ChatGPTでマニュアルを作るメリット・デメリット｜作成の流れや注意するべきポイントは？

ChatGPTでマニュアルを作成するメリット

ChatGPTでマニュアルを作成する上でまず把握しておきたいのが、そのメリットについて。
ChatGPTでマニュアルを作成する主なメリットとしては、

・マニュアル作成にかかるコストを大幅に削減できる
・マニュアル作成にかかる時間と手間を大幅に削減できる
・マニュアルの情報を更新しやすく最新の状態に保ちやすい
・簡単に多言語展開できる

などがあげられます。

それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。

マニュアル作成にかかるコストを大幅に削減できる

企業が業務などで使用するマニュアルの作成方法には、自社で内製する方法とマニュアルの作成を代行してくれる業者に外注する方法があります。
ChatGPTでのマニュアル作成は内製する方法にあたりますが、内製だとマニュアル作成にかかる費用を大幅に削減できるようになります。

マニュアル作成を外注する場合の費用は、依頼する業者やマニュアルのボリューム、内容などさまざまな条件によって異なりますが、安くても数十万円はかかりますし、外注費が百万円以上になることも珍しくありません。
マニュアルの作成にかかるコストをできるだけ抑えたいと考えている企業も少なくないかと思いますが、そういった企業にとっては非常に魅力的なメリットだと言えるでしょう。

マニュアル作成にかかる時間と手間を大幅に削減できる

マニュアルの作成にかかる時間と手間を大幅に削減できる点も、ChatGPTでマニュアルを作成する上での大きなメリットの一つです。

マニュアルに掲載するテキストを人の手で作成する場合、どれだけ早いライターでも1時間あたり1,000〜2,000文字が限界です。
マニュアルのようなテクニカルな文章だと、1時間で数百文字しかライティングできないことも多々あります。

一方、ChatGPTを活用すれば1時間で7,000〜10,000文字の文章を作成することも可能だとされています。
生成された文章をそのまま取り入れられるわけではありませんが、従来のマニュアル作成にかかる時間と手間を大幅に削減できるのは確かで、よりスピード感をもってマニュアルの作成を進めることが可能です。

マニュアルの情報を更新しやすく最新の状態に保ちやすい

マニュアルは定期的に内容を更新して最新の状態を保たなくてはいけません。
ただ、ちょっとした情報の変更であっても手動で対応するとなるとかなりの時間がかかりますし、手間がかかります。
一方、ChatGPTには先ほど紹介したとおりマニュアルの作成にかかる時間と手間を大幅に削減してくれるというメリットがあるので、マニュアルに記載されている情報の更新性にも大きく貢献してくれます。

簡単に多言語展開できる

ChatGPTは、日本語だけでなく、

・英語
・中国語
・スペイン語

など、50以上の言語に対応しています。

日本語のマニュアルを他の言語に翻訳してもらうことも可能なので、マニュアルの多言語展開も簡単におこなうことができます。
日本だけでなく海外の市場で製品を販売している企業やサービスを展開しているグローバルな企業にとっては非常に魅力的なメリットだと言えるでしょう。

ChatGPTでマニュアルを作成するデメリット

魅力的なメリットが多いChatGPTでのマニュアル作成ですが、デメリットがないわけではありません。

・マニュアル作成に必要な情報を学習させる必要がある
・固定費がかかる

など、ならではのデメリットもあります。

それぞれのデメリットについて解説していきます。

マニュアル作成に必要な情報を学習させる必要がある

ChatGPTにマニュアルを作成させるには、マニュアルを作成するのに必要なデータをChatGPTに学習させなくてはいけません。
ChatGPTはWebサイトや書籍、論文などの内容を元にこちらの質問に対する回答となる文章を返すような仕組みになっています。

