企業がマニュアルを作成するときに参考にしたい作成例3選！クオリティの高いマニュアルはどう作る？

そもそもマニュアルとは

マニュアルは、特定の作業や業務を円滑に進めるための手順や指針をまとめた文書やツールです。日常的な業務から緊急時の対応まで、さまざまな場面で活用されるマニュアルは、組織や個人が目標を達成するために必要不可欠な情報源となっています。
ここでは、マニュアル作成の目的とマニュアルが果たす役割についておさらいします。

マニュアル作成の目的

マニュアルを作成する目的は大きく分けて以下の3つです。
 

業務の標準化

マニュアルは業務の進め方を統一し、作業者ごとの手順のばらつきを防ぐために作成されます。統一された基準があれば、作業ミスが減少し、業務全体の品質を安定させることができます。
特に、新人社員やアルバイトなど、業務に慣れていない人がスムーズに仕事を覚えるための手助けとしても有効です。
 

作業効率の向上

業務の手順を明確にすることで、作業者は無駄な工程を省き、スピーディーに業務を遂行できるようになります。
例えば、複雑な操作や多くのステップを伴う業務でも、マニュアルを参照すれば一連の流れが把握でき、業務効率が格段に向上します。
 

トラブルやリスクの軽減

マニュアルには業務遂行時の注意点や想定されるトラブルの対処方法が記載されることが一般的です。
これにより、問題が発生した場合でも、マニュアルを参照して適切に対処することができ、トラブルの拡大やリスクを最小限に抑えることが可能です。

マニュアルが果たす役割

マニュアルには以下のような重要な役割があります。
 

教育ツールとしての役割

新人社員の研修や業務の引き継ぎの場面で、マニュアルは教育ツールとして機能します。業務に必要な知識や手順が体系的に整理されているため、短期間で業務を習得することができます。
これにより、教育にかかる時間とコストを削減できます。
 

参照ツールとしての役割

マニュアルは、業務中に疑問点が生じた際に参照できる「業務の辞書」としての役割を果たします。作業者が自ら問題を解決できる環境を提供し、スムーズな業務進行を支援します。
 

組織のノウハウ蓄積

マニュアルには業務に関するノウハウや最善の方法が記載されています。これにより、組織全体の知識が体系的に蓄積され、個人に依存しない業務体制を構築できます。
組織が拡大しても業務品質を維持するための基盤となります。

業務マニュアルの作成手順

「業務マニュアルの作成」と言っても、いきなりマニュアルを作り始めるわけではありません。
使いやすい・マニュアルを作るためには事前にやらなくてはいけないことがたくさんありますし、マニュアルを作成した後にもやるべきことがあります。
業務マニュアルの作成は以下の手順で進めていくのが一般的です。

1. 事前準備
2. 企画
3. 構成作成
4. マニュアル作成
5. 校閲
6. 運用

それぞれの工程の概要ややるべきことなどについて解説していきます。

1. 事前準備

業務マニュアルの作成では、事前にやるべきことがいくつかあります。
まずやるべきなのが、どういったマニュアルを作る必要があるのかの洗い出しです。
事前に従業員にアンケートをとるなどして、マニュアルが用意されていなかったり、用意されてはいるものの使い勝手の悪いマニュアルをリストアップしていきます。

リストアップが完了したら、担当者やチームを編成していきます。
チームを作るのが難しい場合は担当者を設けるだけで構いませんが、クオリティを高めるにはさまざまな意見が必要になってくるので、意見を出し合える環境を整えるためにもなるべく担当チームを設けるようにしましょう。

2. 企画

作成するマニュアルのリストアップが完了し、担当者や担当するチームの編成が完了した後におこなうのが「企画」です。
企画の段階でやるべきことは以下のとおりです。

・目的を明確にする
・ターゲットを明確にする
・フォーマットやツールを決める
・スケジュールを決める

まずはマニュアルを作成する目的やそのマニュアルを誰に向けて作るのかを決めていかなくてはいけません。
目的やターゲットが明確になっていないと、マニュアルの内容がブレてしまい、誰に何を伝えたいのかわからないマニュアルになってしまうため、事前にしっかりと目的やターゲットを設定しておく必要があるわけです。

