省力化で得られる効果とは？取り組むためのポイントも解説

省力化とはムダを省き業務効率化すること

省力化とは、人が実施する業務を見直し、ムダを省き業務効率化することを指します。従業員数の削減が目的ではなく、従業員の労力をできるだけ少なくした上で、生産性の向上への取り組みを目的としています。

具体的には、ムダな工程や効率化できる業務を洗い出しその業務自体をなくしたり、ITツールを利用し管理したりすることです。
コールセンターにおけるチャットボット実装や物流倉庫における倉庫管理システムなど、従業員の労力をできるだけ少なくするために実施されている場合は、省力化にむけた取り組みと言えます。

省人化との違い

省力化と似た言葉に「省人化」があります。省人化は人が実施する業務を機械に任せ、従業員数を削減することが目的です。
人が実施しなくても成立する業務を機械により自動化し、機械では代替できない業務に人員を割くことができます。その結果、省人化に取り組むと人手不足の問題解決につなげることも可能です。

既存の業務を改善する点は省力化と同じですが、実施目的が異なる点に違いがあります。どちらも重要な取り組みですが、より少ない従業員数で業務を実施できる省人化の方が企業にとってはメリットが大きいという声も少なくありません。

省力化により得られる効果は3つ

省力化により得られる効果は、以下の3つです。

生産性が向上する

労力のかかる業務や人が行う業務を自動化することで、ムダな業務と人為的ミスを削減できます。これにより、従業員の疲労やストレスを軽減し、人的コストを削減できるため、生産性の向上にもつながります。
また、生産性が向上すると本来力を注ぎたい業務に多くの人員を配置できます。新規事業や事業拡大といった多くの工数が必要となる業務にも人と時間の投資ができ、企業全体の生産性の向上になるでしょう。

人手不足の解消につながる

少子高齢化が進む現代では、どの企業においても今後人手不足が深刻化すると予測されています。また、働き方改革の推進により長時間労働の制限や雇用形態の多様化もあり、人的資源が今後限られる可能性も高いです。
そこで、今後起こり得る人手不足を解消するための対策として、省力化が注目されています。省力化するとムダな業務を削減でき、限られた人的資源で業務に取り組むことが可能です。さらに、省力化により人手不足が解消されると、人的資源を効率的に活用でき労働環境の改善にもつなげられるでしょう。

品質の維持・向上につながる

省力化に取り組むにあたり、AIやロボットなどを導入すると人為的なミスを大幅に削減でき、品質の維持・向上につながります。また、スキルの差による品質のバラつきも発生しにくくなるといったメリットも生まれます。
従業員の負担軽減も可能となり、従業員は担当業務に集中して取り組むことが可能です。その結果、付加価値のあるサービス提供や顧客への丁寧な対応につながりやすくなり、品質の向上にも期待できます。

省力化に取り組む際の注意点は3つ

省力化に取り組む際には、以下の3つに注意しましょう。

専門的な人材獲得・育成が必要

省力化を進めるために機械などを導入する際には、専門的な人材獲得・育成も必要になります。機械などが故障した際の復旧時間の見込みはどのくらいか、システム管理を円滑に実施できるかなどの導入後を見越すことも重要です。
特に社内に専門知識を持つ従業員がいないと、新たに人材獲得するためのコストも発生します。そのため、導入前には社内に専門知識を持つ従業員がいるのか、もしくは獲得できるのか確認するようにしましょう。

コストがかかる

省力化の実施による機械などの導入は、コストがかかります。場合によっては多くのコストをかけたにもかかわらず省力化できた業務がコストに見合わず利益が生じない可能性もゼロではありません。
そのため、導入により業務の自動化がどのくらいできるのか、自動化により発生した時間をどの業務に充てられるのか、費用対効果はどのくらいになるのかなど、事前に確認した上で導入するようにしましょう。

業務内容に変更が生じると対応が難しいケースもある

省力化を目指して機械を導入しても、業務内容が変わると対応が難しくなることがあります。特に製造業の現場では、製造品が変更された場合、同じ機械では対応できない可能性があります。
そのため、将来的に業務内容に変更が生じる可能性がある場合は、変更を予測した上で導入する機械の選定がおすすめです。

省力化に取り組むための3つのポイント

省力化に取り組むためには、以下の3つのポイントを意識しましょう。

業務内容を見直し課題を明確にする

省力化に取り組む際には、業務内容を見直し課題を明確にしましょう。従業員の負担が大きい業務や人的資源を多く割いている業務を洗い出し、効率化できそうな業務をピックアップします。その中で優先順位を決め、解決策を検討していきます。

解決策としては、AIやロボットなどを導入し積極的に業務の自動化をしたり、情報共有システムの導入により業務の効率化を図ることなどです。
中には自動化できない業務も出てくることもあります。しかし、自動化できないということは人的資源を多く割く必要があり、優先的に従業員を配置するなどの検討が必要です。

