情報通信・IT関連のマニュアル / 研修のご相談事例

既存の紙マニュアルを一元管理し、多言語で共有できる環境を整える

外国人スタッフの増加に伴い、既存の手順書を翻訳して配布しているものの、作業内容が正確に伝わっているか確認しづらいことが課題となっていました。そこで、マニュアル博士を活用し、紙の手順書や画像、動画をまとめて管理できる専用のマニュアルサイトをご提案しました。作業工程や目的別に情報を整理することで、必要な手順を探しやすくし、内容を変更した際にも共通の情報を確認できる環境を目指します。文章で説明できる項目はテキストと画像を中心に構成し、動作や注意点を視覚的に伝える必要がある工程には動画を組み合わせます。すべての情報を動画に置き換えるのではなく、現場に合わせて形式を選ぶことが重要です。

紙での配布を残しながら、動画と多言語対応を組み合わせる

現場によっては動画を再生できる設備が十分ではなく、紙のマニュアルが必要な場合もあります。そのため、印刷して使う手順書を残しながら、必要に応じてオンラインでも参照できる運用をご提案しました。専用サイトに作業手順を登録し、印刷用の出力方法も設計することで、紙とオンラインを使い分けられます。また、既存の説明資料や動画を活用して、外国語の字幕や音声付きの動画マニュアルを作成することも可能です。ただし、自動翻訳だけで専門用語の正確性を保証することはできません。重要な作業指示は対象言語に詳しい担当者が確認し、安全性や業務品質を優先することが重要です。

閲覧状況と現場の声を確認し、段階的に運用を改善する

相談企業では、マニュアルの多言語化だけでなく、翻訳した内容が実際に理解されているかどうかも重視されていました。マニュアル博士のユーザー管理機能を活用すれば、利用者ごとのログインや資料の閲覧状況を把握し、情報が届いているかを確認できます。ただし、閲覧履歴だけで理解度や翻訳の正確性までは判断できないため、現場での作業確認や聞き取りと組み合わせることをご提案しました。また、まずは代表的な作業手順を対象に試作し、紙の使いやすさ、動画の必要性、翻訳の確認方法を整理します。伴走型サポートを通じて、現場と管理側の要望をすり合わせながら、継続的に改善できる体制づくりを支援します。