おすすめの手順書作成ツールは？比較ポイントも含めて一覧を公開！

手順書作成ツールとは

手順書とは、特定の作業やプロセスを実行する際に必要な手順や指示を記載した文書です。主にビジネスや技術分野で使用され、作業の効率性や品質向上、情報の共有を図るために重要視されています。
手順書には、作業の段取りや手順はもちろんのこと、必要な資材やツール、安全上の注意事項なども盛り込まれています。手順書を用意することで、業務経験が浅い人が円滑に業務を行うのを助けたり、事故を防いだり、効率よく業務ができるようになります。
さらに、手順書は品質管理やコンプライアンスの観点からも重要であり、業界規制や法的要件を遵守するための手段としても機能します。

ただ、手順書を作成するのは容易ではありません。まず、最も効率的で質のいい作業を見つけることと、それを言語化し記載するのは、かなり骨の折れる作業になってしまいます。
通常業務の間をぬって作成するには手間と時間がかかります。さらに、0から手順書を編集しようとすると、どうしても作成者によって、品質に差が生まれてしまいます。

そんな悩みを解消できるツールが、手順書作成ツールです。手順書作成ツールとは、手順書を作成するために必要な機能が備わったソフトウェアのことです。
手順書作成ツールを使えば、誰でも簡単に高品質な手順書を作成することができます。

手順書作成ツールが求められる背景

手順書作成ツールが求められる背景には、様々な要因があります。まず、手順書の作成自体が手間がかかるため、手順書作成ツールを活用することで効率化を図る企業や組織が増えています。
また、コロナ禍をきっかけにリモートワークが増加し、作業プロセスを文書化し、リモートでも円滑に業務を行うための需要が高まりました。さらに、グローバル化や日本の生産人口の低下により、外国人労働者の雇用が増加しており、外国語での手順書作成ニーズも拡大しています。

手順書の活用が、人手不足や技術の継承など様々な経営課題の解決に求められています。手順書作成ツールは、現代のビジネスシーンにおいて必要不可欠な存在になっています。

手順書作成ツールを利用するメリット

業務の標準化や効率化を目的に、近年多くの企業で導入が進む「手順書作成ツール」。本章では、企業が手順書作成ツールを導入することで得られるメリットを解説します。

作成スピードが圧倒的に早くなる

従来の手順書作成は、「文章をまとめる」「画像を撮る」「レイアウトを整える」といった作業を一つひとつ人力で行う必要がありました。しかし、手順書作成ツールを使えば、作業そのものを自動で記録・整理してくれるため、作成時間を大幅に短縮できます。
例えば、画面録画やキャプチャ機能付きのツールなら、実際にシステムを操作するだけで、その手順が自動でスクリーンショット付きのマニュアルとして出力されます。また、音声認識や自動字幕生成などのAI機能を備えたツールを使えば、動画や口頭説明をそのまま文章化でき、ライティングに不慣れな人でも高品質な手順書を短時間で作成可能です。

フォーマットの統一で品質が安定する

手順書を複数人で作成していると、ページ構成やデザイン、書き方のルールがバラバラになり、読みにくくなることがあります。手順書作成ツールはこの課題を解決します。テンプレートやレイアウトが自動で統一されるため、誰が作成しても見た目や構成に一貫性を持たせることが可能です。
また、図表や文字サイズ、色使いなども自動で整えられるため、内容に集中して作業ができます。特に、多部署でマニュアルを共有する企業では、統一フォーマットによる読みやすさが大きな効果を発揮します。

ノウハウを属人化させずに共有できる

企業における大きな課題の一つが「ノウハウの属人化」です。特定の社員しか分からない作業や判断基準があると、異動・退職の際に業務が滞るリスクが生じます。手順書作成ツールを使えば、作業内容を簡単にドキュメント化し、クラウド上に蓄積できるため、誰でも同じ情報にアクセスし、同じ手順で作業できる状態を作ることができます。
「知識が人に依存しない仕組み」を作ることで、人材入れ替え時の教育コストを削減しながら、組織全体の知見を継続的に蓄積できる点が大きな魅力です。

クラウド管理で常に最新情報を共有できる

紙やPDFベースの手順書では、内容を更新しても現場全員に行き渡らないという問題が起こりがちです。手順書作成ツールの多くはクラウド型で提供されており、修正や更新がリアルタイムで反映されます。
これにより、「古い情報を参照してミスが起きる」といったトラブルを防げます。また、バージョン管理機能がついているツールなら、過去の変更履歴も追跡できるため、「いつ・誰が・どの部分を修正したか」が一目で確認できます。

