引き継ぎを支える効果的なマニュアルの作り方は？載せるべき項目も徹底解説！

引き継ぎマニュアルに載せるべき項目

引き継ぎマニュアルは、それを見れば後任者が自立して業務ができるよう、必要な情報が漏れなく記載されている必要があります。では、具体的にどのような内容を記載すべきか説明していきます。

業務の目的

引き継ぎマニュアルに載せるべき内容の1つ目は、業務の目的です。目的が明確になっていると、新たな担当者が業務を理解し、業務が円滑に進みます。
業務の目的を共有することで、組織内のメンバーが一体となって目標に向かって努力しやすくする効果も期待できます。

業務の目的とともに、業務の大まかな説明や、業務内容の概要や役割、関連するプロセスも示しましょう。この業務をすることになった背景や経緯も記載すると、より業務の目的を理解しやすくなります。
さらに、会社内での位置づけも把握しておけると、業務の重要性や他の部署との関係性の理解に有用です。目的が明確になると、組織全体の効率性や目標達成に貢献するマニュアルになるでしょう。

業務のスケジュールと流れ

引き継ぎマニュアルには、業務の流れや年間・月間スケジュールを載せます。その理由はいくつかありますが、一つは業務全体の流れやスケジュールを把握すると、効率的に業務がおこなえるためです。
もし全体の流れやスケジュールが把握できないで業務を開始すれば、時間配分がおろそかになって、必要なタスクが完了できなくなる可能性が高まります。

業務の流れや年間・月間スケジュールを載せる際には、作業の順序や関連する部署や担当者、作業手順などの詳細を盛り込みましょう。年間スケジュールには、業務の年間計画や重要なイベント、プロジェクトのマイルストーンを記載します。
月間スケジュールには、各月の予定やタスクのスケジュール、期限などが記載されます。全体の流れやスケジュールを共有しておくことで、組織内のメンバーが予定を調整しやすくなり、協力して目標達成に向けて努力することもできます。

なお、それぞれの業務の優先順位や、業務遂行に役立つノウハウがあれば、盛り込んでおくと喜ばれるでしょう。

トラブル対処法

引き継ぎマニュアルには、業務時に発生する懸念やトラブルに対する対処方法を記述することが不可欠です。なぜなら、後任者がトラブルに遭遇した際に迅速かつ効果的に対処するためには、適切な情報が必要だからです。
トラブル対処法を記載することで、後任者は自信を持って業務に取り組むことができます。また、トラブル発生時には迅速な対応が求められるため、事前に対処法を把握しておくことで対処のスピードが向上し、業務の円滑な遂行につながります。

引き継ぎマニュアルには、トラブルや懸念事項への対応方法だけでなく、関連部署や担当者の連絡先も明記しておくことが重要です。
このような情報をマニュアルに含めることで、後任者はトラブル発生時に迅速かつ適切な連絡を取ることができ、問題解決に向けた効率的なチームワークが実現します。

トラブル対処法を記載することは、後任者にとって業務遂行の安心感や自信を与え、組織全体の業務効率向上につながります。前任者は、引き継ぎの責任をもって、マニュアルに必要な情報を丁寧かつ詳細に記載することが大切です。

関連資料の保存先情報

引き継ぎでは最後に必ず、引き継ぎや業務関連資料の保存場所を明記します。そして退職でなければ前任者の連絡先なども記載し、後任者が後で連絡を取れるようにしておくのも大切です。
引き継ぎマニュアルは、引き継ぎのコストを削減し、後任者の業務がしやすいように作成しています。そのため、後任者の業務で必要になる情報に不足がないよう配慮しましょう。

終わっていない作業や懸念事項

未処理事項や懸念事項の記載は、後任者が業務を円滑に引き継ぐ上で極めて重要です。なぜなら、これらの事項を把握することで、適切なスケジューリングを行い、問題解決に努めることができるからです。
また、実際にトラブルが発生した際にも、後任者は早急に対応を取ることができます。

