マニュアルとは？今さら聞けないマニュアルの全てを分りやすく解説！

マニュアルとは？

マニュアルとは、機械や道具、アプリケーションなどの使用説明書のことです。マニュアルには様々な種類があります。
前述のような、道具を操作するためのものだけでなく、人を教育するために作られたマニュアルや、人の行動基準を決めるためのマニュアルもあります。

例えば、人を教育するマニュアルといえば、企業で使われる新人教育のためのマニュアルや、接客マニュアルがそれにあたります。
このマニュアルは、新入社員や従業員に対し、企業で考えた一定レベルの行動ができるようになることを指導するものです。

人の行動基準を決めるためのマニュアルは、例えばプロジェクトのマニュアルや災害時の行動マニュアル等がそれにあたります。多くの人が一斉に行動をしないといけない状況の時に基準がなければ混乱してしまいます。
こういったときのマニュアルは、それを避けるため、どのような時にどのような行動をとるのかを決めたものです。マニュアルの対象は、道具だったり、人の行動だったり様々ですが、「使用方法（取るべき行動）を説明する」ものがマニュアルです。

マニュアルと手順書はどう違う？

マニュアルをさらに理解するために、手順書との違いについて説明します。マニュアルと手順書は一見よく似た意味なので混同されがちですが、意味は異なります。
どちらも、物事のやり方を記したものですが、違いとしては「差し示す行動の範囲の大きさ」が異なります。

手順書とマニュアルを区別しようとしたときの「マニュアル」が示す行動の範囲は広いものになります。
マニュアルは、多くの人に対し業務の全体像や、業務フローを説明した上で、それぞれの工程ごとの手順を詳しく説明しています。業務を実施する上で気を付けることや、ノウハウなども書いており、情報量が多くなっています。

例えば、企業の危機管理マニュアルで言えば、不測の事態が起こった場合の一時対応の方法や、気を付けるポイント、その後上司へ連絡する等手順だけでない内容、個人だけで完結するのでなく連携する内容などが盛り込まれます。
マニュアルに示している行動範囲は、自己完結する作業に対してだけでない広いものになります。

一方で、「手順書」は特定の業務や作業の手順を示したものになります。そのため、作業する個人へ向けた説明で、作業自体も個人で完結できる範囲の流れがまとめられています。
例えば、ソフトウエアの設定の手順書だと、その手順書を見れば一人で設定が完了できるといったものです。手順書に示している行動範囲は、自己完結できる狭いものです。

マニュアルのメリットとデメリット

マニュアルを用意するにあたってメリットやデメリットとなることはあるのでしょうか。この項では、マニュアルのメリットとデメリットについて解説していきます。

メリット

コストカット、効率化に役立つ

完成されたマニュアルがあれば、指導におけるコストカットや効率化に大変役立ちます。まず、マニュアルを読む段階では個人の作業なので、個々への指導をする時間が削減できます。
そうすれば教える側の人件費も指導に割く時間もカットすることができます。教える側と教えられる側が同じ場所で同じ時間を共有する必要がないため、その分の時間をそれぞれが別の業務に充てることができます。

どうしてもマニュアルだけではわからないところがあれば、その部分を共有する時間をつくるなどすれば、全体として学ぶ時間は圧倒的に短縮されるはずです。
マニュアルがあれば、人件費や時間の短縮ができ業務の効率化に役立ちます。
 

誰でも指導できる

マニュアルがあれば、企業が求める一定のレベルの内容を誰でも指導することができるので便利です。マニュアルの完成度が高ければベテランでなくても指導が可能なはずです。
また、指導をする予定の人が急遽出来なくなったとしても他の人でも対応ができるでしょう。
 

均質な一定のノウハウが伝わる

例えば、マクドナルドやコンビニの接客など、大規模にチェーン展開している企業などではマニュアルが大変重要なものになっています。
サービスや行動指針を一人一人指導する状態では、時間もかかるし指導する人によって教える内容のレベルがバラバラになってしまうはずです。しかし、マニュアルがあれば一定のノウハウを伝えることができます。

大規模に大勢の人へ一定のノウハウを伝えるにはマニュアルが大いに役立ちます。
 

誰でも対応できる

マニュアルがあれば、特定の個人でなくても誰でも業務に対応することができます。普段業務をしている人が急に休むことになっても、代わりの人が対応ができます。また、業務の担当が変わる際の引き継ぎもしやすくなります。
さらに、マニュアルはずっと残すことができ劣化もしないので、時が経って最初の業務をしている人がいなくなったとしても滞りなく対応をすることができるはずです。