手順書作成ツールを利用するデメリット

手順書作成ツールは便利なサービスですが、導入すれば必ず手順書の品質が上がるわけではありません。本章では、手順書作成ツールを利用する際に注意したいデメリットを紹介します。

導入や運用にコストがかかる

手順書作成ツールの多くは、月額費用やライセンス費用が発生します。無料で使えるツールもありますが、法人利用に必要な管理機能や共有機能、権限設定、サポートなどを利用する場合は、有料プランが必要になることが一般的です。
また、費用はツールの利用料だけではありません。社内で使い方を覚えるための教育、既存の手順書の移行、運用ルールの整備などにも時間と人手がかかります。導入前に、単純な料金だけでなく、運用にかかる工数まで含めて検討することが大切です。

ツールに慣れるまで時間がかかる

手順書作成ツールは便利ですが、すべての従業員がすぐに使いこなせるとは限りません。特に、これまでWordやExcel、紙の資料で手順書を作成していた企業では、操作方法や管理画面に慣れるまでに時間がかかる場合があります。
操作が複雑に感じられると、「結局これまで通りの方法の方が早い」と判断され、ツールが使われなくなる可能性もあります。導入直後は、作成担当者を絞って小さく始めたり、社内向けの簡単な使い方マニュアルを用意したりするなど、定着までのサポートが必要です。

既存の手順書を移行する手間が発生する

すでに社内に多くの手順書がある場合、それらをツール上に移行する作業が必要になります。ファイルをそのままアップロードできる場合もありますが、検索しやすくしたり、カテゴリ分けをしたり、動画や画像を差し替えたりするには、一定の整理作業が発生します。
特に、古い手順書が部署ごとにバラバラの形式で保管されている場合は、移行前に内容の確認や統合が必要です。導入前に対象範囲を決め、優先度の高い手順書から移行することが大切です。

管理ルールがないと情報が散らかりやすい

クラウド型の手順書作成ツールは、複数人で作成・更新できる点が便利です。しかし、管理ルールを決めずに運用を始めると、似たような手順書が複数作られたり、古い内容が残ったり、どれが正式な手順書なのか分からなくなることがあります。
そのため、作成者、承認者、更新頻度、タイトルの付け方、カテゴリの分け方などをあらかじめ決めておくことが重要です。動画作成から配信まで対応できるツールを活用する場合も、ツールの機能だけに頼らず、社内で運用ルールを整えることで効果を発揮しやすくなります。

業務手順書作成に向いているツール

業務手順書の作成に適しているのは、テンプレートやレイアウトが豊富なツールです。本章では、業務手順書を作成したい時のツールを紹介します。

COCOMITE

COCOMITEは、KONIKA MINOLTA（コニカミノルタ）が提供する、オンラインマニュアル作成・運用サービスです。わかりやすい業務手順を「いつでも」「どこでも」「だれとでも」共有できるサービスを目指しています。
COCOMITEは、慢性的な人手不足を解決するツールとして開発されました。このツールは、手順書がオンライン上で共有でき、作成や運用もできます。工数がかかりがちな人材育成や、業務ナレッジの共有をスムーズに行い、 業務の効率化、生産性やサービス向上に繋げようとしています。

業務知識の共有が簡単にできるので、業務品質向上になるとともに、業務プロセスの改善と成果の向上を実現することができます。様々な人のノウハウを集積して手順書を作成できるので、業務の属人化を防ぎ、チーム全体のクオリティを上げます。
また、情報は常に最新のものをオンラインで閲覧できるので、古い情報に惑わされたり、情報が見つからないというミスや無駄を防げます。さらに、手順書はパソコンやタブレットなどのデバイスで閲覧でき、作成・管理もできるので多様なシーンで活用できます。社内共有が主なプランと外部公開用のプランが準備されています。

料金は、パック制・年間一括払いのパッケージプランだと初期登録料65,000円または、勉強会１回付だと15万円です。その他使用できる機能が増える、スモールパック、ミディアムパック、ラージパックも用意されています。
また、外部公開に特化したトリセツパック、小規模から始めるエントリープランと中規模以上に対応するスタンダードプランが選べる従量課金プランもあります。それ以上の大規模プランについては、応相談になっています。
30日間の無料トライアルも用意されているので、導入を検討している場合は試してみるとよいでしょう。

