医療・福祉関連のマニュアル / 研修のご相談事例

使われていないマニュアルを、日常業務で使えるWebマニュアルへ

現状では、マニュアル自体は作成されているものの、日常的に参照される機会が少なく、実務で使われる資料と確認用の資料が分かれている可能性がありました。そこで、まずは既存の文書や画像資料を整理し、マニュアル博士上で一元管理する運用をご提案しました。利用者は必要な情報をカテゴリやキーワードから探せるため、保存場所を探し回る手間を減らせます。また、内容を更新すれば常に同じ場所で最新版を共有できるため、古い資料が手元に残り続ける状態も防ぎやすくなります。

テキスト・画像・動画を組み合わせ、実務に合った形で整備

すべてを動画化するのではなく、文章で十分に伝わる内容はテキスト、手順を見せた方が分かりやすい箇所は画像、細かな動作や作業工程は動画というように、内容に応じて表現を使い分ける方法をご案内しました。マニュアル博士では、既存資料を活用しながらWeb上で手順を整理でき、必要な部分だけ動画を追加できます。動画制作も専門知識を前提とせず、直感的な操作で作成しやすいため、複数の担当者が継続的に更新できる運用づくりにつなげられます。

閲覧状況を可視化し、作って終わりにしない運用へ

今回の課題では、マニュアルが実際に使われているか把握しにくい点も重要でした。ユーザー管理機能を活用すれば、誰がどのマニュアルを閲覧したかを確認でき、未閲覧者への案内や研修状況の確認にも活用できます。さらに、各部門の実態を整理しながら、どの業務からWeb化するか、どの資料を統合するかを段階的に設計することで、全社展開しやすい仕組みを構築できます。導入後も運用状況を確認しながら改善を重ね、日常業務で継続的に使われるマニュアル環境を目指す提案としました。