もちろん、年数が経つのに応じて改定・改良をする必要もあると思いますが、マニュアルを用意すれば誰でもスムーズに業務に対応できると言えます。
 

業務内容を明確にでき客観的に分析できる

マニュアルがあれば、業務の内容が明確になり、さらなる効率化を目指すときなどの反省・改善に役立ちます。
可視化することで、業務を客観的にみることができ分析して改善をしやすくなります。業務改善にも、マニュアル作りが役に立ちます。

デメリット

マニュアルにある対応しかできなくなってしまう

マニュアルを用意すると、マニュアル通りの行動しか出来なくなってしまう恐れがあります。もちろん、マニュアルは行動指針を示しており、その行動が一定のレベルの行動なので間違ってはいません。ただ、対人対応の場合、マニュアルと外れた対応を求められる場合もあるでしょう。
自分の頭で考えることが出来れば、マニュアルと少し違う行動をとった方がさらに好ましいシチュエーションもあるはずです。しかし、マニュアルを用意すると、それしかする必要がないと思い込んだり、想定ができないので対応できない、ということがおこる危険性があります。

また、マニュアル以上のことを工夫しようという発想に至らず、創意工夫する意欲をそいでしまうことも考えられます。マニュアルを作りこむのも大事ですが、臨機応変に対応する意欲をもたせるようにするのも大変重要です。
 

マニュアル通りに行動することが目的になってしまう

マニュアルを用意すると、どうしてもマニュアル通りに行動することにこだわってしまいがちになります。マニュアルに従うことは間違っていないのですが、本来の目的は別にあるはずです。
それは、マニュアルを実行したことで行動品質が保証できたり、お客様に喜んでいただけるといったことになるでしょう。マニュアルは実行すること自体が目的ではないとよく心得ることが重要です。

マニュアルの作成方法・運用までの流れ

ここからは、実際にマニュアルを作成する方法や、運用までの流れについてまとめます。

1.作成スケジュールを決める

まずは、マニュアルを作成するスケジュールを決めます。いつからマニュアルが必要なのかに合わせ、逆算して準備をしましょう。
例えば、新入社員の教育のためのマニュアルなら、4月に運用開始ができるように作成する必要があります。4月に完成ではなく、修正なども行うことを想定してスケジューリングしましょう。

業務の流れに関するマニュアルなら、商品が出来上がるタイミングで作成するのでなく、新しい製品の製造を開始する時期や、商品開発がスタートする時期から作成できる方が有利です。
そして、実際の業務の流れに合わせてマニュアルの内容もチェックしていくと、より実践的なマニュアルに仕上げることができます。

2.業務内容の整理や情報収集をする

マニュアル作成の作業の中で、最も重要なのがこの工程です。業務の内容を説明・解説できるよう正確に把握できていなければマニュアルを作成することはできません。
マニュアル作成のテーマにもよりますが、特定の個人の業務内容だけではなく、出来る限りひとつの業務フローに関わる多くの情報を集めて作成しましょう。

ワークフローに関わる部署全体から情報を集めれば、全体像が把握でき、結果的にマニュアル自体の分かりやすさにも繋がってきます。

3.マニュアルのテーマを決定する

まずは、業務全体の理念や考え方を俯瞰的に押さえたうえで、そのマニュアルを使用する人にあわせた内容を盛り込んでいきます。
例えば、新入社員向けのマニュアルであれば、会社全体の流れを抑えたうえで年次ごとに何を行っていくか、そのために今学習することは何かを伝えるといった内容です。

マニュアルを使用する人に合わせた内容を盛り込んでいくことで、そのマニュアルのテーマが決まっていきます。

4.マニュアルを完成させる

マニュアルを作成する際の、業務の情報を集めたり、図などを加えて業務の内容を分かりやすくするなどといった作業は、始めるときりがないものです。ですが、業務は続いており納期も迫ってくるので、どこかでまず、区切りをつけることが重要です。
新卒社員向けのマニュアルであれば、入社に間に合わせたり、もしくは次の会議までに完成させる、などして完成させなければなりません。新規事業の流れにあわせて製作しているような場合は、納期に合わせるという風にすると良いでしょう。

5.マニュアルを運用する

マニュアルが完成したら、実際にマニュアルを使用して業務の運営をします。マニュアルは、例え新人向けの物だとしても、社員全員にとって重要なものです。
なぜなら、改めて業務を見直す機会になるので、既に業務をやってきた人にとっても役に立つからです。マニュアルを用意したら、全員がそれにそって業務を進めていきましょう。

