議事録アプリおすすめ6選！議事録アプリを選ぶ際に意識すべきポイントも解説

議事録アプリは会話を自動でテキスト化するアプリ

議事録アプリとは、会話を自動でテキスト化するアプリです。会議等で使用するとその音声を自動でテキスト化でき、議事録用にメモを取る必要がありません。
また、録音データを文字起こしし要点をまとめるという作業を省けるため、議事録作成の手間や時間を大幅に削減できます。

議事録アプリを利用するメリット

議事録アプリを利用するメリットは、以下の5つになります。

議事録作成の時間を大幅に削減できる

議事録アプリは、会話を自動で文字起こしし、リアルタイムで議事録を作成するため、従来のように会議の録音データを聞き返しながら手入力する手間を省けます。
例えば、AI音声認識機能が搭載されたアプリであれば、発言者ごとに識別した状態でテキスト化されるため、後から修正や編集を加える時間も短縮できます。これにより、会議後すぐに議事録を完成させ、迅速な情報共有が可能になります。

会議の記録を正確に残せる

手入力の議事録では、発言の聞き違いや記録ミスが発生することがあります。しかし、議事録アプリを使用すれば、AIが音声を自動でテキスト化するため、発言内容を正確に記録できます。
また、多くのアプリにはノイズキャンセル機能が備わっており、周囲の雑音を除去して明瞭な音声データを取得できるため、より精度の高い議事録が作成可能です。

共有と共同編集がスムーズにできる

議事録アプリの多くは、クラウド上での共有機能を備えており、会議終了後すぐに参加者と議事録を共有できます。
また、複数のメンバーが同時に編集できる機能を持つアプリもあるため、修正や追記が必要な場合でもリアルタイムで対応可能です。これにより、担当者一人に負担が集中せず、チーム全体で議事録の品質を向上させることができます。

翻訳機能を活用してグローバルな会議にも対応

近年、グローバルなビジネス環境では多言語対応の議事録が求められています。議事録アプリの中には、リアルタイム翻訳機能を備えたものもあり、英語や中国語など複数の言語での会議をスムーズに進行できます。
例えば、日本語の発言を英語に自動翻訳し、英語での発言を日本語に変換することで、異なる言語を話すメンバー間でも円滑なコミュニケーションが可能になります。

議事録の一元管理ができる

議事録アプリを活用することで、過去の会議記録をクラウド上に保存し、必要な時にすぐにアクセスできます。手書きやExcel管理では、ファイルが増えるにつれて整理が難しくなりますが、アプリなら日付やキーワードで検索し、過去の議事録を簡単に見つけることが可能です。
また、誤って削除してしまった場合でも、復元機能が備わっているアプリを利用すれば安心して管理できます。

議事録アプリを利用するデメリット

議事録アプリには便利な面が多い一方で、以下の点に注意する必要があります。

文字起こしの精度に限界がある

議事録アプリは音声を自動でテキスト化できますが、必ずしも100％正確ではありません。話すスピードが速い場合や、複数人が同時に発言した場合、専門用語や社内用語が多い場合には誤変換が発生しやすくなります。
特に重要な会議では、誤った記録が意思決定のズレにつながる可能性もあるため、最終的には人の目で確認し、修正する作業が欠かせません。

録音環境によって品質が左右される

議事録アプリの性能は、アプリ自体の機能だけでなく、会議室の環境や使用機器にも大きく左右されます。周囲の雑音が多い、マイクの位置が遠い、オンライン会議で音声が途切れるといった状況では、文字起こしの精度が落ちやすくなります。
そのため、アプリを導入するだけでなく、マイクや通信環境の整備もあわせて考える必要があります。

運用ルールを決めないと定着しにくい

議事録アプリは便利ですが、社内での使い方が統一されていないと、かえって管理が煩雑になることがあります。例えば、保存先がバラバラ、会議ごとに記録形式が異なる、誰が修正するのか決まっていないといった状態では、情報共有がスムーズに進みません。
ツールの導入とあわせて、命名ルールや保存方法、編集担当者などを明確にすることが重要です。

機密情報の取り扱いに注意が必要

会議の内容には、顧客情報や経営方針、未公開の企画など、外部に漏れてはいけない情報が含まれることもあります。クラウド型の議事録アプリは便利な反面、利用サービスによっては保存先やアクセス権限の管理を十分に確認しなければなりません。
導入時には、セキュリティ体制や権限設定、ログ管理の有無などを確認し、自社の運用基準に合っているかを見極める必要があります。

要点整理まで自動化できるとは限らない

文字起こしができても、それだけで読みやすい議事録になるとは限りません。会議では雑談や言い直し、重複した発言も多く、そのままでは情報量が多すぎて要点を把握しにくいことがあります。
AI要約機能が付いているアプリもありますが、重要な決定事項や担当者、期限などは人が確認したうえで整理したほうが確実です。議事録は「記録すること」だけでなく、「あとから活用できる形に整えること」まで含めて考える必要があります。

