実用性を意識したマニュアル作成のコツは？理解度を高める工夫や注意点も解説

マニュアル作成のコツ

マニュアルは、ただ単に手順を説明すればよいのではありません。マニュアルを介して業務を適切に理解し実行できなければ、効果を発揮できません。
では、どのようにすれば、効果の期待できるマニュアルを作成できるのでしょうか。そこで本章では、効果的なマニュアルを作成するコツを紹介します。

目的やターゲットユーザーを明確にする

まず、マニュアルを作成する際には、目的やターゲットユーザーを明確に定義することが重要です。マニュアルが何を目指しているのか、読み手に何を提供するのかを明確にすることで、内容の絞り込みや焦点の統一が可能になります。
目的やターゲットユーザーが明確になれば、そのニーズやレベルに合わせて内容を調整することができます。初心者向けのマニュアルと上級者向けのマニュアルでは、提供すべき情報や解説の深さが異なります。
適切なレベルで読み手にアプローチするためにも、ターゲットの明確化は必須です。

必要な情報を整理する

目的やターゲットが明確になったら次は、必要な情報を整理します。必要な情報が整理されていないと、マニュアルの一貫性が失われ、読み手にとって理解しづらくなります。
また、必要な情報が整理されていないマニュアルは、読み手が目的の情報を見つけるのが難しくなります。本当に必要な情報に辿り着くまでに時間がかかるマニュアルでは、意味がありません。読み手が手順を追う際に混乱するようでは、作業の効率性が低下することも考えられます。

そこで、マニュアルを作成するにはまず、作業の手順において必要不可欠な情報を収集します。情報量が多くなりますが、必要な情報を精査して必要十分な情報量に調整していきます。
そして、情報をカテゴリーごとに整理し、明確なセクションや章立てを作ります。これにより、読み手が必要な情報を素早く見つけることができます。

次に、情報の優先順位を考慮して整理します。重要な情報を先頭に配置し、補助的な情報は後ろにまとめることで、読み手が最も重要な情報に優先的にアクセスできるようにします。
情報収集と整理が重要で、このポイントを踏まえると、読み手にとって使いやすく役立つ資料になります。

分かりやすい表現や構成を心がける

マニュアル作成で、分かりやすい表現や構成を心がけることは基本です。なぜなら、マニュアルが読み手にとって理解しやすくなければ、マニュアルの意味がないからです。
分かりにくい表現や複雑な言葉を使用するマニュアルは、読み手が内容を理解するのに時間がかかります。これにより、作業効率が低下し、ミスや混乱が生じる可能性があります。
また、構成が混乱しているマニュアルは、読み手が情報を探すのに苦労します。適切な見出しや順序を設けずに情報が乱雑に並んでいると、読み手が目的の情報を見つけるのが難しくなります。

マニュアルを作成するには、読み手の知識レベルや言語能力に合わせて言葉を選ぶことが重要です。専門用語や技術用語は避け、一般的な言葉で説明することで、より多くの人が理解しやすくなります。
次に、適切な見出しや段落を設けて情報を整理しましょう。目次や索引を付けることで、読み手が必要な情報に素早くアクセスできるようになります。

図や画像を活用する

マニュアル作成では適宜、図やスクリーンショットを活用することが大切です。複雑な手順や概念は、文章だけでは伝わりにくくなります。
また、文章で表現すると長文になってしまう内容でも、図や画像などを活用すると、一目でわかりやすくなることも多いです。さらに、図や画像は読み手の注意を引きやすくします。文章だけでは見逃してしまう情報も、視覚的な要素を加えることで読み手が注目しやすくなります。

図や画像をマニュアルに使用する際は、適切なサイズや解像度で使用しましょう。画像がぼやけていたり、拡大しても読み取りづらい物を使用すると、逆に読み手の理解を妨げてしまうので注意です。
図や画像を使用する場合は、適切なキャプションや説明文を付けることも必要です。図や画像だけでは意味が分からない場合もありますので、適切な説明を付けて補完しましょう。
また、図や画像は適切な場所に配置し、文章との関連性を明確にします。情報が混在していると、読み手が混乱する原因になりますので、適切な配置を心掛けましょう。