具体的な例として、前任者が対応しきれなかった業務や課題、締切日が迫っているプロジェクト、または内々の会議で出た議題などが挙げられます。
これらの事項は引き継ぎマニュアルに記載することが必要です。引継ぎの際には、この項目に必ず触れ、未処理事項や懸念事項がない場合には、その旨を明記しておくことが重要です。

これらの記載があることで、後任者は前任者が抱えていた課題や問題点を把握し、引き継ぎ後の業務をよりスムーズに進めることができます。
また、緊急の対応が必要な場合にも、迅速かつ適切に行動を取ることができるでしょう。そのため、引き継ぎマニュアルには未処理事項や懸念事項の記載が欠かせません。

引き継ぎマニュアルの作成手順

引き継ぎマニュアルを準備したいと思った時、どのように作成していけばよいのでしょうか。そこで本章では、引き継ぎマニュアルの作成手順を解説していきます。

スケジューリングする

引き継ぎマニュアルの作成手順で、スケジューリングは重要なステップです。まず作成の目標や範囲、どの業務やプロセスを文書化するか、どの程度の詳細さで記述するかなどを決定します。
次に、スケジュールを立て、引き継ぎマニュアルの完成までに必要な時間枠を設定します。特に、大規模な組織や複雑な業務プロセスの場合、時間とリソースを適切に確保しなければなりません。

スケジュールでは、後任者との打ち合わせの日程も含むので、他部署と連携しお互いのスケジュールを擦り合わせる作業も必要です。各段階の期日や担当者、進捗状況も把握して進めることが重要です。
さらに、スケジュールには柔軟性を持たせることも重要です。予期していない問題や変更が発生する可能性があるため、スケジュールは適宜調整できるようにすることが望ましいです。

引き継ぎに時間をかけられないとはいえ、特に重要な業務や注意が必要な業務では、必要な時間をかけて取り組みましょう。

情報収集と整理

引き継ぎマニュアルの作成では、情報収集と整理が重要なポイントになります。この段階では、業務で必要な情報を明確に洗い出し、整理することが求められます。

まず、前任者から直接情報を収集するか、業務に関連する文書やファイルを調査して必要な情報を取得します。その後、収集した情報を整理し、シンプルで理解しやすい形式にまとめます。
この際、業務上の注意点やノウハウ、業務の全体像や目的、ポイントなども含めましょう。業務に役立つヒントになることはできるだけ明確にすると後任者に親切です。

作成物は必ず、同僚や上司に確認してもらうようにしましょう。彼らのフィードバックを受けることで、抜け漏れや記載ミスを発見し修正することができます。
さらに、業務に関係する部署の関係者からの意見も取り入れると、より包括的で有益な引き継ぎマニュアルになります。なお、すでに業務マニュアルが用意されている場合は、内容が重複しないよう気を配りましょう。

マニュアルの作成

引き継ぎマニュアルを作成する際には、前項で洗い出しした内容を元に、明確に記入します。業務マニュアルが既に存在する場合は、その内容と重複しないように注意しつつ、載っていない重要な情報を追加します。
できるだけ明確かつ簡潔に記述し、読み手が理解しやすいように配慮します。完成したマニュアルは、再度同僚や上司に確認してもらいましょう。アドバイスがあったら反映して完成させます。

作成したマニュアルは、多くが電子データで共有する方法をとるでしょう。その場合は、フォーマットを統一し、ファイルを整理して保存場所を共有しましょう。
もし、紙媒体で作成した場合は、分かりやすいレイアウトや見出し、適切な図表を使用することが重要です。また、印刷された文書の保管や配布方法にも注意を払いましょう。