マニュアルは紙で作ることもできますし、デジタルデータとして配布することもできます。
最近は動画マニュアルを取り入れる企業も増えてきていますが、これらのフォーマットのうちどのフォーマットで作成するのかについても決めなくてはいけませんし、どういったツールを使ってマニュアルを作っていくのかを決める必要もあります。
また、スピード感をもってマニュアル作成に取り組むためにスケジュールも設定しておくようにしましょう。

3. 構成作成

マニュアルを作成する目的やターゲットを明確にしてどのフォーマットを使用するかを決め、スケジュールの設定まで完了したら、マニュアルの構成を作成していきます。
構成はどういった内容をどの順番で伝えていくかを考える作業で、マニュアルの大枠を決めていく作業です。

いきなりマニュアルを作り始めると内容が前後する可能性がありますし、重複や抜け漏れが発生する可能性があります。
内容が前後したり重複があるとわかりづらいマニュアルになりますし、抜け漏れがあるとミスを誘発する可能性も。
そのような事態を避けるために、事前に構成を作成しておく必要があるわけです。

構成の作成は時間と手間のかかる作業ではありますが、構成ができれば、後は構成に沿ってマニュアルを作成していくだけなので、今後の作業をスムーズに進めるためにもしっかりと形にしておくようにしましょう。

4. マニュアル作成

構成を作成したら、構成をもとにマニュアルを作成していきます。
構成をきちんと作成していれば、後は内容を肉付けしていくだけなのでスムーズに進められるはずです。
実際にマニュアルを作成する際は、ただ内容を記述していくだけでなく、「見やすさ」や「わかりやすさ」を担保することを意識して作るようにしましょう。

見やすさやわかりやすさを担保するためのポイントは、

・見出しを設定する
・表や図、画像、イラストを取り入れる
・過剰な装飾を避ける

など、さまざまで、これらを意識しながらマニュアルを作るのは骨の折れる作業ではあります。

ただ、これらのポイントを意識することでクオリティの高いマニュアルを作れるようになるので、必ず意識しながら作成するようにしてください。
見やすくてわかりやすいマニュアルを作成するためのポイントについては、後ほど詳しく解説していきます。

5. 校閲

マニュアルの作成が完了してもすぐに公開するのは避けましょう。
誤字や脱字などの細かいミスがある場合は修正しなくてはいけませんし、誤った内容が記述されていると業務上のミスにつながる可能性があるので、必ず校閲するようにしてください。

校閲では、マニュアル作成の担当者やチーム内でミスや内容に関する誤りがないかチェックしていきます。
校閲する際は、ただ内容に目を通すだけでなく、実際に手を動かしながらチェックするようにしてください。
そうすることでミスや内容の誤りに気づきやすくなりますし、マニュアルの使いやすさについても確認できるようになります。

6. 運用

マニュアルは作って終わりではありません。
マニュアルを作成した後は実際にマニュアルを使ってもらい、フィードバックをもらいながらメンテナンスしていきます。
いきなり完璧なマニュアルを作ることはできないので、運用していく中で意見をもらったりデータを分析したりしながら運用していく必要があるわけです。

マニュアルの運用には、クオリティを高めるだけでなく、マニュアルの内容を最新の状態に保つという側面もあります。
作成したマニュアルを運用していく上でのポイントについては、後ほど詳しく解説していきます。

マニュアルを作成するときに参考にしたい5つの作成例

実際に業務マニュアルを作成する上で参考にしたいのが他社の事例です。
事例をチェックすることで取り入れられる部分や参考にするべき部分が見えてくるようになり、よりクオリティのマニュアルを作成できるようになるので、積極的に参考にするべきです。

ここでは、近年取り入れる企業が増えてきている動画マニュアルの事例を3つピックアップして紹介していきます。
業務で使用するマニュアルは情報漏洩などの関係上一般には公開されていないことがほとんどで、事例として紹介することができないため、ここではYouTubeなどにアップされている動画マニュアルを紹介していきます。
一般向けとして公開されている動画ではありますが、動画の構成や見せ方、情報の伝え方など参考になる部分も多いので、取り入れられそうな部分があれば、ぜひ取り入れるようにしてみてください。

freee株式会社

クラウド上で利用できる個人事業主や中小企業向けの会計システムを開発し、提供している「freee株式会社」。
freee株式会社は、自社のYouTubeチャンネルに動画マニュアルを複数アップしています。
この動画はそんなfreee株式会社の動画マニュアルの一つで、クラウド会計システムの「会計freee」で仕分けするときの手順を詳しく解説しています。