作成手順と注意点を具体的に解説する

マニュアル作成では、作業手順と注意点を具体的に解説しましょう。なぜなら、作業手順が明確に示されていないと、読み手が作業を正確に実行するのが難しくなるからです。
また、注意点が十分に説明されていないと、作業中に問題やミスが発生する可能性が高まります。手順が詳細に示されていると、読み手は迷うことなく作業を進めることができ、時間と労力を節約できます。
同様に、注意点を具体的に解説することで、読み手は作業中に遭遇する可能性のある問題や注意すべきポイントを把握できます。そうすれば、トラブルを未然に防ぎ、作業の安全性や効率性を向上させることができます。

表現する時は、手順や注意点は簡潔かつ明確に記述しましょう。冗長な説明や曖昧な表現は避け、必要な情報だけを的確に伝えるようにします。
また、箇条書きや番号付きリストを活用して、作業手順を階層化しやすくすることが有効です。これにより、読み手が手順を追いやすくなります。
さらに、注意点は目立つように強調し、可能な限り具体的な事例や例外を挙げて説明することが重要です。読み手が注意点を見落とさずに把握できるように心掛けましょう。

マニュアル作成の目的

マニュアルを作成する目的はどのようなことでしょうか。本章では、マニュアルを作成する目的を紹介します。

業務の効率化

マニュアル作成の目的の1つめは、業務の効率化です。多くの業務は、定型化されていないために効率が悪くなる場合があります。例えば、製造ラインでの手作業や、後輩の指導、会議や業務報告などです。
もしこれらの業務で決まったマニュアルがなければ、作業者は自分でやり方を考え試行錯誤しなければならなくなります。

また、自分で業務の進め方を考えていかなければならない場合、まずその進め方の立案に時間をとられてしまったり、本当に必要な時間をかけるべき業務がおろそかになる可能性があります。
しかし、マニュアルがあれば、提携の業務に対して手順を1から考える必要がありません。マニュアルは誰が取り組んでも効率の良いベターな方法が示されているため、短時間で業務を遂行できます。マニュアルがあることで、業務が効率的に行われ、企業の生産性が高まります。

業務品質の統一・向上

マニュアル作成の目的の2つ目は、業務品質を統一・向上することです。例えば、フランチャイズを展開している企業では、各店舗で同じサービス品質を提供することが求められます。
この場合、業務マニュアルがあれば、各店舗が標準化されたサービス手順や品質基準に基づいて業務ができるようになります。またマニュアルがあれば、従業員は接客プロセスや品質基準に関する明確な指針を持つことができ、厳密に品質管理をすることができます。結果、サービス品質が保たれるだけでなく、品質向上にも貢献します。

マニュアルは、業務品質の統一・向上に貢献するので、組織全体の利益向上になります。もし、業務マニュアルがなく業務品質が統一されていない場合、製品やサービスの品質を保てず、顧客満足度が低下してしまいます。
品質を統一・向上させ、企業の競争力を高めるためにもマニュアルが必要です。

属人化の防止

マニュアル作成の目的の3つ目は、属人化の防止です。業務では、特定の個人しか業務の詳細を把握できていない場合があります。例えば、経験を重ねないと習得できない業務であったり、特定の技術が必要になったり、言語化がし辛い業務や、使用するツールの使いかたが難しい業務などがあげられます。
そのような業務は業務が属人化してしまいがちですが、そうなると様々な弊害がおこります。

例えば、特定の業務を担う個人が不在であったり、能力やスケジュールの制約があったり、組織から離れてしまった場合は、業務の遂行が滞る可能性があります。
そのような弊害を避けるためにも、業務マニュアルの作成が重要です。業務マニュアルがあれば、誰でも同じ業務ができるため、属人化を防止することができます。

マニュアル作成の効果とメリット

マニュアルがあるとどのような効果が期待できるでしょうか。本章では、マニュアル作成の効果とメリットを解説します。

作業効率の向上とミスの減少

マニュアルを作成することで、作業効率が向上しミスが減少する効果を期待できます。まず、マニュアルは明確な手順や業務に関する指針を提供するため、従業員は業務を効率的に遂行することができます。作業手順が明確に定義されているため、従業員は迷うことなく作業を進めることができ、生産性が向上します。
また、マニュアルにはミスを防ぐためのチェックリストや注意事項が含まれているため、従業員は作業中にミスを犯す可能性が減少します。