Zendesk

Zendeskは、あらゆる企業規模やニーズに対応できるカスタマーサポートソフトウェアです。このツールは社内向けのQ&Aとして使用するのに適しています。特徴はAIによるカスタマーサポート機能で、業界特有の問い合わせを理解し、的確な回答をしてくれます。
問い合わせは、目的、言語、印象を判断し瞬時にラベル付けされ、自動で優先順位をつけてくれます。社内向けの使用だけでなく、公開範囲を社外に設定すれば、社内外問わず情報の共有が可能です。

海外の会社なので料金はドル設定になっていて、月額19ドルからになっています。予算や要望によってどのプランを選ぶのかの相談もできます。

Create!JobStation

Create!JobStationは、社内の定型業務が「いつでも」「誰でも」「同じように」遂行できることを目指すクラウド型業務標準化ツールです。

業務では、以下のような課題が生じる場合があります。

・業務の全体像が見えないと進め方や進捗がわからなくなる
・業務が属人化し、担当者以外が対応できなくなる
・手順が複雑になり、現場で定着し辛くなっている

そんな問題を解決するために役に立つツールです。

例えば、業務の全体像が見えるように、業務フローを可視化し、進捗状況や作業内容を担当者間で共有できるようにします。また、作業のタスクや履歴、エビデンスを管理するため、やることをチェックリストで管理できるようにします。作業の漏れを防ぐとともに、ナレッジを蓄積・共有して業務の属人化を防げます。
さらに、既定の条件が複雑でも「いつ」「誰が」「何をやるのか」を、業務内容に応じて作業と手順を自動で判断してくれる機能もあります。業務の見える化、手順の整理、蓄積と共有ができるツールで、業務手順書作成に最適です。

初期費用とサポート量は無料、月額費用は1ユーザー300円です。2週間無料トライアルも用意されているので、導入を検討している場合は試してみるとよいでしょう。

トースターチーム

トースターチームは、業務を見える化し、業務効率や生産性の向上、人材の即戦力化を目指すAIマニュアル作成管理ツールです。
業務に必要なノウハウや知識、経験をまとめた手順書や動画マニュアル、用語集などが作成できます。累計登録社数は2,000社以上で、さまざまな業界の企業で取り入れられています。

トースターチームの提供するツールは、AI自動マニュアル作成で、AIアシスタントが代わりに手順書を自動作成してくれるところが特徴です。未経験者でも手順書が簡単に作成でき、マニュアル作成の時間とコストを大幅に削減し、内製化を可能にします。
また、翻訳機能もついているので、作成した手順書は、新入社員、中途社員、アルバイトの研修のみならず、外国人スタッフの教育にも役に立ちます。手順書はスマホのアプリで作成編集ができます。

作成した手順書は、グループ、フォルダ、セクションの3つのレイヤーで管理でき、横断検索も対応しているので必要な時にすぐ使えます。
さらに、手順書を作成したり、利用するとポイントがたまる仕組みになっており、月間のアクティブランキングとして表示されます。チームへの貢献度が見えるので、モチベーションアップや作成意欲向上にも役立ちます。

料金は、ライトプランなら月額で35,000円（50名まで）になっており、初期費用が10万円必要です。他にも、使える機能が増えるスタンダードプランやビジネスプランなどもあります。無料で試せる期間もあります。

操作手順書作成に向いているツール

システムやアプリの操作マニュアルや、PC操作業務における手順書を作成したい場合は、操作画面の画像が必要になります。
そのため、PCを操作するだけで、自動的に操作画面のキャプチャーができたり、操作内容の説明文を自動生成できる機能が備わっているツールがおすすめです。本章では、操作手順書を作成したい時のツールを紹介します。

flowM（フローム）

flowM（フローム）は、業務を遂行しながら、フローを自動で記録し、保存してくれる手順書作成ツールです。日々忙しくて手順書作成が後回しになりがちな、業務の可視化を担ってくれるツールです。

業務では、以下のような課題が生じる場合があります。

・業務が忙しいうえ、残業もできないので、教育にとる時間が取れない
・いつか業務整理はしなければならないと思っているけど、何から手を付けて良いかわからない
・手順書の作り方がわからない
・一人一人が様々な作業をしており、ばらばらに記録していて標準化し辛い

そんな問題を解決するために役に立つツールです。

フロームは、通常の業務を自動で記録し、Excelで出力します。プログラム実行ファイルなので、パソコンに入れるだけですぐ使用ができるためインストール不要です。
使い方もとてもシンプルで、業務を始める前にフロームのボタンをクリックし、業務終了で再度クリックするだけです。業務整理や教育研修資料として、業務の引き継ぎの手順書やテレワーク推進のための資料など幅広く活用できます。

