ChatGPTでマニュアルを作るメリット・デメリット｜作成の流れや注意するべきポイントは？

ChatGPTでマニュアルを作成するメリット

ChatGPTでマニュアルを作成する上でまず把握しておきたいのが、そのメリットについて。
ChatGPTでマニュアルを作成する主なメリットとしては、

・マニュアル作成にかかるコストを大幅に削減できる
・マニュアル作成にかかる時間と手間を大幅に削減できる
・マニュアルの情報を更新しやすく最新の状態に保ちやすい
・簡単に多言語展開できる

などがあげられます。

それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。

マニュアル作成にかかるコストを大幅に削減できる

企業が業務などで使用するマニュアルの作成方法には、自社で内製する方法とマニュアルの作成を代行してくれる業者に外注する方法があります。
ChatGPTでのマニュアル作成は内製する方法にあたりますが、内製だとマニュアル作成にかかる費用を大幅に削減できるようになります。

マニュアル作成を外注する場合の費用は、依頼する業者やマニュアルのボリューム、内容などさまざまな条件によって異なりますが、安くても数十万円はかかりますし、外注費が百万円以上になることも珍しくありません。
マニュアルの作成にかかるコストをできるだけ抑えたいと考えている企業も少なくないかと思いますが、そういった企業にとっては非常に魅力的なメリットだと言えるでしょう。

マニュアル作成にかかる時間と手間を大幅に削減できる

マニュアルの作成にかかる時間と手間を大幅に削減できる点も、ChatGPTでマニュアルを作成する上での大きなメリットの一つです。

マニュアルに掲載するテキストを人の手で作成する場合、どれだけ早いライターでも1時間あたり1,000〜2,000文字が限界です。
マニュアルのようなテクニカルな文章だと、1時間で数百文字しかライティングできないことも多々あります。

一方、ChatGPTを活用すれば1時間で7,000〜10,000文字の文章を作成することも可能だとされています。
生成された文章をそのまま取り入れられるわけではありませんが、従来のマニュアル作成にかかる時間と手間を大幅に削減できるのは確かで、よりスピード感をもってマニュアルの作成を進めることが可能です。

マニュアルの情報を更新しやすく最新の状態に保ちやすい

マニュアルは定期的に内容を更新して最新の状態を保たなくてはいけません。
ただ、ちょっとした情報の変更であっても手動で対応するとなるとかなりの時間がかかりますし、手間がかかります。
一方、ChatGPTには先ほど紹介したとおりマニュアルの作成にかかる時間と手間を大幅に削減してくれるというメリットがあるので、マニュアルに記載されている情報の更新性にも大きく貢献してくれます。

簡単に多言語展開できる

ChatGPTは、日本語だけでなく、

・英語
・中国語
・スペイン語

など、50以上の言語に対応しています。

日本語のマニュアルを他の言語に翻訳してもらうことも可能なので、マニュアルの多言語展開も簡単におこなうことができます。
日本だけでなく海外の市場で製品を販売している企業やサービスを展開しているグローバルな企業にとっては非常に魅力的なメリットだと言えるでしょう。

ChatGPTでマニュアルを作成するデメリット

魅力的なメリットが多いChatGPTでのマニュアル作成ですが、デメリットがないわけではありません。

・ChatGPTの概要や使い方を学ぶ必要がある
・マニュアル作成に必要な情報を学習させる必要がある
・固定費がかかる

など、ならではのデメリットもあります。

それぞれのデメリットについて解説していきます。

マニュアル作成に必要な情報を学習させる必要がある

ChatGPTにマニュアルを作成させるには、マニュアルを作成するのに必要なデータをChatGPTに学習させなくてはいけません。
ChatGPTはWebサイトや書籍、論文などの内容を元にこちらの質問に対する回答となる文章を返すような仕組みになっています。

ChatGPTの学習データの中には、マニュアルを作成するために必要なデータが入っていないため、マニュアルを作成するにはあらためてこちらで必要な情報を学習させる必要があるわけです。
ChatGPTを学習させる方法はいくつかありますが、ファインチューニングと呼ばれる再学習の方法や、ChatGPTを再学習させるためのAPIツールを用いる方法などが一般的な方法となります。

固定費がかかる

ChatGPTには、無料版と月々20ドルで使える有料版、企業向けのプランであるエンタープライズ版があります。
無料版を使えば固定費はかかりませんが、無料版は制限があったりバージョンが低く情報の精度に難があるなどのデメリットがあるためビジネスでの活用にはあまりおすすめできません。

月々20ドルで使えるChatGPT Plusは魅力的ですが、セキュリティの面で不安が残るためマニュアルの作成には不向きです。
そうなるとエンタープライズ版を利用することになりますが、エンタープライズ版はそれぞれの企業や用途に合わせてカスタマイズされる仕組みが採用されており、料金もそれぞれのケースで異なります。