例えば、品質管理の手順が記載されたマニュアルに基づいて作業を行うことで、不良品の発生率が低下し、製品の品質が向上します。さらに、マニュアルに記載されている内容には一貫性があるため、従業員同士でコミュニケーションをとって伝え合うよりも正確です。
マニュアルを使用すれば、従業員が正確な情報を素早く参照できるため、コミュニケーションの誤解やミスを減らすことができます。

ブランド価値の向上と信頼性の向上

マニュアル作成には、ブランド価値の向上と信頼性の向上という重要な効果とメリットがあります。まず、組織がマニュアルを作成し、従業員がそれに従うことで、製品やサービスの品質が向上し、顧客により満足度の高い体験を提供することができます。
品質の一貫性が確保されることで、顧客は信頼できる製品やサービスを期待し、組織のブランド価値が向上します。

さらに、マニュアルは組織の信頼性を高めます。従業員がマニュアルに従って業務を遂行することで、組織は一貫したサービス品質を提供し、顧客に対して信頼を構築します。
顧客は組織が手順や基準を厳格に守っていることを認識し、組織に対する信頼が高まります。信頼性の向上は、顧客のロイヤルティの向上や口コミでのポジティブな評判の形成につながります。

トレーニングや研修の負担軽減

マニュアル作成には、トレーニングや研修の負担軽減を期待できるメリットがあります。マニュアルがない場合、従業員のトレーニングや研修は口頭での説明や個別の指導に依存し、トレーナーやインストラクターの負担が大きくなります。
しかし、マニュアルがある場合、従業員は自己学習や自己指導が可能になります。そうなると、トレーナーに対するトレーニングや研修の負担が軽減されます。

マニュアルを活用すれば、トレーナーやインストラクターは今まで教育に割いていた時間を自分の業務に充てることができるようになり、効率的なトレーニングや研修が実現されます。そして、マニュアルには作業手順や規則などが明確に記載されているため、従業員はそれを参照することで必要な情報を簡単に入手できます。
マニュアルの情報は一貫しているので、従業員は同じ情報を受け取ることができます。マニュアル作成はトレーニングや研修の効率性を高め、トレーナーやインストラクター、従業員の負担を軽減します。

ノウハウ・情報共有の促進

マニュアルがあると、ノウハウや情報共有の促進に繋がります。マニュアルがない場合、組織内でのノウハウや情報共有は口頭での伝達や個別の指導に依存します。
しかし、これでは情報が一部の従業員に偏ってしまったり、後続の従業員に伝わらなかったりする可能性があります。

マニュアルがあると、文字や画像、場合によっては動画で組織内でのノウハウや情報共有が促進されます。マニュアルには作業手順や理念、生産性の高い方法などが明確に記載されており、従業員はそれを参照することで必要な情報を簡単に入手できます。
これにより、組織内での情報の一貫性が保たれ、全従業員が同じ情報を共有し、一貫した作業を行うことができます。

マニュアル作成の手順と流れ

マニュアル作成のコツはわかりましたが、実際にマニュアルを作成するにはどのような手順で進めていけば良いのでしょうか。本章ではマニュアル作成の手順と流れを解説します。

作成準備と情報収集

まずは、マニュアル作成において必要な次項を確認したり、必要な情報を集めることから始めます。初めに、目的とターゲットユーザーの明確化をします。
これが定まっていないと効果的なマニュアルが作成できないので、何のための、誰のためのマニュアルなのかを明確化します。

続いて、マニュアルの範囲と対象範囲の定義づけをします。業務全体の流れを示し、該当の業務は何で、どのような作業なのかを明確にします。
そして、どの業務範囲まで説明する必要があるのかを明確にし、手順に関する情報を収集します。

マニュアル作成におけるリソースの確認と、必要コストの確認も必要です。さらに、マニュアル作成にかける工数を把握し、スケジュールを決めていきます。
単独で作成することもあれば、複数の人、部署に渡って作成する場合もあるので、お互いのスケジュールを確認し、納期に間に合うようにスケジューリングします。