こちらの動画は、実際の画面を操作しながら解説するという動画でマニュアルを作成するときによく用いられる形式で作成されていますが、シンプルで非常に見やすい動画です。
具体的な操作方法はナレーションで解説しつつ、操作をおこなうときのポイントなどをテロップで丁寧に解説しています。
freee株式会社のYouTubeチャンネルには他にもさまざまな動画マニュアルが公開されており、どれも非常に参考になるので、ぜひ他の動画もチェックしてみてください。

株式会社ナカオ

山口県で業務用のはしごや脚立を製作し、販売している「株式会社ナカオ」。
株式会社ナカオも動画でマニュアルを作成してYouTubeで公開している、動画マニュアルを作成する際に参考になる企業の一つです。

こちらの動画では、同社の製品の一つである「勇馬」という作業台の使い方が解説されています。
実際に作業台を使っている様子を動画で撮影し、マニュアル化していますが、全体を捉える引きの映像と重要な箇所をアップする寄りの映像を効果的に使うなどしてテンポの良い動画に仕上がっています。

NTTテクノクロス

ソフトウェアやシステムの設計・構築などをおこなっているNTTグループの会社「NTTテクノクロス」。
こちらの動画は、そのNTTテクノクロスがYouTubeチャンネルにアップしている動画マニュアルの一つで、自社で提供しているサービスの一つである「ひかりサイネージ」のCMSでのコンテンツ管理の方法をわかりやすく解説しています。

動画はアニメーションを取り入れるなどして非常にクオリティの高いものに仕上がっており、図や表も効果的に使われています。
画面操作について解説する部分では、ただ操作画面を見せるのではなく、操作する箇所がわかるようにポインターのアニメーションを入れるなど、細かい部分にまで配慮されて作成している、非常に参考になる作成例です。

成功事例で取り入れられているマニュアル作成の7つのコツ

マニュアル作成にはコツがあり、業務マニュアルの作成や活用に成功している企業はこれらのコツを上手く取り入れながらマニュアルを作っています。
特に意識したいのが、以下の7つのコツです。

・誰が使うマニュアルかを意識する
・最適なフォーマットで作成する
・内容はなるべくシンプルに
・図や表、画像、イラストを積極的に活用する
・目次を設ける
・本のように体系的に学べる内容にする
・ツールやサービスを活用する

それぞれ詳しく解説していきます。

誰が使うマニュアルかを意識する

マニュアル作成の手順のところでも紹介したとおり、業務マニュアルを作成する際は誰が使うマニュアルかを意識して作るようにしなくてはいけません。
例えば、右も左もわからない新入社員向けのマニュアルを作成する場合は一から丁寧に解説する必要がありますが、ある程度業務に慣れていて知識のある既存の従業員に向けてマニュアルを作成する場合であれば、新入社員向けのマニュアルのように一から解説する必要はありません。

既存の従業員であれば少し複雑な内容になっても理解できるはずなので、応用的な内容を含めてマニュアルを作成するのもアリです。
このように「誰に向けたマニュアルなのか」「誰が利用するマニュアルなのか」を意識しながら作成する必要があるわけですが、この点を意識しないまま作り始めてしまうと、内容が伝わりづらくなってしまいますし、マニュアルの中での主張がブレてしまう可能性もあります。

また、ターゲットを設定しておかないと余計な解説が増える可能性がありますし、逆に解説を省いて必要以上に簡略化してしまう可能性もゼロではありません。
そうならないためにも、事前にターゲットを決めておくのはもちろん、作成する際も、常に誰が使うマニュアルなのかを意識して取り組む必要があるわけです。

最適なフォーマットで作成する

「業務マニュアル」と言ってもそのフォーマットはさまざまです。
紙のマニュアルを作成して取り入れることもできますし、PDFなどのデジタルデータで配布することもできます。
また、最近は動画マニュアルを取り入れる企業も増えてきています。
どのマニュアルにもメリット・デメリットがありますが、大切なのは、そのメリット・デメリットを正しく理解し、最適だと思われるフォーマットでマニュアルを作成することです。

紙のマニュアルには閲覧するための端末を用意する必要がないといったメリットがありますが、印刷にコストがかかりますし、複数人での同時閲覧には適していないというデメリットがあります。
一方、PDFなどのデジタルデータのマニュアルや動画マニュアルには時間や場所を選ばずに閲覧できるというメリットや共有しやすいというメリットがありますが、環境を整える必要がありますし、セキュリティについてもしっかりと考えなくてはいけません。

