期待できるため、品質の向上にも期待できるのです。

教育コストの削減

3つ目は、教育コストの削減です。新人や異動してきた従業員に対し教育や引継ぎをする時に業務マニュアルを使用することで、教育にかかる時間や手間を省けるため、教育コストの削減にもつながります。

業務マニュアル使用時に起こり得る3つの課題

業務マニュアル使用時に起こり得る課題は、以下の3つです。

臨機応変な対応が難しくなる可能性がある

業務マニュアルを使用すると、臨機応変な対応が難しくなる可能性が出てきます。業務マニュアルがあることにより記載されている内容は対応するものの、それ以上の事態が起こると対応できないと判断してしまう可能性があります。他にも、記載内容通りにしか対応できないといった事態も起こりかねません。
このような事態を防ぐために、事前にトラブル時などといった臨機応変な対応が必要な事態について共有することが重要です。

作成や更新作業に伴う負担が大きくなる

業務マニュアルは作成や更新作業に伴う負担が大きくなることも課題と言われています。これは、作成に伴い担当者を決めることから業務内容の整理・書式の決定など様々な工程を踏んでいく必要があるためです。また、業務マニュアルは作成して終わりではなく、その後の更新作業も必要になります。
作成者の負担を減らすためにも、専用ツールやテンプレートの導入の検討をしましょう。作成だけではなく、更新作業も見越した専用ツールやテンプレート選びをするとよいでしょう。

モチベーション低下が起こる可能性がある

業務マニュアルがあることでマニュアルに沿った対応ばかりを行うことはモチベーションの低下を引き起こす可能性があります。業務が機械的になってしまうことも要因の一つです。
業務マニュアルを作成する際には、従業員の意見も反映させながら作成し、モチベーションが低下しないように注意しましょう。

まとめ

今回は、わかりやすい業務マニュアルの作り方だけではなく作成のコツやおすすめサイトまで紹介しました。わかりやすい業務マニュアルを作成するには、コツを意識するのも重要ですが、様々なツールなども使用することがおすすめです。
わかりやすい業務マニュアルが作られることで、得られるメリットもたくさんあります。ぜひ、記事を参考にしながらわかりやすい業務マニュアル作りの参考にしてください。