パソコン1台かつ1ユーザーIDあたりのライセンスは月額5,000円（税込5,500円）です。ユーザーIDフリーやパソコン限定なしなどのカスタマイズにも対応しています。詳細は直接お問い合わせください。

iTutor（アイチューター）

iTutor（アイチューター）は、株式会社Blue Portが提供するツールで、「伝わる」手順書を、簡単に、速く、高品質で作ることを目指しています。
操作手順書作りにおける

・作成にかかる時間と手間を削減したい
・業務を標準化して組織を動かしたい

という要望に対し、簡単に素早く高品質な手順書が作成でき、誰にでも理解できて行動に移せることが叶えられるシステムになっています。

iTutorの使いかたは、PC画面上でマニュアル化したい操作を行うだけです。そうすると、自動でスライド化してくれて、撮影した動画を手順書に盛り込むことができます。様々な編集を加えた後の出力も、文章・動画・HTML5など様々な形式で出力可能です。
画面や操作性はパワーポイントに似ているため、誰でも直感的に操作できるのも強みです。動画編集画面も分かりやすくなっているので、直感的な操作で簡単に編集できます。ツールを使うのが初めての人も、短時間で使いこなせます。

このツールが一つあれば、業務のあらゆる場面で活用できます。例えば、システムの操作方法や社内手続きの方法には、ドキュメント形式の手順書を活用したり、現場作業手順や接客の仕方なら動画の手順書を使用するなどの活用が想定できます。
さらに、eラーニング様に穴埋め問題や〇×問題、テスト問題を作成し教育を行うなどもできます。利用者向けにセミナーを開催しており、システム導入後にわからないことがあってもサポート体制がしっかりしています。

人気があるのは、Proエディションプランで90万円〜になっています。このプランではありとあらゆる機能が使えます。
その他、ドキュメントと動画作成可能なStandardエディションでは70万円～、ドキュメントがメインのDocumentエディション、動画がメインのVideoエディションでは38万円～になっています。なお、Macで使えるタイプのforMacでは55万円～になっています。

Demo Creator

Demo Creatorは、4K・8Kの高画質な録画画面や音声収録が誰でも簡単にできるツールです。AI機能や多くのエフェクト機能があり、すぐに作業ができます。
以下の6つのようなシーンごとに録画機能を使い分けると、より高品質な収録が可能です。

・スクリーン録画
・画面とカメラ録画
・カメラ録画
・ゲーム録画
・バーチャルアバター録画
・動画プレゼンテーション

オンラインセミナーからゲーム実況まで、収録内容に適した機能があり収録後の編集も一括でできます。作成した手順書はDemoCreator Cloud Driveに直接アップロードできます。
ユーザーは512MBのストレージを無料で使用でき、サブスクリプションサービスを利用すればさらに容量を増やせます。動画を共有するリンクも無料で生成できます。
作成物はYouTube、TikTok、VimeoなどのSNSと連携でき直接共有可能です。手順書動画のリンクをチームで共有して、動画を見ながらリアルタイムでコメントをすることも可能です。

料金は、法人・商用向けで年額6,980円（税込）です。

動画手順書作成に向いているツール

業務手順書の作成に適しているのは、テンプレートやレイアウトが豊富なツールです。本章では、業務手順書を作成したい時のツールを紹介します。

マニュアル博士

出典：マニュアル博士　公式ホームページ

マニュアル博士は、社内研修や、営業、業務手順や製品の手順書を作成する、クラウド動画編集ツールです。豊富な機能があり、動画の簡単作成から編集、作成動画の活用までをワンストップで行えます。
豊富なテンプレートも用意されており、フォーマットに沿って素材やテロップを入力するだけで簡単に高クオリティの手順書動画を作成できます。画面録画機能やパワーポイントの取り込み機能がついているので、時短になります。

テキストを入力するだけでAIがナレーションを自動作成する機能もあり、日本語・外国語など130種類以上の声色変更も可能です。
作成した動画は、マルチデバイス対応なので、ログイン情報がわかるユーザーはどのデバイスからでもアクセス可能です。クラウド型ツールなのでインストールは不要です。
また、プラットフォームを合わせて作成することができ、作成した手順書を一元管理することができます。テスト機能やシナリオ機能を使うことで、効果的に手順書を活用できます。