これから業務マニュアルを作り始めるのであれば動画マニュアルが断然おすすめではありますが、必ずしも動画でマニュアルを作らなければならないというわけではありません。
それぞれのフォーマットのメリット・デメリットを比較し、最適なフォーマットでマニュアルを作るようにしましょう。

内容はなるべくシンプルに

業務マニュアルを作成する場合、つい色々と詰め込んでしまいたくなるものですが、使いやすいマニュアルにしたいのであれば内容はできるだけシンプルにするべきです。
色々な内容を詰め込みすぎてしまうと、作業をおこなう上での重要な情報がわからりづらくなってしまい、ミスを誘発する可能性があるので、1ページ1テーマをイメージして作成するようにしましょう。

例えば、「A」という作業の手順を解説するページに作業のポイントや注意点まで盛り込んでしまうと本当に伝えたい情報がわかりづらくなってしまうので、まずは作業の手順を解説して、次のページ以降でポイントや注意点を解説してあげるなど、内容を分け、1ページで伝える情報をなるべくシンプルにしてあげるようにしましょう。

図や表、画像、イラストを積極的に活用する

マニュアルの見やすさやわかりやすさを向上させてくれるのが、図や表、画像、イラストなどテキスト以外の要素です。
見やすい本や資料には図や表、画像が多用されていますが、業務マニュアルにもその考え方を取り入れることで、見やすさやわかりやすさが飛躍的に向上します。

例えば、作業手順を解説するときは図で解説してあげた方がわかりやすいですし、データを解説する場合であれば、テキストを羅列して解説するよりも表を用いて解説する方がより情報が伝わりやすくなります。
画像やイラストは読み手に内容をよりイメージしてもらいやすくなりますし、箸休めとしても有効です。
強引に図や表、画像にする必要はありませんが、マニュアルを作成していく中でテキストを図や表、画像で表現できそうなところが見つかった場合はどんどん変換して取り入れていきましょう。

また、文章の中で箇条書きを取り入れるのもおすすめです。
箇条書きを用いることで文章を整理できるようになりますし、文章にメリハリがついてわかりやすくもなります。
テキストで解説する箇所についても、ただ文字を羅列するのではなく、箇条書きに変換できる部分は箇条書きで表現するようにしてください。

目次を設ける

作成するマニュアルの内容にもよりますが、業務マニュアルはボリュームが多くなりがちです。
最低でも数ページ、内容によっては数十ページになることもあるでしょう。
そこで重要になるのが、目次です。

目次が設けられていないマニュアルの場合、読み手は1ページずつ目を通して情報を探さなければならなくなってしまうため非効率的です。
一方、目次を設けた場合は、どのページにどういった内容が掲載されているかを瞬時に判断できるようになるので、効率が大幅に向上します。

情報を探している時間が短くなれば、その分業務に費やす時間を長く確保できるようになるので、業務効率化にも一役買ってくれます。
ただ、闇雲に目次を設定しても情報の探しやすさやマニュアルの使い勝手は向上しないので、どのページにどういった内容が記載されているかを一目見ただけで理解できる内容になっているかどうかを意識しながら設定するようにしてください。

本のように体系的に学べる内容にする

マニュアル作成では、まず構成を作ってから内容を記述していくと解説してきましたが、構成を作成する際は、体系的に学べるかどうかを意識しながら作成するようにしなくてはいけません。

いきなり応用的な内容について解説しても読み手はついてこれませんし、内容を勘違いしたり間違った覚え方をしてしまう可能性があります。
そのため、まずは作業の手順など基本的な内容の解説から始めて、マニュアルが進むにつれて徐々に応用的な内容の解説になるようにする必要があるわけです。

例えば、ツールの使い方を解説するようなハウツー系の本は、基礎的な解説から始まり、徐々に内容がレベルアップしていくなど、体系的に学べる構成になっています。
構成づくりで悩んだ場合は、ハウツー系の本や読みやすいと感じるマニュアルを参考にしながら考えるようにしてみてください。

ツールやサービスを活用する

マニュアルを作成する際は、マニュアル作成をサポートしてくれるツールやサービスを積極的に活用するという意識も重要になってきます。
マニュアル作成やマニュアルの運用がうまくいっている企業は、大抵何かしらのツールやサービスを活用しているものです。

