サービス関連のマニュアル / 研修のご相談事例

現場で必要な手順にすぐアクセスできるWebマニュアルへ

ある企業では、作業手順を表計算資料やスライド資料で作り、印刷した紙を現場で確認する運用が中心でした。以前にもデジタルマニュアルの利用を試みましたが、作業場所から離れてパソコンを開く必要があり、利用が定着しませんでした。そこでマニュアル博士を活用し、既存の文書、写真、動画をWebマニュアルとして一元管理する方法をご提案しました。業務や作業工程ごとに情報を整理し、スマートフォンやタブレットから必要な手順を確認できる導線を検討します。現場の通信環境や閲覧端末の整備状況も踏まえ、紙との併用から無理なく利用を広げる方針です。

更新負担を減らし、文字と動画を組み合わせて伝える

紙の手順書では、作業内容の変更があるたびに資料を修正し、印刷や再配布を行う必要がありました。また、写真を撮影して手順を文章化する作業にも時間がかかっていました。そこで、文字や静止画だけでは伝わりにくい動作を短い動画で補い、説明文と組み合わせたマニュアルを作る方法をご案内しました。マニュアル博士では撮影映像の編集、音声の文字起こし、AIナレーションの付与に対応し、既存のスライド資料から説明動画を作ることもできます。共通の構成やテンプレートを整え、編集に不慣れな担当者でも更新に参加しやすくします。Web上で最新版を共有する運用を基本とし、紙が必要な場面では印刷も組み合わせます。

情報の取り扱いを確認し、閲覧ログを改善につなげる

相談企業では、業務情報を社外へ持ち出さないための管理が重視されていました。そこで、ログインによる利用者制限や、指定した通信環境からのみ閲覧を許可する設定、資料のダウンロード可否を検討する方法をご説明しました。ただし、個人が利用する通信回線は接続元の情報が変わる場合があるため、実際の運用条件を確認する必要があります。また、利用者ごとの閲覧履歴を把握し、必要なマニュアルが見られているかを確認する運用もご提案しました。導入前には少人数で操作性を検証し、以前の運用で定着しなかった理由を整理します。現場での使いやすさと情報管理の両立を確かめながら、伴走型サポートで改善を検討する進め方です。