議事録を作成するために、会議でメモをとったり録音したものを聞きながらまとめたりする作業は、多くの負担がかかります。そこで、議事録アプリを使用すると、議事録作成を効率化できることをご存知でしょうか?
今回は、おすすめの議事録アプリや、選ぶ際に意識すべきポイントについて解説します。これから議事録アプリの使用を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
議事録アプリは会話を自動でテキスト化するアプリ
議事録アプリとは、会話を自動でテキスト化するアプリです。会議等で使用するとその音声を自動でテキスト化でき、議事録用にメモを取る必要がありません。
また、録音データを文字起こしし要点をまとめるという作業を省けるため、議事録作成の手間や時間を大幅に削減できます。
議事録作成に欠かせないアプリおすすめ6選
議事録作成に欠かせないアプリのおすすめとして、以下の6つが挙げられます。
Notta

出典:
https://www.notta.ai/
Nottaは高精度の音声認識とAI要約機能が使用でき、日本語や英語等58言語に対応しています。1時間の音声を5分で文字起こしや要約できるため、議事録作成の簡易化や情報共有を効率的に行うことが可能です。話者識別機能や辞書登録機能といった様々な機能も備わっています。
また、情報管理体制の構築やセキュリティ監査といった様々な角度からセキュリティ対策がされているのも特徴です。
Texter

出典:
https://texter.work/#top
Texterは最先端のAI音声認識技術を用いて、迅速かつ正確に文字起こしできるアプリです。録音音声以外にも画像や動画からの文字起こしも可能です。スマートフォンから利用でき、Android・iOSどちらにも対応しています。
有料プランだけではなく無料プランや1週間のお試し期間もあることから、まずは無料プランやお試しから利用してみるのもおすすめです。
スマート書記

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https://www.smartshoki.com/
スマート書記はAIによる自動要約や要点抽出、書き言葉へ語尾を変換する作業を自動化できるアプリです。そのため、議事録が必要な会議などあらゆる場面で使用できます。スマート書記を使用することで、誰が利用しても効率よく作業できるため、作成にかかる時間を大幅に削減できます。
また、パソコンだけではなくスマートフォンやタブレット端末からも使用でき、スマート書記アプリが入った端末を使用するだけでTeamsやZoom等のWeb会議ツールとも連携できます。
AI GIJIROKU

出典:
https://gijiroku.ai/
AI GIJIROKUはZoomと連携するだけで会議等の会話をリアルタイムに画面にテキスト化し、終了後は議事録が自動保存されるアプリです。参加者が複数の場合でも、AI機能により話者を特定した上で議事録が自動作成されます。
また、翻訳機能も備わっており30ヵ国語に対応しています。外国人メンバーとの会話も母国語で記録されるだけでなく、AIによる翻訳テキストの発話もできるので、会議中のコミュニケーションが取りやすい点もおすすめです。
Googleドキュメント

出典:
https://www.google.com/intl/ja/docs/about/
Googleより提供されているGoogleドキュメントは、文書作成などで使用されることが多いですが、マイクに通した音声をリアルタイムで文字起こしできる等の議事録作成に役立つ機能が備わっています。
また、文字起こし後の編集作業の際には、複数のユーザーが同時に編集することが可能です。無料で利用できることからも、コストをかけずに議事録作成を効率化させたい場合におすすめです。
GIJI

出典:
https://web.giji.io/
GIJIは議事録作成ができるだけではなく、会議のムダをなくす機能も備わっています。GIJIを使用することで議事録を書く・共有・参照でき、議事録作成後の確認や承認フローをなくすことが可能です。
作成中の議事録はリアルタイムで共有でき、会議中にメンバー全員で同時編集もできます。また、議題を確認しながら進行できるため、議論の脱線を防げるといったメリットもあります。
議事録アプリ選びで意識すべき5つのポイント
議事録アプリを選ぶ際に意識すべきポイントは以下の5つです。
求めている機能が備わっているか
議事録アプリは会話を自動でテキスト化するだけではなく、翻訳機能や議事録のテンプレートが備わっているアプリもあります。備わっている機能はアプリごとに違うため、求めている機能が備わっているか意識して選ぶとよいでしょう。
誰でも使いこなすことができるか
議事録は毎回同じ担当者が作成するとは限りません。そのため、使用する議事録アプリは誰でも使いこなすことができるものを選ぶことがおすすめです。
パソコン操作に慣れていない人でも直感的に操作できるアプリを選ぶことで、議事録作成の効率化につながります。
編集や共有ができるか
議事録アプリの中には文字起こし機能は備わっていても、編集や共有が満足にできないものもあります。議事録の編集や共有まで一貫して1つのアプリ内で行いたい場合は、議事録編集や共有ができるアプリを選ぶことをおすすめします。
また、複数人で共同編集や共有ができると、より効率よく議事録の作成や管理ができます。
セキュリティ対策がとられているか
会議の中では企業の機密情報や個人情報が含まれることも少なくありません。そのため、セキュリティ対策がとられている議事録アプリを選ぶことが重要です。
特にクラウド上に保存するアプリでは、不正アクセスを防いだりアクセスログを記録したり等、セキュリティ対策が万全なものを選ぶようにしましょう。
コスト負担が大きくないか
アプリによっては費用がかかるものもあります。そのため、コスト負担が大きくないか確認した上で選ぶことも大切です。
備わっている機能が多くても、コスト負担が大きくなると、費用対効果が低くなってしまいます。予算と照らし合わせながら選定しましょう。
まとめ
今回は、おすすめの議事録アプリや、選ぶ際に意識すべきポイントについて解説しました。
議事録アプリを使用することで、議事録作成の負担を減らすことにつながります。議事録作成でお悩みの方やこれから議事録アプリの導入を検討している方は、本記事を参考にしながら、議事録作成の効率化につなげて下さい。