情報通信・IT関連のマニュアル / 研修のご相談事例

顧客ごとの画面差し替えとマニュアル更新を効率化する

相談企業では、顧客向けに納品する業務システムの操作説明書、操作手順資料、研修テキストをそれぞれ作成していました。基本となる資料があっても、導入先ごとに画面構成や操作方法が異なるため、画像の差し替えや説明文の修正が繰り返し発生していました。分量の多い説明書では部分的な変更でも作業負担が大きく、制作方法の見直しが求められていました。そこで、既存資料をすべて動画に置き換えるのではなく、詳細な操作説明書は文書として残し、繰り返し説明する操作手順から動画化する方法をご提案しました。資料の役割を分けることで、制作負担と利用者のわかりやすさの両立を目指します。

画面録画とAIナレーションで研修動画の内製化を支援する

操作手順の動画化には、マニュアル博士の画面録画機能と動画編集機能を活用します。実際の操作を録画し、説明音声から字幕を自動生成したり、既存のスライド資料にAIナレーションを付けたりすることで、研修教材を効率的に制作できます。また、映像を場面ごとに分割しておけば、操作画面が変更された際に該当部分だけ撮り直し、編集データ上で差し替える運用も可能です。一方、AIナレーションの抑揚や専門用語の読み方は完全には調整できないため、納品先の求める品質に合わせて試作・確認し、必要に応じて収録音声も使い分ける方針をご案内しました。

限定共有と納品形式を整理し、継続利用しやすい体制を整える

相談企業では、研修教材に加えて、商談中に顧客へ見せる説明動画の機密性や、納品後の利用継続も重視していました。そこで、共有動画にパスワードや閲覧期限を設定する方法と、動画ファイルを書き出して顧客側の環境に納品する方法を分けてご案内しました。動画ファイルとして納品すれば、納品先で継続利用できますが、制作環境を利用できなくなった場合には編集データの再編集が難しくなるため、更新時の運用も事前に整理します。必要に応じて閲覧ログを確認できる専用サイトの構築も選択肢とし、まずは既存資料を使った試作で制作工数と品質を検証することをご提案しました。伴走型サポートで構成づくりや編集方法の定着も支援します。