ChatGPT Plusが月額20ドルであることを考えると、安くても月数万円、高い場合だと月数十万円のコストがかかる可能性があります。
「固定費を抑えたい」「マニュアルの作成にかかるコストを抑えたい」と考えている企業にとっては大きなデメリットだと言えるでしょう。

ChatGPTでマニュアルを作成するときの流れ

実際にChatGPTでマニュアルを作成するときの大まかな流れは以下のとおりです。

・業務内容を洗い出しマニュアルに記載する情報を集める
・集めたデータをChatGPTに学習させる
・ChatGPTでマニュアルを作成する
・ChatGPTが作成したマニュアルを校閲する
・マニュアルを公開して修正を繰り返し、クオリティを高める

それぞれの工程の概要について詳しく解説していきます。

業務内容を洗い出しマニュアルに記載する情報を集める

ChatGPTでマニュアルを作成するには必要なデータを学習させる必要があるため、まずは業務内容を洗い出し、マニュアルを作成するのに必要な情報を集めなくてはいけません。
すでに使用しているマニュアルがある場合は、それらを用いると効率的に情報を集められるようになります。

集めたデータをChatGPTに学習させる

マニュアルを作成するのに必要な情報が集まったら、集めたデータをChatGPTに学習させていきます。
学習させる方法はいくつかありますが、ファインチューニングと呼ばれるChatGPTを再学習させる方法や他社のAPIツールを用いる方法が一般的です。

ChatGPTでマニュアルを作成する

マニュアルを作成するのに必要なデータを学習させたら、いよいよマニュアルを作っていきます。
ChatGPTでの文章作成は、「プロンプト」と呼ばれる命令文を記載し、その文章に回答してもらうことで進めていきます。
命令文や条件、出力形式などを細かく定めることでよりイメージに近いマニュアルを作成できるようになるので、なるべく細かく指定してあげるようにしましょう。

ChatGPTが作成したマニュアルを校閲する

ChatGPTは必ずしも正しい内容の文章を作成してくれるわけではありません。
内容が間違っていたり、文章がおかしくなってしまっていることも多々あります。
そのため、ChatGPTが作成した文章をそのまま用いるのではなく、しっかりと校閲してからマニュアル化する必要があります。

マニュアルを公開して修正を繰り返し、クオリティを高める

マニュアルが形になったら、公開して、従業員に使ってもらいながら改善点をリストアップしていきましょう。

1.リストアップした改善点を修正する
2.修正したマニュアルを改めて公開する
3.改善点をリストアップする

といったサイクルを繰り返すことで、マニュアルのクオリティをどんどん高めていくことができるようになります。

ChatGPTでマニュアルを作成する注意点

ChatGPTを上手く使いこなすことができればマニュアル作成にかかる工数を大幅に削減できるようになるなどさまざまなメリットがありますが、

・情報漏洩への対策が必要不可欠
・情報の精度や文章の精度に難があるためチェックする必要がある

など、実際にマニュアルを作成する上での注意点もあります。

それぞれの注意点について詳しく解説していきます。

情報漏洩への対策が必要不可欠

ChatGPTでマニュアルを作成するにはマニュアルの作成に必要な情報をChatGPTに学習させる必要がありますが、それらの情報の中には漏洩させてはならない重要な情報が含まれていることもあります。
そのため、ChatGPTでのマニュアル作成では、情報漏洩を発生させないための対策が必要不可欠です。
他社が開発したツールということを考えるとこちらで対応できる対策は限られてしまうので、より高度なセキュリティを有するエンタープライ版を利用するようにしましょう。

情報の精度や文章の精度に難があるためチェックする必要がある

ChatGPTは非常に高度なツールですが、AIツールという特性上、どうしても生成されるテキストの情報や文章に難があるため、生成された文章は必ずチェックするようにしなくてはいけません。
文章がおかしい程度であれば大きな問題にはなりませんが、記載されている内容が間違っている場合、間違った方法で業務を進めてしまうなど大きなトラブルにつながってしまいかねないので注意しましょう。

まとめ

ChatGPTを活用したマニュアル作成には、

・マニュアル作成にかかるコストを大幅に削減できる
・マニュアル作成にかかる時間と手間を大幅に削減できる
・マニュアルの情報を更新しやすく最新の状態に保ちやすい
・簡単に多言語展開できる

など、さまざまなメリットがあります。
ChatGPTならではのデメリットもありますが、興味があるのであれば一度実際にChatGPTを用いてマニュアルを作成してみてはいかがでしょうか？

情報漏洩や誤った情報が記載される点など、「AIには興味あるけど、フル活用してマニュアルを作るのはまだリスクが高そう…」という場合は、マニュアルの作成を内製してくれるツールをサポートしてくれるツールを活用するのもおすすめです。
テンプレートが用意されていてマニュアルの作成にかかる工数を大幅に削減できるツールや作成したマニュアルの活用をサポートしてくれるようなツールもあるので、こちらの活用も検討してみてはいかがでしょうか？