ChatGPTの学習データの中には、マニュアルを作成するために必要なデータが入っていないため、マニュアルを作成するにはあらためてこちらで必要な情報を学習させる必要があるわけです。
ChatGPTを学習させる方法はいくつかありますが、ファインチューニングと呼ばれる再学習の方法や、ChatGPTを再学習させるためのAPIツールを用いる方法などが一般的な方法となります。

固定費がかかる

ChatGPTには、無料版と月々20ドルで使える有料版、企業向けのプランであるエンタープライズ版があります。
無料版を使えば固定費はかかりませんが、無料版は制限があったりバージョンが低く情報の精度に難があるなどのデメリットがあるためビジネスでの活用にはあまりおすすめできません。

月々20ドルで使えるChatGPT Plusは魅力的ですが、セキュリティの面で不安が残るためマニュアルの作成には不向きです。
そうなるとエンタープライズ版を利用することになりますが、エンタープライズ版はそれぞれの企業や用途に合わせてカスタマイズされる仕組みが採用されており、料金もそれぞれのケースで異なります。

ChatGPT Plusが月額20ドルであることを考えると、安くても月数万円、高い場合だと月数十万円のコストがかかる可能性があります。
「固定費を抑えたい」「マニュアルの作成にかかるコストを抑えたい」と考えている企業にとっては大きなデメリットだと言えるでしょう。

ChatGPTで作成できるマニュアルの種類

ChatGPTは、文章のたたき台を短時間で作成できるため、幅広い種類のマニュアル作成に活用できます。ここでは、ChatGPTで作成しやすい代表的なマニュアルの種類について紹介していきます。

業務手順をまとめた基本マニュアル

ChatGPTで最も作成しやすいのが、日々の業務手順を整理した基本マニュアルです。手順がある程度決まっている業務は、ChatGPTとの相性が非常によいと言えます。

「誰が」「どのタイミングで」「何をするのか」を順番に整理しやすいため、文章の構成案や手順のたたき台を素早く作れます。
また、新入社員向けにやさしい表現にしたり、経験者向けに簡潔な記載へ調整したりと、読み手に合わせてトーンを変えやすい点も便利です。

システムやツールの操作マニュアル

社内で利用しているシステムや業務ツールの操作マニュアルも、ChatGPTで作成しやすい種類の一つです。操作説明は、ある程度決まった流れで構成されるため文章化しやすい特徴があります。

特に、既存のメモや箇条書き、画面キャプチャの説明文があれば、それをもとに読みやすい操作手順へ整えやすくなります。
さらに、スクリーンショットや図解を後から加えることで、文章だけでは伝わりにくい部分も補いやすくなります。

研修や教育向けのマニュアル

ChatGPTは、研修用マニュアルや教育資料の作成にも向いています。研修では、伝えるべき内容を体系立てて整理する必要がありますが、ChatGPTを使うことで効率化しやすくなります。

また、本文だけでなく、理解度を確認するチェック項目や確認テストの問題案、研修後の振り返り用質問なども一緒に作りやすいのが特徴です。
研修内容をテキストで整理した後に、必要な部分だけを動画化すれば、理解度向上や復習のしやすさにもつながります。

FAQや社内ナレッジ共有用のマニュアル

よくある質問と回答をまとめたFAQ形式のマニュアルも、ChatGPTが得意とする分野です。
例えば、「申請が差し戻された場合はどうするか」「顧客からよくある質問にはどう答えるか」といった内容は、現場で繰り返し参照されやすい情報です。

こうした情報は、担当者ごとの口頭共有だけに頼ると属人化しやすくなりますが、FAQ形式で整理しておけば、必要な情報をすぐ確認できるようになります。

多言語対応が必要なマニュアル

外国人スタッフが在籍している企業や、海外拠点と連携している企業では、多言語マニュアルの整備が必要になることがあります。
ChatGPTは多言語での文章生成や翻訳にも活用できるため、日本語で作成したマニュアルのたたき台をもとに、英語や中国語などへ展開しやすいのが強みです。