そうすれば業務推進力の向上にもつながるし、仮に不具合があった場合も多くの人から改善のアイディアがもらえます。

6.【運用後】マニュアルのブラッシュアップをしていく

マニュアルというものは、作成して終わりではありません。むしろ作成してからが重要です。多くの場合、マニュアルには仮運用というものはなく、完成した時点で即運用をしていくことになります。
そして、どんなに気を付けて作成したとしても、実際に使用してみると想定と違うということはよくあることです。修正する部分が出てきた際こそ重要です。単なる手順書ではない、マニュアルの真価が問われます。

そもそもマニュアルは、ブラッシュアップしていくものです。時間がたてば内容は古くなってしまうし、時代が変われば運用を変えざるを得ない部分もあるでしょう。
それだけでなく、実際にマニュアルを運用した多くの人が、変更点に関するアイディアを持つはずです。ぜひその意見をくみ取って、アップデートしていきましょう。ただし、運用自体が大きく変わってしまう変更については十分配慮して行いましょう。

使いやすいマニュアルを作成するポイント

この項では、使いやすいマニュアルを作成するポイントをお伝えします。

全体像をまとめ、作業ごとに階層化する

マニュアルでは、作業の一連の流れや全体像を把握できるようにすることが大切です。
例えば、マニュアルが新入社員向けのものだった場合、自分の業務内容だけ確認するようにしていると、それが他の業務とどのように関わっているのかまで把握することができなくなってしまいます。

そうなると、個人の業務だけしかみえないのでどうしても他との連携が上手くいかなくなり、個人の業務にも影響を及ぼしてしまいます。
全体の流れをフロー図にまとめるなど、全体を見渡せるようにした方が、個人の業務にとっても良い影響を及ぼします。マニュアルでは、全体像から階層化をするよう作成した方がより分りやすいものになります。

必要な情報を見つけやすくしておく

全体像を把握できることは大変重要ですが、あまりにも情報が多いと、必要な情報に到達するのが難しくなってしまいます。
マニュアルは業務中にも確認する場合もあるので、必要な情報がどこにあるのか分りやすいよう階層構造にしておくことが大切です。

そこで、マニュアル作成の際は、見出しや目次を整備し、参照しやすい形で作成しましょう。説明にはイラストや写真なども使用すると分りやすくなります。
また、想定される場面ごとに対処法を掲載するよう目次立てしておくとより探しやすくなります。もし、冊子型のマニュアルを用意するなら、インデックスを付けたりしおりを付けるなどして参照しやすくする工夫も大切です。

判断基準や数値目標を記載する

作業手順や作業方法に加え、判断基準や数値目標が記載されているとさらに実践的なマニュアルとなります。マニュアルに沿った行動を行ったときに、漠然とした記載しかなければ、業務初心者にとってはどうすればよいのか迷ってしまいます。
判断基準があれば、経験の少ない人でもセルフチェックができるため、どうすればいいかわからないで業務が行えないという事態を減らすことができ、さらに品質を保持した業務を行うことができます。

チェックリストやトラブル対処法を記載する

マニュアルには、作業の具体的な手順や業務フローに加え、作業を行う際のチェックリストやトラブルが起きた時の対処方法を記載しましょう。
チェックリストを用意しておくと、ミスを事前に防げたり、業務の標準化をすることができます。トラブル処理については、事例や対処法を載せておくことで不測の事態が発生しても迅速に対応ができます。

また、用語の説明や業務を行う上でのコツやノウハウもマニュアルに盛り込むようにすれば、さらに充実したマニュアルを作成することができます。

定期的にアップデートする

マニュアルは一度作って終わりではなく、定期的にアップデートをする必要があります。そのため、あらかじめ改定や更新を見越した形式にしておくと、修正がしやすくなります。
マニュアルを運用していけばいつかは業務内容の変化や、法改正による業務の変更などが考えられます。変更があった際には最新の情報が反映できるよう、定期的に見直す時期をルール化しておくのも大切です。

また、更新の際には更新日を明記し、いつアップデートされたかわかるようにバージョン管理は徹底しましょう。古いマニュアルと新しいマニュアルが混在してしまうと業務に支障をきたします。
一方で、頻繁に変更が発生しやすい業務は、完全にマニュアル化してしまうと更新が大変です。このような業務のマニュアル化には注意が必要です。