料金はツール利用とサポートが含まれて定額になっています。機能や費用の詳細は直接お問い合わせください。無料相談会も実施されているので、導入を検討される方は利用してみてください。

soeasy buddy

soeasy buddyは、育成やコミュニケーションの悩みを解決することを目指すツールを提供しています。
特に、業務では、以下のような課題が生じる場合があります。

・手順書が紙であっても、活用されにくい
・手順書を紙で作成すると、古くなった情報の更新が大変
・スタッフ加入や異動、配置換えの度に、何度も同じ説明をしなければならない
・優秀な社員のノウハウを広めたくても、本人は忙しいので、教える機会や対象者が限られてしまう

そんな問題を解決するために役に立つツールです。そこで、これまでの手順書作成や活用の課題に対して、soeasy buddyでは簡単に動画で手順書を作って共有ができるようになりました。さらに、即時に質問ができるSNS機能も搭載しています。教えあいすることで職場の雰囲気が変わり、モチベーション向上にも貢献します。
作成はスマホででき、動画をとって投稿ボタンを押すだけです。字幕が自動表示され、編集の手間なく動画手順書を作成することが可能です。
業務連絡や日報、ヒヤリハットやクレームなどの情報もリアルタイムで共有できる機能もあります。手順書の閲覧データも集計していて、学習状況が把握できると共に、手順書の有用性も把握できます。

料金は利用人数に応じて決まり、月額は39,000円からになっています。利用初期の動画手順書作成代行などのサービスも用意されています。詳しくは、直接お問い合わせください。

VideoStep

VideoStepは、働きかたを変える手順書DXシステムです。手順書を簡単に動画化することができ、教育管理もひとつのツールでできます。

業務では、以下のような課題が生じる場合があります。

・文字や画像だけでは伝わり辛い
・業務が属人化していて、パフォーマンスにばらつきが生じてしまう

そんな問題を解決するために役に立つツールです。

VideoStepは、AIを活用し、これまでは手順書の作成経験がない人でも、パワーポイントを操作するような感覚で使用できます。自分自身のノウハウや業務ナレッジを簡単に手順書にすることが可能で、他の人が作成した手順書も更新できます。そのため、動画作成が属人化することがありません。
また、20か国語の音声読み上げに対応しているので、ナレーション要らずで外国語の動画作成が可能です。外国人労働者の教育や、中国・インドネシア・ベトナムでの向上活用実績があります。

動画は、リンクやQRコードを通じてスマホで閲覧可能です。オフライン環境でも再生できます。動画の作成のみでなく、既存の手順書を含めて一元管理し、実際の閲覧状況や理解度管理もできます。
いつ誰がどこで閲覧したかをデータ化しており、人材教育のデジタル化も実現します。料金の詳細については、直接お問い合わせください。

Dive

Diveは、現場でみる動画・AR手順書作成のツールです。このツールを活用することで、教育担当の負荷を低減しつつ新人スタッフの早期成長を実現できます。
現場では、新人スタッフが教育した作業内容を覚えられず、初期教育後も都度質問されることで、教育担当の業務を圧迫してしまうというのはよくあるお悩みです。そこで、現場でみられる動画・AR手順書システムとしてDiveを使用すれば、作業しながら覚えることができます。

Diveの動画は、作業ステップごとに、作業のコツ、注意ポイント、安全上の重要事項などが確認できます。各ステップにはチェック項目が設けられており、チェックができていない項目があるとアラートが出るようになっています。チェック結果や閲覧時間は、データベースに記録されており確認ができます。
さらに、AR（Augmented Reality：拡張現実）を利用し、モノの置き場や作業者への道案内も動画手順書のステップに挿入できるので、現実に即した映像をみて作業手順を学習することが可能になります。

契約形態は1年間のサブスクリプションです。どのプランでも、手順書を無制限に作成・閲覧できます。
例えば、動画手順書の運用に挑戦したい従業員数25名以下の会社に向けたEntryプランでは月額3万円です。最も人気のあるProプランでは月額5万円から利用できます。

手順書作成ツールを選ぶ時の観点

手順書は、どのような手順を説明しているのかによって必要な情報や手順書のあらわしかたの種類が分かれます。例えば、操作手順の説明であれば、該当のシステムや機械の操作画面がある方がよいですし、文章では表現しにくい内容もあります。どのようなシチュエーションで使用したいかが、選ぶ時の観点になります。
そこで本章では、どのようなシチュエーションなら、どのような手順書作成ツールを選ぶのが良いのか解説します。