もちろん、専門用語や業界特有の言い回しは誤訳のリスクもあるため、人による確認は欠かせませんが、最初の翻訳案を短時間で用意できるだけでも、制作工数の削減には大きく役立ちます。

ChatGPTでマニュアルを作成するときの流れ

実際にChatGPTでマニュアルを作成するときの大まかな流れは以下のとおりです。

・業務内容を洗い出しマニュアルに記載する情報を集める
・集めたデータをChatGPTに学習させる
・ChatGPTでマニュアルを作成する
・ChatGPTが作成したマニュアルを校閲する
・マニュアルを公開して修正を繰り返し、クオリティを高める

それぞれの工程の概要について詳しく解説していきます。

業務内容を洗い出しマニュアルに記載する情報を集める

ChatGPTでマニュアルを作成するには必要なデータを学習させる必要があるため、まずは業務内容を洗い出し、マニュアルを作成するのに必要な情報を集めなくてはいけません。
すでに使用しているマニュアルがある場合は、それらを用いると効率的に情報を集められるようになります。

集めたデータをChatGPTに学習させる

マニュアルを作成するのに必要な情報が集まったら、集めたデータをChatGPTに学習させていきます。
学習させる方法はいくつかありますが、ファインチューニングと呼ばれるChatGPTを再学習させる方法や他社のAPIツールを用いる方法が一般的です。

ChatGPTでマニュアルを作成する

マニュアルを作成するのに必要なデータを学習させたら、いよいよマニュアルを作っていきます。
ChatGPTでの文章作成は、「プロンプト」と呼ばれる命令文を記載し、その文章に回答してもらうことで進めていきます。
命令文や条件、出力形式などを細かく定めることでよりイメージに近いマニュアルを作成できるようになるので、なるべく細かく指定してあげるようにしましょう。

ChatGPTが作成したマニュアルを校閲する

ChatGPTは必ずしも正しい内容の文章を作成してくれるわけではありません。
内容が間違っていたり、文章がおかしくなってしまっていることも多々あります。
そのため、ChatGPTが作成した文章をそのまま用いるのではなく、しっかりと校閲してからマニュアル化する必要があります。

マニュアルを公開して修正を繰り返し、クオリティを高める

マニュアルが形になったら、公開して、従業員に使ってもらいながら改善点をリストアップしていきましょう。

1.リストアップした改善点を修正する
2.修正したマニュアルを改めて公開する
3.改善点をリストアップする

といったサイクルを繰り返すことで、マニュアルのクオリティをどんどん高めていくことができるようになります。

ChatGPTでマニュアルを作成する際のポイント

マニュアル作成において、ChatGPTを効果的に活用するためにはいくつかのポイントを押さえる必要があります。

・読者を明確に想定して内容を設計する
・適切なプロンプトでChatGPTの性能を引き出す
・作業を段階的に進める
・校閲と修正を徹底する
・視覚的な補足を活用する

それぞれのポイントについて解説していきます。

読者を明確に想定して内容を設計する

マニュアルを作成する際は、まずその利用者を明確に想定することが重要です。例えば、新入社員を対象とする場合、初心者にも分かりやすい言葉や説明を心がける必要があります。
一方、技術者や専門家向けのマニュアルでは、専門用語や具体的な手順をしっかり記載し、必要最低限の簡潔さを意識するとよいでしょう。
読者のニーズやスキルレベルに合わせた内容設計が、実用的で効果的なマニュアル作成の第一歩となります。

適切なプロンプトでChatGPTの性能を引き出す

ChatGPTを活用する際、適切なプロンプト設計は成果物の質に直結します。
曖昧な指示では期待する結果が得られにくいため、具体的な指示を与えることが重要です。「新入社員向けの業務説明を書いてください」といった抽象的な指示ではなく、「新入社員が初日に行う業務の手順を簡潔に説明してください。
その際、段階ごとに分け、200文字以内で書いてください」といった形で、明確に内容と形式を指定すると精度が向上します。場合によってはプロンプトを調整しながら、求める出力を探っていくことも有効です。