自動化できそうな業務にAIやロボット等を導入する

自動化できそうな業務をピックアップしたら、AIやロボット等を導入しましょう。業務に対してどのようなAIやロボット等のツールが適しているのか、事前に調べることが必要です。
中にはトライアルプランが利用できるツールもあるため、最適なツールを選ぶためにも複数試すことをおすすめします。

さらに、ツールを導入する際には、費用対効果や従業員が使いこなせるかどうかの確認が必要です。費用対効果が低く利益が出なかったり、従業員が使いこなせず自動化が進まなかったりすることも少なくありません。

業務を標準化しマニュアル化する

業務の標準化とマニュアル化は、省力化を実現するための効果的な方法です。業務が標準化されていないと、業務スピードや品質にばらつきが生じ、生産性が低下する原因となります。
業務を標準化することで、品質と生産性の向上が期待できます。

業務を標準化するためには、マニュアルを作成することが有効です。省力化には、従業員が同じ手順で業務を実施できることが重要です。これにより、従業員の教育がしやすくなり、教育コストの削減にもつながります。

マニュアル化には「マニュアル博士」がおすすめ

出典：https://manual-hakase.com/

省力化には業務を標準化しマニュアル化することがおすすめですが、マニュアルを一から作成するとなると、作成者に大きな負担がかかってしまいます。そこでぜひ利用していただきたいのが、マニュアル作成ツールです。
マニュアル作成ツールを利用すると、作成に伴う工数を大幅に削減できるだけではなく、作成者のスキルに左右されず高品質なマニュアル作成ができます。さらに、共有や更新がしやすいのもメリットの1つです。

マニュアル作成ツールは多くの種類がありますが、その中でも誰でも簡単に作成ができると言われているのが「マニュアル博士」です。マニュアル博士の特徴はこちらです。

・手順がわかりやすく伝えられる動画式のマニュアル作成ができる
・難しい編集操作が必要なく、動画編集のスキルがなくてもマニュアル作成ができる
・作成したマニュアルをいつでも視聴でき、教育コスト削減ができる

省力化に取り組むためにマニュアル作成しようと考えている場合は、取り組みの一環としてマニュアル博士の利用をおすすめします。

省力化に成功した3つの具体例

ここでは、省力化に成功した3つの具体例について紹介します。

飲食店での注文システムの導入

飲食業界の企業では、注文を受ける人員の削減やテーブルごとの料金把握を目的とし、注文システムを導入しました。注文システムにも様々な種類があり、主に以下のような注文システムがあります。

・テーブルごとに設置されたタブレット端末から注文する
・店舗入口に設置されたデジタル券売機からの注文・決済する
・自身のスマートフォンにアプリをインストールし注文する

このような注文システムの導入により、従業員側や客側も注文ミスを減らし商品の確認もできるようになりました。注文状況を確認できる点は、顧客満足度の向上にもつながります。
また、注文システムを導入したとある企業では、業務効率化に成功し従業員の給与アップも実現できました。省力化に取り組んだことで、従業員のモチベーションを向上させ、従業員に還元できたという事例もみられています。

コールセンターでのチャットボットの導入

コールセンターにおける従来の問い合わせ方法は電話やメールが主流でしたが、近年では企業のWebサイトを通じたチャットボットによる問い合わせ対応も増えています。
そもそもコールセンターでは日々似たような問い合わせがくるため、その対応に追われたり対応しきれなかったりする問題も抱えていました。

このような問題を解決するためには、チャットボットの導入が効果的です。特に重複する問い合わせは、チャットボットによる回答で担当者の負担軽減にもつながります。
とある企業では、電話による問い合わせが9割を占めていました。しかし、チャットボットを導入した1年後には約5割まで減り、省力化が実現できたという事例もみられています。

物流倉庫での倉庫管理システムの導入

物流倉庫での倉庫管理システムの導入による業務の自動化は、特に人手不足と言われている物流業界において省力化につながる有効な対策です。
その中でも、倉庫管理システムの導入により、省力化だけではなく業務運用そのものが効率化できた事例もあります。

とある物流業界の企業では、手作業や非効率作業が多く残業が常態化していました。
そこで倉庫管理システムを導入したところ、報告書類が自動作成できるようになり、実在庫とシステム在庫の差異が大幅に減少したのです。省力化だけではなく業務のムダも減らせました。

まとめ

この記事では、省力化で得られる効果や取り組むためのポイントについて解説しました。今後、どの企業においても人手不足は起こり得る問題です。人手不足を解消するために、早めに省力化に取り組むことをおすすめします。

また、省力化はムダな業務を削減できることから、生産性の向上、品質の維持・向上にもつながります。企業経営において、今後省力化は必要不可欠になるでしょう。
今回紹介した省力化に取り組むためのポイントや事例を参考にしながら、省力化に取り組んでみてください。