マニュアルの品質をさらに高めるコツ

マニュアルの品質を高めるには、情報をわかりやすく整理するだけでなく、内容の正確性や説明の具体性、利用者にとっての理解しやすさを追求することが重要です。ここでは、マニュアルの品質をさらに高めるためのコツについて解説していきます。

実際の利用者にマニュアルを試してもらう

マニュアルの品質を高めるには、完成前に実際の利用者に試してもらうことが効果的です。
例えば、新入社員向けの業務マニュアルであれば、対象業務の経験が少ない社員にマニュアルだけを見ながら作業してもらいましょう。

その際、説明を追加しなくても作業を完了できるか、どの部分で迷ったか、理解できない専門用語がないかを確認します。
作成者が気づかなかった説明不足や手順の抜け漏れを発見できるため、利用者の視点に立ったマニュアルに改善できます。

曖昧な表現を避けて具体的に説明する

マニュアルでは、読み手によって解釈が変わる曖昧な表現を避けることが重要です。
例えば、「必要に応じて確認する」「適切に処理する」といった説明では、経験の浅い社員が具体的な行動を判断できない可能性があります。

そのため、「申請内容と登録情報を照合する」「エラーが表示された場合は管理者に連絡する」など、実際に取るべき行動を明確に記載しましょう。
また、一つの文章に複数の作業を詰め込まず、動作ごとに文章を区切ることで、手順の見落としを防ぎやすくなります。

専門用語や表記のルールを統一する

マニュアル内で使用する専門用語や表記を統一することも、品質向上につながります。
例えば、同じシステムを「管理画面」「操作画面」「管理ツール」と異なる名称で説明すると、利用者が別のものだと誤解する可能性があります。

こうした混乱を防ぐために、あらかじめ用語集や表記ルールを作成しましょう。特に、複数の担当者がマニュアルを制作する企業では、用語や文体の統一が重要です。
社内共通の表記ルールを設けることで、誰が作成しても一定の品質を保ちやすくなります。

写真や動画の見せ方を工夫する

写真や動画を使用する場合は、単に素材を掲載するだけでなく、確認してほしい部分が明確に伝わるよう工夫しましょう。
例えば、機械の操作方法を説明する際には、機械全体を映した写真だけでなく、操作ボタンや作業者の手元を拡大した画像も用意します。

また、動画マニュアルでは、重要な動作を別の角度から撮影したり、スロー再生を取り入れたりする方法も効果的です。
操作のポイントを矢印やテロップで補足すれば、見落としや誤操作の防止につながります。

マニュアルを定着させるためのポイント

マニュアルを作成してみても、定着させなければ意味がありません。では、マニュアルを定着させるためにはどのような事が必要なのでしょうか。ここでは、新しいマニュアルを定着させるためのポイントについて解説していきます。

マニュアルの役割や意義を明確化する

マニュアルが運用されるかのポイントは、マニュアルの役割や意義が明確かどうかです。「なんのためにマニュアルが必要なのか」「何が目的のマニュアルなのか」を明確にし、マニュアルの存在意義を十分に考えて落とし込んで作成することが重要です。
「なんとなくあった方が良いので作った」ようなマニュアルは、多くの場合機能しなくなってしまいます。「ミスやトラブルを未然に防ぐための、機密情報の取り扱いをルール化する」「営業利益を5％向上させるために、成績トップ者の営業方法をマニュアル化する」という風に、役割や意義を明確にすると良いでしょう。

マニュアル作成の担当を決定しておく

「誰がマニュアルを作成するのか」「誰が中心となって運営していくのか」ということがあいまいになっていると、マニュアルの運用は上手くいきません。業務の片手間に作成されたようなマニュアルでは、実際の業務に合わず機能しないでしょう。
マニュアルの作成・管理・運営は担当者を事前に決めておき、マニュアルに関する情報はその担当へまとめて共有すれば、定着する可能性は上がります。マニュアルは、運用後もアップデートするなど管理が必要になるので、担当は必ず明らかにしておくべきです。

マニュアルをうまく活用している企業の特徴

マニュアルをうまく活用している企業には、以下の3つの特徴があります。ここでは、そんな企業の特徴を解説していきます。

暗黙知を形式知に変えられている

マニュアル活用が進んでいる企業では、従業員が持つ経験やスキルといった暗黙知を体系的な形式知としてマニュアル化しています。
例えば、ベテラン社員が持つノウハウや独自の問題解決方法を、文章や動画を通じて記録することで、誰でも再現可能な形にすることができます。これにより、業務の属人化を防ぎ、効率的な人材育成が可能になります。