作業を段階的に進める

マニュアルを効率よく作成するためには、全体を小さなセクションに分割し、段階的に取り組むのが効果的です。
例えば、まず全体の構成や目次を作成し、その後に各セクションを個別に仕上げていく方法が挙げられます。
ChatGPTは短時間で大量の情報を生成できますが、細かく分けて作業することで、誤りや不整合を防ぎやすくなります。また、最終的にセクション同士をつなぎ合わせて全体を一貫した内容に仕上げる際も、段階的な作業が役立ちます。

校閲と修正を徹底する

ChatGPTが生成する文章は、そのまま使用するのではなく、必ず校閲を行う必要があります。
誤った情報や不適切な表現が含まれる可能性があるため、専門知識を持つ担当者やマニュアルの読者となる対象者に内容を確認してもらいましょう。
フィードバックをもとに修正を重ねることで、より正確で利用しやすいマニュアルを作ることができます。このプロセスを複数回繰り返すことで、信頼性と品質を高められます。

視覚的な補足を活用する

文章だけでは伝わりにくい内容は、視覚的な補足資料を取り入れると効果的です。画像や図解、スクリーンショットを挿入することで、読者は手順や内容をより直感的に理解できます。
特に操作マニュアルや技術的な内容の場合、文章と視覚資料を組み合わせることで、理解度が大幅に向上します。
無料の画像作成ツールやプレゼンテーション用ソフトを使えば、簡単に補足資料を作成できるため、積極的に取り入れてみてください。

ChatGPTでマニュアルを作成する注意点

ChatGPTを上手く使いこなすことができればマニュアル作成にかかる工数を大幅に削減できるようになるなどさまざまなメリットがありますが、

・情報漏洩への対策が必要不可欠
・情報の精度や文章の精度に難があるためチェックする必要がある

など、実際にマニュアルを作成する上での注意点もあります。

それぞれの注意点について詳しく解説していきます。

情報漏洩への対策が必要不可欠

ChatGPTでマニュアルを作成するにはマニュアルの作成に必要な情報をChatGPTに学習させる必要がありますが、それらの情報の中には漏洩させてはならない重要な情報が含まれていることもあります。
そのため、ChatGPTでのマニュアル作成では、情報漏洩を発生させないための対策が必要不可欠です。
他社が開発したツールということを考えるとこちらで対応できる対策は限られてしまうので、より高度なセキュリティを有するエンタープライ版を利用するようにしましょう。

情報の精度や文章の精度に難があるためチェックする必要がある

ChatGPTは非常に高度なツールですが、AIツールという特性上、どうしても生成されるテキストの情報や文章に難があるため、生成された文章は必ずチェックするようにしなくてはいけません。
文章がおかしい程度であれば大きな問題にはなりませんが、記載されている内容が間違っている場合、間違った方法で業務を進めてしまうなど大きなトラブルにつながってしまいかねないので注意しましょう。

まとめ

ChatGPTを活用したマニュアル作成には、

・マニュアル作成にかかるコストを大幅に削減できる
・マニュアル作成にかかる時間と手間を大幅に削減できる
・マニュアルの情報を更新しやすく最新の状態に保ちやすい
・簡単に多言語展開できる

など、さまざまなメリットがあります。
ChatGPTならではのデメリットもありますが、興味があるのであれば一度実際にChatGPTを用いてマニュアルを作成してみてはいかがでしょうか？

情報漏洩や誤った情報が記載される点など、「AIには興味あるけど、フル活用してマニュアルを作るのはまだリスクが高そう…」という場合は、マニュアルの作成を内製してくれるツールをサポートしてくれるツールを活用するのもおすすめです。
テンプレートが用意されていてマニュアルの作成にかかる工数を大幅に削減できるツールや作成したマニュアルの活用をサポートしてくれるようなツールもあるので、こちらの活用も検討してみてはいかがでしょうか？