議事録作成に欠かせないアプリおすすめ6選

議事録作成に欠かせないアプリのおすすめとして、以下の6つが挙げられます。

Notta

出典：https://www.notta.ai/

Nottaは高精度の音声認識とAI要約機能が使用でき、日本語や英語等58言語に対応しています。1時間の音声を5分で文字起こしや要約できるため、議事録作成の簡易化や情報共有を効率的に行うことが可能です。話者識別機能や辞書登録機能といった様々な機能も備わっています。
また、情報管理体制の構築やセキュリティ監査といった様々な角度からセキュリティ対策がされているのも特徴です。

Texter

出典：https://texter.work/#top

Texterは最先端のAI音声認識技術を用いて、迅速かつ正確に文字起こしできるアプリです。録音音声以外にも画像や動画からの文字起こしも可能です。スマートフォンから利用でき、Android・iOSどちらにも対応しています。
有料プランだけではなく無料プランや1週間のお試し期間もあることから、まずは無料プランやお試しから利用してみるのもおすすめです。

スマート書記

出典：https://www.smartshoki.com/

スマート書記はAIによる自動要約や要点抽出、書き言葉へ語尾を変換する作業を自動化できるアプリです。そのため、議事録が必要な会議などあらゆる場面で使用できます。スマート書記を使用することで、誰が利用しても効率よく作業できるため、作成にかかる時間を大幅に削減できます。
また、パソコンだけではなくスマートフォンやタブレット端末からも使用でき、スマート書記アプリが入った端末を使用するだけでTeamsやZoom等のWeb会議ツールとも連携できます。

Googleドキュメント

出典：https://www.google.com/intl/ja/docs/about/

Googleより提供されているGoogleドキュメントは、文書作成などで使用されることが多いですが、マイクに通した音声をリアルタイムで文字起こしできる等の議事録作成に役立つ機能が備わっています。
また、文字起こし後の編集作業の際には、複数のユーザーが同時に編集することが可能です。無料で利用できることからも、コストをかけずに議事録作成を効率化させたい場合におすすめです。

GIJI

出典：https://web.giji.io/

GIJIは議事録作成ができるだけではなく、会議のムダをなくす機能も備わっています。GIJIを使用することで議事録を書く・共有・参照でき、議事録作成後の確認や承認フローをなくすことが可能です。
作成中の議事録はリアルタイムで共有でき、会議中にメンバー全員で同時編集もできます。また、議題を確認しながら進行できるため、議論の脱線を防げるといったメリットもあります。

Rimo Voice

出典：https://rimo.app/about/voice

Rimo Voiceは、会議や講演などの音声・動画データをAIが自動で文字起こしできる議事録作成ツールです。1時間分の音声を約5分でテキスト化できるため、従来時間がかかっていた議事録作成を効率化できます。
オンライン会議では、事前に録画予約しておくとBotが自動参加し、録画から議事録作成までを一括で実行します。

料金は、文字起こしプランが月額1,650円、プロプランが月額4,950円（法人プランは要問い合わせ）です。
無料トライアルも用意されているので、操作感や精度が気になる方はぜひ試してみてください。

議事録アプリ選びで意識すべきポイント

議事録アプリを選ぶ際に意識すべきポイントは以下の5つです。

求めている機能が備わっているか

議事録アプリは会話を自動でテキスト化するだけではなく、翻訳機能や議事録のテンプレートが備わっているアプリもあります。備わっている機能はアプリごとに違うため、求めている機能が備わっているか意識して選ぶとよいでしょう。

誰でも使いこなすことができるか

議事録は毎回同じ担当者が作成するとは限りません。そのため、使用する議事録アプリは誰でも使いこなすことができるものを選ぶことがおすすめです。
パソコン操作に慣れていない人でも直感的に操作できるアプリを選ぶことで、議事録作成の効率化につながります。

編集や共有ができるか

議事録アプリの中には文字起こし機能は備わっていても、編集や共有が満足にできないものもあります。議事録の編集や共有まで一貫して1つのアプリ内で行いたい場合は、議事録編集や共有ができるアプリを選ぶことをおすすめします。
また、複数人で共同編集や共有ができると、より効率よく議事録の作成や管理ができます。

セキュリティ対策がとられているか

会議の中では企業の機密情報や個人情報が含まれることも少なくありません。そのため、セキュリティ対策がとられている議事録アプリを選ぶことが重要です。
特にクラウド上に保存するアプリでは、不正アクセスを防いだりアクセスログを記録したり等、セキュリティ対策が万全なものを選ぶようにしましょう。

コスト負担が大きくないか

アプリによっては費用がかかるものもあります。そのため、コスト負担が大きくないか確認した上で選ぶことも大切です。
備わっている機能が多くても、コスト負担が大きくなると、費用対効果が低くなってしまいます。予算と照らし合わせながら選定しましょう。

まとめ

今回は、おすすめの議事録アプリや、選ぶ際に意識すべきポイントについて解説しました。
議事録アプリを使用することで、議事録作成の負担を減らすことにつながります。議事録作成でお悩みの方やこれから議事録アプリの導入を検討している方は、本記事を参考にしながら、議事録作成の効率化につなげて下さい。