情報通信・IT関連のマニュアル / 研修のご相談事例

動画や既存資料を活用し、マニュアル作成の負担を軽減

取引先からマニュアル作成の相談を受ける機会がある一方、専門的な動画制作の知識を持つ担当者が限られており、作成業務を自社だけで担うには体制づくりが必要という状況でした。そこで、マニュアル博士を活用し、既存資料や作業風景の動画をもとに、わかりやすいマニュアルへ展開する方法をご紹介しました。動画の内容を解析し、作業工程ごとに画像や説明文を整理する機能を活用することで、ゼロから文章や構成を考える負担を抑えながら、Web上で閲覧しやすい手順書を作成できます。専門的な編集技術に依存せず、マニュアル作成を効率化できる点が特徴です。

作成したマニュアルをWeb上で一元管理し、利用しやすい環境を構築

マニュアル博士は、単にマニュアルを作成するだけでなく、文書・画像・動画などのコンテンツをまとめて管理できるWebマニュアルプラットフォームとして活用できます。取引先ごとの利用目的や業務内容に合わせて閲覧サイトを設計できるため、必要な情報を探しやすい構成に整理することが可能です。マニュアルが複数のファイルや保管場所に分散する状態を防ぎ、更新後も同じWeb環境から最新版を共有できます。パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからも閲覧しやすく、現場で必要なときにすぐ確認できる運用につなげられます。

取引先ごとの課題に合わせ、継続的に活用できる仕組みを設計

今回のご相談では、特定の完成形を一律に提供するのではなく、利用企業ごとの課題やマニュアルの種類に合わせて運用環境を設計できる点にも関心をいただきました。マニュアル博士では、既存マニュアルの整理からWeb化、動画を活用した新規コンテンツの作成まで、段階的に整備できます。まずは既存情報を集約して探しやすい状態をつくり、不足している手順は動画や画像を使って追加することで、運用しながら情報を充実させることが可能です。取引先ごとに異なる課題に対応しながら、マニュアルを作って終わりにせず、継続的に更新・共有できる基盤として活用いただく方法をご提案しました。