マニュアルを使った引継ぎと改善・修正

引き継ぎマニュアルを作成したら、引き継ぎを通じ、適宜改善と修正を加えることが重要です。引き継ぎの際には、時間を確保して新しい担当者と共にマニュアルを読み合わせ、実際の業務を行う場面でも業務を確認できると確実です。
この過程で、マニュアルが適切かどうかや業務遂行の実際の状況に合っているかどうかを確認しましょう。

引き継ぎの際に問題や不明点が浮かび上がれば、すぐにそれらを修正し、マニュアルに反映させることが必要です。また今後も、新しい担当者からのフィードバックを受け入れ、マニュアルに対し継続的な改善を行っていきましょう。
業務の変更や状況の変化に応じて、マニュアルは定期的に見直し、アップデートする必要があります。

効果的な引き継ぎマニュアルを作るポイント

引き継ぎマニュアルはそれだけである程度業務の内容が理解でき、後任者が自立して業務できるものが理想的です。そんな引き継ぎマニュアルを作成するにはコツがあります。
本章では、業務遂行に効果的な引き継ぎマニュアルを作るポイントを解説します。

時系列で書く

業務手順は時系列で記載します。なぜなら、初めて業務に携わる人にとっては、手順どおりになっている方が理解しやすいためです。
後任者が一人でマニュアルだけをみて作業を進めるのを想像し、作業に入る前に完了しておくべき準備、本業務の手順、業務後のアフターフォロー、片付けや業務報告など、一連の流れで記載しましょう。

手順では、各ステップごとにゴールを記載しておくと、確実に業務を遂行する手助けになります。

分かりやすい文章で書く

引き継ぎマニュアルを作成する際は、業務が初めての人でもわかるよう、専門的な言葉は使わないで書くのが鉄則です。
一般的でなく、業務に特有の専門用語や略語は、熟知した人たちならば分かりやすいですが、初心者にとってはその用語理解の為に時間を使ってしまい、本来の業務の理解がし辛くなってしまいます。定義や用語の解説となる注釈をつけるなどの手間が生じるので、引き継ぎの手順書では専門用語の使用は避けましょう。

また、結論を先に持ってくるなどの文章表現でわかりやすく記載するのが大事です。長々と説明が続いてしまうと、何の話をしているのか理解がし辛くなります。補足は後にして、まずは結論から述べる分かりやすい表現で記載しましょう。

図や図表の活用

効果的な引き継ぎマニュアルを作る際の重要なポイントの一つは、図や表を活用することです。なぜなら、文字のみの説明では文量が多くなり、理解しにくくなる場合があるからです。図や表を用いることで、情報を視覚的にわかりやすく伝えることができます。
また、業務の手順を示す際には、フローチャートを活用することが効果的です。フローチャートを使用することで、一目で業務の全体像を把握できるため、後任者が業務の流れを理解しやすくなります。

引き継ぎマニュアル作成では、後任者の理解度がどのくらい早いかを考慮する必要があります。経験によって理解度が異なるため、わかりやすい内容を提供することが重要です。
文字だけではイメージがつかみにくい場合がありますので、写真や絵、フローチャートなどの図を積極的に活用し、後任者がパッと見て理解できるようなマニュアルを作成しましょう。

図や表を活用すると、引き継ぎマニュアルの内容が視覚的に理解しやすくなります。後任者が迅速かつ確実に業務を継続できるよう、わかりやすい形で情報を提供することが重要です。

引き継ぎマニュアルの必要性

現在、人手不足や人材の流動化が進行しており、社員の転職・退職・異動が増加しています。しかし、転職や退職の際に十分な引き継ぎ期間を確保できないのが現状です。

適切な引き継ぎが行われない場合、新しい担当者は業務が円滑にできず困ります。業務の停滞や生産性の低下などの悪影響が出ることがあります。
さらに、引き継ぎマニュアルがあっても、記載されている手順が不明確だと業務品質が低下し、新しい担当者が必要な知識やノウハウを習得できなければ、ミスが増加し業務に支障が出るリスクが高まります。

