英語のマニュアル作成にはメリットばかり？作成時のポイントまで併せて解説！

英語のマニュアル作成が必要となる背景

英語のマニュアル作成が必要となる背景としては、主に以下の2つが考えられます。

外国人従業員の増加

1つ目は、外国人従業員の増加です。少子高齢化が進む国内では、人手不足が課題となっている業種も多くみられます。
この人手不足を解消するために、国籍問わず海外出身者を採用する企業も増えてきています。また、政府が打ち出している観光を促進する様々な政策も関連しており、年々外国人従業員が増加しているのです。

しかし、海外出身の従業員が日本語を必ずしも理解できているとは限りません。
日本語を理解できない従業員に対して、作業手順などといった業務内容を一から教えていくのは大変なことです。指導者の負担も大きくなり、通常業務に影響がでる可能性もあります。

このような状況から、指導者の負担を減らすことはもちろん、外国人従業員が正しく業務内容を覚え円滑に業務を行うために、英語のマニュアル作成が必要です。

日本企業の海外進出

2つ目は、日本企業の海外進出です。日本製品のサービスや高い品質、ニーズへのきめ細やかな対応などが評価され、日本企業の海外進出は拡大しています。
また、新型コロナウイルスの影響を経ても、海外進出は経営戦略の1つで重要な要素ともなっています。

日本企業が海外進出すると共に、企業は海外拠点における現地の従業員への教育が必要になりました。
さらに、現地の顧客向けに製品やサービスに対するマニュアルの準備も必要です。よって、英語のマニュアル作成が今後は重要になると考えられます。

英語でマニュアル作成するメリット

英語でマニュアル作成するメリットとしては、以下の3つが考えられます。それぞれについて、詳しく解説していきます。

外国人従業員が業務を早く覚えられる

1つ目は、外国人従業員が業務を早く覚えられることです。
外国人従業員が業務を覚える時に日本語が理解できず、業務が覚えられないという場面も少なくありません。特に即戦力の求められる現場においては、業務をいち早く覚えて働くことが望まれます。

日本語が理解できない外国人従業員のためにも、英語でマニュアル作成をすることで正しく業務を伝え指導することが可能です。
いち早く業務を覚えてもらい、即戦力として働いてもらうことにもつながるため、外国人従業員のいる職場では取り入れてみるとよいでしょう。

人手不足の解消につながる

2つ目は、人手不足の解消につながることです。
少子高齢化の進む国内では、人手不足が課題の業種もあります。人手不足を解消するために、海外出身者を採用することも1つの方法です。英語のマニュアル作成がされていることで、海外出身者も積極的に採用しやすくなります。

また、旅行などを目的として海外からの観光客も増えています。特に観光客が訪れる店にとっては、英語でコミュニケーションをとれる従業員が必要です。
英語でコミュニケーションのとれる従業員の人手不足を解消するためにも、英語のマニュアル作成は必要不可欠とも言えます。

作業効率化につながる

3つ目は、作業効率化につながることです。
外国人従業員にとって言葉の壁はぶつかりやすい問題です。言葉の壁があると、業務内容への誤解や混乱を招く可能性もゼロではありません。言葉の壁だけでもまずは解消できると、作業効率化につながりやすくなります。

言葉の壁を解消することで外国人従業員への指導も効果的に行いやすく、理解度も進みやすくなります。新人でもすぐに業務に取り組みやすくもなり、会社全体の業績にも良い影響を与えることが可能です。
さらに、国籍問わず従業員同士のコミュニケーションも円滑になりやすく、より良いチームワークを築くことにもつながります。最終的に作業効率化にもつながることから、英語のマニュアル作成は、多くの面で企業にとってプラスになることばかりです。