情報整理とマニュアルの作成

リソースがそろったら次は、マニュアルの作成に移ります。まず、情報をカテゴリー別に整理し、論理的な順序で配置します。その後、各カテゴリーに対応するセクションや章を作成し、明確な見出しを付けます。

必要に応じて、図や表を活用して情報を補完し、最初に決めた目的やターゲットを意識して読みやすくなるよう工夫します。最後に、文章を丁寧に検討し、わかりやすさと一貫性を確保しながら、マニュアル全体を完成させます。
マニュアルが完成したら必ず、作成者以外でチェックをしましょう。

マニュアルの運用と改善

マニュアルの作成は、運用と改善までを一連の流れに含めます。なぜなら、作成途中には気づけないような不備がある可能性があるからです。マニュアルが目的を達成するかどうかを確認し、必要な調整を行わなければ、その価値が十分に発揮されません。
具体的な数値やフィードバックを収集しなければ、マニュアルの効果を客観的に評価することは難しくなります。読み手のニーズや課題に対応するための改善策を見つけるためにも、効果測定が重要です。

まず、マニュアルの運用は、ユーザーが使いやすい適切な形式で配布し、アクセスしやすい環境を整えます。使用状況のモニタリングを行い、定期的なフィードバックをうけ、ユーザーのニーズや課題を把握します。
その後、フィードバックを元にマニュアルの改善点を特定し、必要に応じて修正や更新を行います。マニュアルは、常に最新の情報に更新し、ユーザーが効果的に活用できるように努めましょう。

マニュアル作成における注意点

本章では、マニュアル作成でよくある注意点をまとめました。

マニュアル作成にかかる時間とリソースの見積もり

マニュアル作成で、時間とリソースの見積もりは重要です。時間とリソースの見積もりが不十分なままマニュアル作成を始めると、予想外の遅延や予算超過が発生し、スムーズに進行できなくなってしまいます。
また、マニュアル作成のために十分な時間やリソースが確保されていない場合、マニュアルの品質が低下し、読み手が理解しにくい内容になってしまう可能性があります。

その結果、マニュアルの効果が薄れ、目的を達成できなくなってしまうかもしれません。マニュアル作成では、時間とリソースの見積もりを適切に行っておくことが不可欠です。

読み手のニーズに合わせたマニュアルの作成

マニュアル作成では、読み手のニーズに合わせた内容にすることも注意しましょう。もし、読み手が理解しにくかったり不必要な情報が含まれているマニュアルを提供すると、マニュアルの価値が下がってしまいます。
使いにくいマニュアルでは、読み手が必要な情報を見つけるのに時間がかかり、作業効率が低下するおそれがあります。また、読み手のスキルや知識レベルに合わない内容を提供すると、作業自体が困難になってしまいます。
さらに、読み手からニーズやフィードバックを受けても、それを無視したマニュアルを作成した場合、読み手との信頼関係が損なわれる可能性があります。

読み手のニーズを理解しないマニュアルは、使い辛いため読み手が使用しなくなり、その結果業務が円滑にすすまなくなってしまいます。
マニュアル作成では、常に読み手のニーズを考慮し、必要とする情報を分かりやすく提供することが重要です。

更新や改訂の適切な管理と反映

マニュアル作成では、更新や改訂の適切な管理と反映にも注意すべきです。マニュアルは常に変化する環境やニーズに適応しなければなりません。
そのため、新しい情報や手順が出てきた場合や、既存の内容が変更された場合には、マニュアルを適切に更新し、改訂を行うことが重要です。

適切な更新や改訂をせずにマニュアルを使用し続けると、情報の正確性が低下し、読み手が混乱する可能性があります。特に技術や手順が進化する場合、古い情報が含まれているマニュアルを使用すると、作業の正確性に影響を与えてしまいます。
また、更新や改訂が適切に反映されないと、読み手がマニュアルに対する信頼感を失う可能性があります。組織やプロジェクトが変化するたびに、マニュアルを最新の情報に保ち、読み手が正確な情報を受け取れるよう管理することが重要です。

まとめ

本記事では、効果的なマニュアル作成のコツを解説しました。マニュアル作成のコツを理解すれば、目的に合った効果的なマニュアルを作成できるようになります。この記事が、業務に最適なマニュアル作りの参考になれば幸いです。