ボリュームが多くなりがちなマニュアルは、一から作ろうとするとどうしても時間がかかりますし、手間もかかりますが、ツールやサービスを活用することでその時間と手間を大幅に削減できるようになります。
用意されているテンプレートを使ってマニュアルを作ればデザインを考えたり体裁を整える必要はありませんし、共有用のシステムを使えば、わざわざ一からシステムを構築したりする必要もありません。

備わっている機能はツールやサービスによって異なりますが、ツールやサービスを取り入れることでマニュアル作成やメンテナンスを大幅に効率化できるようになるので、ぜひ活用するようにしてください。

マニュアル作成の際の注意点

マニュアルを作るとき、多くの企業が「とりあえず形にする」ことに意識を向けがちです。
しかし、表面的に完成しているように見えても、実際の業務現場で使われていないマニュアルは少なくありません。
マニュアル作成時に特に注意すべき点は、以下の4つのポイントです。

・作ること自体を目的化してしまう
・現場の実態を反映していない
・専門用語や社内略語を多用してしまう
・情報量が多すぎて読まれない

それぞれ詳しく解説していきます。

作ること自体を目的化してしまう

マニュアル作成の現場で最も多いのが、「作ること」が目的になってしまうケースです。
上司から指示があったから、監査対応のために必要だから、そのような義務感だけで作られたマニュアルは、どうしても使われないマニュアルになりがちです。
マニュアルは本来、「誰かが迷ったときに助けるためのツール」です。しかし、目的を見失うと形だけの作業に陥ってしまい、結果として現場の声が反映されず、実際の業務と乖離した内容になってしまうのです。

現場の実態を反映していない

管理部門が中心になってマニュアルを作成すると、現場での実際のやり方とズレが生じることがあります。マニュアルに書かれている手順と、現場で行われている手順が異なっていると、どちらが正しいのか分からなくなり、混乱を招きます。
特に注意すべきなのは、「理想論」に偏った内容です。実際には時間や人員の制約で不可能な手順や、現場が既に改善している古い方法がそのまま残っているケースも多く見られます。現場の理解を得ないまま作成すると、更新のタイミングでも反発を招く恐れがあります。

専門用語や社内略語を多用してしまう

マニュアルを作る人ほど、その業務に詳しい場合が多く、つい専門用語を多用してしまう傾向があります。しかし、読む側は必ずしも同じ知識を持っているとは限りません。
特に、新入社員や異動してきたばかりの社員にとって、略語だらけのマニュアルは理解のハードルが高くなります。社内の人しか分からない表現が多いと、読者は知っている人だけが分かる文書だと感じてしまいます。そうなると、せっかく用意しても「聞いた方が早い」と思われ、参照されなくなるのです。

情報量が多すぎて読まれない

「できるだけ詳しく書こう」とするあまり、マニュアルが読む気を失わせるボリュームになってしまうケースもあります。特に文字中心のマニュアルでは、ページを開いた瞬間にびっしりと文章が並んでいると、読む前から心理的な抵抗を感じてしまいます。
情報量が多いこと自体が悪いわけではありません。問題は、重要な部分と補足情報の区別がつかず、どこに注目すればよいのかが分からない構成になっていることです。1ページ1テーマを意識し、読む側の集中を分散させない工夫が求められます。

マニュアル作成をサポートしてくれるおすすめのツール・サービス3選

マニュアルを効率的に作成したい場合やクオリティの高いマニュアルを作成したいときに活用したいのが、マニュアル作成をサポートしてくれるツールやサービスです。
最近はマニュアル作成をサポートしてくれるツールやサービスがかなり充実してきていますが、それぞれ特徴や備わっている機能が異なります。

また、無料で利用できるものもあれば有料のものもあるため、それらをチェックしながらツールやサービスを選ぶようにしなくてはいけません。
ここでは、弊社のマニュアル作成・管理ツールである「マニュアル博士」を含め、業務マニュアルを作成するときにおすすめのツールやサービスを5つ厳選して紹介していきます。

Teachme Biz

メガバンクや大企業も活用しているマニュアル作成ツール、「Teachme Biz」。
Teachme Bizは、マニュアルの作成から共有、共有後のデータ収集や分析までトータルでおこなえるツールで、マニュアル作成だけでなく運用もしっかりとおこなっていきたいと考えている企業におすすめのツールです。