英語でマニュアル作成する時のポイント

英語でマニュアルを作成する時には、どのようなことに注意しながら作成するとよいのでしょうか。以下、4つのポイントを意識して作成することが重要です。

・マニュアルの対象者と目的を明確にする
・マニュアルの読者と目的を明確にする
・5W1Hを明確にした具体的な表現にする
・視覚からも理解できるようにする

それぞれのポイントについて、詳しく解説します。

マニュアルの対象者と目的を明確にする

英語でマニュアル作成をする時は、マニュアルの対象者と目的を明確にしましょう。これが明確でないと、マニュアルの内容にブレが生じる恐れがあります。
表現の仕方や専門用語をどこまで使用するかなど、作成方法も大幅に違いがみられるのです。

今回のように英語でマニュアル作成をする時の例として、対象者は「外国人従業員」であり目的は「業務を理解してもらう」だとします。
このような場合であると、まず理解のできる言語である英語で記載すること、内容については業務の概要や基本的な流れ、専門用語などについて説明する必要があるでしょう。

マニュアルの対象者が誰なのか、どのような目的で作成するか明確にせずなんとなく作成してしまうと、情報不足やわかりにくいマニュアルになりかねません。
結果としてマニュアルが活用されない恐れもあるため、英語でマニュアル作成をする時も、マニュアルの対象者と目的を明確にしましょう。

5W1Hを明確にした具体的な表現にする

5W1Hを明確にした具体的な表現にすることも、英語でマニュアル作成をする時に大切になります。
その理由として、主語が欠けてしまうことや英語への翻訳時に誤訳が生じる可能性があるためです。外部へ翻訳を依頼する時も翻訳者が混乱する可能性も考えられます。

5W1Hを明確にするためには、「いつ（When）、誰が（Who）、何を（What）、なぜ（Why）、どこで（Where）、どのように（How）」をしっかりと明記するようにしましょう。
5W1Hを意識するだけでも、誰が読んでも理解しやすいマニュアルとなります。

そのためには、業務の5W1Hを整理することから始めます。5W1Hを整理することで、現在属人化している作業手順など、業務上の課題も明確にすることが可能です。
5W1Hに注意を払い具体的な表現にすることで、英語でのマニュアル作成もスムーズに行うことができ、より効果的な英語のマニュアルが作成できます。

視覚からも理解できるようにする

英語でマニュアルを作成すると、内容が曖昧に伝わってしまったり誤解を生んでしまったりする可能性もあります。
視覚からも理解できるように工夫することで、言葉で理解するだけではなく直感的に理解もしやすくなるといったメリットも生まれます。

英語のマニュアルを視覚からも理解できるようにするためには、レイアウトの工夫や写真・イラストの活用がおすすめです。例えば、レイアウトであれば重要なところはマーカーを引く・太文字にすることなどが挙げられます。
また、特に機械の操作説明などでは具体的な写真・イラストを活用することで、文章だけのマニュアルに比べて直感的にも理解がしやすくなります。よって、マニュアルを作成する時には視覚からも理解できるように工夫することで、言葉の壁を超えて情報を伝えることが可能になるのです。

定期的に改訂をする

そもそも英語のマニュアルだけではなく、マニュアル自体が作成して終わりではありません。定期的に改訂し最新の内容に更新することをおすすめします。
そのため、マニュアルは公開して終わりになるわけではなく、継続して内容を更新することが必要なのです。

例えば、新しい作業内容の導入や実際にマニュアルを活用してみてわかりづらいといった意見が出たケースなどでは改訂作業が必要となります。
そのような場合、日本語のマニュアルの改訂と共に忘れずに英語のマニュアルも改訂を行うようにしましょう。

英語のマニュアルも含めどの言語のマニュアルにおいても、定期的に改訂作業は必要です。マニュアルは、継続して最新の内容に更新することで、長期にわたって有効活用されるようになります。

英語のマニュアル作成にはアプリの活用がおすすめ

英語のマニュアル作成には、外部へ翻訳を依頼するといった選択肢もあります。しかし、自分たちで英語への翻訳が必要となる場面もゼロではありません。
実は、英語のマニュアル作成にはアプリの活用がおすすめとも言われています。その理由として、以下の4つが挙げられます。