クラウド編集ツールを利用すれば、動画を通じて暗黙知を簡単に可視化できます。作業工程や手順を動画にまとめることで、視覚的で分かりやすいマニュアルを作成可能です。これにより、新人社員でも短期間で業務に慣れることが期待できます。

実際の業務で活用することを意識している

マニュアルを有効活用する企業は、作成したマニュアルが現場で実際に使われることを重視しています。ただの参照用資料としてではなく、日々の業務フローに統合されている点が特徴です。
例えば、チェックリストやトラブル対応例を含む実践的なマニュアルを用意することで、従業員がその場で参照しやすくなります。

また、動画形式のマニュアルを活用することで、従業員がスマートフォンやタブレットから即座に手順を確認できる環境を提供できます。クラウド上のプラットフォームを使えば、動画マニュアルの配信も簡単に行え、現場での活用度をさらに高められます。

管理が簡単にできる仕組みを構築している

マニュアルをうまく活用する企業は、作成後の管理や更新作業にも力を入れています。業務の変化や法令の改正に合わせて内容をアップデートしやすい仕組みを構築しているのがポイントです。
クラウドベースの管理ツールを導入することで、複数の部署やチーム間でのマニュアル共有・改訂が円滑に進むようになります。

自社サービスの伴走型サポートコンサルティングは、企業がこうした管理体制を整える手助けをします。動画マニュアルのバージョン管理や配信状況の確認をサポートし、効果的な運用を実現します。

マニュアルの活用がうまくいかない際の改善方法

マニュアルを作成したにもかかわらず、現場で活用されない、教育効果につながらないといった悩みは少なくありません。ここでは、マニュアルの活用がうまくいかないときに見直したい改善方法を紹介していきます。

利用シーンに合わせて形式を見直す

まず見直したいのは、マニュアルの形式です。文章中心の長い資料は、じっくり学ぶには向いていても、現場でその都度確認するには不便です。
特に接客、製造、営業、システム操作など、実務の中で即確認したい業務では、必要な箇所にすぐたどり着けることが重要です。

そのため、業務内容に応じて「詳細版」と「簡易版」を分けたり、画像・図解・動画を取り入れたりして、確認しやすい形に整えることが効果的です。
複雑な操作や動きのある作業は、文章だけより動画のほうが伝わりやすく、理解のばらつきも抑えやすくなります。

現場で迷いやすいポイントを優先して補強する

活用されないマニュアルは、利用者が本当に困る場面に十分対応できていないことがあります。基本説明はあっても、「どこで判断するのか」「例外時はどうするのか」が抜けていると、結局人に聞く運用に戻ってしまいます。
改善する際は、問い合わせが多い項目、ミスが起きやすい工程、担当者ごとの差が出やすい作業から優先的に補強しましょう。よくある失敗例や判断の分かれ目を具体的に書き加えるだけでも、実用性は大きく高まります。

閲覧場所と導線を整理する

内容がよくても、必要なときに見つからなければ活用は進みません。保存場所がバラバラだったり、最新版が分かりづらかったりすると、現場では古い資料や口頭確認に頼りがちです。

そこで、マニュアルは保管場所を一本化し、検索しやすいタイトルや分類に整えることが大切です。さらに、よく使うマニュアルを社内ポータルやチャットツールからすぐ開けるようにしておくと、参照率が上がりやすくなります。
動画マニュアルであれば、URL共有や限定配信の仕組みを活用することで、よりスムーズに現場へ浸透させられます。

教育とセットで運用する

マニュアルは配布しただけでは浸透しません。特に新しい業務や新システムの導入時は、読むだけで理解するのが難しい場合もあります。
そのため、初回は説明会や研修、OJTと組み合わせて使い方まで案内することが有効です。「どの場面でこのマニュアルを見るのか」「どこまで読めば業務を始められるのか」を明確にすると、使うハードルが下がります。動画を活用すれば、説明担当者による教え方の差も出にくく、繰り返し視聴による復習もしやすくなります。

まとめ

この記事では、マニュアルについて作成するメリットやデメリット、運用方法等も含め詳しく解説しました。また、マニュアルを動画で作成する方法などにもふれました。
マニュアルを見て操作するだけでなく、仕事の中でマニュアルを作成する機会もあるかもしれません。この記事を参考にして、分りやすいマニュアル作成に役立ててみてください。