そのため、適切な引き継ぎを行うためには、業務の引き継ぎマニュアルが必要不可欠です。マニュアルは業務の詳細やノウハウが詳しく記載されており、新しい担当者がスムーズに業務を継続できるよう支援するツールになります。
一般的に、引き継ぎは書面と口頭の補足説明によって行われます。マニュアルには、業務の概要、目的、流れ、手順などがまとめられるとともに、引き継ぐポイントや現時点の未処理事項や懸念事項なども含めると効果的です。

引き継ぎマニュアルは業務の連綿性を保ち、組織の持続性を確保するために不可欠なツールと言えます。新しい担当者がスムーズに業務を引き継げるよう、適切かつ詳細に情報を記載することが重要です。

引き継ぎマニュアルのメリット

引き継ぎマニュアルを作成しなければ引き継ぎに時間と労力をとられてしまいますが、マニュアルを作ること自体にもコストはかかります。
しかし、それ以上のメリットが見込まれるから、引き継ぎマニュアルを作成する価値があるのです。では、どのようなメリットがあるのか紹介していきます。

引き継ぎのために割く時間が短縮できる

これまでの引き継ぎ方法では、新入社員や後任者に、業務内容や手順を一から説明する必要がありました。
引き継ぎではどうしても情報量が多くなり、聞き手はメモを取ったとしても、記入漏れや聞き忘れが生じてしまいます。そんな時、マニュアルが用意されていれば、必要な情報を過不足なく簡潔に伝えることができます。

また、文字を読めば理解できることについては、説明する時間が短くて済みます。前任者も、現在の引き継ぎは重要なタスクですが、次の仕事に向けた準備もしたいところです。
退職や移動が近づくとどうしても忙しくなるため、引き継ぎに時間をかけ過ぎたくないのが正直なところでしょう。そんな時、引き継ぎマニュアルを使用すれば、引き継ぎに割く時間が大幅に短縮できます。

業務が継続して進められる

業務の継続性が確保できるというのも、メリットの1つです。引き継ぎのマニュアルがないと、前任者以外に業務の進行状況がわからなかったり、新人が質問をして業務が滞る懸念がありました。
このような場合、進行中の業務が滞ってしまう要因になります。もし、新人が質問をためらったりして独断で業務を進めてしまえば、業務の進行に支障が出る可能性もあります懸念もありました。

しかし、業務の手順や重要なポイントを明確に記述している引き継ぎマニュアルがあれば、新人も疑問や不明点を解消できます。
また、マニュアルに記載されていれば、前任者以外でも業務の進行状況や重要な事項を確認可能です。結果、業務の継続性が確保され、新人も安心して業務に取り組むことができます。

後任者が後で確認するための資料になる

引き継ぎマニュアルがあると、後任者が必要な時に確認できるので有用です。マニュアルは、業務の手順や業務の進行状況、重要な連絡先など、組織内の情報を包括的にまとめています。
後任者はこのマニュアルを参照すれば、前任者善人者が行っていた業務の内容ややり方を理解できるようになっています。

また、この資料は時間や場所を問わずに利用できるため、後任者が自分のペースで情報を吸収できるのも利点です。
マニュアルとして手元で参照できる状態にあることで、後任者は自信を持って業務に取り組むことができ、効率的な仕事の進行を促進します。

まとめ

本記事では、引継ぎマニュアルのメリットや具体的な作成手順、どのような項目を盛り込むべきかを解説しました。また、効果的で実用的なマニュアルを作成するポイントもあわせて紹介しました。

業務の引き継ぎマニュアルは、前任者にとっては時間のコストカットにもなり、後任者にとっては業務の指標となる心強い味方です。
しかし、作成のポイントを抑えていないと、作成にコストがかかったのに期待する効果が得られない可能性もあります。この記事が、効果的な業務の引き継ぎマニュアルを作成する参考になれば幸いです。