翻訳機能が搭載されているアプリもある

マニュアル作成アプリには、翻訳機能が搭載されているアプリもあります。
アプリを活用すると自動で英語に翻訳され、日本語から英語への翻訳が簡単に行うことが可能です。さらに、翻訳機能があることで英語への翻訳だけに留まらず複数の言語に対応しているといったメリットもあります。

マニュアル作成は、作業時間がかかることに加えて、英語への翻訳作業も必要となると作業時間がさらに増える可能性が高いです。また、翻訳作業に対応できる従業員も限られてしまい作業が属人化するおそれもあります。
そのため、翻訳機能が搭載されているマニュアル作成アプリを活用することで、マニュアル作成自体の作業に加えて翻訳作業の効率化にも期待ができます。英語のマニュアル作成をする時にはアプリを活用するようにしましょう。

社内で作成できるためコスト削減につながる

英語のマニュアル作成は、翻訳機能があるアプリの活用により社内でマニュアル作成ができるようになります。そのため、翻訳作業のみ外部へ依頼する必要もなくなり、翻訳依頼費用のコスト削減につなげることも可能です。

様々なマニュアル作成アプリが開発されている近年では、英語だけではなく他の言語への翻訳に対応している高機能なアプリも登場しています。このようなアプリが多く登場したことにより、活用するアプリの選択肢も増え社内でマニュアル翻訳作業が行いやすい環境が整備されているのです。
よって、アプリの活用により翻訳スキルがなくても英語のマニュアル作成が社内でも可能となり、翻訳依頼に伴うコスト削減にもつながるといったメリットは生まれます。

紙・電子マニュアルの両方に対応できる

マニュアル作成アプリを活用することで、作業手順書や製品の取扱説明書などの様々なマニュアル作成が可能です。
また、マニュアルの媒体についても電子マニュアルから印刷の必要な紙のマニュアルまでと様々な形式を選択することもできます。

特に英語のマニュアルが必要な場面として、製造業の場合海外にも輸出する製品については、取扱説明書を電子マニュアル・紙のマニュアルの両方の媒体で提供することが可能になります。
海外拠点の工場もある企業では作業手順書を、国内工場では紙のマニュアル、海外工場では電子マニュアルにて同時にリリースできるようになります。このように異なる地域や状況で使用することのある英語マニュアルは、異なる形式で提供が必要になることもあるため、マニュアルアプリを活用することでその問題を解決することが可能です。

改定作業時の効率化にもつながる

マニュアル作成アプリの活用は、改訂作業時の作業効率化にもつながるといったメリットが生まれます。
マニュアル作成時から翻訳まで管理ができていると、改訂を行うと自動的に英語のマニュアルも修正がされる仕組みのものがほとんどです。そのため、改訂作業のたびに翻訳作業を行わなくてよくなります。

他にも、元となる言語のマニュアルを更新すると英語のマニュアル内で修正が必要であると知らせる機能が搭載されているアプリもあります。
このような機能があると、翻訳や修正部分が一目瞭然となり、翻訳作業にかかる時間を削減することも可能です。そのため、マニュアル作成アプリの導入は、特に英語のマニュアルにおいての改訂作業時の効率化にもつながります。

まとめ

英語のマニュアル作成が必要になる背景、英語でマニュアル作成をするメリットや作成する時のポイントなどについて解説しました。

国内で外国人従業員の増加や日本企業の海外進出に伴い、英語のマニュアル作成が必要になる機会は今後も多くなると考えられます。
英語のマニュアル作成はメリットも多いですが、作成時のポイントを押さえマニュアル作成をすることも重要です。英語のマニュアル作成をする時には、ぜひマニュアル作成アプリを導入し作成することをおすすめします。