業務手順の説明に使用する場合

業務手順書を作成する際には、テンプレートやレイアウトが充実している手順書作成ツールを選ぶことが重要です。業務手順を説明するには具体的な情報をわかりやすく説明する必要があります。また、レイアウトが統一されている方が、理解しやすくなります。
そこで、業務手順を説明するのに選ぶ手順書作成ツールには、事前に用意されたテンプレートを利用し、必要な情報を項目に従って入力するだけで手順書が完成するタイプのものを選ぶと便利です。

操作方法の説明に使用する場合

操作方法を説明したい場合には、視覚的で明確かつ分かりやすい手順を示すことが重要です。特に、システムやアプリの操作マニュアルや、PC操作の手順書を作成するなら、操作画面の画像をできるだけそのまま載せるべきです。
そのため、PCを操作するだけで、自動的に操作画面のキャプチャーができたり、操作内容の説明文を自動生成できる機能がそなわっているツールがおすすめです。
そこで、操作方法を説明するために選ぶべき手順書作成ツールは、画面の自動キャプチャー機能や操作説明の自動音声聞き取り機能があるものを選ぶと便利です。

動画の説明に使用する場合

動画で説明したい場合には、現場で動画をとったものを編集できる機能があるツールがおすすめです。特に、製造業や物流業、食品業、小売業、飲食業などの現場で有用で、文章だけでは伝わり辛い内容を説明するのに適切です。スマートフォンやタブレットで撮影し編集できるタイプなら、リアルタイムで利用できます。
さらに、外国人スタッフへの教育や理解度向上を考慮するなら、音声認識機能による字幕生成や自動翻訳機能が備わっているツールを選ぶことが重要です。すると、言語の壁を超えて効果的なトレーニングや情報共有が行えるようになります。

ノウハウの蓄積を強化したい場合

業務では、文章にして体系的にマニュアルとするほどの情報ではないけど、メモ程度に残しておきたいというものもあるでしょう。そして、それを共有したり、情報を集約することができれば、会社の業績向上に貢献できるかもしれません。
業務上のナレッジを、手軽に蓄積し共有して残しておきたい、という場合には情報の蓄積や集約を得意とするツールを選びましょう。

手順書作成ツールでできること

手順書作成ツールがビジネスシーンで必要とされていることはわかりましたが、手順書作成ツールを使うとどのような作業が便利になるのでしょうか。本章では、手順書作成ツールでできることを解説します。

手順書を簡単に自動で作成できる

手順書作成ツールは、手順書の作成プロセスを簡素化し効率化するための便利なツールです。これまでは、手順書を作成したいと思ったら、作業手順を段階ごとに整理し、必要な情報を集め、レイアウトを調整する必要がありました。
自分で全てを編集するのは、多大な時間と労力がかかる作業でしたが、手順書作成ツールを利用するとこれらの手間を大幅に省くことができます。

手順書作成ツールでは、まずテンプレートを選択し、その後にガイドに従って必要な情報を入力するだけで手順書を作成できます。作成時間が短縮されるだけでなく、手順書の作成過程が標準化されるため、属人化も防止できます。
特にシステムやアプリの操作画面の手順書を作成する場合には、手順書作成ツールが大きな助けとなります。特定のシステムやアプリの操作手順を記述する際に、手動で画面の操作手順を書き起こす作業は煩雑で時間がかかります。

手順書作成ツールは操作画面を記憶し、キャプチャーを取得し、さらに音声認識機能を使用して説明をテキスト化することができます。
これにより、手順書作成プロセスは大幅に簡素化されます。手順書作成ツールは、簡単に自動で手順書の作成ができて、作業者の負担を軽減します。

現場での指導で使用できる

手順書作成ツールは、実際に業務の現場で行うOJTでも有用なツールです。従来のOJTは、新入社員や研修生に対して、実際の作業現場での指導や説明が必要でした。
しかし、トレーナーの都合やスケジュールの都合で、十分な時間を確保することが難しかったり、作業内容が複雑な場合にイメージしにくく、十分な指導が行えないことがありました。

しかし、手順書作成ツールを活用することで、現場の作業を動画として記録し、それを手順書作成ツールで編集して動画マニュアルを作成することができるようになりました。これにより、新入社員や研修生は、自分のペースで作業手順を理解し、何度でも確認することができます。
さらに、手順書作成ツールには音声認識機能が備わっているものもあります。この機能を使えば、動画に字幕を追加したり、翻訳したりすることができます。つまり、外国語での作業手順書作成も簡単に行えるようになったのです。
その結果、OJTの効率性が向上し、現場作業におけるトレーナーと受講者の負担が軽減されました。また、専門知識や技術がなくても、スマートフォンで簡単に動画マニュアルを作成できるようにもなっています。

