製造・メーカー関連のマニュアル / 研修のご相談事例

問い合わせ対応を再利用できる社内ナレッジとして蓄積する

相談企業では、社内からの質問に対して個別に文章で回答しているものの、その内容を誰もが理解できるマニュアルへ整え直す時間が不足していました。回答を受け取る人の知識によって理解度が異なり、画像や補足説明を付けて共有したくても、日々の対応に追われて資料化が後回しになることが課題です。そこで、問い合わせの多い操作や定型業務を優先して抽出し、質問内容、解決方法、注意点を共通の構成で整理する運用をご提案しました。既存の回答文や画像を活用し、必要な部分だけ説明を補うことで、継続してナレッジを蓄積できる体制を目指します。

マニュアルの一元管理と形式の統一で情報を探しやすくする

既存の情報共有環境では、資料の掲載先が分かれているほか、作成者によって説明の詳しさや見せ方が異なっていました。マニュアル博士では、文章、画像、動画を組み合わせたマニュアルページを作成し、カテゴリや検索機能を通じて必要な情報へアクセスできる環境を構築できます。手順ごとに見出しを設定することで、操作に不慣れな従業員にも理解しやすい構成を目指せます。また、相談企業が特に関心を示した、既存資料を解析して統一形式のマニュアルページへ自動整形する機能については、商談時点では開発中であることをご説明しました。提供開始後に実際の操作性や生成結果を確認し、導入を判断する進め方をご案内しています。

閲覧状況の可視化と継続的な改善でマニュアルの活用を促進する

相談企業では、従業員の知識や操作スキルに差があり、誰でも必要な情報を自力で見つけられる環境が求められていました。そこで、マニュアル博士のユーザー管理機能と閲覧ログを活用し、どの資料が参照されているかを把握しながら、情報の配置や案内方法を改善する運用をご提案しました。導入後は伴走型サポートにより、閲覧状況を踏まえた改善を継続できます。一方、会話を通じて回答を絞り込む対話型検索は、商談時点の標準機能には含まれていないことも確認しました。既存の共有環境からの切り替えを前提とせず、情報管理の条件と利用者の使いやすさを比較しながら、適切な運用方法を検討する方針です。