動画マニュアルは、用意されている豊富なテンプレートに沿って画像や映像、文字を入れるだけで簡単に作れるようになっているので、専門的な知識やスキルは必要ありません。
これまでマニュアル作成に取り組んだことがない方でも、簡単に本格的なマニュアルを作成することができます。
 

無料版	無料のトライアル期間あり
有料版	59,800円〜
対応環境	Windows10（ver.1903以上） Windows 11 mac OS iOS（iOS 15〜17、iPad OS 15〜17） Android（Android 8.0〜14）
公式サイト	https://biz.teachme.jp/

tebiki

スマートフォンで撮影した映像を使って誰でも簡単に動画マニュアルを作成できる「tebiki」。
手軽さはもちろん、100ヶ国語の自動翻訳に対応しているなど、機能面も優れているツールです。
ツールを導入する際は、導入前の計画からサポートしてくれますし、導入後もしっかりとフォローアップしてくれるので、サポートしてもらいながら動画マニュアルを導入したい方におすすめです。
 

無料版	要問合せ
有料版	要問合せ
対応環境	要問合せ
公式サイト	https://tebiki.jp/

マニュアル博士

弊社で提供させていただいている「マニュアル博士」は、マニュアルの作成から管理までを一括でおこなえる便利なツールです。
動画マニュアルを作成する際やマニュアルの動画化に最適なツールで、専門的な知識がなくてもクラウド上で動画マニュアルを作成することが可能です。

既存のマニュアルを動画化する際は、パワーポイントなどのデータを取り込んで動画化していくので、より少ない工数で動画マニュアルを作成できます。
「動画マニュアルを作ってみたい」「既存のマニュアルを動画化したい」という方におすすめのツールです。
 

無料版	無料のトライアル期間あり
有料版	要問合せ
対応環境	Google chrome Microsoft Edge
公式サイト	https://manual-hakase.com/

マニュアル作成ツール・サービスの効果的な活用法

マニュアル作成ツールやサービスは、導入するだけで自動的に成果が出るものではありません。ここでは、マニュアル作成ツール・サービスを効果的に活用するための方法を紹介します。

既存資料を取り込んでマニュアル化の初速を上げる

マニュアル作成を始める際、最初からすべてを作り直そうとすると大きな負担がかかります。そこで有効なのが、すでに社内にある資料をツールに取り込み、マニュアル化の土台として活用する方法です。

例えば、PowerPointの研修資料、PDF化された業務手順書、現場で使っているチェックリスト、過去の説明資料などは、そのまま眠らせておくのではなく、マニュアル作成ツール上で再利用できます。
既存資料をベースにすれば、ゼロから構成を考える必要がなくなり、担当者の作成負担を抑えながら短期間でマニュアル整備を進めやすくなります。

検索しやすいタイトルやタグを設定する

マニュアル作成ツールを活用する際は、作成後に「探しやすい状態」にすることも重要です。どれだけ内容が整っていても、読み手が目的のマニュアルにたどり着けなければ、現場では使われません。

そのため、ツール上でマニュアルを登録する際は、タイトルやタグ、カテゴリ名を工夫しましょう。
例えば、「操作方法」だけでは内容が曖昧ですが、「請求書を発行する手順」「顧客情報を修正する方法」のように、読み手が検索しそうな言葉を入れると見つけやすくなります。

権限設定を活用して必要な人にだけ共有する

マニュアルには、全社員に共有してよい内容もあれば、特定部署や管理者だけが閲覧すべき内容もあります。そこで活用したいのが、ツールやサービスに備わっている権限設定機能です。

例えば、接客マニュアルや基本的な業務手順は広く共有し、管理者向けの判断基準や社内システムの詳細手順は対象者を限定するといった使い分けができます。
情報の公開範囲を適切に管理することで、不要な混乱や情報漏えいのリスクを抑えられます。

導入サポートを活用して社内定着まで進める

マニュアル作成ツールやサービスは、機能を使いこなせて初めて効果を発揮します。しかし、導入直後は「どの業務からマニュアル化すべきか」「どのように社内へ周知すべきか」「誰が作成を担当すべきか」で迷うことも少なくありません。

そのため、ツールを導入する際は、提供会社のサポートやコンサルティングを積極的に活用することが大切です。
操作方法を教えてもらうだけでなく、自社の業務内容に合わせた作成方針や、社内での展開方法について相談することで、導入後の停滞を防ぎやすくなります。