情報の蓄積や活用が簡単にできる

手順書作成ツールは、情報の蓄積や活用を簡単に実現してくれるツールです。従来の情報の蓄積や活用には多くの課題がありました。
例えば、口頭での伝達やその場限りのメモ書きだけでは、情報が十分に共有されず、確認や再利用が困難でした。しかし、手順書作成ツールはこれらの問題を解決できます。

従来の口頭伝達やメモ書きだけで済ませていた内容も、社内ナレッジとして蓄積することが可能になります。必要な情報を手順書として整理し、データベースに保存することで、企業や組織内での情報の共有やアクセスが容易になります。
また、必要なマニュアルや手順書を簡単に検索してアクセスできます。作業者は必要な情報を素早く見つけ出し、作業に活用できます。さらに、情報を収集したり、手順書を作成したりする際にも、手順書作成ツールを利用して簡単かつ効率的に行えます。
情報の蓄積と活用を同時に行うことで、企業や組織内での知識の共有と進化が促進されます。

修正改善が簡単にできる

手順書作成ツールを使用すると、修正や改善も簡単にできます。従来の情報の修正と改善には多くの手間や時間がかかりました。
例えば、冊子で作成された手順書の修正や改善を行う場合、全てのコピーを手作業で修正する必要がありました。これには大きな時間と労力が必要でした。

しかし、手順書作成ツールを利用すると、修正や改善が必要な部分は素早く特定し、修正箇所を一括して修正することが可能になります。また、変更が必要なテキストや画像があれば簡単に編集し、更新できます。
さらに、利用者からのフィードバックや改善提案を簡単に反映させることができます。手順書作成ツールを活用すると、必要な修正や改善を効率的に行えるので、作業内容や手順の最新化がスムーズにできます。

手順書作成ツールの比較ポイント

手順書作成ツールは、多くの企業から提供されていますが、その中から選ぶ時には機能のどこを比較すればよいのでしょうか。手順書作成ツールにはいくつかの便利な機能があります。
その機能の有無や品質を比較すると、どの手順書作成ツールがよいかを判断できます。本章では、手順書作成ツールを比較する時のポイントをお伝えします。

作成コストを省く機能があるか

比較ポイントの一つ目は、作成コストを省く機能の有無です。以下のような、手順書作成に必要な作業が簡単にできるかどうかを比較しましょう。
 

テンプレート・レイアウト機能

手順書作成で必須の項目があらかじめテンプレート化されていて、その項目に従って入力すれば手順書が作成できるようになっています。
また、レイアウトは自動的に整えられるので、文章の更新や画像の差し替え、修正をしてもレイアウトが乱れることなく追加できるようになっています。
 

音声認識で字幕が生成されたり自動翻訳される機能

動画を撮影すると、音声認識を利用して字幕が自動生成できるような機能があります。さらに、音声認識して翻訳を自動で生成してくれる機能もあります。
動画撮影をして、字幕を付けた形で手順書を作成したい場合は、必須の機能です。音声認識のレベルはそれぞれのソフトで異なってくるので、用途に応じて選びましょう。
 

画面収録、説明文の自動生成機能

PCやシステムの操作画面の手順書を作りたい場合は重宝する機能です。ツールの中には、手順書に盛り込みたい操作をするだけで、自動的に画面キャプチャーを撮影し、動作説明で必要な説明文も自動で取得してくれる機能を持つものもあります。
動画として録画した物を、静止画として抜き出す機能が備わっているものもあります。

手順書を活用しやすくする機能があるか

比較ポイントの二つ目は、手順書を活用しやすくする機能があるかどうかです。例えば、以下のような機能があると便利です。それぞれの内容を比較しましょう。
 

QRコード表示機能

作成した手順書ごとにQRコードを発行できるツールもあります。作成した手順書のQRコードを共有しておけば、作業の現場でも気軽にアクセス可能です。しかも、特定の手順書のQRコードを作っているので、読み取れば作業に必要な箇所にダイレクトにアクセスできます。
この機能を活用すれば、必要な手順書を探す手間もなくなり、閲覧する手順書を間違う事もありません。また、外国人のスタッフが多い現場で役に立つ機能です。
 

キーワード検索機能

キーワードを入力して、タイトルや文章内の検索ができるのはもちろん、項目ごとにタグが設定できるとさらに使い勝手がよくなります。
フォルダ分けして共有リンクを貼れる機能もあれば、必要な情報にダイレクトにアクセスできるのでさらに便利です。該当する箇所だけを、担当者に伝えることができるのも有用です。
 

操作のナビゲーション機能

実際に操作するシステムの画面上に操作方法を、リアルタイムで表示できるナビゲーション機能があるのも有用です。
そのため、手順書を別の機器で表示しながら見て操作をする必要がありません。操作のナビゲーションを受けながら操作ができるのでとても便利です。

教育管理ができる機能があるか

手順書は、新人の教育や経験年数の浅いスタッフに使用される場合があります。その場合、手順書の内容がどのくらい理解できているかや、手順書を閲覧しているかの確認ができる機能があると、便利です。
教育管理に使う予定がある場合は、以下のような機能があるかをチェックしましょう。
 

閲覧状況確認機能

手順書作成だけでなく、作成してリリースした後の管理機能が備わっているものがあります。閲覧履歴を管理し、いつ誰がどこで閲覧したかをデータ化しており、人材教育のデジタル化も実現します。
また、どのようなキーワードが検索されているかのチェックもできます。利用者が検索する数が多いキーワードは、よく検索されるものとしてQ&Aを作れたり、より分かりやすくなるような改良のために利用される場合もあります。
検索のキーワードを集めて蓄積していくと、さらに精度の高い手順書になります。
 

理解度テスト機能

手順書に記載された内容を理解しているかをトレーニングする、ツールとして利用できるものがあります。習熟度判定のためのテストの問題もツールを利用して作成でき、利用者の理解度をチェックし、管理できます。
理解度のテスト機能が欲しい場合は、よく比較して選びましょう。

手順書を作成する際に気を付ける点

手順書を作成する際は、読み手が求める情報を効率的に提供し、確実に活用できるように工夫することが重要です。本章では、手順書を作成する際に気を付ける点をお伝えします。

目的を明確化する

手順書作成の第一歩は、その目的を明確にすることです。手順書を使用する対象者が何を学び、どのような結果を得ることを目的としているのかを明確にしなければなりません。
例えば、新入社員のトレーニング用であれば基本的な内容を詳細に記載する必要があります。一方、業務効率化を目指したものならば、要点を簡潔にまとめることが重要です。目的を明確にすることで、内容や形式を適切に選択することができます。

読み手の視点に立つ

手順書の内容は、読み手にとって分かりやすくあるべきです。対象者のスキルや知識レベルを考慮し、専門用語や業界特有の表現を必要以上に使用しないようにしましょう。
また、段階的な指示を分かりやすく整理し、読み手が迷うことなく実行できるよう工夫が必要です。具体的には、「1つのステップに1つのアクション」というルールを意識することで、内容が整理され、理解しやすくなります。

視覚的な要素を活用する

手順書における視覚的な要素は、文章だけでは伝わりにくい内容を補完します。スクリーンショットや図解、フローチャートを活用することで、読み手が具体的なイメージを持ちやすくなります。
特に操作手順書や機械の使い方を説明する場合、各ステップに対応した画像や動画を添えることで、誤解やミスを防ぐことができます。視覚的な要素を効果的に使用することで、手順書全体の質が大幅に向上します。

内容の一貫性と正確性を保つ

手順書は一貫性のある構成が求められます。同じ手順や操作を指示する場合も、表現や用語を統一することで読み手の混乱を防ぎます。
また、正確な情報を提供することが最優先です。誤った情報や古い内容が含まれていると、作業効率を下げるだけでなく、重大なトラブルにつながる可能性もあります。そのため、内容を確認し、定期的に更新することが重要です。

フィードバックを活用する

完成した手順書は、実際に使用するユーザーからフィードバックを得ることで、さらなる改善が可能です。現場での利用状況や改善点を収集し、内容の修正や補足を行いましょう。
また、フィードバックに基づいて不足している情報や過剰な内容を見直すことで、実用性の高い手順書が完成します。こうした継続的な改善のプロセスを取り入れることで、手順書の品質を維持できます。

まとめ

本記事では、手順書作成ツールの選び方や比較ポイントを解説しました。また、おすすめの手順書作成ツールを12種類紹介しました。
手順書作成ツールの使用は作業の効率化や品質向上につながり、ビジネスプロセスの改善に貢献します。ポイントをよく理解すれば、読者が自身のニーズに合った最適なツールを選択できるようになります。
この記事が、業務に最適な手順書作成ツールを選択し、効果的に活用できる参考になれば幸いです。