作るだけはNG！マニュアル運用の4つのポイント

業務マニュアルは作って終わりというわけではありません。
作成したマニュアルは運用しなければいけませんし、運用することでより完璧なマニュアルへと近づいていきます。
そこで押さえておきたいのがマニュアル運用のポイントについて。
作成したマニュアルを運用する上で押さえておくべきポイントとしては、以下の4つがあげられます。

・管理できる体制を整える
・定期的に見直しして最新の状態を保つ
・フィードバックをもらう
・閲覧しやすい環境を整える

それぞれのポイントを詳しく解説していきます。

管理できる体制を整える

マニュアルを運用するには管理できる体制を整えなくてはいけません。
明確な担当者を決めなかったりチームを編成せずにマニュアルを作ってしまうと、管理がおざなりになり、情報が古いまま放置されるなどしてマニュアルのクオリティを保つのが難しくなります。

その場合、先ほど紹介したポイントを意識してどれだけいいマニュアルを作ったとしても意味がなくなってしまうので、マニュアルを作成する際は、必ず担当者を決めたりチームを編成するなどして、しっかりと管理できる体制を整えてからスタートさせるようにしましょう。

定期的に見直して最新の状態を保つ

マニュアルの運用では担当者を決めたりチームを編成するなどして管理できる体制を整えることが大切ですが、それだけだと不十分です。
メンテナンスのスケジュールやメンテナンスに関するルールを決め、マニュアルを定期的に見直すための環境を整え、常に最新の状態を保つようにしなくてはいけません。

いくら優れたマニュアルを作ったとしても、情報が更新されず古いままになってしまっていては意味がありません。
古いままのマニュアルを放置しているとミスを誘発する可能性があるので、業務のやり方や進め方、業務で使用するツールやシステムが変わった場合は、必ずマニュアルも見直して最新の状態を保つようにしましょう。
また、業務のやり方や進め方が変更になっていない場合でも、スケジュールに沿って定期的に見直し、古い情報が掲載されたままにならないようにしてください。

フィードバックをもらう

マニュアル作成ではいきなり完璧なものを作ろうとせず、徐々にクオリティを高めていく意識が重要だと解説してきましたが、そのために必要になるのが従業員からのフィードバックです。
マニュアルは、実際にそのマニュアルを見て作業する従業員がどう感じるかが重要になってくるので、マニュアルを使ってみた感想をフィードバックしてもらい、フィードバックしてもらった意見を反映してクオリティを高めていく意識が重要になります。

すべての意見が適切な意見というわけではないのでそれぞれの意見を反映するべきかどうかはしっかりと判断する必要はありますが、マニュアルの公開後はフィードバックしてもらえる環境を整え、どんどん意見してもらうようにしましょう。

閲覧しやすい環境を整える

作成したマニュアルを従業員に使ってもらうには、快適に閲覧できる環境を整えてあげる必要があります。
どれだけ優れたマニュアルでも、必要なときにスムーズに閲覧できないようでは意味がありません。
そのため、マニュアルを作成する際は、それぞれのフォーマットの特性をきちんと理解し、閲覧しやすい環境を整えてあげる必要があります。

紙のマニュアルには複数人で同時に閲覧することができないというデメリットがあるので、使用頻度の高いマニュアルは複数部用意するなどしてデメリットを補ってあげる必要があります。
また、PDFなどのデジタルデータのマニュアルや動画マニュアルを取り入れる場合は、その強みを最大限発揮するためにも、クラウドにアップするなどして、いつでもどこでもマニュアルを閲覧できる環境を構築してあげる必要があると言えるでしょう。

ただ、その場合、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策も必須になってくるので、セキュリティ対策もセットで考えるようにしてください。

まとめ

クオリティの高い業務マニュアルを作成し、運用している企業の事例を紹介してきました。
使いやすいマニュアルを作成するためにはクオリティの高い業務マニュアルを作成するコツとマニュアル運用のポイントを把握しておく必要がありますが、それらは成功事例を参考にすることで見えてくるものです。

今回紹介したマニュアル作成のコツを参考にしながら業務マニュアルを作るようにしてもらえればクオリティの高いマニュアルに仕上がるはずですし、紹介させてもらったポイントを意識しながら運用してもらうことで、しっかりと成果も得られるようになるはずです。
マニュアル作成は非常に工数のかかる作業ではありますが、サポートしてくれるツールやサービスを上手に活用することで効率的に作成できるようになるので、ぜひツールやサービスの活用も検討してみてください。